الدافع يوم الاثنين: كيفية تصميم تقويم حدث لا يصدق

تفريغ كيفية جعل تقويم الحدث الخاص بك أفضل من أي وقت مضى؟ فيما يلي بعض النصائح والحيل حول أشياء مثل كيفية جعل أي حدث مناسبًا موسميًا ، وطرق ملء فجوات التقويم ، وأفضل الأدوات على الإطلاق لتصميم تقويم حدث مذهل.

نموذج حدث شركتك: ما الأحداث التي يجب طرحها ومتى

إليك كيفية جمع الأشخاص معًا على مدار العام من خلال فهم كيفية جعل أي نوع حدث مناسبًا للموسم.

أحداث الشركات الموسمية

هناك بعض موضوعات وأنماط الأحداث التي لا يمكن سحبها إلا خلال الوقت المناسب من العام. عندما تتصاعد الأرباع أو تنخفض ، فإن تنظيم حدث للاحتفال بموظفيك ، أو مساعدتهم على الاسترخاء ، أو جعلهم جميعًا على نفس الصفحة مرة أخرى يمكن أن يكون مفيدًا حقًا للنجاح على المدى الطويل. فيما يلي بعض الأفكار الملهمة لكل موسم رئيسي.

1. أحداث الشتاء :

بالنسبة لمعظم الولايات المتحدة ، سيهيمن الطقس البارد على اختيارك لأماكن وأنشطة الفعاليات. ما لم تكن على استعداد لاستئجار الكثير من المدافئ الخارجية ، فربما تحتاج إلى الاحتفاظ بالأشياء بالداخل في أغلب الأحيان. بالإضافة إلى أنه سيتعين عليك التفكير في قيود السفر - يتم إلغاء 60 ألف رحلة كل عام في الولايات المتحدة بفضل درجات الحرارة المتجمدة والعواصف الثلجية. لذلك قد تكون أشهر الشتاء هي الوقت المثالي للتركيز على الجماهير المحلية والأحداث التي تركز على الموظفين.

احتفالات الأعياد ، وتحديد أهداف العام الجديد ، والمناسبات الخيرية كلها مثالية لفصل الشتاء. إذا كان لديك حفل عشاء أو عشاء لجمع التبرعات كنت تنوي رميها ، فقد حان الوقت للقيام بذلك. أضف أيضًا تقديرًا واحدًا على الأقل للموظف (مثل حفلة مكتبية أو غداء مهيأ أو نزهة متعلقة بالشتاء) إلى تقويمك خلال هذا الموسم.

جرب واحدًا أو أكثر مما يلي:

• استضف حفلة لمشاهدة أضواء العطلة في الحدائق النباتية المحلية أو المتنزه.
• قم بتنظيم يوم تطوعي (أشياء مثل المساعدة في جرف الثلج لكبار السن أو تقديم الطعام في ملاجئ المشردين هي أنشطة شائعة جدًا).
• ادعُ خبيرًا في تحديد الأهداف والإنتاجية لعقد ندوة مع فريقك للعام الجديد.
• قم بجدولة اجتماعات انطلاق في بداية الربع الأول لتحفيز وإلهام كل قسم.
• فيما يلي بعض الموضوعات الملهمة لفعاليات الشتاء لاستكشافها.

ملاحظة في أيام العطلات - هناك بعض الإجازات الممتعة والغريبة حقًا على مدار السنة والتي يمكنك تحويلها إلى أحداث أيضًا. تحقق من هذه القائمة من أحداث مكتب العطلات غير التقليدية لمزيد من الأفكار.

2. أحداث الربيع :

تجعل زخات المطر والمزيد من ضوء النهار والزهور الناشئة هذا الموسم مميزًا حقًا ويمكن أن تلهم الكثير من الأحداث المسلية لتقويمك. بحلول هذا الوقت من العام ، يتم تحفيز المتخصصين في جميع الصناعات من خلال الطقس الأكثر دفئًا لمواصلة متابعة الأهداف التي حددوها في بداية العام. مما يجعل الأحداث التي تقوم بالتثقيف والتدريب والسماح للكثير من الإبداع فعالة بشكل خاص في هذا الوقت من العام.

انثر بعض هذه الأفكار في تقويم الحدث الخاص بك:

• حفلة بيسبول حيث تجمع الفرق للعب أو لمجرد مشاهدة هواية أمريكا المفضلة معًا. تأكد من تقديم الكثير من الهوت دوج والفشار والبيرة.
• اجمع فريقك معًا للمساعدة في زراعة الأشجار في مجتمعك.
• قم بجدولة أحداث الإطلاق للمنتج الجديد أو ميزات المنتج أو التصميمات.
• قم باستضافة حفل كوكتيل لعملاء كبار الشخصيات ومديري الحسابات للاختلاط والاختلاط.
• فيما يلي بعض الموضوعات الرائعة لفعاليات الربيع للحفلات والمناسبات.

3. الأحداث الصيفية :

يدور الصيف حول التجمعات عالية الطاقة ، والخروج في الهواء الطلق ، والتعرف على أشخاص جدد. مما يجعل أحداث التواصل وساعات التواصل الاجتماعي هي الحشو المثالي للتقويم خلال هذه الأشهر الحارة. وتأكد من الحصول على هذه القائمة من أماكن الفعاليات الخارجية التي كنت تتشوق لتجربتها لأن الوقت قد حان لاستخدامها.

أضف بعض أشعة الشمس إلى التقويم الخاص بك باستخدام هذه الاقتراحات:

• دائمًا ما تكون حفلات الشواء والطهي للاحتفال بانتصارات الفريق فكرة رائعة في هذا الوقت من العام.
• اكتشِف بعض المواهب الجديدة من خلال فعاليات التوظيف والتواصل الاجتماعي التي تهدف إلى جذب الخريجين الجدد.
• يمكن أن تكون الخلوات بمثابة إجازات صغيرة منتجة لفريقك ، لذا ضع في اعتبارك إضافة عطلة نهاية الأسبوع التي تمزج بين العمل واللعب.
• إليك بعض سمات الأحداث الصيفية لتجربتها لحفلتك القادمة.

4. أحداث الخريف :

أصبحت الأيام أقصر مرة أخرى ويقوم الجميع بهذه الدفعة الأخيرة للوفاء بحصص نهاية العام والأهداف قبل أن يتولى موسم الأعياد. لذلك إذا لم يكن الصيف خيارك الأول لبناء حياتك المهنية والأحداث التعليمية ، فتأكد من جدولتها الآن. ركز مرة أخرى على الأنشطة الموجهة نحو العمل والوجبات السريعة لهذه الأحداث ولكن لا تخف من رش بعض الخطط الممتعة أيضًا.

شيء آخر رائع حول جزء الخريف من تقويم الأحداث هو أنه يمكنك استضافة أحداث كبيرة وعالية التأثير مثل المؤتمرات أو المعارض التجارية حيث عادت العائلات من العطلة الصيفية وأصبح السفر للعمل أكثر قابلية للتنفيذ مرة أخرى.

من المحتمل أن تتضمن أحداث الخريف الخاصة بك أحد هذه:

• شيء ما يتعلق بالهالوين و / أو عيد الشكر نظرًا لأن هذه العطلات غير الطائفية يمكن الوصول إليها بشكل أكبر لجماهير كبيرة وتوفر الكثير من الفرص الممتعة.
• تعتبر اجتماعات الامتنان لموظفي الشركات الذين يستحقون القليل من التقدير الإضافي أمرًا رائعًا لهذا الموسم.
• استفد من لعب كرة القدم على قدم وساق مع Super Bowl أو الحفلات ذات الطابع الرياضي.
• ألقِ نظرة على موضوعات الخريف الرائعة هذه للأحداث.

كيفية تخصيص الحدث الخاص بك في أي وقت من السنة لملء التقويم الخاص بك

عندما تستضيف حدثًا مهمًا. ليس من المنطقي أن تستضيف اجتماعًا أوليًا قبل الإجازات مباشرة عندما يقضي العديد من الموظفين إجازة للأنشطة العائلية ، والإجازات ، وحتى بعض الأيام المرضية. إليك كيفية تكييف حدثك وفقًا لهذا الوقت من العام:

• قم بدمج الألوان الموسمية (مثل ألوان النيون في الصيف والألوان الداكنة لفصل الشتاء) في جميع عناصر ديكور المناسبات الخاصة بك.
• اختر موضوعًا مناسبًا مستوحى من الموسم (كما في الأفكار المقترحة أعلاه).
• أضف المنتجات الموسمية إلى قوائم الطعام والمشروبات ، مثل التوت في الصيف أو القرع في الخريف.
• ضع راحة ضيوفك في الاعتبار عند اختيار المكان. على سبيل المثال ، خلال فصل الشتاء ، ستحتاج إلى مساحة مناسبة بها مساحة تخزين كبيرة للمعاطف وإلا فسيضطر الضيوف إلى تكديسها في الزوايا أو حملها طوال الليل.

