نتائج يوم الجمعة: 6 أفكار للاستقبال النهائي بعد الحدث

نشرت: 2021-08-08

مؤتمرات متعددة الأيام. اجتماعات التواصل على مدار اليوم. ندوات الأعمال. اليوم ، لا تنتهي هذه الأحداث بعد اللوحات المعتادة ، والأسئلة والأجوبة ، وطرح المنتجات الجديدة ، والعروض التقنية.

أصبحت الحفلات اللاحقة وحفلات الاستقبال بعد الحدث امتدادًا شائعًا للعديد من الأحداث ، فضلاً عن كونها فرصة للعلامات التجارية لإحداث انطباع دائم لدى الحضور. يتطلب تنظيم التجمعات ما بعد الحدث كل مهاراتك في التخطيط للحدث ، مع تحول طفيف في الأولويات والمهام لتمييز العلاقة عن الحدث الرئيسي. نعرض هنا 6 نصائح لمساعدتك في تصميم حفل ما بعد الحفلة أو ما بعد الحدث الذي يرغب الجميع في حضوره.

كيف تخطط لحفلة ما بعد هذه ضربة هائلة

1. أغلق أماكن ما بعد الحفلة مبكرًا

إذا كنت تخطط لاستقبال ما بعد الحدث لشركة ما في ذروة معرض تجاري أو مؤتمر ، فتذكر أنك واحدة من العديد من الشركات التي لديها نفس الفكرة. من الضروري أن تبدأ البحث والمفاوضات مبكرًا إذا كنت ترغب في حجز أفضل مكان بالقرب من المؤتمر. استكشف مواقع تحديد مصادر مكان الحدث ، مثل شبكة موردي CVENT للعثور على أفضل المواقع بالقرب من موقع المؤتمر.

حتى إذا كنت تخطط للحدث الرئيسي ، فأنشئ ملفًا منفصلاً في برنامج تخطيط الحدث الخاص بك للحفلة اللاحقة. ستكون الجداول الزمنية للتخطيط للأحداث مختلفة ، وسيساعدك فصل ما بعد الحفل في الحفاظ على تنظيمك أنت وفريقك. ابدأ في كتابة طلبات تقديم العروض وإرسالها إلى الأماكن ومتعهدي تقديم العروض وشركات الترفيه في أسرع وقت ممكن حتى تتمكن من الانتقال سريعًا إلى إنهاء العقود - ونأمل أن تكون اختياراتك الأفضل.

من الناحية المثالية ، ستقيم الحفل في مكان منفصل عن الحدث الرئيسي كوسيلة لإثارة ضجة ، ومنح الضيوف تجربة عن المدينة خارج مركز المؤتمرات ، وتمييزها على أنها عرض خاص للغاية. فقط لا تحدد مكانًا يصعب الوصول إليه وكن واضحًا بشأن أسهل الطرق للوصول إليه ، وإلا فإنك تخاطر بعدم الحضور.

هناك فوائد لعقد حفل استقبال ما بعد الحدث في مساحة الحدث داخل مركز المؤتمرات أو المجاور مباشرة. يمكنك توجيه انتباه الضيف إلى موقع الحفلة أثناء الجزء الرئيسي من المؤتمر ، فاللوجستيات ليست مشكلة في العادة ، وإذا كنت مخططًا يعمل على الحدث الأكبر - فقد تحصل على سعر مخفض. إذا كنت تحمله داخل المكان ، فمن المهم أن تكون مبدعًا في الديكور لتمييز الحفلة اللاحقة عن الحدث الرئيسي.

إضفاء الحيوية على حفلات ما بعد الحفلات التي لا تصدق

ابدأ مجانًا

2. جعل حفلات ما بعد الحدث منطقة خالية من الضغط

سواء كان حدثًا ليوم واحد أو مؤتمرًا متعدد الأيام أو مهرجانًا سينمائيًا لمدة أسبوع ، فإن الأحداث الكبرى تستنزف الحاضرين والمقدمين. قد يطرحون منتجًا جديدًا ، أو يتواصلون مع أقرانهم في صناعتهم. قد تتضمن ندوات الشركة فصولاً متتالية تتطلب تركيزًا مستمرًا.

