الدافع يوم الإثنين: تخطيط الأحداث ونصائح التوعية بالبريد الإلكتروني التي تعمل في الواقع

هل أنت جاهز لاستخدام البريد الإلكتروني لتكديس قائمة تخطيط الأحداث الخاصة بك مع عملاء رائعين لديهم ميزانيات أكثر روعة؟ يجب أن تمنحك هذه النصائح والأمثلة لمخططي الأحداث ذوي الخبرة رؤية أعمق لبناء العلاقات والفوز بالعقود والشبكات عبر الإنترنت.

20 نصيحة لأفضل الممارسات في تخطيط الأحداث عبر البريد الإلكتروني

استخدم هذه الإستراتيجيات لزيادة معدلات الفتح والاستجابة إلى أقصى حد في المحاولة الأولى والحفاظ على عنوان البريد الإلكتروني للنشاط التجاري لتخطيط الأحداث من الحصول على تصنيف كرسائل غير مرغوب فيها.

نصيحة سريعة قبل البدء: لاحظ كيف قلنا عنوان البريد الإلكتروني وليس الحساب؟ حتى إذا قمت بنقل اسم مشروع تخطيط الحدث الخاص بك إلى مزود آخر ، فستظل تواجه مشكلات في توصيل رسالة إلى جهات الاتصال اليومية العادية و- لا سمح الله- عملائك الحاليين. ولكن ما دمت تتخذ الاحتياطات المذكورة هنا ، فستكون بخير.

1. قم بتهيئة حسابك عن طريق إنشاء رسائل فريدة تمامًا لأول 10 إلى 20 رسالة بريد إلكتروني.

إذا لم تقم بذلك ، فإنك تخاطر بوضع علامة على حساب بريدك الإلكتروني باعتباره بريدًا عشوائيًا. ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك توفير الوقت باستخدام قالب لكل قالب. فقط تأكد من أن كل جملة تكتبها داخل القالب فريدة تمامًا بالنسبة للمستلم وأنك تقوم بتغيير الوقت من اليوم الذي ترسل فيه كل جملة.

2. تجنب عامل تصفية البريد العشوائي عن طريق زيادة كمية رسائل البريد الإلكتروني الصادرة التي ترسلها بمرور الوقت.

يتم إغلاق الحسابات ذات السلوك غير المعتاد (مثل إرسال العشرات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا في نفس الوقت) بسرعة كبيرة. اجعل مزود البريد الإلكتروني الخاص بك سعيدًا هو أن تبدأ في إرسال رسالة بريد إلكتروني واحدة أو اثنتين فقط يوميًا ، كل يوم. زدها بمقدار رسالتين أو ثلاث رسائل يوميًا كل أسبوعين حتى تصل إلى هدفك.

3. قم دائمًا بتضمين رابط إلى التقويم الرقمي الخاص بك حتى يتمكن العملاء المحتملين من حجز موعد مباشر معك.

إذا لم يكن لديك واحد تحبه بالفعل ، فجرّب أيًا من تطبيقات جدولة المواعيد ذات التصنيف العالي.

4. يجب أن تكون سطور موضوع البريد الإلكتروني دائمًا تحادثية وأقل من 10 كلمات.

تحدد جودة سطر الموضوع الخاص بك ما إذا كان سيتم فتح بريدك الإلكتروني أو إرساله إلى المهملات. تساعد العبارات القصيرة والحلوة والشخصية في طمأنة القارئ بأنك شخص وليس برنامج كمبيوتر.

5. استخدم أدوات التنقيب عن البريد الإلكتروني لتجنب وجود عدد كبير جدًا من عمليات البحث عن الرسائل المرتدة.

إذا قمت بإرسال الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي ارتدت مرة أخرى (لأي سبب كان) ، فقد يتم أيضًا حظر عنوان بريدك الإلكتروني. لذا قم بتشغيل كل جهة اتصال من خلال تطبيق مثل VoilaNorbert أو Hunter.io قبل الضغط على إرسال. حتى أنهم قد يقترحون عنوانًا آخر أحدث.

6. لا تقلق بشأن أي وقت من اليوم لإرسال بريد إلكتروني - ركز على أن تكون متسقًا بدلاً من ذلك.

نعم ، قد يكون لديك حظ أفضل في الوصول إلى شخص ما والحصول على رد إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني إليه صباح الثلاثاء أو الأربعاء بعد الظهر. لكن البيانات المحيطة بهذه الادعاءات لا تأخذ في الحسبان عادات الجدولة للمهن الفردية ، أو الاختلافات حسب الصناعة ، أو متوسط ​​النطاق العمري للمستلم. لذا فقط اجعل التواصل عادة ، بغض النظر عن الوقت الذي يتعين عليك القيام به.