أي يوم من الأسبوع هو الأفضل لحدثك؟

ليس من المستغرب أن يكون لأحداث يوم الاثنين أدنى معدلات الحضور. لا تعد استضافة حدث في بداية الأسبوع فكرة جيدة على الإطلاق لأن معظم الناس بدأوا العمل مرة أخرى بعد عطلة نهاية الأسبوع ويفضلون العودة إلى منازلهم بعد ذلك. لكن لا تقلق - لا يزال بإمكانك استضافة الأحداث في ليالي الأسبوع إذا كنت تفضل ذلك. تعتبر أيام الثلاثاء هي الأفضل للتجمعات المؤسسية أو التعليمية بينما يقال إن الخميس هو أيام السبت الجديدة لاستضافة الأحداث. الأحداث منخفضة الطاقة التي تركز على بناء الفريق ، أو التواصل ، أو مجرد التسلية هي - ربما يمكنك تخمينها - الأفضل في ليالي الجمعة وعطلات نهاية الأسبوع.

8 عوامل حاسمة يجب مراعاتها عند تصميم قالب تقويم الحدث الخاص بك

ستعمل هذه النقاط الأساسية على إعدادك للنجاح على مدار السنة.

1. مساحة كبيرة للمناورة لحوادث الجدول الزمني للحدث. ضع في اعتبارك استخدام مخطط جانت لتصور تقويم الأحداث ككل بشكل أفضل.
2. التعاون في التسويق والمبيعات طوال دورة حياة كل حدث. تكون محاذاة فريقك بالكامل أمرًا سهلاً عندما يكون الجميع على نفس الصفحة - فقط تأكد من إنشاء اجتماعات منتظمة لتسجيل الوصول أو وحدات المساءلة لإبقاء الجميع في الوقت المحدد وفي المهمة.
3. خصص وقتًا دقيقًا لأنشطة ما قبل الحدث وبعده. هل تتساءل إلى أي مدى يجب أن تحدد موعدًا مخصصًا لتخطيط الحدث قبل أو بعد حدوثه بالفعل؟ يقول الخبراء إن الرقم السحري لأحداث الشركات عادة ما يكون 6 أشهر.
4. ضع خريطة للعروض الترويجية للحدث والاتصالات ذات الصلة. يجب أن يكون لديك وقت لاستراتيجية المحتوى وإنشاءه وتوزيعه. خطط للبدء في ذلك حوالي 90-180 يومًا من كل حدث فردي.
5. أضف التذاكر وأهداف التسجيل. سيساعدك هذا على تتبع الأرقام أثناء التنقل والتنبؤ بأرقام عائد استثمار أكثر دقة للأحداث.  
6. خصص وقتًا للتعويض إذا لم تتحقق الأهداف. لكن لا داعي للذعر - فهناك الكثير من تكتيكات اللحظة الأخيرة لزيادة الحضور.
7. ضع في اعتبارك تواريخ إصدارات أسعار التذاكر المتدرجة. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تخطط للعديد من الأحداث بحيث تتداخل جداولها الزمنية.
8. تأكد من أن كل حدث مدرج يحتوي على اسم وملخص مكتوب بـ 125 كلمة أو أقل وعلامات قابلة للبحث. يجب أن يكون المتعاونون دائمًا قادرين على العثور بسرعة وسهولة على تفاصيل الأحداث الرئيسية.

استخدم أداة إنشاء تقويم أحداث مفيدة

برنامج تقويم أحداث Cvent حل رائع متعدد الإمكانات للمسوقين لأحداث الشركات الذين يجب أن يعملوا مع مجموعة متنوعة من الإدارات والتوقعات والأهداف لإنشاء تقويم حدث سيحبه الجميع. بالتأكيد يمكنك إنشاء تقويم للأحداث من خلال Google ، ولكن برامج مثل Cvent (أو غيرها من العلامات التجارية الرائدة في تخطيط الأحداث) تقدم الفوائد التالية:

• خيارات البحث المرنة لحاضري الحدث الذين قد يرغبون في مشاهدة حدث المجموعات خلال فترة زمنية معينة.
• مشاركة الرابط للأحداث الداخلية عندما لا يكون التسجيل ضروريًا.
• إرسال بريد إلكتروني جماعي للحضور المحتملين حول جميع الأحداث في نفس الوقت بدلاً من كل حدث على حدة.
• مزامنة التقويم بنقرة واحدة.
• علامة تجارية قابلة للتخصيص تجعل تقاويم الأحداث تبدو رائعة وتعمل كأداة تسويقية فعالة.

أنت الآن جاهز لإنشاء تقويم حدث مثير!

عندما يتعلق الأمر بتصميم وملء وإدارة تقويم الأحداث الخاصة بك ، فإن معرفة النصائح مثل تلك التي تمت مشاركتها أعلاه هو مفتاح النجاح. قد تكون مهتمًا أيضًا بمعرفة المزيد حول التخطيط لجدول زمني طويل الأجل للحدث ، أو إنشاء تقويم تسويق فعال للحدث ، أو التخطيط لحدث الهاتف المحمول.

نصائح سريعة حول كيفية تصميم تقويم حدث: