Tech الخميس: 22 طريقة إبداعية لاستخدام مخططات الأحداث

نشرت: 2021-08-08

هل تستخدم أدوات متطورة مثل برنامج مخطط الأحداث لجعل الحدث الخاص بك في أفضل حالاته؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيجب أن تدع هذه الأداة الرائعة تقوم بقياس وتعديل وتوليف تخطيط الحدث التالي لك.

يمكن لبرمجيات الرسم التخطيطي للأحداث أن تبث الحياة في هذا الحدث الخاص بك ، وتزيد من مساحة المكان ، وتساعدك على إقناع أصحاب المصلحة بالحدث (من بين أشياء أخرى). ألقِ نظرة على هذه الطرق الإبداعية لاستخدام برنامج تخطيط الأحداث بالإضافة إلى النصائح التي ستساعدك على الاستفادة الكاملة من جميع إمكانياته.

اكتشف أفكار ونصائح برنامج مخطط الأحداث لتحقيق نتائج أفضل

1. التركيز على خلق أجواء من خلال التخطيطات الاستراتيجية.

يمكن أن يحدد تخطيط الحدث نغمة الانطباع العام للحدث على الحاضرين والمشاركة. ضع الضيوف بشكل استراتيجي ، والطعام ، والترفيه على مقربة من بعضهم البعض لخلق الجو الذي تريده. بالنسبة للشؤون الأصغر والأكثر حميمية ، اختر توسيط الطعام والضيوف ، وترك الترفيه في جدار واحد مخصص. لأحداث أكبر وأكثر حيوية ، حاول توفير مساحة للاختلاط عن طريق دفع طاولات التقديم بعيدًا قليلاً عن المركز والتلاعب بالمساحة المتبقية كمناطق لمختلف الفنانين أو السماعات.

2. ضع شاحنات الطعام في المهرجان الخاص بك في الهواء الطلق.

يضيف حجز شاحنات الطعام لحدث ما شعورًا بالإثارة والفضول. يمكن أن يساعدك برنامج الرسم التخطيطي للأحداث في تحديد الطريقة الأكثر فاعلية لترتيب مجموعاتهم الكبيرة وحساب الخطوط التي قد تتشكل في النوافذ الخاصة بهم. يمكن أن يساعدك أيضًا في تخطيط مساحة الخيام والمقاعد ودورات المياه أيضًا.

3. استخدم الرسوم التخطيطية للتنسيق مع الأحداث المنبثقة ذات العلامات التجارية.

تقدم الأحداث المنبثقة ذات العلامات التجارية وقتًا محدودًا لإحداث تأثير كبير! قلل الوقت الذي تقضيه في الإعداد وقم بزيادة طول الحدث من خلال إنهاء تخطيط الحدث قبل أن يبدأ. يمكن لأداة البرنامج هذه أيضًا حساب الكائنات المخصصة ، مما يلغي أي تخمينات للقياس.

رسم تخطيطي للحدث سهل للغاية فهو يفعل ذلك من أجلك

ابدأ مجانًا

4. قم بتوسيع نطاق عملية الرسم التخطيطي للحدث الخاص بك باستخدام قوالب احترافية.

ستوفر لك القوالب الوقت عن طريق محو الحاجة إلى إنشاء كل مخطط أرضي من البداية.

قم بتكرار أفضل أفكارك لأحداث أخرى في نفس الأماكن (أو ما شابه) لتسريع عملية التخطيط الخاصة بك باستخدام تخطيطات مجربة وحقيقية. ستمنحك أدوات القوالب في برنامج الرسم التخطيطي للأحداث أيضًا القدرة على تسليم جوانب معينة من العملية لموظفيك نظرًا لأن اللبنات الأساسية ستكون موجودة بالفعل.

5. استخدم الرسوم التخطيطية للأحداث لإفساح المجال لفناني الأداء ، والقلاع النطاطة ، وطاولات الكيك والهدية في حفلة عيد ميلاد.

