كيف ولماذا قياس وتحليل إنتاجية الموظف

نشرت: 2021-11-04

يمكن أن يؤدي قياس إنتاجية الموظف إلى إحداث تغييرات حيوية في كيفية عمل الشركة. يؤثر بشكل إيجابي على مستوى العمل الجزئي (الموظف) والماكرو (الشركة). نريد أن نقدم لك دليلًا تفصيليًا يتناول:

  • أهمية قياس إنتاجية الموظف
  • الطرق والمقاييس التي يجب استخدامها ، و
  • كيف تختلف الأساليب باختلاف الشركات الفردية

جدول المحتويات:

  • ما هي الإنتاجية في العمل
    • حيث تعكر المياه
    • العمل اليدوي مقابل العمل المعرفي
  • كيفية قياس الإنتاجية
    • الطرق المستخدمة بشكل عام
    • طريقة ساعات العمل
    • القياس من خلال الأهداف
  • ما الذي يؤثر على إنتاجية الموظف داخل الشركة؟
  • لماذا يجب عليك قياس إنتاجية الموظف
  • ختاما

كيف ولماذا قياس وتحليل إنتاجية الموظف

ما هي الإنتاجية في العمل

يمكن بسهولة أن يساء فهم الإنتاجية من أجل الكفاءة في الإنتاج.

الإنتاج هو كمية المخرجات بناءً على المدخلات. لذا فإن حساب مقدار الإنتاج الذي تحصل عليه بناءً على الوقت والموارد والأموال المستثمرة ليس في الواقع إنتاجية.

الإنتاجية هي مدى كفاءة استخدام الموارد والمال والوقت لإنتاج المخرجات. كأساس للخروج منه ، فإن ما يلي هو معادلة قياس إنتاجية الموظف:

الإخراج / الإدخال = الإنتاجية

مدخل

المدخلات هي عدد الوحدات (العمالة ، ساعات العمل ، الطاقة ، المال) المستثمرة في إنتاج عنصر أو تقديم خدمة.

اعتمادًا على الصناعة ، يمكن أن يكون الإدخال أي شيء:

  • كيلووات من الطاقة (بآلات التشغيل)
  • ساعات العمل (الوظائف التي يتم فيها حساب الرواتب لكل ساعة)
  • الأحجام (رطل أو كيلوغرام)

انتاج |

الإخراج هو عدد العناصر / السلع المنتجة أو الخدمات المقدمة ، بناءً على كمية المدخلات.

على سبيل المثال ، يضع المصمم ثلاث ساعات من العمل لإنتاج خمس مسودات لشعار الشركة.

من خلال الصيغة ، يعود الأمر إلى:

5 مسودات / 3 ساعات عمل = 1.6 مسودة في الساعة

أو يمكنك حساب الإنتاجية بناءً على مقدار ما تكسبه الشركة في الساعة في إطار زمني معين:

120500 دولار من البضائع / 1730 ساعة = 69.65 دولارًا (70 دولارًا) في الساعة

أو مقدار مساهمة كل موظف في المخرجات. ستستخدم نفس الأرباح ، فقط قسّمها على عدد الموظفين:

سلع بقيمة 120،500 دولارًا أمريكيًا / 45 موظفًا = 2،677 دولارًا لكل موظف

في حين أن الصيغة نفسها واضحة ومباشرة ، إلا أنها تحتاج إلى بعض التوسع عندما نطبقها في مكان العمل الحديث. وهذا هو السبب.

حيث تعكر المياه

لا يكون قياس الإنتاجية أبدًا بسيطًا مثل استخدام نموذج الإخراج / الإدخال.

بدأ فريدريك وينسلو تايلور ، وهو مهندس ميكانيكي من القرن التاسع عشر ، في تحليل الإنتاجية منذ أن كان هو نفسه عاملاً يدويًا.

لاحظ الإنتاجية كتطور في مهارة الفرد. على سبيل المثال ، صياد على متن قارب يستخدم شبكة لصيد الأسماك. أولاً ، سيراقب تايلور ويحلل كل خطوة في العملية ، ويجد تلك التي يمكن القضاء عليها. ما يسمى ب "مضيعات الوقت". إن التخلص من هذه الخطوات غير الضرورية ، وترك الخطوات الأساسية فقط يساعد الصياد على التحرر من الأعباء والإنتاجية.

ثانيًا ، قد يجادل بأنه يمكننا إيجاد طريقة لإعادة تصميم أدواته - إصلاح القارب ، أو العثور على أفضل ، والحصول على شبكة أكثر ثباتًا ، وما إلى ذلك ، وبالتأكيد ، سيكون الصياد أكثر إنتاجية. كما يوضح Peter F. Drucker في ورقته البحثية ، رأينا تاريخيًا أن هذه الطريقة تعمل لمئات السنين. يؤدي التخلص من الخطوات غير الضرورية وتحسين أدوات العمال إلى زيادة الإنتاجية. وهو مستمر حتى الآن: ما عليك سوى مقارنة أجهزة الكمبيوتر الشخصية من عام 1995 وتلك الموجودة في عام 2020 - وما يمكن أن تفعله أجهزة الكمبيوتر اليوم للعامل العادي.

