لماذا يعتبر التواصل مع العميل هو مفتاح التعاون الناجح

التواصل ضروري في كل جانب من جوانب الحياة ، وهذا صحيح بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع عملائك كمستقل. في الواقع ، يعد التواصل الجيد مع العميل أحد أكبر المفاتيح (إن لم يكن المفتاح الأكبر ) لتحقيق أهداف مشاريعك بنجاح وبناء سمعة إيجابية لنفسك في مجال عملك.

إذا كنت تعمل بالقطعة ، فإن جودة عملك والسمعة التي ستكسبها لأدائك هما بين يديك بالكامل.

يمكنك أن تنقل لعملائك أنك واثق من قدراتك والتحكم في أي مشروع تعمل عليه من خلال الالتزام بمتطلباتهم والتواصل معهم في كل خطوة على الطريق.

يقلل التواصل الواضح مع العميل من مخاطر سوء الفهم والأخطاء والتأخير ، بينما يريح عقول عملائك من خلال المساعدة على غرس الثقة فيك وفي خدماتك. إليك ما تحتاج لمعرفته حول التواصل الجيد مع العميل ، وسبب أهميته ، لا سيما مع المشاريع المستقلة.

إليك سبب أهمية التواصل مع العميل

هناك العشرات من الأسباب التي تجعل التواصل الواضح مع عملائك ضروريًا لاستكمال المشاريع عالية الجودة التي تلبي توقعاتهم. التواصل المناسب مع العميل:

• يضمن عملية سلسة وسهلة من البداية إلى النهاية ، خالية من سوء الفهم والإحباط والتأخيرات غير الضرورية.
• يتيح لك تقديم نفسك كمحترف واسع الاطلاع لديه التعامل مع المهام التي تختار القيام بها.
• يساعدك على إدارة توقعات عملائك منك والوفاء بها حيثما أمكن ذلك.
• يضبط وتيرة ونبرة المشروع قيد البحث.
• يسمح لك باقتراح بدائل قابلة للتطبيق لأجزاء من مشروعهم المخطط لها والتي قد لا تؤدي إلى النتيجة المرجوة.
• يمنحك سمعة لكونك صريحًا وصادقًا وشفافًا بشأن قدراتك وأسعارك وأخلاقيات العمل وحدودك المهنية.
• يسمح لك بالتواصل الفعال مع أهداف المشروع ومؤشرات الأداء الرئيسية لأي من أعضاء فريق الاستعانة بمصادر خارجية أو المساعد الافتراضي (المساعد الافتراضي).
• يمكّنك من قياس احتياجات ومتطلبات عملائك بدقة والتعامل معها بتعاطف ودبلوماسية.
• يمنحك فرصة لتحديد العلامات الحمراء ورفض العملاء بأدب الذين قد يتحكمون بشكل مفرط أثناء تنفيذ مشروعهم.
• يسمح لك بمعرفة متى بالضبط ، وكم مرة يرغب عملاؤك في الاتصال بهم لإبلاغهم بتحديثات حول مشروع ما.
• يسهل التفاعلات الودية والممتعة والمريحة وعلاقة العمل القوية بينك وبين عملائك.

من المعروف بين العاملين لحسابهم الخاص أنه من الأسهل بكثير الاحتفاظ بالعملاء الحاليين والعمل معهم أكثر من إنشاء عملاء جدد. سيساعدك التواصل المناسب مع العميل على الاحتفاظ بعملائك ، وتشجيعهم على بناء توقعات واقعية لمهاراتك وقدراتك ، وإبقائهم راضين عن عملك.

لسوء الحظ ، قد يؤدي الاتصال غير الملائم إلى إبعاد عملائك وترك عملك في نقطة الصفر.

هل تحتاج إلى مزيد من العملاء؟

احصل على المزيد من العمل المستقل مع كتابنا المجاني: 10 عملاء جدد في 30 يومًا . أدخل بريدك الإلكتروني أدناه وهو كل ما يخصك.

التحميل الان

10 نصائح للتواصل الناجح مع العملاء

1. تطوير بروتوكول إعداد العميل

يمكنك تحديد توقعات عملائك في وقت مبكر من مشاريعك والتأكد من أن جميع الأطراف المعنية لديها أهداف وتوقعات محددة بوضوح من خلال إنشاء عملية إعداد العميل لأعمالك المستقلة.