7. خطط للمتابعة مرة واحدة على الأقل لكل رسالة ترسلها.

وإذا كنت تشعر بطموح إضافي ، فستكون حملة التنقيط أفضل.

8. استخدم ثلاث جمل أو أقل في البريد الإلكتروني التمهيدي الرسمي.

هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تحاول الاتصال بعملاء الشركات المشغولين الذين قد يتصفحون الرسالة فقط. إذا كنت تشك في أنهم قد يكونون في عجلة من أمرهم ، فتأكد من كتابة العنوان "مخطط الحدث" بخط غامق و CTA للمساعدة في إبرازه.

9. قم بإضافة توقيع بريد إلكتروني احترافي مع تفاصيل عملك ورابط المحفظة.

يقدم Wisestamp إصدارًا مجانيًا يبدو رائعًا ويمكن تخصيصه. قم بتضمين صورتك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك ورابط إلى موقع الويب الخاص بك.

10. بالنسبة للحث على اتخاذ إجراء ، اطلب من المستلمين إعداد اجتماع استكشافي.

يجب أن يكون الهدف من بريدك الإلكتروني هو جذب انتباههم ، ومعرفة ما إذا كانوا بحاجة إليك ، و (بافتراض ذلك) الانتقال إلى الخطوة التالية عاجلاً وليس آجلاً.

11. قم بمحاكاة لهجة وأسلوب نسخة موقع شركة كل مستلم في رسالتك الخاصة.

إنها تقنية مبيعات شائعة تساعد الشخص الذي تتحدث معه على الارتباط بك لأنه يشعر وكأنك تتحدث اللغة حرفيًا.

12. اهدف إلى إنشاء حوار وليس عرض ترويجي.

أفضل طريقة للقيام بذلك هي البدء بمقدمة جملة واحدة (من أنت ، ماذا تفعل ، لماذا فكرت في الاتصال) ومتابعتها بسؤال محدد. على سبيل المثال ، سؤالهم عما إذا كانوا بحاجة إلى شخص ما للتخطيط لأحداثهم هو أمر عام للغاية ، لكن السؤال عما إذا كانوا بحاجة إلى مخطط أحداث ذي خبرة لإنشاء استراتيجية للحملة الترويجية السنوية للعام المقبل يثبت أنك مهتم بأكثر من مجرد إنشاء أعمال جديدة في أي مكان أنت يمكن العثور عليه.

13. تأكد من أن النص يبدو حواريًا وصحيحًا في الحياة.

الآن ليس الوقت المناسب لتكون رسميًا أو مهذبًا بشكل مفرط. إذا دخلت هذا الشخص في مكتبه ، فماذا ستقول له؟ استخدم ذلك لتحديد كيفية كتابة نص الرسالة.

14. قم بإعداد تنبيهات Google لمواكبة الأشخاص الذين تراسلهم عبر البريد الإلكتروني.

حتى إذا لم تحصل على رد على الفور ، يمكنك بناء علاقات مع مرور الوقت من خلال تهنئتهم على العروض الترويجية أو صناديق الاستثمار الجديدة أو إطلاق المنتجات القادمة بمجرد الإعلان عنها.

15. إذا كنت سترسل رابطًا ، فتأكد من تضمينه.

يبدو أكثر احترافية ومن غير المرجح أن يتم الإبلاغ عنه.

16. تخطي دمج المراسلات واكتب الأسماء أو التفاصيل يدويًا في رسالتك.

التنسيق الفاسد يترك طعمًا سيئًا في أفواه الجميع. لا تخاطر بإحراق عميل محتمل للتخطيط لحدث لمجرد أنه لم يكن لديك الوقت لكتابة "سارة".

17. تأكد من أن ما تقدمه له صلة فعلاً بالشركة أو الفرد.

خذ خمس دقائق لمراجعة تقويم أحداث الشركة لهذا العام. أو ، إذا كنت تركز على الأحداث الخاصة ، فتحقق من وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم في وقت مبكر لتحديد وجه الاسم.

18. إنشاء صفحة مقصودة مخصصة لكل مستلم.

هذا يمكن أن يكون بمثابة ارتباط مضمن الخاص بك. تسهل الصفحة المقصودة تتبع مدى فعالية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وتوفر تفاصيل إضافية مخصصة لاحتياجاتهم.

19. استخدم برنامج تحليلات البريد الإلكتروني لتتبع معدلات النقر على سطور الموضوع والروابط.