ولكن ماذا يحدث إذا حاولنا تطبيق نفس الطريقة على عامل الموارد البشرية على سبيل المثال؟

هل تؤدي الأدوات المحسّنة والمعاد تصميمها إلى إنتاج أفضل؟

هل هم قادرون على الوصول إلى المزيد من الأشخاص في المكتب؟

الأمر الذي يطرح السؤال - هل تُحسب إنتاجية الموارد البشرية من حيث عدد الموظفين الذين يتحدثون إليهم في اليوم ، أو إلى أي مدى يساعدونهم في حل مشكلاتهم؟ ماذا نقيس؟

لقياس الإنتاجية وتحسينها بدقة ، تحتاج أولاً إلى تمييز ما إذا كانت شركتك تقوم بعمل يدوي أو عمل معرفي .

العمل اليدوي مقابل العمل المعرفي

يركز العمل اليدوي بشكل أساسي على الكمية بينما يهدف إلى تحقيق الحد الأدنى من متطلبات الجودة. غالبًا ما يتم رؤيته في المصانع ، المصانع ، خطوط التجميع ... أي نوع من الإنتاج الضخم. يتم تزويد العامل بالأدوات والمعرفة وتوظيف المهارات التي يعرفها بالفعل. ونفس هذه الموارد التي يحصلون عليها تُترك وراءهم بمجرد مغادرتهم الشركة.

يركز العمل المعرفي على الكمية والنوعية بالتساوي. تتضمن بعض الأمثلة التعليم (عدد الطلاب ليس بنفس أهمية المعرفة التي ينقلونها) والصحة (الأطباء والممرضات وفنيو المختبرات) والمزيد. بينما يتم إعطاؤهم أدوات للعمل معهم ، فإن العاملين في مجال المعرفة مسؤولون عن التعلم الخاص بهم ، ومشاركة المهارات ، والابتكار ، ويتم منحهم المزيد من الاستقلالية. وعندما يتركون الشركة ، فإن المعرفة التي حصلوا عليها تذهب معهم.

وبما أنه يمكن قياس العمل اليدوي الخالص باستخدام صيغة مباشرة مثل تلك المذكورة أعلاه ، فإن العمل المعرفي يحتوي على المزيد من العوامل التي يجب معالجتها. لإبقاء هذه المقالة قصيرة بشكل معقول ، سنبحث فقط في العمل المعرفي.

بعد ذلك ، ما هي المقاييس الجيدة لقياس إنتاجية الموظف؟

كيفية قياس الإنتاجية

كما ذكرنا ، ينعكس جوهر العمل المعرفي في سؤال واحد:

"ما هي المهمة؟"

بالنسبة لمدير المشروع ، يمكن أن تكون المهمة مختلفة كل يوم. في أحد الأيام ، يقضون معظم وقتهم في الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، والاتصال بالعملاء ، وحضور اجتماعات المكتب. بينما في اليوم التالي ، يمكن أن يقوموا بتحليل تقدم المشروع ، وتغيير المواعيد النهائية ، ومناقشة المزيد من الخطوات مع قادة الأقسام ، والمزيد.

بالنسبة لموظف المتجر ، يبدو أن المهمة معروفة بالفعل - بيع المنتجات. ومع ذلك ، يتعين عليهم أيضًا تخزين الرفوف ، وتقريب الأموال في نهاية الوردية ، والقيام بالأعمال الورقية المتعلقة بإعادة التخزين ، واستلام الشحنات ، والتنظيف ، ...

لذلك ، لقياس الإنتاجية بدقة ، يدعي دراكر أنه يبدأ بسؤال ما يلي:

  • ما هي مهمتك؟
  • ماذا يجب أن تكون مهمتك؟
  • ما هي النكسات التي تجعل مهامك أكثر صعوبة؟
  • ما هي الخطوات التي يجب التخلص منها؟

فقط عندما يفكر الموظف في هذه الأسئلة ، يمكنه البدء في التخلص من الخطوات غير الضرورية التي تعرقل الإنتاجية. ستساعدهم هذه الإجابات في إيجاد طرق لحل مشاكل معينة ، مما يساعد في زيادة الإنتاجية.

1. طريقة إنتاجية العمل

إنتاجية العمالة الجزئية

تستخدم هذه الطريقة أبسط صيغة إنتاجية ذكرناها أعلاه - نسبة المدخلات إلى المدخلات.

يحسب ويظهر نسبة الإدخال الفردي ، على سبيل المثال ، عدد الساعات التي يستغرقها تصميم الشعار. ساعات العمل هي المدخلات الأكثر شيوعًا ، وذلك ببساطة لأنها تمثل الجانب الرئيسي للاقتصاد وإنتاجية الموظفين. المدخلات الأخرى هي:

  • القوى العاملة / العمالة
  • تكاليف الطاقة
  • المواد المستخدمة
  • رأس المال / المالية

تفضل الشركات أحيانًا طريقة إنتاجية العمل الجزئي ، لأنها تحسب مدخلًا واحدًا بشكل مستقل عن المجموعة ، ومن السهل تفسير البيانات وتحسينها ومقارنتها بالصناعات الأخرى. لذلك ، يمكن لقائد فريق التصميم لدينا مقارنة ناتج المصمم الذي يستغرق ثلاث ساعات مع المصممين الآخرين من نفس العيار.

