كيفية استخدام الشكل الصحيح لإدارة المشكلات لتجنب حدوث أزمة
نشرت: 2021-05-24المشكلة هي سبب يمكن أن يعطل مشروعك لأي عدد من الأسباب ، مما يمنع المشروع من الاستمرار في تحقيق النتيجة المرجوة. يمكن أن يحدث هذا في أي وقت ولأي شخص وهنا يأتي دور إدارة المشكلات. فهي تساعدك على الاستعداد للمواقف التي لا تتوقعها وتعلمك كيفية التعامل معها.
لا يمكن القضاء على بعض هذه المشاكل بهذه السهولة ، ولكن إذا تصرفت بشكل صحيح ، يمكنك الحد من الضرر. تابع القراءة لمعرفة كيف يمكنك أن تكون أقوى كمدير مشروع.
جدول المحتويات
- ما هو الفرق بين القضية والأزمة؟
- قائمة مراجعة مدير المشروع: هل المشكلة أزمة؟
- كيف يمكنك تعقب القضايا؟
- كيف يمكنك تطبيق عملية إدارة المشكلات؟
- راقب كل شيء
- إدارة المخاطر
- التواصل ضروري
- يمكن للأشياء أن تخرج عن السيطرة دائمًا
- استنتاج
ما هو الفرق بين القضية والأزمة؟
لا تخلط بين قضية وأزمة. القضايا هي في الواقع مقدمة للأزمات. يمكن أن تخرج المشكلات عن السيطرة بسبب نقص التواصل أو اتخاذ قرارات خاطئة. كن حذرًا عند استخدام هذه المصطلحات ، لأن كلمة أزمة تثير الذعر بسرعة قد لا يستقبلها موظفوك جيدًا.
تواجه الشركة أزمة على الفور وستشعر بها على المدى الطويل. من ناحية أخرى ، يمكن أن تتلاشى المشكلة في الخلفية ، لذلك لا يتعين عليك إشراك الفريق بأكمله .
فكيف تعرف أن هناك مشكلة أو أزمة؟ اجمع جميع الموظفين معًا وناقش آرائهم. بما أن هذا أمر شخصي بشكل واضح ، فهناك خطر المبالغة في رد الفعل. إذا تم نشر هذا على الملأ ، فهناك خطر من وصوله إلى أيدي وسائل الإعلام وتفجير الوضع برمته. تلطخت سمعة شركتك وسيتجنبك العملاء المحتملون. لاحظ أن الصحافة السيئة تؤدي دائمًا إلى حدوث أزمة.
وخير مثال على ذلك هو أزمة البلاستيك Delhaize. أطلقت الشركة حملة باستخدام اللبنات الأساسية ، لكن العملاء شعروا بالغضب من العبوات البلاستيكية غير الضرورية. جاءت ردود الفعل السلبية عبر وسائل التواصل الاجتماعي وأدركت Delhaize أنه ليس لديهم خيار سوى الرد على الفور.
خلال عطلة نهاية الأسبوع وجدوا طريقة للتواصل مع كل من الموظفين والعملاء. اعترفوا بوقوع خطأ ، لكن الشركة سرعان ما أجرت التعديلات اللازمة. الدرس المهم الذي يمكن للجميع أن يستخلصه من هذا هو أنه يجب عليك التواصل بشكل فعال وسريع وأن الرسالة لا يجب أن تكون دائمًا مثالية.
قائمة مراجعة مدير المشروع: هل المشكلة أزمة؟
ألست متأكدًا مما إذا كنت تتعامل مع مشكلة أو أزمة؟ قم بالتمييز باستخدام القائمة المرجعية أدناه. على الرغم من صعوبة حل الأزمة ، إلا أن حل المشكلات يمكن أن يكون في الواقع مهمة سهلة باتباع النهج الصحيح.
- هل القضية مرتبطة عاطفيا؟ يمكن أن تكون الأمثلة ما إذا كان الأمر يتعلق بالأطفال أم لا ، ومعاناة الحيوانات ، والعنصرية ، والمساعدة الإنمائية ، وما إلى ذلك.
