كيف تلخص وكالة اتصالات؟
نشرت: 2018-05-02إن إسناد مشروعك إلى وكالة اتصالات لا يعني منحه تفويضًا مطلقًا على كل شيء. إنه يحتاج إلى خيط مشترك ، قضبان ترشده ، توقعات دقيقة. يمكن أن يؤدي أدنى سوء تفاهم بين الشركة ووكالة الاتصالات التابعة لها إلى وضع استراتيجية الاتصال بأكملها على المحك. في بعض الأحيان يعود الأمر إلى المربع الأول. نظرًا لدورها الحيوي ، من المهم إحاطة وكالة الاتصالات الخاصة بك بإيجاز لجعلها تعاونًا فعالاً. كيف نفعل ذلك؟ ما هي أساليب النهج الأفضل؟ Sortlist هو الشخص المثالي لاستخلاص المعلومات لك حول كيفية إحاطة وكالة.
جدول المحتويات
- لماذا اكتب موجز؟
- عمل أفضل وأكثر فعالية وقابلية للقياس
- يوفر الوقت والمال
- أجر أكثر عدلاً
- أساسيات
- احصل على موجز مكتوب
- كن واضحا
- تحديد أهداف محددة
- محتوى الموجز
- خلفية
- أهداف
- استهداف
- سعى الجواب
- رسالة
- يعد
- أدوات القياس
- وسائل الإعلام لاستخدامها
- قيود
- الترتيبات العملية
- نصيحتنا لموجز نوعي
- اجمع كل المعنيين معًا مسبقًا
- كن "مختصرا" قدر الإمكان
- قم بعمل ملخص في نهاية الملخص الخاص بك
- قابل وكالتك
- تحقق من أن الملخص قد تم فهمه
- قلل سلسلة المحاورين إلى الحد الأدنى
- ابق على اتصال بوكالتك للإجابة على أسئلتهم
- خاتمة موجزة
لماذا اكتب موجز؟
عمل أفضل وأكثر فعالية وقابلية للقياس
للحصول على نتيجة جودة واضحة وملموسة من وكالة اتصالات ، فإن الملخص هو الأداة المرجعية للشركة. بمعنى آخر ، هو أساس أي حملة تواصل ناجحة. إنه يعمل على توصيل أفكارك والإجراءات التي تريد تنفيذها . كلما كانت وجهات نظر الشركة أوضح وأكثر وضوحًا ، كانت وكالة الاتصالات قادرة بشكل أفضل على تحديد المشكلات وتنفيذ إستراتيجية تسويق متكيفة.
يوفر الوقت والمال
ينتج عن الإجراء المتكرر خسائر يمكن أن تتراكم بسرعة للشركة ، سواء من حيث التكاليف أو الوقت. عندما يتم تحديد الأهداف والتوقعات بشكل بسيط وواضح على الورق من البداية ، يمكن لوكالة الاتصال تحقيق نتيجة ذات صلة في وقت قصير. أخذ الوقت لإعطاء إحاطة يتجنب إضاعة الوقت بعد ذلك . علاوة على ذلك ، يجب على الشركة أن تحدد مسارها ، وألا تغير رأيها باندفاع . التعاون الجيد والاحترام المتبادل هما مفتاح النجاح.
أجر أكثر عدلاً
تعتمد أجر وكالة الاتصالات جزئيًا على النتيجة. هذا المبدأ صالح فقط إذا اتفق الطرفان على النتيجة المتوقعة . ومن هنا تأتي أهمية صياغة إيجاز يحدد أهداف الأداء الحقيقية التي يجب ، علاوة على ذلك ، أن تكون قابلة للقياس الكمي . في الوقت نفسه ، يتجنب سوء التفاهم بين أقسام الشركة المختلفة: المالية والتسويق.
أساسيات
احصل على موجز مكتوب
من ناحية أخرى ، يشجع فريق التحرير وحده الشركة على التفكير في توقعاتها الخاصة . من ناحية أخرى ، يعد الملخص المكتوب بمثابة دعم مشترك للاجتماعات وإطلاق ومتابعة المشروع. كما يضمن أن أصحاب المصلحة على دراية بالنتائج المتوقعة. بالطبع ، إلى جانب الإحاطة الشفوية ، يكون الملخص المكتوب أكثر فاعلية من حيث أنه يمكن للوكالة أن تطلب مزيدًا من التفاصيل أو توضح وجهة نظرها. يوصى بالموجز المكتوب بشكل أكبر إذا كانت الشركة تعمل مع العديد من وكالات الاتصالات. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك بتوحيد اختياراتك مع مديري الشركة وتجنب تغييرات اللحظة الأخيرة التي بدأها قسم خارج القسم. في المرحلة الأولية ، يجب أن يحصل الملخص على موافقة جميع المعنيين قبل تقديمه إلى الوكالة. البديل هو كتابة مجموعة وسائط.
كن واضحا
ليس من الضروري كتابة موجز طويل وممل لوكالة اتصالات حيث تخاطر بالتشويش وتكرار نفس الأشياء . يكفي أن يتم تعريف الأساسي بأكبر قدر ممكن من البساطة والوضوح. كما يوحي اسمها ، يجب أن يكون الموجز "موجزًا" . يجب أن تحتوي فقط على ما هو ملائم ، من المحتمل أن يثير الإبداع والاهتمام . بالطبع ، يمكن إرفاق معلومات إضافية.
تحديد أهداف محددة
من خلال وجود أهداف موجهة للأعمال وقابلة للقياس الكمي ، يكون الموجز أسهل في الفهم . للقيام بذلك ، من المهم للغاية وضع ما تتوقعه الشركة حقًا باللونين الأبيض والأسود ، والاستراتيجية التي تعتقد أنها ستتبناها ... لذلك يمكن أن تكون النتيجة أفضل فقط
محتوى الموجز
خلفية
يحتوي السياق على ثلاثة عناصر أساسية:
- في مجال الأعمال - قدم معظم المعلومات حول العمل: الوصف ، والسياسة الإستراتيجية ، وتحليل SWOT ...
- السوق - توفير معلومات عن البيئة التنافسية وسلوك المستهلك تجاه المنتج والعدد التقريبي للعملاء وقنوات الاتصال والوسائط المستخدمة ، سواء من قبل الشركة أو السوق ...
- المنتج - قدم تفاصيل حول المنتج ، وقدم أيضًا تفاصيل عن تاريخ العلامة التجارية (خطة الاتصال ، وتطور معدل الدوران ، وتقييم خطط الاتصال السابقة من حيث الجودة)
أهداف
ملخص الوكالة المكتوب له هدفان:
على مستوى الأعمال والتسويق
- زيادة المبيعات
- توسيع الجمهور المستهدف
- توليد حركة المرور على الإنترنت
- زيادة عدد الموزعين ، إلخ.
على مستوى الاتصال
- تحسين صورة العلامة التجارية
- إثارة الاهتمام
- زيادة الوعي بالعلامة التجارية من خلال الكلام الشفهي ، وما إلى ذلك.
استهداف
لا تقصر نفسك على المعايير المعتادة (العمر ، الأسرة والوضع المهني ، الموقع الجغرافي ، الشخصية ، إلخ). من المهم أن تأخذ نظرة أشمل وتحاول أن تضع نفسك في مكان هدفك. ما الذي يمكن أن يشجع أو يعيق جمهورًا معينًا على شراء المنتج؟ باختصار ، فإن دراسة علم النفس وسلوك المستهلك فيما يتعلق بمنتج مشابه (رؤى) ضرورية.
سعى الجواب
هذه هي الإجراءات التي يتخذها المستهلكون بعد وصول الرسالة أو الحملة الإعلانية إليهم. يجب أن تكون هذه الاستجابة جذابة وتحدث تغييرًا حقيقيًا.
رسالة
يجب أن تكون الرسالة الإعلانية واضحة وصريحة. يجب أن يكون قد ترك بصماته على المستهلكين.
يعد
يجب أن تستند الرسالة إلى حجة متماسكة وحقيقية ، ولكن يجب أن تثير المشاعر أيضًا. وبالتالي ، من الأفضل دائمًا تصميم جزء "تاريخي" ، أو شهادات من العملاء الراضين ، أو هدية صغيرة ، أو حتى مشاركة أحد المشاهير الذين يثقون في العلامة التجارية ، إلخ ...
أدوات القياس
تحتاج الشركة إلى تحديد الأساليب التي سيتم استخدامها مسبقًا لقياس أداء الحملة ، والخدمة المسؤولة عنها ، ووقت المتابعة. بعد ذلك ، يتم تنظيم اجتماع مع وكالة الاتصالات لشرح أدوات القياس المستخدمة: المبيعات أو مراقبة معدل الدوران ، الاختبارات النوعية أو الكمية ، إلخ.
وسائل الإعلام لاستخدامها
اعتمادًا على الهدف وسلوكه وعاداته وأسلوب حياته ، عليك أن تجد الوسيلة الأنسب ، والنغمة التي يجب اتباعها ... والهدف هو الوصول إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. إذا كنت تستخدم العديد من الوسائط ، فمن المهم التفكير في دور كل منها.
قيود
لتجنب التدخل في دور وكالة الاتصالات ، يجب على الشركة أن تحصر نفسها في إعطاء تعليمات بسيطة. لتحقيق تأثير "رائع" ، من الضروري إعطاء الحرية لإبداع الوكالة.
الترتيبات العملية
يجب أن يذكر الملخص الكتابي ثلاثة جوانب عملية رئيسية:
- قضايا الميزانية . منذ البداية ، يجب أن تحدد الشركة الميزانية المخصصة لكل مرحلة من مراحل الحملة ، من أجل تحسين التكلفة الإجمالية. يمكن تحديده وفقًا للنتيجة. ومع ذلك ، هناك بديل يتكون من مطالبة وكالة الاتصالات بالميزانية اللازمة للحصول على نتيجة قابلة للقياس الكمي.
- الجدول الزمني . من الأفضل وضع جدول زمني مع النقاط المرجعية الرئيسية ، أي تواريخ الاختبارات ، والتسليم (ق) ، والتوزيع على وسائل الإعلام ، ودفع الفواتير. يمكنك إضافة أشياء مثل الاجتماعات المركزة ، إلخ.
- الميزات المحددة لكل مشروع . ضع في الاعتبار القيود القانونية والأخلاقية والإدارية لحملات معينة وخاصة لأنواع معينة من المنتجات.
عندما تحصل جميع النقاط على موافقة وكالة الاتصالات أو على الأقل المحاور الرئيسي ، من الضروري التوقيع على الإحاطة المكتوبة لبدء تشغيل الجهاز!
نصيحتنا لموجز نوعي
اجمع كل المعنيين معًا مسبقًا
حتى قبل صياغة الملخص ، يجب أن يجتمع جميع اللاعبين ، بما في ذلك صناع القرار داخل الشركة. بهذه الطريقة يكون لديك أكبر عدد ممكن من الآراء ووجهات النظر ويمكنك مناقشة جميع التفاصيل ، وخاصة تفاصيل الميزانية ، والتي غالبًا ما تكون موضوع خلاف بين المديرين والقسم المعني.
كن "مختصرا" قدر الإمكان
الدقة هي أساس الموجز الجيد. كل جانب ، يجب أن يحتوي كل قسم من الملخص على أقصى قدر من التفاصيل لتجنب التلميح وسوء الفهم.
قم بعمل ملخص في نهاية الملخص الخاص بك
من أجل التطبيق العملي الأمثل ، يجب أن يحتوي الملخص على تذكير وملخص للأهداف المتوقعة. من الواضح أن الهدف هو توفير الوقت عن طريق تجنب تصفح المحتوى بأكمله عند أدنى إجراء.
قابل وكالتك
عندما يكون لدى الوكالة سؤال أو تطلب توضيحًا بشأن نقطة ما ، يجب أن تكون الشركة حاضرة وتقدم الإجابات اللازمة حتى تلبي النتائج توقعاتها على أفضل وجه.
تحقق من أن الملخص قد تم فهمه
أفضل طريقة للتحقق من فهم الملخص هو عقد اجتماع (وجهًا لوجه أو مؤتمر عبر الفيديو). وبالتالي ، سيظل هناك وقت للتعامل مع الشكوك والنقاط الغامضة واختلاف الفهم.
قلل سلسلة المحاورين إلى الحد الأدنى
كثير من الناس في كثير من الأحيان تحريف المعلومات. وبالتالي ، يجب أن تكون الأطراف المعنية فقط حاضرة خلال الاجتماع القصير.
ابق على اتصال بوكالتك للإجابة على أسئلتهم
لكي تكون فعالة ، يجب أن يكون لدى الوكالة الوقت الكافي لإنتاج نسخة أولية من توقعات الشركة. بمجرد الانتهاء من هذه الخطوة ، قم بتنظيم اجتماع عرض تقديمي لتبادل وجهات النظر وتحسين بعض الجوانب التي ستؤدي إلى النجاح.
خاتمة موجزة
لجعلها موجزة ، يجب أن يكون الموجز ... موجزًا. قد يكون قصيرًا ولطيفًا ، ولكن إذا تم إجراؤه بشكل صحيح ، فيمكن أن يحدد موجز العلاقة بينك وبين وكالة الاتصال الخاصة بك أو كسرها.
على الرغم من أن هدفنا الرئيسي هو موجز لوكالة اتصالات ، يمكن تطبيق غالبية نصائحنا على أي ملخصات قد تصوغها لأي نوع من الوكالات. كن غنيًا بالمعلومات ومباشرًا بشأن توقعاتك من الوكالة الشريكة ، ولكن ضع في الاعتبار أيضًا رغباتهم واحتياجاتهم المحتملة. إذا كنت بحاجة إلى إرشادات إضافية في صياغة ملخص الوكالة ، فقم بإلقاء نظرة على وكالات العلاقات العامة لدينا الجاهزة للمساعدة! إذا كان لديك الملخص الخاص بك جاهزًا ولكنك بحاجة إلى وكالة اتصالات ، فيمكننا المساعدة في ذلك أيضًا.