ستساعدك أدوات تتبع البريد الإلكتروني القاتلة لمخططي الأحداث على تحسين إستراتيجيتك على الفور.

20. انثر بعض المعرفة الصناعية المحددة التي تظهر للعميل المحتمل أنك تفهم حقًا أعمالهم.

قم بالإشارة إلى أفضل منافس لهم ، أو حدثًا شائعًا في صناعتهم ، أو مدونة أو منشورًا على وسائل التواصل الاجتماعي تم نشره مؤخرًا ، أو مؤثرًا متخصصًا يتابعه كلاكما على LinkedIn لإضفاء طابع شخصي على رسالتك.

5 قوالب بريد إلكتروني محددة وكيفية استخدامها

يجب أن يعتمد نهجك دائمًا على العلاقة التي تربطك بالمتلقي. ولكن بغض النظر عن مدى معرفتك ببعضكما البعض (إن وجدت) ، فهناك الكثير من الطرق لتحقيق أعمالهم.

1. لم تقابل هذا الشخص مطلقًا وليس لديه أي فكرة عن هويتك

مرحبًا [الاسم الأول] ،

اسمي [اسمك] ، أنا منظم أحداث ذو خبرة ومتخصص في [نوع الحدث أو مكان الحدث الأكثر صلة بالمستلم]. لقد [نظرت إلى موقع الويب الخاص بك / رأيت خطابك من هذا المؤتمر / بطريقة أخرى تعرفهم بها خارجيًا] - هل تحتاج أنت أو [اسم العلامة التجارية ، إن أمكن] إلى أي مساعدة في التخطيط [نوع الحدث] قريبًا؟

إذا كانت الإجابة بنعم ، يرجى اتباع هذا الرابط لتحديد موعد مكالمة هاتفية سريعة مدتها 5 دقائق معي هذا الأسبوع أو التالي لمواصلة المحادثة.

شكرا جزيلا،

[اسمك]

لماذا يعمل:

إنه يشرح من أنت ، وماذا تفعل ، وكيف تعرفهم (حتى بدون "معرفتهم" حقًا) ، ولماذا ترسل إليهم بريدًا إلكترونيًا على وجه التحديد ، وما هي الخطوات التالية اللازمة لبدء تدحرج الكرة.

أشياء للإعتبار:

• إذا كان لديك اتصال شخصي بالعلامة التجارية (لقد استخدمت منتجهم ، الفيديو الفيروسي الخاص بهم جعل يومك ، يعجبك أسلوبهم) ، استخدم ذلك كـ "كيف تعرفهم".
• إذا كنت تراسل عميل حدث خاص ، فركز على من أحالك وتحديداً سبب حبك له (ربما يكون جارك الذي تحب التلويح به أو صديق يخبز أفضل فطائر الموز) لربطكما معًا. البوابة.

2. لقد التقيت بالمرور في حدث احترافي

مرحبًا [الاسم الأول] ،

لست متأكدًا مما إذا كنت تتذكرني من [الحدث] لكنني [First Name] ، مالك [Event Planning Company Name]. لقد ذكرت [الرجوع إلى المحادثة] - هل ما زلت بحاجة إلى أي مساعدة في هذا؟

إذا كان الأمر كذلك ، فأنا أحب الاتصال قريبًا. استخدم الارتباط الموجود في توقيعي لتحديد موعد يناسبك بشكل أفضل.

هتافات،

[اسمك]

لماذا يعمل:

ستساعدهم الإشارة إلى جزء معين من المعلومات حول لقاءك الأخير على تذكرك. وحتى إذا لم يفعلوا ذلك ، فإنها لا تزال طريقة جيدة لإثبات أنك قابلتهم بالفعل ولا تحاول استخدام أي تكتيكات متستر عليهم.

أشياء للإعتبار:

• تأكد من أن الصورة الموجودة في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك وملف تعريف الحساب محدثين بحيث يسهل التعرف عليك. ما لم تكن قد غيرت مظهرك بشكل كبير منذ أول لقاء. في هذه الحالة ، تأكد من أنك تستخدم صورة تشبهك التي صافحوها في البداية.
• إذا كانت محادثتك الأولى تدور حول الحياة الشخصية أكثر من الحياة المهنية ، فاستمر في المتابعة واستمر في متابعة لعبة كرة القدم لأطفالهم أو تبنيهم للحيوانات الأليفة مؤخرًا. ثم أخبرهم أنك تتصل بهم بشأن خدمات التخطيط للأحداث.