- ما مدى معقولية اعتقاد أصحاب المصلحة أن المشكلة مرتبطة بشركتك؟ (هل يمكن للجمهور تخيل أن المشكلة مرتبطة بشركتك؟) من الأمثلة على منصات التواصل الاجتماعي التي يتم انتقادها بسبب نهجها تجاه الخصوصية أو الشركات التي تتظاهر بأنها مستدامة.
- هل من السهل تصوير القضية في وسائل الإعلام؟ ومن الأمثلة على ذلك الحملات الإعلانية لـ Suit Supply غير الصديقة للمرأة أو القضايا التي تم إبرازها بالفعل في وسائل الإعلام مثل الضرائب وأسعار الطاقة وما إلى ذلك.
- ما علاقتها بالقضايا / الأزمات الأخرى؟ على سبيل المثال ، فضيحة تتعلق بالتحرش الجنسي من قبل هارفي وينشتاين. بعد ذلك ، اتهم العديد من الأشخاص بارتكاب نفس الأفعال.
- ما هو تأثير الرسول؟ من الأمثلة على مجموعات المصالح المؤثرة المنظمات غير الحكومية أو وكلاء الاختبار أو النقابات العمالية.
- ما مدى ديناميكية القضية؟ أفضل مثال على أن تصبح القضية ديناميكية هو المتظاهرون. أسبوع واحد يمكن أن يكون هناك 100 مشارك في مظاهرة وبعد بضعة أسابيع يمكن أن يكون هناك الآلاف من المتظاهرين في مواقع مختلفة.
- ما مدى عزلتك كشركة عن هذه القضية؟ ومن الأمثلة على ذلك أنه قد يكون هناك فائض في بعض القطاعات لأسباب مدروسة جيدًا (صناعة السيارات). نظرًا لوجود مشكلة مشتركة في القطاع ، فمن الأفضل التواصل من خلال اتحاد أو جمعية.
- هل المشكلة سهلة الحل؟ مثال على ذلك هو مشكلة التعبئة والتغليف المذكورة سابقًا في Delhaize. من خلال الجلوس معًا والعمل بسرعة ، يتم حل المشكلات بسهولة.
كيف يمكنك تعقب القضايا؟
فقط لأنك لا تستطيع دائمًا توقع المشكلات المستقبلية ، لا يعني ذلك أنه لا يمكنك توقعها كشركة. قبل أن يبدأ أي مشروع ، يجب أن يكون لديك خطة إستراتيجية تتضمن تحديد المشكلة وقسم تحليل المشكلة.
تحتاج إلى التفكير مليًا في أهداف المشروع وأي نظام تتبع للمشكلات أو برنامج إدارة المشكلات الذي سيتم استخدامه لبدء المشكلات واكتشافها. بمجرد تحديد مشكلة ما ، ارجع إلى قائمة الأشخاص للاتصال بك التي خططت لها مسبقًا في عملية مفصلة لحل المشكلة. لهذه المهمة ، عادة ما يتولى مدير المشروع أو راعي المشروع أو المسؤول التنفيذي للمشروع السيطرة.
بعد ذلك ، فكر جيدًا في الطريقة التي ستبلغ بها عن التعارض. تأكد من أن وصف المشكلة مفصل قدر الإمكان وأنه يعكس الموقف الحالي بشكل صحيح. أخيرًا ، تحتاج إلى إيجاد طريقة للتحقق ومعرفة ما إذا كان قد تم حل المشكلة بشكل فعال.
ضع في اعتبارك أنك بحاجة إلى التفكير فيما وراء الصراع نفسه. ماذا سيحدث إذا تصاعدت المشكلة وما هو أسوأ سيناريو؟
كيف يمكنك تطبيق عملية إدارة المشكلات؟
راقب كل شيء
عند ظهور مشكلة ، قم بإيقاف أنشطتك الحالية مؤقتًا لفترة من الوقت حتى تتمكن من التعامل مع النزاع أولاً ومواصلة المشروع في أقرب وقت ممكن. خلال مسار أي مشروع ، من الأهمية بمكان أن يتابع كل عضو في فريق المشروع التقدم وأن يحتفظوا بسجل مفصل لجميع أعمالهم. هذا يجعل من السهل ليس فقط العثور على حلول محتملة ولكن أيضًا تحليل المشكلات وكيف يمكن القيام بالأشياء بشكل مختلف في المرة القادمة.
إنه ليس مفيدًا لك فقط ، ولكن أيضًا للشركة. بناءً على الأخطاء التي تم ارتكابها ، يمكن تعديل تنظيم أو هيكل المشروع بحيث يمكن اتخاذ إجراء أفضل في حالة حدوث الخطأ مرة أخرى. ضع في اعتبارك كتابة "تحليل الدروس المستفادة من المشروع" بعد كل مشروع.
إدارة المخاطر
إدارة المخاطر هي جزء من حياة أي عمل. ما هو أفضل من إدارة المشكلات أو حلها؟ منع حدوثها تمامًا. بمجرد كتابة أهداف المشروع ، اكتب عملية إدارة المخاطر. هذه العمليات موجودة لتحديد أي مخاطر محتملة للإضرار بالمشاريع ، والأضرار التي لا تضمن نجاح المشاريع ، والقضايا التي لم يتم حلها والتي قد يكون لها آثار سلبية ، وأي شيء آخر قد ينشأ.
ملاحظة: تعني الإدارة الجيدة للمشكلات أيضًا أنه ليس لديك مطلقًا حالة تظل فيها المشكلة بدون حل. للتحدث عن عملية إدارة المخاطر وتجنب إنشاء مشكلة أو أزمة مستقبلية للمشروع التالي ، قم بحل المشكلات بمجرد ظهورها.
التواصل ضروري
تأكد من أن فريقك بأكمله على دراية بما يحدث ، خاصةً عند ظهور المشكلات. ابق على اتصال مع بعضكما البعض طوال العملية. قد يكون لبعض أعضاء الفريق خبرة سابقة في قضايا معينة ، لذلك ليس من المناسب أبدًا طلب التعليقات.
اجعل موظفيك يدركون أن المشكلات تحدث في كل مشروع وأن الكشف عنها في الوقت المناسب أمر ضروري. اجعل تنظيم الاجتماعات أمرًا روتينيًا والاستماع إلى ما يقوله زملاؤك. يمكنك حتى الحصول على مساعدة من أطراف خارجية مثل وكالة إدارة الأزمات.
يمكن للأشياء أن تخرج عن السيطرة دائمًا
يواجه كل مدير مشروع مواقف تتطلب مساعدة خارجية ، ربما في فرق أخرى. إذا لم تطلب المساعدة من الأشخاص المناسبين ، فقد تتحول المشكلة إلى أزمة. تدرك الإدارة الجيدة لمشكلة المشروع أن الحل يمكن العثور عليه أحيانًا في مكان آخر. استخدم كل الوسائل اللازمة لمنع المشكلة من التصعيد.
استنتاج
كل مشروع له مشاكله. بصفتك مدير مشروع ، فإن الأمر متروك لك لتتعلم كيفية التعامل مع هذه الأمور والتأكد من تجنب المواقف المماثلة.
من المهم أن ندرك أن كلمة القضية والأزمة مفهومان مختلفان تمامًا. الأزمات هي مواقف لا يمكنك الخروج منها بسرعة ، لذا كن حذرًا عند استخدام هذا المصطلح. يمكن أن يثير الذعر في موظفيك ويجب تجنب ذلك بأي ثمن.
فكر كفريق واحد وتنمو بالجلوس معًا والمناقشة. هناك نقطة مضيئة ، يمكن دائمًا حل المشكلات. من خلال الاستجابة في الوقت المناسب وبطريقة صحيحة ، فإنك تتجنب الفوضى في بيئة العمل اليوم.