الخميس التقني: تصميم تخطيط المكتب الحرج ونصائح خطة الجلوس للموظفين الأكثر سعادة

نشرت: 2021-08-08

اليوم ، يعمل المزيد من الأشخاص من المنزل أو من مساحات العمل المشترك على الأقل في جزء من الأسبوع. وجدت الأبحاث أن مساحات العمل المادية تؤثر على رفاهية الموظف وإنتاجيته. كما أن تصميم المكاتب المفتوحة في كل مكان يقلل من التعاون ، وفقًا لدراسة أجرتها جامعة هارفارد عام 2018.

تصميم المكاتب في حالة تغير مستمر ، والشركات تعيد التفكير في تخطيطات مكاتبها لتحسين سعادة الموظفين ومشاركتهم وإنتاجيتهم. اقرأ للحصول على 5 نصائح وحيل لتحديث تصميم مكتبك ، ودليل لاستخدام تخطيط الجداول الاجتماعية وبرامج الجلوس لإنشاء تصميمات مكتبية تعمل.

1. إنشاء تخطيطات مكتبية متعددة الاستخدامات تعزز المجتمع والإبداع

لحسن الحظ ، أصبحت أيام المقصورات عالية الجدران وراءنا. ولكن إذا كانت مخططات الطوابق المفتوحة مشكلة أيضًا ، فما هي الطريقة الصحيحة لتصميم مساحة عمل مرحب بها وتعزز التركيز والمشاركة؟

خذ صفحة من صعود مساحات العمل المشتركة وفضل مساحات العمل بمزيج من أنماط الأثاث ومناطق العمل في جميع أنحاء المكان. قم بتضمين المناطق التي يمكن للموظفين أن يجتمعوا فيها في مساحات مركزية مشتركة مصممة لمجموعات مختلفة الأحجام. من خلال المواقع المتنوعة ، يمكن لأعضاء الفريق تبادل الأفكار الإبداعية لمشروع قادم ، أو متابعة الأسئلة العالقة من اجتماع ، أو دفع الفريق للوفاء بالموعد النهائي.

عناصر التصميم التي تجمع الموظفين معًا ، بدلاً من التفريق بينهم:

  • تشكل الطاولات الكبيرة ذات الطراز العائلي مع مزيج من المقاعد والكراسي نقاط تجمع ممتازة. ضعهم في أحد طرفي غرفة كبيرة ، بحيث يمكن لأكثر من مجموعة كبيرة أن تتجمع في نفس الوقت ، إذا لزم الأمر.
  • منطقة استراحة مفتوحة مع جزيرة مطبخ مُجهزة بمقاعد بار. قم بتضمين المنافذ الكهربائية ومحطات الشحن حتى يتمكن الأشخاص من العمل وإعادة شحن أجهزتهم المحمولة أثناء تناول وجبة خفيفة.
  • قم ببناء بار لصنع القهوة في موقع مركزي مع مزيج من الطاولات الطويلة وطاولات المقهى القريبة. هذه طريقة ممتازة للتأكد من أن العاملين من الإدارات المختلفة يعبرون المسارات في بعض الأحيان.
  • قم بتضمين مناطق العمل "المريحة" مع الأرائك وكراسي النادي التي تشجع على الانتظار لبعض المحادثات الصغيرة وتحديثات المشروع.
  • أنشئ زوايا ترحيب حيث يمكن للأشخاص العمل بمفردهم والتواصل مع زملاء العمل القريبين عند الحاجة.

تصميم مخططات جلوس المكتب ، بدون ضغوط

ابدأ مجانًا

2. إنشاء ترتيبات الجلوس التي تدعم التعاون

وجدت دراسة أجراها معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا عام 2017 أن الباحثين كانوا أكثر عرضة بثلاث مرات للمشاركة في تأليف أوراق مع أشخاص عملوا في محيطهم المباشر مقارنة بمن عملوا على بعد 400 متر. تدعم هذه الدراسة النتائج التي توصل إليها الباحث في مساحة العمل وأستاذ معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا Thomas Allen ، الذي طور "Allen Curve" في السبعينيات. وجد بحثه أن الأشخاص الذين يعملون بالقرب من بعضهم البعض يميلون إلى التفاعل أكثر وتطوير الأفكار معًا ، بينما ينخفض ​​التعاون مع ابتعاد العمال عن بعضهم البعض.

لذلك ، في حين أن المساحات التعاونية ضرورية ، فإن المكان الذي تضع فيه محطات العمل للموظفين الفرديين مهم أيضًا ، كما هو الحال بالنسبة لتركيز شركتك أو قسمك. على سبيل المثال ، يجب أن تكون الفرق في الصناعات سريعة التغير ، مثل التسويق والتكنولوجيا ، قريبة من بعضها البعض في بيئة تشجع على التواصل. لكن المواقف المكثفة في البحث والتحرير قد تتطلب ركنًا هادئًا حيث تكون المقاطعات قليلة. أشياء يجب مراعاتها عند تعيين مقاعد للمكتب:

  • بشكل عام ، يجب أن يجلس أعضاء الفريق الذين يعتمدون على الإبداع والارتداد المتكرر للأفكار بالقرب من بعضهم البعض لتعزيز التعاون. قد تشمل الأدوار التي تستفيد من المجموعات الإبداعية فرق البحث والتطوير والتسويق.
  • الأفراد لديهم طرق مختلفة للعمل الأكثر إنتاجية. على الرغم من أن إبقاء الفرق قريبة من بعضها غالبًا ما يكون هو الخيار الصحيح ، انتبه عندما يخبرك أصحاب الأداء العالي أنهم يعملون بشكل أفضل بعيدًا عن الصخب.
  • اجعل العاملين لديك استراتيجيًا. وجدت دراسة أجرتها كلية هارفارد للأعمال وشركة حلول خدمات الأعمال Cornerstone OnDemand أن الإنتاجية وجودة العمل زادت عندما قمت بترتيب مخططات المقاعد لتجميع بعض العمال معًا. وجدت الدراسة أن جلوس العمال ذوي الإنتاجية العالية / العمل منخفض الجودة بالقرب من أولئك الذين لديهم إنتاجية منخفضة / عمل عالي الجودة أدى إلى تحسين أداء كلا النوعين من الموظفين. وفي الوقت نفسه ، كشف البحث أنه كان من المثالي وضع متوسطي الأداء بالقرب من بعضهم البعض.
تخطيط غرفة الاجتماعات

تؤثر مساحات العمل المادية على رفاهية الموظفين وإنتاجيتهم ، كما أن تصميم المكتب المفتوح يقلل من التعاون.
انقر للتغريد

3. إنشاء مساحات مكتبية تدعم رفاهية الموظف

يقضي الموظفون ما يقرب من ثلث حياتهم في العمل. يؤثر شعورهم تجاه عملهم ومساحات عملهم على الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين وقدرتك على جذب الأفضل والأذكى في مجالك. إليك كيف يمكن للتخطيط ووسائل الراحة الخاصة بك تعزيز رفاهية الموظف:

  • دع النور يعبر إلى هناك. الضوء الطبيعي مهم بشكل متزايد للعمال. حسب ما تسمح به المساحة والنوافذ ، صمم مساحة العمل الخاصة بك بحيث يكون أكبر عدد من الموظفين بالقرب من مصادر الضوء الطبيعي.
  • أضف النباتات والمساحات الخضراء في جميع أنحاء المكتب.
  • أنشئ "غرف إعادة شحن" حيث يمكن للموظفين أخذ قيلولة أو التأمل أو تحويل تركيزهم بعيدًا عن العمل لفترة قصيرة.
  • ضع في اعتبارك المكاتب التي تتحول من الجلوس إلى الوقوف.
  • قدم خيارات جلوس وطاولات متنوعة لتعزيز الحركة. في بعض الأحيان ، يساعد تغيير المشهد الموظفين على الحفاظ على الإنتاجية.

4. تضمين مساحات عمل "هادئة" وخاصة لتعزيز الإنتاجية

يحتاج الموظفون إلى مواقع موثوقة لفترات عمل مركزة. ستعتمد نسبة المناطق الهادئة إلى المساحات العامة ، مرة أخرى ، على نوع مشاريع الموظفين. يحتاج محللو البيانات واستراتيجيو الأعمال والكتاب ، على سبيل المثال ، إلى مساحة يمكنهم من خلالها الغوص في عملهم دون انقطاع بين جلسات العصف الذهني والاجتماعات. وفي الوقت نفسه ، عادة ما يكون عمل مديري الموارد البشرية ومديري المشاريع تعاونيًا طوال اليوم.

نصائح لتصميم تخطيط مكتب يمنح الموظفين الهدوء الذي يحتاجون إليه:

  • موظفو المجموعة الذين يحتاجون لفترات طويلة من التركيز بالقرب من بعضهم البعض.
  • إذا أمكن ، حدد الموظفين الذين يحتاجون إلى الهدوء في مكان قريب أو في غرفة منفصلة عن المساحات التعاونية بحيث تكون محادثات زملاء العمل أقل تدخلاً.
  • قم بإنشاء غرف عازلة للصوت لمكالمات المؤتمرات والمبيعات. يحتوي مكتب Google في أمستردام على قوافل لطيفة حول المكتب للاجتماعات التي لا تقاطع بقية المكتب.
  • قم بتعيين منطقة راحة واحدة (مع الأرائك والكراسي الناعمة) للموظفين الذين يحتاجون إلى الهدوء حتى يتمكنوا من الاستمتاع بتغيير المشهد على مدار اليوم مثل زملائهم في العمل الأكثر تعاونًا.

نصيحة إضافية: تعلم مفاتيح "التركيز العميق" خارج المكتب من خبير الإنتاجية كال نيوبورت في هذه المقابلة مع صحيفة نيويورك تايمز حول كيفية التركيز في العمل.

5. فكر في ترتيب جلوس مكتبك على أنه مرن وليس ثابتًا

اليوم ، الإطار الزمني لإعادة تصميم المكاتب هو سنوات وليس عقود. حتى أن عددًا قليلاً من الشركات تغير ترتيبات الجلوس في مكاتبها كل بضعة أشهر. تستخدم Kayak الموظفين الجدد كفرصة لتغيير أماكن الجلوس في المكتب ، بينما تسمح شركة الألعاب Valve للموظفين بالانتقال إلى الأماكن التي تعمل بشكل أفضل للمشاريع الجديدة مع محطات العمل المتنقلة على عجلات.

في حين أن المكاتب المتدحرجة غير ممكنة في كل مكان عمل ، يجب أن يتبنى مديرو الموارد البشرية والمكاتب عقلية "تغييرها". عندما يضر موقع المكاتب والطاولات المشتركة بالإنتاجية ، تحدث إلى الموظفين حول الإعداد الأمثل ، وقم بإجراء التغييرات. المرونة ضرورية لخدماتك وموظفيك - يجب أن تعكس مساحة مكتبك هذه القيمة.

كيفية تصميم مخطط جلوس لمكتب في 7 خطوات بسيطة

يمكن أن يساعدك استخدام مصمم مخطط الأرضية في تصور تصميمات المكاتب والتجديدات في جميع أنحاء عملك - من سان فرانسيسكو إلى سنغافورة. باستخدام أداة ترتيب التخطيط والمقاعد ، يمكنك إنشاء التصميم وإجراء التغييرات بشكل أكثر كفاءة مما لو كنت ترسمه على الورق. يمكنك استخدام الأداة لتخزين تخطيطات مكاتب متعددة لعمليات إعادة التصميم المستقبلية ، ولمشاركة الأفكار والإلهام مع أعضاء فريقك أثناء عملية التصميم.

قم بعمل مخطط جلوس في المكتب ببضع نقرات

ابدأ مجانًا

اتبع هذه الخطوات لاستخدام أداة مخطط الأرضية للجداول الاجتماعية لمساعدتك في تصميم تخطيط مكتب تفخر بمشاركته مع فريقك:

الخطوة 1: أنشئ حدثًا جديدًا

حدد "الأحداث" من القائمة الموجودة على اليسار ، متبوعًا بـ "+ إنشاء حدث" في الزاوية اليمنى العليا. لإعادة تصميم مكتب شركة في شيكاغو ، قم بتسمية الحدث الخاص بك "Chicago Office Layout" ، أو شيء مشابه. تريد أن تكون قادرًا على الوصول إلى هذه الملفات بسهولة عند الحاجة. أضف تاريخ حدث يتتبع تصميم المكتب أو الجدول الزمني للتجديد.

الخطوة 2: إنشاء أو تحميل تخطيط المكتب

إذا كان مكتبك على شكل مستطيل بسيط ، فيمكنك إدخال طول وعرض المساحة للبدء. ولكن في معظم الحالات ، سترغب في تحميل مخطط طابق موجود بالمكتب بتنسيق .pdf أو .jpg أو .png. يضمن ذلك أن يشتمل التصميم على جميع الزوايا وقاعات المؤتمرات وقاعات المدخل حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من المساحة. يجب أن يكون لدى مدير المكتب التصميم ، أو يمكنك الاتصال بمدير المبنى إذا كنت تستأجر مكتبك.

الخطوة 3: إنشاء لوحة رؤية لتصميم المكاتب

استخدم قسم "تحميل الملفات" لإنشاء لوحة رؤية للمشروع. أضف صورًا إلى مستند وقم بتحميل المستند إلى الحدث. يعد هذا مكانًا ممتازًا لتخزين صور أثاث المكاتب الذي تختاره ، أو تصميم إلهام من مكاتب أخرى.

الخطوة 4: قم بإنشاء قائمة بموظفي المكتب

قم بإنشاء قائمة "الحضور" لإعادة تصميم المكتب مع موظفيك كضيوف. حدد "التخزين" من القائمة الموجودة على اليسار ، ثم حدد "+ جديد" في الزاوية اليمنى العليا. يمكنك بعد ذلك إضافة جميع الموظفين في المكتب مرة واحدة باستخدام ملف CSV ، أو إضافتهم واحدًا تلو الآخر.

استخدم قسم الملاحظات لتضمين التفاصيل التي تؤثر على ترتيبات الجلوس ، مثل تحديد أعضاء فريق المشروع الذين يحتاجون إلى مساحات عمل بالقرب من بعضهم البعض أو موظف الاستقبال الذي يجب أن يكون بالقرب من المدخل.

الخطوة 5: تصميم تخطيط المكتب

هذا هو الجزء الممتع! حدد "تخطيط مكتب شيكاغو" وحدد صورة الكرسي (كائنات) من القائمة الموجودة على اليسار. استكشف الخيارات واترك تصميم مكتبك يتشكل عن طريق تحديد الكائن الذي تريده ، وسحبه إلى التخطيط ، والنقر في المكان الذي تريد وضعه فيه في المساحة. اختر من بين الطاولات المستطيلة والعثمانية والأرائك وطاولات القهوة والسراخس والمزيد. يمكنك نقلها وتغيير مكانها أثناء التنقل ، وحفظ الإصدارات إذا لم تكن متأكدًا من التغييرات. فيما يلي بعض النصائح الإضافية لتوجيه عملية التصميم:

  • ابدأ بإضافة السلالم والأبواب والنوافذ بالإضافة إلى العوائق والتركيبات الدائمة في الفضاء.
  • حدد أشكال الطاولات والكراسي الأقرب لما تتخيله للمساحة.
  • أو يمكنك إنشاء كائنات مخصصة.
  • استخدم عناصر "الطعام والشراب" مثل "بار" و "محطة المشروبات" و "طاولة القهوة" لإنشاء مناطق مشتركة للقهوة والوجبات الخفيفة والمشروبات.
  • استخدم "الصوت والمرئي" لتحديد موقع المنافذ الكهربائية والإضاءة ، بالإضافة إلى شاشات العرض وأجهزة التلفزيون لعقد مؤتمرات الفيديو.
  • استخدم "Admin & Business" وحدد "Flip Chart" أو "Easel" لتعيين السبورات البيضاء.
  • تحت عنوان "أثاث" ستجد خيارات "صوفا" و "لوفيسيت" ، وهي مثالية لتصميم تعاون مريح أو مناطق هادئة.
  • الحصول على الإبداع! حدد "Card Table" ضمن "Admin & Business" لتعيين منطقة مكتب للمتعة والألعاب. أضف المساحات الخضراء إلى مكتبك عن طريق الاختيار من قائمة "النباتات". (المكاتب الخضراء لها أيضًا تأثير إيجابي على الوظيفة الإدراكية وعافية الموظفين.)

الخطوة 6: إنشاء مخطط جلوس المكتب

قم بمطابقة الموظفين مع محطات العمل الخاصة بهم عن طريق تحديد "الكائنات" ثم تحديد النقاط الأفقية الثلاثة في أسفل القائمة على اليسار. حدد "الحضور" ، وستظهر قائمة أسماء الموظفين التي قمت بإنشائها مسبقًا. حدد اسمًا ثم انقر فوق المكتب حيث سيجلسون.

الخطوة 7: مشاركة تخطيط المكتب ومخطط الجلوس

يجعل صانع مخطط الأرضية في Social Table من السهل إرسال تخطيط المكتب إلى صانعي القرار وأعضاء الفريق. لمشاركة التصميم ، قم بإنشاء ملف PDF قابل للمشاركة باستخدام أيقونة PDF في الزاوية اليمنى العليا عندما تكون في "تخطيط مكتب شيكاغو".

من المفيد بشكل خاص مشاركة التخطيط عند تصميم مكتب في ولاية أخرى أو حتى دولة أخرى. قد يلاحظ الموظفون الذين يعملون في الفضاء كل يوم مشاكل في التصميم أو ترتيب المقاعد لا تعرفها عن بعد. إنها أيضًا طريقة مفيدة لإثارة الحماس بشأن تخطيط المكتب المحسّن.

هل أنت جاهز لتصميم (وإعادة تصميم) مكاتب شركتك بسهولة؟ استكشف الاحتمالات باستخدام برنامج تخطيط أحداث الجداول الاجتماعية.

إضفاء الحيوية على مقاعد المكتب الأفضل

يتعلم أكثر

هل تبحث عن مزيد من المعلومات حول تصميم تخطيط المكتب؟

كيف أقوم بتصميم تخطيط مكتب؟

نوصي بالحصول على مخطط أرضي لمساحة مكتبك قبل شراء أي أثاث. ثم حدد بعض الخيارات لأنواع أثاث المكاتب التي تريدها ، واستخدم أداة تخطيط عبر الإنترنت لترى كيف تتناسب الخيارات المختلفة مع المساحة.