3. لقد كنت معجبًا بعملهم من بعيد

مرحبًا [First Name] ،

أنا معجب كبير بعملك في [اسم الشركة]. أحب [الأشياء التي تحبها] وكيف [التفاصيل المحددة حول عملهم والتي تثبت أنك تعرفها بالفعل - وإذا كان بإمكانك العمل بها - فاستعرض القليل من المعرفة الصناعية].

هل تبحث عن منظم مناسبات ذو خبرة للانضمام إلى الفريق قريبًا؟ إذا كان الأمر كذلك ، فأنا أحب فرصة التعاون! واسمحوا لي أن أعرف في اي من الاتجاهين.

شكرا على وقتك،

[اسمك الأول]

لماذا يعمل:

الإطراء الفارغ أمر مستهجن اجتماعيًا ، لكن المجاملة المركزة بالليزر المدعومة بإثبات معرفتك المتقدمة في هذا المكان المحدد هي إتقان البريد الإلكتروني البارد على مستوى المحترفين.

أشياء للإعتبار:

• هذا القالب هو الأفضل للأشخاص الذين يتخذون قرارات التوظيف لقسم التسويق أو الأحداث.
• استخدم هذا الأسلوب فقط إذا كنت تعني حقًا ما تقوله.

4. لديك شخص ما مشترك

مرحبًا [الاسم الأول] ،

أنا [صديق مقرب / زميل في العمل / نوع العلاقة] من [اسم الشخص]. لقد ذكروا أنك كنت تبحث عن مخطط أحداث ذي خبرة لـ [نوع الحدث] القادم الخاص بك وقالوا إنه يجب علينا الاتصال. إذا كنت مهتمًا ، فلا تتردد في تحديد موعد مكالمة هاتفية سريعة معي هنا.

شكرا في كلتا الحالتين ،

[اسمك الأول]

لماذا يعمل:

الإحالات الشفوية هي المورد الأول الأكثر ربحًا للعاملين لحسابهم الخاص ، لذلك فإن هذا النهج البسيط لديه احتمالية عالية للنجاح. البدء بكيفية اتصالكما يضبط النغمة ، ولأنها ستظهر في معاينة البريد الإلكتروني ، تمنع رسالتك من الحذف إذا لم يتعرفوا على العنوان.

أشياء للإعتبار:

• يمكنك أيضًا الإشارة إلى الاتصالات المتبادلة على مواقع مثل LinkedIn أو Facebook.
• حتى إذا لم يكن لديك شخص واحد مشترك (في العوالم المادية أو الرقمية) ، فانتقل من الاهتمامات أو الهوايات أو المدن المشتركة - إلى حد كبير أي شيء مشترك بينكما سيفعله.

5. لقد عملت معهم بالفعل من قبل ولكن مر وقت طويل

مرحبًا [الاسم الأول] ،

تذكرني من [كيف تعرف بعضكم البعض]؟ أتمنى أن تكون جيدًا في الماضي [الإطار الزمني منذ آخر مرة تحدثت فيها]. الآن بعد أن أصبحت أكثر خبرة كمنظم أحداث ، أتطلع إلى توسيع محفظتي وإيجاد طرق لمساعدة الأشخاص الذين أحبهم على تحقيق أهداف التسويق / المبيعات الخاصة بهم.

إذا كان لديك أي أحداث قادمة يمكنني مساعدتك فيها (أو حتى إذا كنت ترغب فقط في اللحاق بالركب) ، فأنا أحب أن ألتقي لتناول القهوة أو التحدث على الهاتف في وقت ما هذا الأسبوع أو التالي!

الدردشة قريبا ،

[الاسم الاول]

لماذا يعمل:

يحافظ هذا القالب على تركيز القارئ على العلاقة من خلال الموازنة بين الموضوعات الشخصية والموضوعات المهنية.

أشياء للإعتبار:

• تعامل مع هذا التواصل من عقلية أفضل طريقة لخدمة هذا الشخص ولا يمكنك أن تخطئ.
• قد يؤدي الوصول إلى شخص فقدت الاتصال به إلى الشعور بقليل من تحطيم الأعصاب ولكن قد يتفاجأ حقًا ويسعده أن يسمع منك ، لذا فإن الأمر يستحق المحاولة بالتأكيد.

لقد أتقنت فن التواصل عبر البريد الإلكتروني لمخططي الأحداث!

إذا كنت لا تزال تكتشف ما إذا كان الوقت قد حان لتنويع وتنمية أعمالك الخاصة بالتخطيط للأحداث ، فتأكد من الاستمرار في جمع الإحالات أثناء تنقلك ، وربما تغمس أصابع قدميك في بعض أساليب تسويق الشراكة الاستراتيجية بينما تقرر ما يجب القيام به بعد ذلك.