يعد تطوير حزمة ترحيب العميل طريقة رائعة لضمان أن التجربة التي يتلقاها عملاؤك متسقة ويمكن التنبؤ بها وموثوق بها ، بغض النظر عن المشروع المطروح. هذه طريقة رائعة للترحيب بالعملاء في محفظتك مع منحهم فرصة لاستكشاف عمليتك بالسرعة التي تناسبهم.

سيؤدي تسليم حزمة الترحيب إلى مسح أي أسئلة شائعة قد تكون لدى عملائك ، ولكن ربما لم يكن لديهم الوقت أو المعرفة لطرحها عليك أثناء استشارة المشروع الأولية.

2. حافظ على الشفافية على كل المستويات

الشفافية هي المفتاح للحفاظ على ممارسات تواصل جيدة مع العملاء وبناء الثقة بينك وبين عملائك. يجب أن تظل صادقًا وشفافًا في كل خطوة من خطوات المشاريع التي تعمل عليها ، بدءًا من تقديم أدلة التسعير إلى تزويد عملائك بجداول زمنية للعمل ومواعيد التسليم.

كن صريحًا بشأن التأخيرات المحتملة وتواصل مباشرةً مع عميلك عندما تحتاج إلى مزيد من الوقت أو الموارد لإكمال الوظيفة.

3. التواصل في كثير من الأحيان

سيقدر عملاؤك دائمًا أي تحديث منك ، حتى لو لم تنشأ تطورات كبيرة من عملك حتى الآن.

يمكنك تقديم تحديثات في الوقت المناسب على فترات منتظمة من خلال السماح لعملائك بمعرفة أنك تعمل بجد في مشاريعهم ، وأنك على الطريق الصحيح للوصول إلى المرحلة التالية أو الموعد النهائي كما تمت مناقشته. يوصي الخبراء بإرسال هذه التحديثات مرة واحدة في الأسبوع.

وعد بإبقائهم محدثين في المستقبل ، وكالعادة ، تأكد من إخبارهم فورًا بأي مشاكل أو تأخيرات تواجهها أيضًا.

4. استخدام لغة مفهومة

من الأفضل تجنب المصطلحات القانونية أو المصطلحات الصناعية رفيعة المستوى عند البقاء على اتصال مع عملائك.

استخدم لغة احترافية وصريحة بدلاً من ذلك ، ورحب بأي أسئلة قد تكون لديهم حول عمليتك أو مراسلاتك. يجب أن تحرص على التنبؤ والإجابة على أسئلة عملائك بشكل استباقي حيثما أمكن ذلك.

بعد اجتماعات مع عملائك ، أرسل لهم رسالة تلخص ما ناقشته وتزودهم بمعلومات قيمة حول المرحلة التالية من مشروعك.

أخبرهم بالضبط كيف تخطط للمضي قدمًا ومنحهم الفرصة لطلب تغييرات على الخطط التي ناقشتها معهم مسبقًا في حدود المعقول.

5. ابقَ محترفًا ، لكن يمكن الاعتماد عليه

هناك عدد قليل جدًا من الأشخاص الذين يقدرون التفاعلات الروبوتية الباردة. بالطبع ، يجب أن تظل محترفًا في جميع الأوقات عند التعامل مع عملائك ، ولكن اعمل على ضمان شعورهم بالراحة في التعامل معك.

أنشئ علاقة إنسانية محترمة معهم وستكون قادرًا بشكل أفضل على تكوين والحفاظ على علاقة عمل متبادلة المنفعة.

6. حافظ على وفائك لمهمتك وأسلوب عملك الشخصي

يجب أن تكون مهمتك كموظف مستقل واضحة في كل ما تفعله ، وهذا ينطبق أيضًا على التواصل مع العميل. يجب أن تتضمن مراسلاتك المكتوبة مع عملائك عبارات ومصطلحات أساسية تعكس أسلوب عملك الشخصي وروحه.