ولكن في الوقت نفسه ، لا تظهر الإنتاجية في سياق الأداء بالكامل ، مما قد يؤدي إلى نتائج مضللة.

إنتاجية العمالة متعددة العوامل

تحسب طريقة الإنتاجية هذه المخرجات فيما يتعلق بالعمالة ورأس المال ، حيث يتم التعامل مع هذين العنصرين عادةً على أنهما أهم المدخلات.

المخرجات / (مدخلات العمالة (ساعات العمل) + مدخلات رأس المال (المستثمر بالدولار)) = الإنتاجية متعددة العوامل

تساعدك الإنتاجية متعددة العوامل على تحديد المخرجات مع مراعاة المدخلات الأكثر أهمية. هذه أيضًا طريقة حساب الإنتاجية على المستوى الوطني. ومع ذلك ، فإنه لا يزال يتجاهل المدخلات الأخرى ، لذلك لا يمكنك أبدًا الحصول على صورة دقيقة للإنتاجية الإجمالية للشركة.

إجمالي إنتاجية العمالة

أخيرًا ، تشتمل إنتاجية العمل الإجمالية على جميع المدخلات المذكورة أعلاه في الصيغة:

إجمالي المخرجات / جميع المدخلات (المواد + ساعات العمل + الطاقة + رأس المال + المصاريف الأخرى) = إنتاجية العامل الكلي

يتعلق الناتج الإجمالي في هذه الطريقة بجميع القيم الملموسة للمخرجات ، وليس فقط القيمة النقدية أو عدد العناصر / المنتجات / الخدمات. ويشمل:

  1. عدد المنتجات النهائية
  2. أرباح
  3. الفائدة و
  4. مصدر دخل آخر

تعد هذه الطريقة ممتازة عندما تحتاج الشركة إلى رؤية إنتاجيتها الإجمالية ، ولكنها تثبت أنه من الصعب حسابها ، ولا يمكنها أيضًا تحديد مدى تأثير كل مدخلات فردية على الإنتاجية. لذلك يحتاج المرء إلى جمع بيانات إضافية للحصول على قراءات أكثر دقة.

2. طريقة ساعات العمل

يبدو أن ساعات العمل هي أكثر وحدات الإدخال شيوعًا عند حساب إنتاجية الموظف. يتطلب مكان العمل الحديث من العمال القيام بمهام ليست بالضرورة هي محور التوصيف الوظيفي. تذكر مثال المصمم؟

في حالتهم ، قد تشمل المسؤوليات الأخرى حضور جلسات العصف الذهني ، واجتماعات الوقوف ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني ، ومراقبة تقدم المجندين الجدد ، وما إلى ذلك. وكلما ارتفعوا إلى أعلى ، تغيرت المسؤوليات.

لذا يبدو أن قياس ساعات العمل هو الطريقة الأكثر موثوقية ، حيث يتم دفع أجور الموظفين أيضًا في الساعة.

تتكون طريقة ساعات العمل من ثلاث فئات فرعية: الساعات الإنتاجية ، والوحدات في الساعة ، والساعات لكل وحدة.

ساعات منتجة

إن قياس الإنتاجية من خلال ساعات الإنتاج يعني فقط أنك ستركز فقط على الوقت الذي يقضيه الموظفون في المهام التي تم تكليفهم بها. الطريقة الوحيدة لجمع هذه المعلومات بدقة هي استخدام نظام تتبع الوقت.

أنت تقدم برنامجًا لتتبع الوقت على مستوى الشركة وتطلب من الأشخاص البدء في تخصيص الوقت لأنفسهم في كل مهمة مهمة. بعض المنتجات ، مثل Clockify ، دعهم يصنفون كل مهمة إلى فئة مناسبة (إصلاحات الأخطاء ، Jira ، الاجتماعات ، كتابة التقارير ، إلخ). ويمكنك تصفية هذه التصنيفات لمعرفة مقدار الوقت الذي تم قضاؤه في مهام محددة ، مقابل الوقت المنقضي على تلك التي لا تساهم في تقدم المشروع.

نظام العلامات

يُظهر نظام وضع العلامات في Clockify المهام التي تحصل على معظم أو أقل وقت.

يمكن أن توفر مهام وضع العلامات تقارير إنتاجية مفصلة حقًا ، طالما يتم استخدامها بدقة. يمكنك العثور على أدلة حول الموضوع هنا:

  • تصنيف إدخالات الوقت

وحدات في الساعة

مرة أخرى ، لكي نتمكن من استخدام معادلة الإنتاجية ، يجب أن نقرر ما نستخدمه كمدخلات ومخرجات.

على سبيل المثال ، أنتجت شركة ما 130،00 دولار من المنتجات في أربعة أشهر. استغرق الأمر 15 موظفًا ، و 22 يوم عمل في الشهر ، و 8 ساعات عمل يوميًا.

