كيف خططنا لحدثين افتراضيين + كتاب عمل مجاني لتخطيط الأحداث

تنظيم مؤتمر افتراضي هو وحش بحد ذاته. يتطلب تخطيطًا وافرًا والعديد من جداول البيانات والكثير من الاختبارات لضمان ألا تخيبنا التكنولوجيا في يوم الحدث.

مثل العديد من المنظمات الأخرى ، كان علينا أن نوجه حدثنا الشخصي المسمى ACCESS إلى حدث افتراضي هذا العام. استضفنا مؤتمرين ، ركز كلاهما على مواجهة تحديات البيئات الافتراضية وإمكانية الوصول.

هدفنا من ACCESS هو نشر الوعي بإمكانية الوصول الرقمي وتزويد المحترفين بالأدوات والوصلات اللازمة لتحقيق الازدهار في بيئة رقمية.

اليوم ، نسكب الشاي حول كيفية تنفيذنا لبرنامج ACCESS لمساعدتك في التخطيط لحدثك الافتراضي التالي.

شخصيًا مقابل افتراضي: أيهما له عائد استثمار أعلى؟

هناك العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي يمكنك استخدامها لقياس نجاح الأحداث الخاصة بك ، في 3Play نقيس بناءً على التسجيل والحضور والعملاء الجدد وتعليقات الحضور.

بالنسبة للأحداث الافتراضية ، فإننا ننظر أيضًا في المشاركة أثناء الحدث وما بعد الحدث.

التسجيل والحضور

لا شيء يفوق حجم التسجيل تمامًا مثل الحدث الافتراضي. مقارنة بالفعاليات الشخصية ، لدينا 10x مسجلين أكثر من أكثر من 100 دولة (عادة ، نشعر بالإثارة إذا سافر شخص ما من خارج الولاية لحضور حدثنا الشخصي المتواضع).

كما شهدنا زيادة بنسبة 77٪ في التسجيلات من أول حدث افتراضي لنا في مايو وحتى حدث الخريف. كان أكثر من نصف المسجلين عملاء جدد تمامًا.

نعزو هذه الزيادة في عدد المسجلين إلى ما يلي:

• حضور مجاني : بالنسبة للمسجلين ، لا توجد مخاطرة في التسجيل لحدث مجاني. بالنسبة لنا ، هدفنا هو نشر رسالة إمكانية الوصول والاستمرار في بناء علامة ACCESS التجارية.
• البيئة الافتراضية : ببساطة ، توفر البيئة الافتراضية للأشخاص وصولاً أسهل إلى المحتوى ومرونة أكبر للحضور.
• المحتوى ذي الصلة : لقد تأكدنا من أن الموضوعات التي يتم تناولها تناولت التحديات التي يواجهها الأشخاص في الوقت الحالي.
• استراتيجية الترويج : كان البريد الإلكتروني هو الشكل السائد للاتصال. ومع ذلك ، فقد نشرنا أيضًا عن الحدث في المنتديات ذات الصلة ، على وسائل التواصل الاجتماعي ، واستخدمنا الترويج المدفوع على Instagram.
• التعرف على الحدث : كان حدث الربيع لدينا ناجحًا ، والذي نعتقد أنه دفع بالتناقل الشفهي لحدثنا الثاني.
• ترويج موقع الويب : أنشأنا نافذة منبثقة لموقع الويب وأضفنا زرًا للتسجيل في الحدث على صفحتنا الرئيسية. أدى هذا إلى زيادة الوعي بالحدث وأرقام التسجيل.
• الترويج للمتحدث : قدمنا ​​للمتحدثين روابط قابلة للتتبع للترويج للحدث ووسمناهم في كل مشاركة اجتماعية. وقد ساعد هذا أيضًا في جلب المسجلين.

كيف زدنا معدل الحضور لدينا

كانت زيادة معدل الحضور هدفًا رئيسيًا لحدثنا الافتراضي الثاني.

من خلال استخدام البريد الإلكتروني و Slack والهدايا اليومية ، تمكنا من زيادة معدل الحضور بنسبة 22٪ لحدث الخريف.

جدول مرن

لقد حرصنا على استيعاب جميع المناطق الزمنية وتوفير فترات راحة كافية بين الجلسات. باستخدام حدث افتراضي ، فأنت تتنافس مع اجتماعات وعمل ومشتتات أخرى عبر الإنترنت ؛ يضمن توزيع جدولك الزمني أن يتمكن الأشخاص من التخطيط للحدث.

حددنا جلستين أو ثلاث جلسات في اليوم وعرضنا فترات راحة بين 30-60 دقيقة. كانت جلستنا الأولى دائمًا في الساعة 11 صباحًا بالتوقيت الشرقي ، مما سمح لنا باستيعاب الحاضرين في أوروبا. في فترة ما بعد الظهر ، قدمنا ​​جلسات من 2-3 مساءً بالتوقيت الشرقي ومن 3: 30-4: 30 مساءً بالتوقيت الشرقي.

للسماح بمرونة أكبر في الجدولة وتجنب إجهاد Zoom ، ننشر الحدث على مدار 3 أيام. حاولنا أيضًا الحفاظ على نفس الجدول الزمني طوال اليوم.

أضف إلى التقويم ورسائل البريد الإلكتروني اليومية

قبل أسبوعين من الحدث ، سمحنا للحاضرين ببدء إضافة جلسات إلى تقاويمهم الشخصية. لقد أرسلنا أيضًا رسائل بريد إلكتروني للتذكير قبل الحدث بأسبوع.

بالإضافة إلى ذلك ، قدمنا ​​رسائل بريد إلكتروني يومية مع الجدول الزمني الكامل ورابط ذهب مباشرة إلى غرفة Zoom.

جلسات مباشرة وعند الطلب

كانت غالبية جلساتنا مباشرة ، واستخدم العديد من المتحدثين هذا الأمر لمصلحتهم الكاملة. شجعنا المشاركة خلال الجلسات عبر Zoom chat وخصصنا 10-15 دقيقة للأسئلة والأجوبة في نهاية كل جلسة.

قدمنا ​​أيضًا جلسات مصغرة عند الطلب ، والتي يمكن للحاضرين الوصول إليها بين الجلسات.

علاوة على ذلك ، حرصنا على تسجيل كل جلسة.

الجوائز والاختبارات اليومية

تم اختيار الحضور الذين شاركوا في الجلسات الحية بشكل عشوائي للفوز ببطاقات هدايا أمازون. قمنا بتوصيل المنافسة في رسائل البريد الإلكتروني اليومية الخاصة بنا.

أنشأنا أيضًا اختبارات يومية تغطي المواد من الجلسات الحية.

الترويج لقناة سلاك

ضمن قناة ACCESS Slack ، قمنا بدمج ملحق Zoom للسماح للحاضرين بالانضمام مباشرة عندما كانت الجلسة على وشك الحدوث. لقد حرصنا على استخدام علامةhere لإعلام الجميع في القناة.

استراتيجية المشاركة لدينا

إذا كنت منظم أحداث ، فربما تكون على دراية بالنضال من أجل تعزيز مجتمع في بيئة افتراضية - فهو يختلف عما هو عليه في حدث شخصي. تعد الشبكات بمثابة نقطة جذب كبيرة لحضور الأحداث ، لذلك احتجنا إلى الإبداع.

لتعزيز بيئة شبكات "مماثلة" ، أنشأنا قناة Slack خاصة بالحدث حيث نشرنا الأسئلة ، وقدمنا ​​الهدايا ، ولدينا قنوات خاصة بالموضوع ، وأجرينا أسئلة وأجوبة بعد الجلسة مع المتحدثين. لقد حرصنا على الترويج للقناة في كل بريد إلكتروني وجلسة مباشرة.

ومع ذلك ، لم يكن هذا حلاً سحريًا. لم ينضم جميع الحاضرين وكانت هناك لحظات لم نشارك فيها. ماذا سنفعل بشكل مختلف؟ نعتقد أن إيجاد حل يدمج منصة الحدث وقناة التواصل سيزيد بشكل كبير من المشاركة حيث لا يتعين على الحضور تنزيل برنامج منفصل أو مغادرة مركز الحدث.

هل قمنا بتحويل عملاء جدد؟

يعد إجراء أي حدث ، سواء كان شخصيًا أو افتراضيًا ، مهمة ضخمة. هل كان الجهد يستحق كل هذا العناء؟ على الاطلاق!

لم نتمكن من نشر رسالة إمكانية الوصول ومعالجة التحديات فحسب ، بل تمكنا أيضًا من إضافة 3Playas جديدة إلى مجتمعنا.

32٪ من المسجلين لدينا كانوا "مكتسبين حديثًا" ، وأقل من شهر واحد منذ الحدث ، أضفنا 96 عميلًا جديدًا.

لنتحدث عن المال: كم تكلفة الحدث الافتراضي؟

بالمقارنة مع حدث شخصي ، فإن الأحداث الافتراضية أرخص بكثير . من المؤكد أننا لم نستثمر في منصة ، على الرغم من أنها شيء نعتبره مع نمو الحدث. لدينا أيضًا حساب Pro-Zoom بالفعل بسبب ندوات الويب الشهرية.