ضع في اعتبارك استخدام مصطلحات مثل "متقدم" و "شخصي" و "جدير بالثقة" و "متطور" في اتصالاتك لنقل أفضل صفاتك وقدراتك.

7. استخدم وسائل الاتصال الصحيحة

تتناسب بعض قنوات الاتصال بشكل أفضل مع مواقف محددة أكثر من غيرها. ستحتاج إلى التفكير في أفضل السبل لإيصال الأخبار والتحديثات إلى عملائك. تتضمن بعض طرق الاتصال الشائعة البريد الإلكتروني والرسائل الفورية والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية والخطابات الشخصية والفاكس.

عادةً ما تكمن الحيلة لاختيار قناة الاتصال الصحيحة في التفضيلات الفردية لعميلك. قد يفضل بعض العملاء تحديثًا سريعًا في شكل رسالة WhatsApp ، بينما يقدّر البعض الآخر وسيلة أكثر احترافًا مثل البريد الإلكتروني.

إذا لم تكن متأكدًا من القنوات التي سيكون عملاؤك أكثر ارتياحًا لها ، فلا تتردد في سؤالهم متى وكيف يرغبون في أن تتواصل معهم. يوضح هذا أنك تريد التواصل معهم بطريقة مريحة لهم أيضًا.

8. إنشاء جداول اتصال شخصية

بالحديث عن الحفاظ على الاتصال بالعملاء ، يمكنك اتخاذ المزيد من الخطوات للتأكد من أنك تتواصل معهم بشكل فعال ومنتظم من خلال إنشاء جدول اتصال مع مدخلاتهم.

اجلس مع كل عميل من عملائك واسألهم عن عدد المرات التي يرغبون فيها في الحصول على تحديثات وتقارير تقدم ، وأي أوقات من اليوم تناسبهم بشكل أفضل ، وطرق الاتصال المفضلة ، كما هو مذكور أعلاه.

قد تحتاج إلى الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك لتلبية احتياجاتهم إذا كانوا يرغبون في إجراء مكالمات هاتفية على أساس أسبوعي ، وتفضل المراسلة عبر الرسائل الفورية. ولكن على الجانب الإيجابي ، قد يساعدك ذلك على تنمية مهاراتك في التواصل بين الأشخاص وتصبح مستقلاً أكثر ملاءمة.

9. دع عملائك يأخذون زمام المبادرة

قد تكون خبيرًا في هذا السيناريو ، لكن عملائك يدفعون لك مقابل إكمال مهمة وفقًا لمواصفاتهم. هذا يعني أنك بحاجة إلى أن تكون مدركًا لكيفية توصيل خبرتك ، ومدى تحكمك في المشروعات التي تقوم بها. إذا كنت شديد الإلحاح أو الحزم ، فقد تخاطر بإبعاد عملائك الكرام.

كن حاضرًا ومنتبهًا أثناء الاتصالات ، ولكن دع عملائك يتولون زمام الأمور في معظم الأحيان. لا تقاطعهم عندما يتحدثون واسمح لهم بإعطائك فكرة واضحة عما يتوقعونه من علاقة العمل الخاصة بك.

اطرح أسئلة إذا شعرت أن هناك أي شيء قد ذكروه وتريد توضيحه.

10. تتبع أداءك

إذا حددت أي أهداف أو توقعات فيما يتعلق بالاتصالات ، فمن الأهمية بمكان أن تلتزم بها. إذا كان لديك مساعد افتراضي ، فقم بتزويدهم بتعليقات ودعهم يعرفون كيف يمكنهم تحسين أدائهم.

إذا كنت الشخص الذي يتواصل مع العملاء ، فقم بتقييم استراتيجياتك الخاصة وكن صادقًا بشأن المجالات التي تحتاج إلى معالجتها لإتقان استراتيجيات الاتصال الخاصة بك.

كيفية تحسين التواصل مع العملاء

إذا كنت تكافح من أجل تحسين نهج التواصل مع العميل ، فيجب أن تكون خطوتك الأولى لحل هذه المشكلة هي تشخيص المشكلات التي تواجهها.

هل تعيق عملية الاتصال الخاصة بك الاتصال الواضح؟
هل قنوات الاتصال التي اخترتها أقل مثالية مما كنت تعتقد أنها ستكون؟
هل يصعب التواصل مع العملاء الذين تعمل معهم؟

سيسمح لك اكتشاف ما يعيق قدرتك على التواصل بوضوح بتطوير استراتيجيات لتحسين أسلوبك.

التعامل مع العملاء الصعبين

إذا كنت تشك في أن عملائك هم مصدر التحديات التي تواجهك ، فمن الجيد استبعاد العملاء غير المتوافقين من البداية. سيساعدك هذا الدليل على اكتشاف العلامات الحمراء والعثور على عملاء يمكنك العمل معهم بمستوى أكثر تناغمًا.

حقيقة الأمر هي أن العملاء الذين لا يرغبون في متابعة عمليتك من غير المحتمل أن يشعروا بالرضا عن النتيجة النهائية لجهودك. قد تواجه خلافات منتظمة معهم أثناء مشروعك ، وفي كثير من الحالات ، قد لا توافق على مسار للمضي قدمًا على الإطلاق. في هذه الحالات ، من الأفضل رفض هؤلاء العملاء باحترام تمامًا.

حافظ على حدود ثابتة واتصالات واضحة منذ اليوم الأول مع كل عميل تعمل معه. وضح أنك لن تساوم على عمليتك ، وأن لديك الخبرة اللازمة لإكمال المهمة بشكل مرض.

أنت الخبير وليس هم!

إذا سمحت للعميل بإملاء سير العملية الخاصة بك والتحكم فيك من بداية المشروع ، فسوف يتفاقم هذا الاتجاه مع مرور الوقت.

تدرب على الاستماع النشط

بمجرد تحديد العملاء المناسبين ، ستحتاج إلى الاستماع بنشاط إلى متطلباتهم لإنتاج عمل يحقق الدرجة. يحتاج أي شخص يتواصل مع العملاء إلى الاستمرار في التركيز على المحادثات وتدوين الملاحظات إذا لزم الأمر.

تحتاج إلى المشاركة الكاملة في المناقشات المهنية مع العملاء للتواصل بشكل فعال وفهم ما يتوقعونه منك. سيقطع هذا شوطًا طويلاً في ضمان أن يشعر العميل بالاحترام والتقدير أثناء تعاملاتك.

يعد تدوين الملاحظات أثناء اجتماعاتك الأولية طريقة رائعة لإنشاء صورة واضحة ودقيقة لما يريد عميلك تحقيقه.

حافظ على ثباتك في جميع الأوقات

الاتساق هو قاعدة ذهبية غير معلن عنها للتواصل الفعال.

يحدد اتصالك الأول مع العميل نغمة العلاقة المهنية ويحدد التوقعات المستقبلية لكلا الطرفين المعنيين.

حافظ على توافق جميع الاتصالات المستقبلية مع نغمتك الأصلية حتى لا يشعر عملاؤك بالارتباك أو التضليل من خلال مراسلاتك. يجب عليك الحفاظ على جدول اتصالات منتظم.

إذا بدأت في تحديث عميلك بشأن مشروعه مرة واحدة في الأسبوع ، فاحتفظ بتكرار التحديث هذا طوال مدة المشروع. يجب أن يكونوا مرتاحين لكمية المعلومات التي تقدمها لهم حول تقدم المهمة.

كن مؤدبًا ومحترفًا

قد يكون هذا بدون قول ، ولكن من الضروري استخدام الأخلاق الحميدة وآداب التعامل عند التعامل مع عملائك. سوف تعمل المجاملات الأساسية مثل قول "من فضلك" و "شكرًا لك" و "تحياتي الطيبة" في اتصالك مع العميل على إحداث عجائب في الحفاظ على علاقتك المهنية الودية.

حافظ على اتصالات العميل بين ساعات العمل (من 9 صباحًا إلى 5 مساءً ، من الاثنين إلى الجمعة) ما لم يذكر خلاف ذلك.

إذا كان عملاؤك يقيمون في مناطق زمنية مختلفة ، فتحقق من الوقت في مواقعهم وتأكد من أنه الوقت المناسب للاتصال بهم قبل القيام بذلك. لا أحد يقدر مكالمة إيقاظ الساعة 3 صباحًا ، حتى لو كانت من قبل شخص مستقل حسن النية يتطلع إلى تقديم ملاحظات.

لا تضع افتراضات

يجب ألا تتردد أبدًا في طرح أسئلة على عملائك حول متطلباتهم عندما تشعر أنك بحاجة إلى ذلك. حتى لو بدت الإجابات واضحة.

تحقق دائمًا وتحقق مرة أخرى مما يطلبه العميل منك قبل المضي قدمًا. قد يكون لديك أفكار مختلفة للتوقعات وما هو مطلوب. هذا يساعد على القضاء على احتمالية سوء الفهم وإحباط تأخير المشروع.

وبالمثل ، تحتاج إلى الإجابة على كل سؤال يطرحه عليك عميلك ، مهما كان طفيفًا. تأكد من سؤالهم عما إذا كنت قد أجبت على أسئلتهم بشكل مناسب ومنحهم فرصة لتوضيح أي إجابات غير متأكدة منها.

قدم اقتراحات مهنية حول الأساليب البديلة لما يقترحه العميل إذا شعرت أنها قد تحقق نتائج أفضل بما يتماشى مع متطلباته.

لا تترك عملائك معلقين

لا أحد يستمتع بكونه شبحًا ، ولكن عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع العملاء ، فإن عدم الاستجابة هو خطأ مهني خطير. تابع مع عملائك في أسرع وقت ممكن ، وأجب عن أسئلتهم بإيجاز واحترام وبالتفصيل.

سيؤدي القيام بذلك إلى إعلامهم بأنك تعطي الأولوية لمشروعهم ، وأنه يمكنك المتابعة. قم بالإبلاغ بشكل متكرر عن حالة الوظيفة حتى يظل الجميع على نفس الصفحة ويقدمون تأكيدات بدلاً من الوعود الثابتة ما لم تكن متأكدًا من قدرتك على الوفاء بها.

اسأل عملائك عن آرائهم

إذا كنت لا تزال غير متأكد من فعالية نهج التواصل مع العميل ، فلماذا لا تسأل عملائك عن رأيهم؟

قد يكون لديهم ملاحظات قيمة ليقدمونها ، وقد يقدمون توصيات مفيدة حول كيفية تحسين أسلوب الاتصال أو تكرار الاتصال.

من الجيد أن تطلب من عملائك مراجعة الميزات المضافة بمجرد تنفيذها. أخبرهم بمكان العثور على العمل الجديد بالضبط ، وكيف يمكنهم اختباره أو تقييمه.

سيسهل ذلك على العميل العثور على وفهم ما يحتاج إلى مراجعته ، كما يمنح عملك المستقبلي معهم اتجاهًا أوضح أيضًا.

عقد مفاتيح لفتح النجاح

الشفافية والثقة والانفتاح هي مفاتيح التواصل الناجح مع العميل.

بصفتك مستقلاً ، تحتاج إلى العمل على إتقان مهارات التحدث والاستماع لديك ، وفهم خصوصيات وعموميات التعامل مع عملائك ، والتواصل بوضوح مع عملية عملك. من خلال القيام بذلك ، ستحافظ على رضا عملائك وتلبية توقعاتهم من خدماتك.

كل عميل وكل مشروع فريد من نوعه. لذلك ، يوصى بتخصيص نهجك وفقًا لتفضيلات وتعقيدات كل مهمة وعميل تتعامل معه.

يمكن للتواصل بأمانة وبشكل متكرر أن يصنع العجائب لعملك. سيساعدك على الاحتفاظ بعملاء يتقاضون رواتب عالية وجذب عملاء جدد من خلال الإحالات والسمعة الصناعية الرائعة.

استمر بالحديث...

يجري أكثر من 10000 منا محادثات يومية في مجموعتنا المجانية على Facebook ونود أن نراك هناك. انضم إلينا!

Nina Sharpe هي بطلة محتوى لمختلف المنافذ ، وتغطي موضوعات تجارية مختلفة من التمويل للشركات الناشئة إلى نصائح محاسبة الأعمال الصغيرة.
اقرأ المزيد من نينا.