الناتج هو 130،000 دولار. المدخل هو الساعات المتراكمة التي استغرقها الموظفون لتوليد تلك الإيرادات. إذن ، علينا حساب المدخل أولًا. سيجري الحساب على النحو التالي:

حساب الإنتاجية
الناتج المحدد هو 130،000 ، لكن لمعرفة عدد الساعات التي استغرقها إنتاج رأس المال ، علينا ضرب قيم جميع العوامل. والنتيجة هي 10 ، 560 ساعة لصنع منتج.

وللحصول على قيمة الإنتاجية ، نحتاج إلى قسمة القيمتين. يمكننا بعد ذلك أن نرى أن 22 موظفًا ينتجون 12.3 وحدة في الساعة في غضون 4 أشهر

عادةً ما يتم استخدام هذا النوع من الحسابات بواسطة شركات التصنيع المعقدة ، مثل Sony ، و Volkswagen ، و Siemens ، و Bosch ، إلخ.

وحدات في الساعة

ولحساب عدد الوحدات التي يصنعها الموظفون في الساعة ، علينا ببساطة عكس صيغة الإنتاجية المذكورة أعلاه.

إذا حققوا 12.3 وحدة في الساعة ، فسنضطر إلى تقسيم 60 دقيقة على 12.3.

الإنتاجية لكل ... الحساب
في اقتصاد المعرفة ، تكون هذه الصيغة قابلة للتطبيق إذا كنت تريد حساب ، على سبيل المثال ، عدد مكالمات المبيعات التي يجريها كل بائع في الساعة ، أو في التسويق عبر الهاتف وخدمة العملاء.

كما أنها مناسبة لشركات التصنيع الصغيرة ، ووظائف مثل الإرساء ، والتحميل ، وتجهيز الأغذية ، وما إلى ذلك.

إذا كنت مهتمًا بتجربة الآلة الحاسبة بنفسك ، فيمكنك العثور عليها هنا.

كيفية تكييف صيغة الإنتاجية

قلنا أن اقتصاد المعرفة له عوامل متعددة يحتاج إلى أخذها في الحسبان. ليس لدى الموظفين "هذه المهمة الواحدة فقط". سيكون لدى معظمهم مهام غير موجودة بالكامل في الوصف الوظيفي ، مما سيؤثر على إنتاجيتهم.

إذن كيف يمكنك حسابها بدقة ، مع مراعاة العوامل المختلفة؟

أنشئ خطًا أساسيًا

لتكون قادرًا على تحليل النتائج ، تحتاج أولاً إلى إنشاء خط أساس - النقطة المرجعية التي ستقيس على أساسها نتائج الإنتاجية.

هذا يعني مقارنة تكاليفك المقبولة والمتوقعة (مقدار المال والطاقة والقوى العاملة وساعات الإنتاج) بالنتائج الحقيقية.

في مثال مصممنا ، يمكن أن يكون 1.6 مسودة في الساعة هو مستوى الإنتاجية المتوقع لمديرهم - خط الأساس. ومع ذلك ، إذا كان خط الأساس ، على سبيل المثال ، مسودتان في الساعة ، فيمكن للمدير أن يقول إن المصمم يعمل بشكل ضعيف.

فيما يلي الخطوات المحددة لتكييف صيغة الإخراج / الإدخال وفقًا لاحتياجاتك الخاصة:

الخطوة 1: تحديد المدخلات الخاصة بك

حدد أي جانب من جوانب الإنتاجية تريد تقييمه. التي تحدد مدخلاتك.

يمكن أن تكون ساعات العمل والوحدات المنتجة والساعات الإنتاجية والتكلفة لكل ساعة وما إلى ذلك.

الخطوة 2: حدد مخرجاتك

الناتج هو النتيجة النهائية: المنتج النهائي. يمكن أن يكون مشروعًا تسويقيًا ، أو اكتساب عميل ، أو مبيعات ناجحة في شهر ، أو إيرادات ، وما إلى ذلك.

الخطوة 3: طبّق الصيغة

بعد اتخاذ قرار بشأن قيم المدخلات والمخرجات ، ما عليك سوى استخدامها في الصيغة الأساسية ، وحساب النتيجة.

الإخراج / الإدخال = الإنتاجية

الخطوة 4: قارنها بخط الأساس

عندما تحصل على النتائج ، قارنها بما حددته على أنه مستوى إنتاجي. يمكن أن يكون عدد ساعات العمل ، أو مقدار الموارد / الأموال التي يتم إنفاقها في إنتاج جزء واحد من المنتج ، وما إلى ذلك.

اعتمادًا على العوامل التي تقوم بتضمينها ، يمكن أن يصبح الحساب أكثر تعقيدًا ، كما في الأمثلة أعلاه.

3. قياس الإنتاجية بعيداً عن الأرقام

على الرغم من أنه ليس قياسًا للإنتاجية في حد ذاته ، إلا أن تحليل الإنتاجية من خلال الأهداف يمكن أن يكون أكثر فائدة بكثير من الأرقام المجردة. خاصة في اقتصاد المعرفة.

بسبب الجوانب العديدة التي تؤثر على إنتاجية المرء ، لا يمكننا الاعتماد فقط على الأرقام. لذلك ، بالإضافة إلى النهج المعتمد ، ستحتاج إلى استخدام طريقة (أو أكثر) من الطرق التالية:

القياس من خلال إدارة الوقت

الطريقة الأكثر استخدامًا لقياس إنتاجية الموظفين هي مدى إدارتهم لوقتهم بشكل جيد. سواء كانوا يأخذون وقتًا أطول أو أقل في مهام محددة ، أو مقدار الوقت الذي يقضونه في أشياء وضيعة ، أو يضيعون. الدراسات التي أجريت مذهلة ، وتكشف الكثير عن عاداتنا.

يمكن أن يمنحك شيء بسيط مثل الجدول الزمني نظرة عامة رائعة على الفريق بأكمله ومساهمات كل موظف في الإنتاج الكلي.

أبلغ عن

فيما يلي مثال على الجدول الزمني للفرد والفريق في Clockify ، وتقرير تم إنشاؤه بناءً على مقاييس الوقت المتعقبة.

باستخدام متتبع الوقت الرقمي ، يمكنك تعيين موظفين لمشروع ما ، والسماح لهم بتتبع الوقت في كل مهمة من مهامهم. يمكنهم حتى تصنيفها ، بحيث يمكنك بسهولة متابعة أي جانب من جوانب المشروع يكونون أكثر إنتاجية. وبالمثل ، يمكنك معرفة المواضع التي تواجههم فيها العقبات ومعالجتها في الوقت المناسب.

فيما يلي دليل متعمق حول إدارة وقت الموظفين يمكنك تقديمه للموظفين.

القياس من خلال تحديد الأهداف

يمكن لشركتين في نفس الصناعة أن تكونا منتجة وناجحتين بنفس القدر ولكن لا تزال لهما طرق مختلفة تمامًا.

يمكن للمرء أن يركز على فتح آفاق جديدة ، وبناء منتجات أفضل ، والمخاطرة من خلال الابتكار. هذا يحافظ على تفاعل العملاء وينتظرون رؤية الخطوة التالية.

يعمل الآخر على تحسين تجربة المستخدم الموجودة بالفعل ، وإتقان خدماتهم وجعلها في متناول جمهور أوسع. قدم مؤمن أحمد من Gleeds Construction Consultancy مثالاً رائعًا مع BMW و Toyota :

" كلتا الشركتين راسخة ولديها تراث طويل من النجاح ، ومع ذلك ، فإن كل واحدة منهما تنفذ إستراتيجية مختلفة تمامًا.

تشتهر تويوتا بإستراتيجيتها "الجودة الشاملة" ، والتي تميل إلى التركيز على تزويد أوسع سوق مرئي بمنتج يحتوي على جميع الوظائف المطلوبة بجودة ممتازة وبسعر مناسب لمعظم المستهلكين. قادت تويوتا وابتدعت هذا النوع من الإستراتيجيات ، خاصة خلال الثمانينيات والتسعينيات وأثبتت أنها ناجحة جدًا في الوفاء بوعودها للمستهلكين في جميع أنحاء العالم.

من ناحية أخرى ، BMW هي شركة تسعى جاهدة لتطبيق التكنولوجيا العالية والوظائف الإضافية لعملائها. تركز استراتيجية BMW على تقديم منتج من الدرجة الأولى يوفر مكانة المستهلك وتجربة فاخرة مقابل سعر مرتفع نسبيًا. لا تستهدف BMW شريحة واسعة من إجمالي سوق السيارات ، وبدلاً من ذلك ، فإنها تركز على القطاعات المتميزة فقط. "

أظهرت الدراسات أن الموظفين الذين يدركون الأهداف الشاملة لشركاتهم هم أكثر إنتاجية. يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا ، ويحصلون على إحساس بالهدف والمكان داخل هيكل الشركة. لقياس الإنتاجية من تحديد الأهداف ، يمكنك محاولة:

  • حدد المعالم التي تدفع المنظمة أقرب إلى الهدف
  • حدد مواعيد نهائية أصغر ، وفترات زمنية قابلة للتحقيق لكل قسم
  • مراقبة إدارة عبء العمل للموظفين
  • مقابله مع

في النهاية ، يمكنك استخدام حساب ساعات الإنتاج لمعرفة الوقت المستغرق للوصول إلى المرحلة الرئيسية.

ومع ذلك ، يمكنك تحقيق نفس الشيء بدون الصيغ - إذا تم الوصول إلى المرحلة الرئيسية ، فأنت على المسار الصحيح. ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكنك البدء في تحديد المشكلات في كل قسم وإيجاد طرق لإعادتها إلى المسار الصحيح.

القياس من خلال الأهداف

باستخدام هذه الطريقة ، يمكنك معرفة كيفية مساهمة مخرجات كل موظف في العمليات واسعة النطاق للشركة.