تهدف إلى جعل حفلات الاستقبال بعد الحدث والحفلات اللاحقة مريحة وممتعة للضيوف. يجب ألا يكون هناك ضغط للتواصل ، ويجب على الضيوف أخذ زمام المبادرة في التواصل الاجتماعي. (هناك وقت ومكان لإقامة شبكات وأنشطة لكسر الجمود. هذا ليس واحدًا منهم.) تأكد من أن المكان يوفر مناطق هادئة صديقة للانطوائيين لإجراء محادثات منخفضة المستوى بالإضافة إلى مساحات للحفلات الصاخبة.

3. تقديم العروض الحصرية المتميزة بعد الحدث

عليك أن تعطي ضيوفك سببًا وجيهًا للحضور عند انتهاء المؤتمر أو الاجتماع. كيف يختلف هذا ما بعد الحفلة عن بقية مآدب الغداء الشبكية وحلقات النقاش؟ ستختلف اختياراتك هنا بناءً على ميزانيتك ، بالطبع ، ولكن يمكنك أيضًا إنشاء عامل رائع على ميزانية محدودة. فيما يلي بعض الأفكار للعروض الفريدة التي سيبقى الناس حولها:

  • الشخصيات المهمة . ادعُ النجوم البارزين من الحدث الأساسي كضيوف خاصين للحفلة اللاحقة. سيستمتع الضيوف بفرصة كسر الخبز مع الرؤساء التنفيذيين والمشاهير من برنامج الحدث.
  • غنيمة . قم بإنشاء عرض غني يتعلق بالحدث الذي لا يتوفر إلا في الحفلة اللاحقة. قد يكون هذا رمزًا حصريًا لتنزيل أغنية ، أو كتابًا من تأليف متحدث في المؤتمر ، أو شاكر كوكتيل ذي علامة تجارية.
  • كوكتيل خاص. اطلب من مكان المطعم أو شركة تقديم الطعام في البار إنشاء كوكتيل أصلي لهذه المناسبة وإعطاء المشروب اسمًا مرتبطًا بحفلة ما بعد الحفلة.
  • Snapchat عند الطلب Geofilters. صمم مرشحًا جغرافيًا Snapchat لحفلتك اللاحقة وقم بإنشاء سياج جغرافي للمكان. اجعل الأمر بسيطًا ، بما يتماشى مع موضوع الحدث الخاص بك ، وامنح نفسك بعض الوقت - الموافقة من Snapchat تستغرق يوم عمل واحد.
  • موضوع غامر. على الرغم من أنها لم تكن حفلة ما بعد الحفلة ، إلا أنك ستقدر كيف اندمج سميرنوف بكل شيء مع موضوع الكتاب الهزلي لتجربة سميرنوف "الجرافيكية" للعلامة التجارية. قم بإنشاء الدراما باستخدام لون واحد في جميع أنحاء المساحة أو إنشاء موضوع مسرحي ، مثل Roaring 20s أو steampunk أو مكتبة عتيقة.
19 Trends Shacking Up Events في عام 2019

4. قم بتسويق حفل استقبال ما بعد الحدث لإثارة الإثارة

يمنحك التسويق على قنوات متنوعة "Extra! إضافي!" تعزيز احتياجات استقبال ما بعد الحدث الخاص بك. بمجرد الانتهاء من عرض المكان والوقت والترفيه والطعام ، يجب أن تبدأ حملتك التسويقية. قم باختصار ما الذي يجعل حفلتك بعد الحدث مميزًا (سواء كان ذلك الترفيه ، أو المنظر على السطح ، أو قائمة تذوق الطاهي المحلي من المزرعة إلى المائدة) وقم بتهجئتها بخط عريض وجذاب. إليك أفكار تسويقية يجب وضعها في الاعتبار:

  • حملات البريد الإلكتروني. تشمل المكونات الأساسية صورًا نابضة بالحياة لساحة الحدث وتوضح مدى سهولة الوصول إلى المكان من المؤتمر الرئيسي. كن محددًا في عبارات مثل "المشي لمدة خمس دقائق" أو "عشر دقائق بالمشاركة في الرحلة".
  • حملات التواصل الاجتماعي. لا حاجة لاستخدام كل منصة ، ولكن اختر الأنظمة التي تحظى بشعبية بين جمهورك المستهدف. يشتهر Facebook بجاذبيته لـ Baby Boomers ، في حين أن Snapchat و Instagram هما منصتا Generations Y و Z.
  • هاشتاقات ما بعد الحفلة. امنح حفل ​​استقبال ما بعد الحدث علامة تصنيف يمكن التعرف عليها حتى يتمكن الحاضرون من مشاركة توقعاتهم في الجولة التمهيدية.
  • جيوفينسينج. هذا مفيد فقط للمؤتمرات والمهرجانات متعددة الأيام حيث سيقرر العديد من الحاضرين حضور حفل ما بعد الحدث خلال الحدث. باستخدام تحديد الموقع الجغرافي ، ستظهر حملات الوسائط الاجتماعية التي تم الترويج لها فقط على الأجهزة المحمولة داخل المنطقة المحددة (على سبيل المثال ، داخل مركز المؤتمرات).