ستساعدك المخططات التخطيطية للأحداث في تحديد المكان المثالي لمناطق تخطيط الحفلات المختلفة جدًا. يمكن أن يساعدك البرنامج أيضًا في التخطيط لاحتياجاتهم الإضافية مثل المقاعد ومخارج الحريق والمراحل المؤقتة والأسلاك الكهربائية.

6. صياغة مخططين مختلفين للحدث. واحدة لجمهورك وواحدة لمصورك.

يكون لجمهورك ومصورك أهدافًا مختلفة جدًا عند حضور الحدث الخاص بك. من المنطقي إنشاء مخططين مختلفين مع وضع كل من احتياجاتهم في الاعتبار. ركز على عوامل مثل تدفق حركة السير على الأقدام للجمهور (حتى في أصغر المساحات) وأفضل مناطق الإضاءة للمصور ، كلها في نفس الوقت.

7. اطبع مخطط الحدث الخاص بك وشاركه مع طاقم الإعداد الخاص بك.

يعتمد طاقم تنظيم الحدث الخاص بك على اتجاهك للقيام بعملهم بنجاح وبسرعة. امنحهم جميعًا صورة مرئية لخطة إعداد الحدث حتى يتمكنوا من الرجوع إليها إذا احتاجوا إلى ذلك. قد يؤدي التمكن من رؤية الخطة إلى تقليل عدد الأسئلة التي يطرحونها لك مما يوفر المزيد من وقتك لتفاصيل أخرى مهمة في اللحظة الأخيرة.

8. استخدم مخططات الحدث لكسب رعاة الشركات.

إن إظهار الرعاة المحتملين للحدث الخاص بك سيساعدهم على تصور الخطة. مع إشارة أكثر واقعية لخطة الحدث ، سيتمكن الرعاة من معرفة مدى جدارة الاستثمار. على سبيل المثال ، يمكن للرسم التخطيطي أن يوضح نقاط اتصال الحاضرين المختلفة المتاحة لهم لأغراض التسويق بالإضافة إلى اقتراحات الترقية لأجزاء التسويق الشخصية الكبيرة التي قد يرغبون أيضًا في الاستثمار فيها.

9. اجعل مخطط الحدث الخاص بك قابلاً للتنزيل للبائعين حتى يتمكنوا من تخطيط أشياء مثل التحميل وعروض البوفيه والديكور.

لدى البائعين لديك الكثير للتخطيط عندما يتعلق الأمر بالمواد والموظفين. يساعد الوصول إلى نفس الصفحة باستخدام برنامج تخطيط الأحداث في الإجابة عن أسئلتهم الأساسية ، وتبسيط جهودهم ، والابتعاد عن طريق بعضهم البعض عندما يحين وقت الإعداد.

10. التواصل بشكل أفضل مع العملاء باستخدام العروض ثلاثية الأبعاد التي تخلق توقعات أكثر دقة.

التمثيلات ثلاثية الأبعاد ستجعل تخطيط الحدث ينبض بالحياة. يمكن أن يساعدك هذا في توضيح للعملاء بالضبط كيف تتناسب عوامل مثل الطاولات والكراسي والترفيه مع المكان. عندما يتم إعداد كل شيء ، لن تكون هناك مفاجآت لأي شخص معني مما يعني أيضًا أنه لن تكون هناك حاجة لإجراء تعديلات في اللحظة الأخيرة.

11. استخدم مخططات الأحداث لتعظيم أحجام أجنحة المعرض التجاري.

الهدف من العروض التجارية هو جذب أكبر عدد ممكن من العملاء المحتملين في أسرع وقت ممكن من خلال جذبهم بكل العناصر التي يمكنك إدارتها لتلائم مساحة صغيرة بشكل استراتيجي. يمكن أن يساعدك إنشاء رسم تخطيطي لتخطيط الكشك على تحسين المساحة المتوفرة لديك وتحديد أولويات ما يتم إعداده أو إعداده للحضور.

جرب الرسم التخطيطي للأحداث الأكثر شهرة في العالم

ابدأ مجانًا

12. أكد على السلامة من خلال التصميمات المتوافقة مع كود الحريق والتي توضح السعة والمخارج والسلالم.

يجب أن يكون تصميم حدث آمن على رأس أولوياتك. يمكن أن يساعدك برنامج تخطيط الأحداث في تصور مكان هذه المسارات والتخطيط لأي إخلاء طارئ. إنها أيضًا رائعة للعثور على المزيد من مسارات المشي المباشرة والمريحة لكبار السن أو المعاقين في قائمة الضيوف.

13. استخدام الرسوم التخطيطية للحدث لتنظيم صور حفل توزيع الجوائز ومناطق الجوائز.

اعتمادًا على الأثاث وتكوين المساحة ، قد يكون من الصعب تخيل كيف يمكن أن تتناسب جميع العناصر مع المكان دون جعله يبدو مزدحمًا. لحسن الحظ ، يتيح لك برنامج الرسم التخطيطي للأحداث إنشاء كائنات مخصصة ، حتى تتمكن من عرض كيفية توافق هذه الجوائز والجوائز ومناطق الصور معًا. تساعد القياسات الدقيقة في التأكد من أنه لا يزال لديك مساحة كافية لالتقاط الصور أمام شاشات العرض دون مقاطعة تدفق حركة المرور.

14. احتفظ بجميع ملاحظاتك والاتصالات ذات الصلة لكل رسم تخطيطي في مكان واحد حيث يمكن للجميع الوصول إليه.

أنظمة التنظيم القائمة على السحابة مثل النوع الذي توفره برامج تخطيط الأحداث عالية الجودة هي أنظمة تعاونية. إنها تساعد في التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة في الحدث يمكنهم الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها متى احتاجوا إليها. بالإضافة إلى ذلك ، إنها عملية سلسة تجعل عملائك ورعاة الحدث معجبين بالتأكيد بمدى سهولة العمل معك.

15. استخدم مخططات الأحداث لتحسين تخطيط مكتبك.

يمكن استخدام برنامج مخطط الأحداث لتحسين الإنتاجية والتدفق والتصميم العام لمكتبك. وعندما تكون قادرًا على اتخاذ القرارات قبل حتى أن تطلب القطع الخاصة بك ، فسوف تقضي أيضًا على الصداع غير الضروري من نقل الأثاث مرارًا وتكرارًا حتى تشعر بالرضا.

16. اجعل مخطط الحدث الخاص بك مزدوجًا كقائمة مراجعة لإعداد الغرفة لقائدي الفريق.

إذا لم تكن تقوم بالفعل بتنفيذ قوائم المراجعة في عملية التخطيط الخاصة بك ، فيجب أن تبدأ! يمكن أن تخدم الرسوم التخطيطية للحدث غرضًا مزدوجًا يتمثل في عرض تخطيط الحدث لأصحاب المصلحة بالإضافة إلى توفير صورة مرئية لكل ما هو مطلوب لتحقيق ذلك.

17. استخدم برنامج تخطيط الأحداث لضمان الدقة في أي مساحة بالحجم.

يساعد استخدام برنامج مخطط الأحداث في التخلص من المهام مثل قياس المساحة أو الأثاث بشكل متكرر. الرسوم البيانية ثلاثية الأبعاد هي ميزة فريدة من نوعها بشكل خاص لبرنامج الرسم التخطيطي للأحداث والتي ستعطي صورة واقعية عن مساحتك وكل شيء بداخلها ، بحيث يمكنك ضبط القطع دون الحاجة إلى إجراء أي عمليات حسابية إضافية.

18. استخدم مخططات الأحداث للعثور على أفضل وضع لطاولة البوفيه.

هناك العديد من خيارات تخطيط طاولة البوفيه التي يمكنك الاختيار من بينها لحدثك. لا تقض ساعات في تحريك الطاولات ، والتحديق في إبداعك ، وإجراء التعديلات - دع البرنامج يقوم بالرفع الثقيل باستخدام مسارات المشي ، ومعدات تناول الطعام ، ونماذج الكراسي التي يمكنك تحريكها بدلاً من ذلك.

19. قم بتمييز مخططات الأحداث الخاصة بك بالألوان والخطوط ومواضع الشعار المناسبة.

تعامل مع مخططات الأحداث على أنها امتداد لعلامتك التجارية. سيشاهده طاقم الإعداد والموردون والجهات الراعية المحتملة ، لذا اغتنم الفرصة لعرض عملك وإحداث انطباع دائم. سيقدر العملاء المحتملون أيضًا الشعور بأن حدثهم فريد من نوعه ، لذا امنحهم المعاملة الملكية من خلال إظهار شخصيتهم الفردية في تخطيط الحدث الخاص بك.

20. استخدم الرسوم البيانية للأحداث لبيع أماكن سوق العطلات.

في أسواق العطلات والعروض الحرفية الأخرى ، سيعتمد نجاح البائعين على موقع أكشاكهم. أظهر للأطراف المهتمة مكان تواجدهم بالضبط حتى تتمكن من بيعها بالقرب من الطعام أو أماكن الجذب الأخرى. يمكنك أيضًا توضيح مكان مقارنة كشكهم بمنافسيهم للحصول على قيمة إضافية. قد يسمح لك وجود رسم تخطيطي مفصل بفرض المزيد من الرسوم على أكشاك المرور العالية مثل تلك الموجودة عند المدخل أيضًا ، حيث سيتمكن البائعون المحتملون من رؤية قيمة هذه المواقع مقارنةً بالآخرين.

21. اجمع بين مخطط الحدث والإضافات المهمة مثل قوائم الضيوف وتفضيلات الوجبات وملاحظات تقديم الطعام.

احتفظ بجميع ملاحظاتك معًا في نظام واحد قابل للبحث لضمان عدم تفويت أي تفاصيل ، مهما كانت صغيرة. كما ذكرنا من قبل ، سيكون النظام القائم على السحابة مفيدًا بعدة طرق ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالسماح لأعضاء فريقك بالوصول إلى أحدث إصدار من الخطة في جميع الأوقات.

22. استخدم مخططات الأحداث لترتيب مقاعد لم شمل الصف.

عند التخطيط لجلوس لم شمل الفصل ، هناك ما يدعو للقلق أكثر من مجرد العدد الهائل للحاضرين. سيتعين عليك أيضًا التفكير في إمكانية الوصول إلى مقاعد أو غرفة للكراسي المتحركة لمن يجدون صعوبة في التنقل. على الطرف الآخر من الطيف ، قد تحتاج إلى حساب مساحة للكراسي العالية أو عربات الأطفال للأطفال الصغار. سيساعدك برنامج الرسم التخطيطي للأحداث على مواجهة كل هذه التحديات (ثم بعضها) باستخدام كائناته المخصصة.

تخطيط غرفة الاجتماعات

أنت الآن جاهز لتحسين كل حدث بأفكار برمجية سهلة للرسم التخطيطي!

هل تعلم أنه يمكنك أيضًا استخدام أثاث مناسبات معياري لترقية مخطط الاجتماع الخاص بك؟ أو أن لديك الكثير من أفكار الإضاءة الرائعة للمناسبات وإلهام الطعام الموسمي المناسب للميزانية في متناول يدك؟

اجمع بين المعرفة في هذه المقالات لإتقان الحدث بأكمله ، بغض النظر عن نوع المناسبة التي تخطط لها! بعد ذلك ، ابدأ في إضفاء الحيوية على الحدث الخاص بك باستخدام برنامج الرسم التخطيطي.

اجعل مخططات الأحداث تنبض بالحياة ، دون ضغوط

نبدأ الآن