إحدى الطرق الموثوقة هي استخدام تقييمات الأداء. إنها طرق لتتبع ومراقبة الأداء الوظيفي العام للموظف ، ويمكن أن تتراوح من تتبع الحضور إلى العلاقات بين المكاتب والموافقة. في النهاية ، يمنحك فكرة عن إنتاجية الموظف على مستوى تجريبي أكثر.

القياسات وصفية إلى حد كبير ، وتستخدم أهدافًا محددة ، وتعتمد على تقييمات منتظمة 1: 1 (كل شهر أو ثلاثة أو ستة أشهر). لقد كتبنا أرشيفًا عن تتبع الأداء ، نشعر أنه يمكن أن يكون مفيدًا عند استخدام هذه الطريقة.

  • لماذا وكيف يتم إنشاء معايير الأداء (مع أمثلة)
  • إدارة الأداء: نصائح لإنشاء إطار عمل فعال
  • كيفية تتبع أداء الموظف (باستخدام القوالب)
  • كيفية حساب وتقييم أداء الموظف
  • مراجعة الأداء: 6 طرق شائعة

القياس باستخدام التغذية الراجعة بزاوية 360 درجة

يعتمد هذا النوع من القياس على جمع المعلومات من زملاء العمل لموظف معين. كان أول استخدام معروف لهذه الطريقة من قبل شركة Esso للأبحاث والهندسة في الخمسينيات من القرن الماضي ، ومنذ ذلك الحين خضع للعديد من التعديلات والتغييرات.

ومع ذلك ، تظل الفكرة الأساسية كما هي: يتم تقييم إنتاجية الشخص من قبل الأشخاص الذين يعملون معهم على أساس يومي. وليس فقط من أقسامهم الخاصة.

يشعر البعض بالقلق من أن هذه الطريقة يمكن أن تكون غير موثوقة. لا يمكن لأحد أن يعرف أبدًا كيف يمكن أن يكون زملاء العمل شخصًا ما موضوعيًا ، وما هو أكثر من ذلك ، قم بتقييمهم بناءً على أداء عملهم فقط. لحسن الحظ ، نحن نخطو خطوات واسعة في إصلاح هذه المشكلة من خلال توفير التدريب المناسب للتغذية الراجعة بزاوية 360 درجة.

أخيرًا ، يوصى به للشركات الصغيرة فقط ، حيث سيكون لدى موظفيها المزيد من التعاون وفرص الاتصال.

من الأهمية بمكان تحديد فترة التوقف حيث يمكنك تقييم ما إذا كانت الطريقة تعمل من أجلك. بالإضافة إلى ذلك ، سوف تتعقب التغييرات في السوق ومتطلبات العملاء ، لأن المشهد الاقتصادي يتغير كثيرًا ، بغض النظر عن الصناعة.

تعد إعادة تقييم أساليبك وتكييفها كل ستة أشهر إلى عام (حتى قبل ذلك إذا لزم الأمر) طريقة جيدة لمتابعة قياسات الإنتاجية. لأنه في حالة خفض تكاليف العمالة ، أو تغيير العملاء المستهدفين ، أو زيادة الموارد بشكل كبير ، فإنها ستؤثر جميعًا إلى حد كبير على كيفية إنجاز العمل.

ما الذي يؤثر على إنتاجية الموظف داخل الشركة؟

الآن سنلقي نظرة على بعض الأقسام داخل الشركة (على وجه التحديد تكنولوجيا المعلومات) ، وجميع العوامل التي تمثل مستويات إنتاجيتها.

للحصول على خبرة مباشرة ، أجرينا مقابلات مع عدد قليل من قادة فريق Clockify للتعرف على آرائهم حول قياس الإنتاجية ، وكيف يتعاملون معها.

دعم العملاء

أولاً ، كانت قائدة دعم العملاء لدينا ، جوفانا كانديك ، حول كيفية مراقبتها للإنتاجية والعوامل التي يتم قياسها وتحليلها:

جوفاناك " بشكل عام ، تُقاس الإنتاجية في دعم العملاء بعدد التذاكر التي تم حلها ، ووقت الحل الأول ، ووقت الرد الأول ، ... وهذا يتعلق فقط بالتذاكر. ننظر أيضًا إلى عدد رسائل الدردشة المقبولة ، ونسبة المكالمات الفائتة أو المفقودة ، ومتوسط ​​وقت الاستجابة ، وما شابه.

إنه قابل للقياس بدرجة كبيرة ، لأن لدينا الكثير من المقاييس ، ولكن هناك أيضًا خطر فقدان النقطة الأساسية في جميع البيانات. "

هذه نقطة أخرى لصالح نهج أكثر تجريبية لقياس الإنتاجية حيثما أمكن ذلك. الاعتماد على الأرقام كثيرًا يمكن أن يضر بالموظفين ، خاصة عندما لا تؤخذ العوامل الخارجية في الاعتبار.