5. ضمّن النكهة المحلية كلما أمكن ذلك

قائمة تذوق المزرعة إلى المائدة من قبل طاهٍ محلي مذكور أعلاه تناسب الفاتورة هنا. وكذلك الرحلات الجوية من مصنع الجعة المحلي. أو تذوق النبيذ والجبن المحلي. يعد المؤدون المحليون أيضًا خيارًا رائعًا.

المفتاح هو اختيار عرض من المأكولات والمشروبات أو الترفيه الذي لا يستطيع الحاضرين العودة إلى المنزل ، أو على الأقل دون بذل بعض الجهد. فيما يلي المزيد من الخيارات للاستكشاف:

  • سواء اخترت فرقة أكوستيك روك أو مغني راب أو عازف بيانو ومغني ملهى ، فإن الأحداث التي تتميز بالموسيقى الحية تتمتع بجودة ممتعة واحتفالية.
  • كما سبق ، إذا قمت بتعيين ساحر محلي متميز يمكنه أداء الحيل من خلال الحشد ، أو فنانين يرسمون على الوجه يلبي احتياجات البالغين.
  • Nab Killer Po'boys لحفلتك اللاحقة في نيو أورلينز. سيقدر الحاضرون في الحدث فرصة أخرى للاستمتاع بالمعرض المحلي.
  • في شيكاغو؟ اطلب بيتزا طبق عميق لضيوفك من أقرب مكان ممكن حتى تظل لزجًا.
  • استأجر شاحنة طعام إقليمية مفضلة لحفلات ما بعد الحدث التي تقام في فناء أو مساحة خارجية أخرى.

6. ابحث عن ردود الفعل وجهًا لوجه من الحضور

توقف عن تلك الاستطلاعات بعد الحدث حتى ينتهي الحدث أو المؤتمر حقًا. لا يزال الناس يستمتعون بالحدث ولن يقدّروا الواجب المنزلي قبل مغادرتهم. ومع ذلك ، يجب على منظمي الفعالية والمخططين التنقل خلال الحفلة ، والاستمتاع بالمحادثات مع الضيوف ، وتحديد كيفية استجابة الضيوف للحدث من خلال التفاعلات في الوقت الفعلي.

في كثير من الحالات ، سيشارك ضيوفك تلقائيًا كيف يستمتعون بالحفلة اللاحقة - خاصةً أولئك الذين لديهم تجربة إيجابية. لكن كونك في غمرة الأمر يتيح لك أيضًا التقاط لغة الجسد وطاقة الغرفة. ستعرف أن الاستقبال بعد الحدث يسير على ما يرام عندما تتدفق المحادثة ، ويبتسم الناس ويضحكون. راقب علامة التصنيف بعد الحفلة كمؤشر آخر على المشاركة والاهتمام والتقدير.

بالإضافة إلى الإحساس بنجاح الحدث ، فهذه فرصة جيدة لتصحيح المسار ، أو أن مقدمي الطعام يأخذون الكثير من الوقت في تجديد صواني الشمبانيا والمقبلات - وهي مشكلات يمكنك تصحيحها على الفور.

سيساعدك أيضًا في إجراء تحسينات في الجولة التالية من التخطيط لما بعد الحفلة.

تأخذ الأطراف اللاحقة للحدث نفس القدر من التخطيط مثل أي حدث آخر ، لكن الأحداث الناجحة غالبًا ما يكون لها متعة فريدة من نوعها. هذا يجعلهم سعداء بشكل خاص بالتنظيم وحتى الاستمتاع بالبعض حيث يسترخى الناس ويستمتعون بنهاية العلاقة.

احصل على تخطيط استقبال ما بعد الحدث الصحيح

نبدأ الآن

هل أنت مستعد لتنظيم حفلة رائعة بعد انتهاء الحفلة؟ تعرف على كيف يمكن أن يوفر لك برنامج تخطيط الأحداث الوقت في كل خطوة على الطريق. أو ابق على اطلاع على أحدث حيل وسائل التواصل الاجتماعي لمنظمي الأحداث.