غطت فاتورتنا رسوم المتحدث وجوائز الحضور وهدايا المتحدثين والبحث المدفوع (على Instagram) والشرح المباشر (استخدمنا حلًا بشريًا لتحقيق أقصى قدر من الدقة).

بشكل عام ، لقد أنفقنا 12 ضعفًا أقل مما ننفقه في الأحداث الشخصية.

ملاحظات الحضور

أتيحت الفرصة للحاضرين لتقديم ملاحظاتهم طوال الحدث من خلال الاختبارات اليومية وفي استبيان ما بعد الحدث.

إليك أكثر ما استمتع به أعضاء الجمهور:

• التنسيق: "لقد أحببت الطريقة التي تم نشرها عبر عدة أيام وأوقات ، فقد سمحت لي بتكييف الجلسات مع جدول عملي.
• كل من المحتوى عند الطلب والمحتوى المباشر: "أحببت الحصول على جلسات عند الطلب للاستمتاع بها بين الجلسات المباشرة."
• الجلسة والمتحدثون: “أقدر كيف استوعبت الجلسات جميع مستويات الخبراء.

كان الفوز الكبير الآخر هو توفير الشرائح في وقت مبكر. هذه ليست فقط ممارسة جيدة لإمكانية الوصول ، ولكنها تسمح أيضًا للحاضرين بتدوين الملاحظات. بالإضافة إلى ذلك ، حرصنا على إرسال جميع الروابط كما تم ذكرها في العرض التقديمي.

عندما سئل الحاضرون عن المكان الذي يمكننا فيه تحسين الحدث ، أشار الحاضرون إلى أنهم يرغبون في الحصول على منطقة للتواصل مع موردي إمكانية الوصول ، وعقد جلسات تدريب للتعرف على نظام Zoom وميزاته ، وتلقي شهادات الحضور.

3 دروس مستفادة من حدثنا الافتراضي الثاني

إذا كنت تفكر في استضافة المؤتمر الافتراضي الخاص بك ، فنحن نأمل أن تساعدك هذه الدروس المستفادة في جعل التخطيط أسهل قليلاً.

1. لا تفترض أن الجميع على دراية بالمنصات التي تستخدمها : فبينما تعد Zoom و Slack و WordPress أدوات إنترنت شائعة ، لا يعرف الجميع كيفية عملها. قدمنا ​​مقطع فيديو نظرة عامة لمنصة Slack ، لكننا لم نعالج Zoom أو كيفية التنقل في موقع ويب الحدث. بالنسبة للأحداث المستقبلية ، نود تقديم برامج تعليمية حول جميع الأدوات ، حتى يشعر الحضور بالثقة والاستعداد لتحقيق أقصى استفادة من تجربتهم.
2. قم بتضمين الرعاة أو الشراكة مع البائعين ذوي الصلة : يحضر العديد من الأشخاص المؤتمرات وجهًا لوجه لاكتشاف بائعين جدد يمكنهم مساعدتهم في حل تحدياتهم. لا ينبغي أن تكون المؤتمرات الافتراضية مختلفة. كما تعلمنا من استبيان الحضور ، يريد الناس الكشف عن بائعين جدد.
3. اعثر على طريقة للتميز : هناك الكثير من المنافسة الآن في مساحة الأحداث الافتراضية ، كيف يمكنك جعل الحدث الخاص بك مختلفًا؟ تم تنظيم حدثنا الثاني ليكون دورة تدريبية شاملة حول إمكانية الوصول إلى الفيديو - وقد احتضننا لغة "الدورة التدريبية". بدلاً من المتحدثين ، كان لدينا مدربون. كان يسمى جدول الأعمال جدول الدورة. قدمنا ​​أيضًا اختبارات يومية وشهادات إتمام عند الطلب. نعتقد أن هذا ساهم بشكل كبير في قيمة الحدث وساعدنا في بناء جدول أعمال قوي مع متحدثين رائعين.

ACCESS 2021

نحن بالفعل في طريقنا للتخطيط لحدثنا القادم في فبراير ، ونأمل أن تتمكن من الانضمام إلينا!

إذا لم تتمكن من حضور أي من أحداثنا ، فراجع حدث ACCESS at Home في مايو ، والذي ركز على معالجة إمكانية الوصول في بيئة افتراضية ، ودورة ACCESS Fall التي ركزت على إمكانية الوصول إلى الفيديو.

ما الدروس التي تعلمتها من التخطيط لمؤتمراتك الافتراضية؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات!