6 تذكير آداب التكبير لاجتماعك المقبل

نشرت: 2021-01-15

قد يكون العام الجديد ، لكن عشرات الملايين من الأمريكيين سيظلون يعملون عن بُعد في عام 2021.

وكما يمكننا أن نخمن جميعًا ، فإن هذا يعني المزيد من الاجتماعات على Zoom و Google Hangouts وبرامج مؤتمرات الفيديو الأخرى.

بينما من المحتمل أن يكون فريقك قد أمضى ساعات (وساعات) معًا في مكالمات Zoom في عام 2020 ، إلا أن هناك جانبًا واحدًا من مؤتمرات الفيديو قد يكون قد انخفض بسبب تكيف القوى العاملة مع هذا الوضع الطبيعي الجديد - آداب التكبير.

في هذا المنشور ، سنحدد بعض المكونات المهمة في آداب Zoom حتى تتمكن من حضور الاجتماعات هذا العام بأكثر الطرق استعدادًا وتهذيبًا واحترافية.

ما هو زووم اتيكيت؟

تحافظ آداب الزوم على رباطة جأش وسلوك احترافي أثناء إجراء مكالمة فيديو أو مكالمة فيديو. نظرًا لأن اجتماعات Zoom يمكن أن تكون مختلفة بشكل كبير عن نظيراتها الشخصية ، فهناك مجموعة إضافية من التوقعات التي يجب أن نلتزم بها من أجل تقديم أنفسنا بشكل أفضل لزملائنا.

النصيحة رقم 1: أغلق التطبيقات الأخرى

أدوات الكتابة

أثناء الاجتماعات الشخصية ، من المتوقع أن نغلق أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بنا ما لم نشارك المحتوى المعروض على الشاشة مع الحاضرين أو نقوم بتدوين الملاحظات. ومع ذلك ، مع اجتماعات Zoom ، يعد إغلاق الكمبيوتر المحمول أمرًا مستحيلًا.

ومع ذلك ، لكي تظل خاليًا من الإلهاء وتضمن أنك تولي اهتمامك الكامل للاجتماع ، فإن أفضل ما عليك فعله هو إغلاق جميع النوافذ والتطبيقات الأخرى بخلاف Zoom (ما لم تكن تقدم أو تدون ملاحظات). هذا يعني أنه يجب عليك إنهاء Slack وتقليل البريد الوارد للبريد الإلكتروني وإنهاء أي تطبيقات مراسلة قمت بفتحها. كما لو كانوا خلال الاجتماعات الشخصية ، ستكون رسائلك في انتظارك بعد ذلك.

نصيحة للمحترفين: إذا كنت قلقًا بشأن اعتقاد زملائك في العمل أنك بعيد عن جهاز الكمبيوتر الخاص بك أثناء يوم العمل ، فحاول دمج تقويم Google الخاص بك مع Slack لتعيين حالتك تلقائيًا بعيدًا وإعلام زملائك بأنك في اجتماع.

نصيحة رقم 2: أغلق جهاز العرض الثاني

تعد الشاشات المزدوجة بمثابة اختراق مثالي للكفاءة ، حيث يمكنها زيادة الإنتاجية بنسبة تصل إلى 30٪ .

ومع ذلك ، فهي أقل من مثالية عندما يتعلق الأمر بالتركيز على اجتماعات Zoom.

عندما تكون الشاشة الثانية قيد التشغيل ، يكون من المغري للغاية التحقق من بريدك الإلكتروني (أو - لنكن صادقين - Twitter) وفقدان التركيز على الاجتماع. لتكرار تجربة اجتماع شخصي وزيادة تركيزك على المتحدث أو المناقشة التي تجريها ، افصل الكمبيوتر المحمول عن شاشتك الثانية. خلاف ذلك ، قد تميل عينيك إلى الانجراف إلى الجانب ، مما يسمح لزملائك الحاضرين بمعرفة أنك أقل اهتمامًا بالمسألة المطروحة.

كاميرا ويب مع أنثى على الشاشة

نصيحة رقم 3: حافظ على تشغيل الكاميرا

من بين المزايا العديدة للعمل عن بُعد ، التركيز بشكل أقل على المظهر الجميل - لا سيما عندما تكون الخصوصية أثناء اجتماعات Zoom ، نقرة واحدة على زر "إيقاف تشغيل الكاميرا".

ومع ذلك ، سواء كان ذلك اجتماعًا على مستوى الشركة أو محادثة فردية مع مديرك ، فإن إيقاف تشغيل الكاميرا لا يعطي دائمًا أفضل انطباع. على سبيل المثال:

  • قد يرى زملاء العمل أنك غائب عقليًا أو جسديًا عن اجتماع فريق كبير ، حيث لا توجد طريقة للتحقق من حضورك أو مشاركتك.
  • يمكن أن يبدو غير شخصي - خاصة إذا كنت في جلسة فردية أو مجموعة صغيرة - حيث لا يزال زملاؤك في العمل يعتمدون على لغة الجسد وتعبيرات الوجه المحدودة التي يمكنهم مراقبتها من خلال الكاميرا. تذكر أن هذه الاجتماعات هي المرة الوحيدة التي يرى فيها الكثيرون زملائهم في العمل ، لذلك لا تقصر وقتهم المحدود بالفعل معك.
  • إنه يمثل عقبة في إمكانية الوصول لأولئك الذين يقرؤون الشفاه - وفي حين أن قراءة الشفاه على Zoom ليست مثالية كما هي ، فإن إبقاء الكاميرا قيد التشغيل يمكن أن يزيل بعض المفاهيم الخاطئة أو سوء الفهم ، حيث يمكن للأشخاص رؤية ما تقوله.

نصيحة رقم 4: قم بإيقاف تشغيل الميكروفون الخاص بك عندما لا تتحدث

يمكن أن يكون هذا الكلب أو الطفل أو صفارات الإنذار في الخلفية قاتلًا حقيقيًا للمزاج خلال اجتماع عمل جاد.

في حين أن هذه الانقطاعات حتمية للعمل عن بُعد ، فإن الحد منها هو آداب Zoom الأساسية - ويمكن تقييدها ببساطة عن طريق كتم صوتك عندما لا تتحدث في اجتماع فريق.

لا يؤدي كتم صوتك إلى تقليل هذه الانقطاعات فحسب ، بل إنه مفيد أيضًا لأولئك الذين يكافحون لسماع المتحدث بوضوح. ضع في اعتبارك أولئك الذين لديهم أعمال بناء أو طرق تجري خارج نوافذهم ، أو أولئك الذين يعانون من ضعف السمع ويكافحون لإخراج كلمات المتحدث حتى دون تشتيت ضوضاء الخلفية. مع عوامل إلهاء إضافية ، يصبح اجتماع Zoom أكثر صعوبة.

نصيحة احترافية: نصيحة رقم 5: التزم بمواعيد بدء الاجتماع وإيقافه

ساعة

في المكتب ، من السهل أن تتذكر عندما ينتهي اجتماعك عندما يطرق الشخص الذي ينتظر غرفة الاجتماعات على الباب.

في Zoom ، الأمر ليس بهذه البساطة. بينما لا أحد ينتظر بفارغ الصبر أن تنهي مناقشتك من أجل استخدام رقم معرف الاجتماع الخاص بك ، هناك فرصة أن يكون لدى الأشخاص في اجتماعك تكبير آخر للانتقال إليه بعد الاجتماع الذي أنت فيه حاليًا.

لهذا السبب ، تأكد من احترامك لأوقات البداية والتوقف والتحدث عندما لا يفعل شخص ما ذلك. عبارة بسيطة "آسف للمقاطعة ، لكننا انتهينا من دقيقتين - هل يمكننا إعادة تجميع أنفسنا هذا المساء عندما نكون جميعًا متفرغين مرة أخرى؟" يمكن أن ينقذ شخص ما من صداع شديد.

not نصيحة للمحترفين: ولا إذا كنت تجري مناقشة غنية ومهمة وترغب في مواصلتها ، فما عليك سوى سؤال الحاضرين عما إذا كان لديهم الوقت للدردشة لمدة 5-10 دقائق إضافية قبل افتراض أنهم يفعلون ذلك.

النصيحة رقم 6: استخدم التعليقات المباشرة

الحاسوب

قطعة أخيرة من آداب Zoom هي تلك التي تفيد أولئك الذين يحتاجون إلى مستوى إضافي من الوضوح أثناء الاجتماع - شرح تلقائي مباشر .

سواء أكانوا يساعدون بعضًا في التركيز على الاجتماع أو يجعلونه حتى يتمكن الشخص الذي يعاني من صعوبة في السمع من فهم ما يقال ، فإن التسميات التوضيحية تجعل اجتماعات Zoom أكثر سهولة.

العملية بسيطة لإعدادها أيضًا - نشرح عملية إعداد تعليقات اجتماع Zoom في منشور المدونة هذا .

تذكر الآداب الخاصة بك

تجمع اجتماعات Zoom ومؤتمرات الفيديو هذه القوى العاملة عن بُعد بطريقة تحافظ على ثقافة مكان العمل وصداقات المكتب - ولكن هذا يمكن أن يحدث فقط إذا تذكرنا اتباع هذه القواعد البسيطة والأساسية لقواعد سلوك Zoom.

في المرة القادمة التي تجري فيها مكالمة فيديو ، تأكد من التزامك بهذه التذكيرات الستة للحصول على تجربة Zoom أفضل لك ولزملائك في العمل.

الدليل الشامل لاجتماعات Zoom التي يمكن الوصول إليها - قم بتنزيل دليل CTA