الموارد البشرية

لقد طلبنا أيضًا من بيلجانا راكيتش ، رئيس قسم الموارد البشرية في Clockify ، أن تتناول الموضوع:

بلجانار " نحن ننظر إلى القيم الكمية ، مثل عدد الموظفين الذين اتصلنا بهم للتشاور والتقييم في شهر واحد ، على سبيل المثال. لكننا نأخذ في الاعتبار أيضًا الرضا العام ، وعدد التدريبات والدورات التي يمكننا تقديمها في غضون عام.

بالإضافة إلى ذلك ، نحن نراقب ونقيس عملية التوظيف - عدد المرشحين الذين تم الاتصال بهم ، ومعدل الاستجابة ، وما شابه ذلك. لقد بدأنا أيضًا في تضمين استطلاعات الرضا ، حيث يمكن للمرشحين المحتملين تقييم التجربة مع ممثل الموارد البشرية ".

المبرمجون

أخيرًا ، شارك المبرمج الرئيسي لدينا ، Ljubomir Simin ، سنتيه حول كيفية تعامله مع مقاييس الإنتاجية:

ljubomirs " حسنًا ، من ناحية أخرى ، لديك مقاييس قابلة للقياس الكمي - مثل عدد عمليات تنفيذ التعليمات البرمجية ، أو العمليات على GitLab ، ونشاط التحكم في المصدر (عدد التغييرات ، والمراجعات ، وما إلى ذلك). البيانات تركيبية نوعًا ما ، لكنها توفر أساسًا.

من ناحية أخرى ، هناك مقاييس تعتمد على النتائج - هل استوفى الشخص المواعيد النهائية ، وكم عدد الأخطاء الموجودة ، وما إلى ذلك. أنا شخصياً أفضل قياس الإنتاجية بناءً على مواعيد نهائية أكبر ، عندما يتعلق الأمر بمزيد من الميزات الرئيسية التي نريد تنفيذها. المهام الصغيرة ، مثل المهام التي تقوم بها عدة مرات يوميًا ، لها تأثير ضئيل جدًا ، حقًا. ومع ذلك ، فإننا نقوم بتقييم كل ذلك بشكل أو بآخر أثناء مراجعات الأداء ".

لماذا يجب عليك قياس إنتاجية الموظف

الآن ، كل هذه المعلومات تطرح السؤال التالي: هل حساب إنتاجية الموظف وتحليل كل تلك البيانات يستحق العناء حقًا؟

فوائد قياس الإنتاجية على نطاق واسع

1. الاستخدام الأفضل للموارد

كما ذكرنا من قبل ، الإنتاجية هي نتيجة لكيفية استخدام الموارد والمهارات بشكل جيد لإنتاج المخرجات. إن معرفة كيفية عمل موظفيك ، والبرامج التي يستخدمونها ، وكيفية تواصلهم مع زملائهم في العمل يمكن أن يمنحك جميعًا فكرة عن الأماكن التي لا تستخدم فيها مواردك بشكل كافٍ أو إذا كنت بحاجة إلى تقديم شيء جديد.

ستعرف ما إذا كنت تريد الحصول على برامج جديدة ، وتقديم تدريبات ودورات إضافية ، وما إذا كان هناك الكثير من العمل الإضافي ، وما إلى ذلك.

2. يحدد الخطوات غير الضرورية

تذكر المثال مع الصياد منذ البداية؟ تدور الإنتاجية حول الحفاظ على طاقة الموظف لمساعدته على التركيز على المهام المهمة. لا ينبغي لهم إنفاقها على المهام التي يمكن استبعادها أو تنفيذها من قبل الآخرين.

الموظفون غير المثقلون بالعبء هم أكثر إنتاجية وسعادة وحريصون على العمل بجدية أكبر (ولكن ليس أكثر - لذلك لا تستغل هذه الفرصة لزيادة عبء العمل الخاص بهم!).

3. يقلل التكلفة على جميع المستويات

عندما تحسب الإنتاجية بناءً على نسبة الإنتاج إلى رأس المال المستثمر ، يمكنك بمرور الوقت معرفة مكان إجراء تغييرات في الميزانية. ربما تكلفك بعض العمليات أكثر من اللازم ، وهو ما لن تكون على دراية به بدون بيانات الإنتاجية التي جمعتها على مدار فترة زمنية.

الشيء نفسه ينطبق على تكاليف الوقت والطاقة والقوى العاملة.

4. يبقيك قابلاً للتكيف مع السوق

إنه مثل إبقاء إصبعك على نبض الشركة. عندما يتغير السوق ، ستتغير استراتيجيات شركتك لمواكبة الطلب والمنافسين والاتجاهات. يمكن أن يعاني الموظفون تحت الضغط وزيادة السياسات أو تغييرها.

يمكن أن يؤدي تتبع إنتاجيتهم من خلال طريقة ثابتة إلى الإشارة إلى المشكلات في وقت مبكر ، قبل حدوث أي ضرر دائم.

5. يعكس أداء النظام

عندما تكون على دراية بمستويات إنتاجية موظفيك ، في الوقت المناسب ، سيُظهر مدى جودة أداء نظامك. سيكون تنفيذ التغييرات أسهل ، وستعرف بالضبط متى وأين وكيف ، دون الإضرار بالشركة. لا وقت ضائع ، ولا خسائر مالية ، وتحولات أقل إجهادًا.

الفوائد الفردية لقياس الإنتاجية

1. أقل وقت ضائع

يمكن أن تكون أسباب إضاعة الوقت كثيرة. ومع ذلك ، يبدو دائمًا أن أحد أكبر العوامل هو وسائل التواصل الاجتماعي ، وأوقات التوقف الأطول أثناء فترات الراحة ، وتأخير إنهاء المهام وما إلى ذلك. يمكن أن يكشف قياس الإنتاجية عن جيوب الخمول هذه ، وعدد مرات حدوثها.

بينما يمكنك أن تغض الطرف عن بعض الوقت الضائع إذا حدث بشكل غير متكرر ، إلا أن الكثير منه يمكن أن يسبب تسويفًا شديدًا ، مما يؤدي إلى تسريع العمل والتوتر بسبب المواعيد النهائية الوشيكة. ولا يدرك معظم الموظفين مقدار الوقت الذي يقضونه في التصفح بلا تفكير!

أثناء تتبع وقتهم وتحليل التقارير ، يمكنك استخدام هذه البيانات لشرح كيف أن هذا الإلهاء القصير المخادع يضيف الكثير. سواء كانوا على دراية أو غير مدركين لذلك ، سيبدأ الموظفون في أن يكونوا أكثر وعيًا ، ويمكنك معًا تحديد أهداف لتقليل وقت التصفح.

  • كيفية التعرف على الوقت الضائع
  • أفضل الطرق لتتبع ساعات عمل الموظف

2. زيادة الإنتاجية

نظام راسخ لتحليل الإنتاجية يبسط أخلاقيات عمل الناس. مع العلم أنه يتم تقييم عملهم ومكافأته وفقًا لذلك ، فمن المرجح أن يشعروا بالرضا والتحفيز للعمل بجدية أكبر.

يؤدي المزيد من الرضا في العمل إلى ضغوط أقل وتقليل معدل دوران الشركة.

3. المزيد من الموظفين المهرة

كما ذكرنا سابقًا ، يمكن لنتائج قياسات الإنتاجية تحديد الفجوات في سير العمل في الوقت المناسب وتحديد سبب ذلك بدقة. في حين أن العديد منها يمكن أن يكون عوامل خارجة عن إرادتك (الأمور العائلية ، القضايا المالية ، الصحة العقلية أو الجسدية ، إلخ) ، فإن تلك التي يمكنك رؤيتها والتحكم فيها تفتقر إلى المهارات أو التوجيه.

يمكنك إصلاح هذا من خلال تنظيم التدريب المناسب ، وإتقان مهارات معينة ، وتوفير مواد القراءة أو الموجهين للمساعدة في سد أي فجوات في المعرفة.

4. المزيد من الموظفين الدافعين

قياس الإنتاجية يعني أنه يمكنك تقييم موظفيك بشكل متكرر. هذه فرصة لتذكيرهم بتوجه الشركة وإعلامهم بدورهم فيها. وبالتالي ، فأنت تساعدهم في تكوين مُثُل وأهداف مهنية يمكن أن تتماشى مع تلك الخاصة بالشركة.

فهو يجعلهم يشعرون وكأنهم أقل ترسًا في آلة ، ويشبهون إلى حد بعيد جزء لا يتجزأ من الصورة.

أخيرًا ، يقدم مدرب الإنتاجية ومؤلف The Productivity Zone Penny Zenker حالة لتحديد ما تعتبره الإنتاجية ، وكيف يمكن أن يؤدي معرفة هؤلاء إلى وضع خطة تحسين الإنتاجية أو كسرها. في هذه المقابلة ، تتحدث عن إدارة الطاقة ، ولماذا يمكن أن تكون المواعيد النهائية الأقصر أفضل ، وكيف يجب تكييف أساليب الإنتاجية مع كل فرد.

ختاما

قياس الإنتاجية هو موضوع يغطي العديد من الطرق المختلفة. مع هذه المقالة ، أردنا تقديم عدد الأوجه الموجودة لها. وعلى الرغم من أن الصيغ والمقاييس قد تبدو معقدة ، فإن الفكرة الأساسية تظل بسيطة بشكل لا يصدق: الإنتاجية = الإخراج / الإدخال.

ومع ذلك ، ما يمكننا استنتاجه من الأبحاث المنشورة والأوراق وشهادات الخبراء هنا ، هو أن الاعتماد على البيانات فقط يمكن أن يضر بتحليلك. يجب أن يكون لديك شكل من أشكال المدخلات الشخصية ، وردود الفعل من الموظفين الآخرين لتكوين صورة كاملة عن إنتاجية شخص واحد.

لأنه في النهاية ، تتأثر الإنتاجية بالعديد من العوامل. وأي منها تقرر أن تأخذها في الاعتبار يعتمد على المثل العليا والأهداف الخاصة بشركتك. نأمل أن تقدم هذه المقالة بعض الأفكار المفيدة حول المبادئ العامة (وبعض المبادئ الأكثر تحديدًا) لقياس الإنتاجية. حظا طيبا وفقك الله!