ما هي الفاتورة المتكررة؟ + كيفية إعداد واحد لسهولة المال

يعد إنشاء نظام دفع فعال من أكبر التحديات عند إدارة الأعمال التجارية. عادة ما تتبع الفواتير رسائل بريد إلكتروني للمتابعة ومكالمات للعملاء. بالنسبة للشركات الصغيرة التي تفتقر إلى الأمان النقدي والموارد الهائلة ، يمكن أن يكون كل تأخير في السداد مقلقًا.

ماذا لو كانت هناك طريقة لأتمتة عملية الفوترة بالكامل وشحن الشركة مسبقًا بطريقة تعود بالنفع على كلا الجانبين؟ هذا هو المكان الذي يتم فيه تشغيل الفاتورة المتكررة.

يسمح لك بإنشاء نظام يتم فيه إرسال فاتورة إلى عميلك على فترات منتظمة. عادة ما تكون مرتبطة ببطاقات الائتمان الخاصة بهم مقابل مبلغ متفق عليه ، مما يساعد كلا الجانبين على البقاء على رأس مدفوعاتهم.

في هذا الدليل ، سنلقي نظرة على بعض مزايا الفاتورة المتكررة وكيف يمكنك إعداد نظام الفوترة. سنرى أيضًا ما إذا كان النظام مناسبًا لعملك. دعنا نتعمق!

ما هي الفاتورة المتكررة؟

الفاتورة المتكررة هي فاتورة يتم إرسالها تلقائيًا إلى عملائك على فترات منتظمة. تحتوي هذه على نفس تفاصيل الفاتورة وهي مثالية للشركات التي تقدم نفس الخدمة على فترات منتظمة.

يساعدك على إنشاء نظام فعال يقوم بفواتير عملائك بانتظام دون متاعب التذكيرات وإرسال الفاتورة يدويًا.

الشركات التي تستخدم الفواتير المتكررة عادةً هي شركات التأجير والخدمات القائمة على الاشتراك وشركات التسويق والاستشاريين. ومع ذلك ، فإنه لا يقتصر على هذه الصناعات وحدها. يمكن لأي شركة تقدم القليل من التغيير أو لا تقدم أي تغيير على خدماتها إعداد فواتير متكررة لتبسيط عملية إعداد الفواتير الخاصة بها.

هل تحتاج إلى مزيد من العملاء؟

احصل على المزيد من العمل المستقل مع كتابنا المجاني: 10 عملاء جدد في 30 يومًا . أدخل بريدك الإلكتروني أدناه وهو كل ما يخصك.

التحميل الان

على سبيل المثال ، إذا كنت تمتلك وكالة تحسين محركات بحث صغيرة ، فيمكنك تقديم حزمة تسويق ثابتة لعملائك. من المحتمل أن يكون للحزمة تسعير قياسي شهري. بدلاً من إعداد فاتورة كل شهر بنفس التفاصيل ، يمكنك ببساطة استخدام فاتورة متكررة تقوم بفواتير عملائك.

يمكن للشركة استخدام فاتورة متكررة بعد حصولها على إذن من العميل ليتم تحصيلها بانتظام مقابل مبلغ منتظم. ثم تستمر الرسوم حتى تاريخ إنهاء العقد أو عندما يقرر العميل تغيير عملية إعداد الفواتير.

غالبًا ما تكون الفواتير المتكررة آلية وتعتمد على البرامج للقيام بالعمل نيابةً عنك. ما عليك سوى تعيين النموذج بتفاصيل العميل والجلوس. يمكنك اختيار إما إرسال الفاتورة تلقائيًا كل شهر أو إجراء تغييرات لوظائف لمرة واحدة قبل إرسالها إلى العميل.

تختلف الفاتورة المتكررة عن الفاتورة القياسية بطريقتين رئيسيتين:

أولاً ، تختلف تفاصيل الفاتورة القياسية وفقًا للخدمة. تختلف كل فاتورة قياسية ويتم وضعها بعد تسليم الخدمة.

ثانيًا ، يتم تحديد معظم تفاصيل الفاتورة المتكررة مسبقًا وتعتمد على الحزمة التي يصفر فيها العميل. ومع ذلك ، يتم ملء تفاصيل الفاتورة القياسية بعد الخدمة. في بعض الحالات ، قد يطلب العميل مراجعة الفاتورة.

الفاتورة المتكررة هي عنصر أساسي في أي شركة صغيرة تقدم خدمات مجمعة على فترات منتظمة. في القسم التالي ، سنلقي نظرة على بعض مزايا استخدام نظام الفوترة هذا.

فوائد استخدام الفاتورة المتكررة

تساعدك الفاتورة المتكررة على تبسيط عملية المحاسبة الخاصة بك. دعونا نلقي نظرة على بعض فوائد استخدام هذا النظام.

1. يحسن التدفق النقدي

توفر الفاتورة المتكررة الدخل على فترات منتظمة. يحصل التدفق النقدي الخاص بك على دفعة ثابتة شهريًا لمساعدتك على تغطية التكاليف والنفقات بسبب الإيرادات المتكررة.

إن معرفة مقدار المال الذي سيأتي يساعدك أيضًا على عمل توقعات دقيقة للتدفق النقدي. لا يعني ذلك أن الفواتير المتكررة يجب أن تكون الأساس الوحيد لتوقعات التدفق النقدي الخاصة بك. ومع ذلك ، فإنه يساعدك في معرفة مقدار الأموال التي يمكنك تحويلها إلى مصارف كل شهر.

بمجرد تحديد المبلغ الذي ستكسبه كل شهر ، تصبح نفقات التخطيط أيضًا أكثر سهولة. يمكن أن يساعدك الدخل الشهري المضمون في اتخاذ قرارات عمل مدروسة بشأن مكان وكيفية تخطيط نفقاتك.

2. تسريع المدفوعات الخاصة بك

واحدة من أكبر العقبات التي تواجه الشركات الصغيرة هي الحصول على المدفوعات في الوقت المحدد. يمكن أن تساعدك الفاتورة المتكررة في قطع رسائل البريد الإلكتروني والمتابعات اللانهائية. نظرًا لأن معظم المدفوعات المتكررة يتم تحديدها مسبقًا ، فإن العميل لديه فكرة أفضل عن موعد استحقاق الدفع ويمكنه التخطيط بشكل أفضل.

عن طريق إرسال الفواتير على فترات منتظمة ، يمكنك تشجيع عملية الدفع الروتينية. عندما يعرف العملاء متى يتوقع منهم الدفع ، فقد يساعدهم ذلك في تخطيط جداول الدفع الخاصة بهم بشكل أفضل.

بمجرد إنشاء الروتين ، من المحتمل أن يكون هناك عدد أقل من المدفوعات الفائتة. يساعدك على تجنب المتابعات المحرجة ويوفر الوقت. بالنسبة للعميل ، لا يتعين عليهم تذكر إجراء الدفع وتجنب الرسوم المتأخرة. الفوز!

بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك بعض الفواتير المتكررة أيضًا الارتباط ببطاقة ائتمان العميل. يساعد القيام بذلك على جعل عملية الدفع أكثر ملاءمة لكلا الطرفين.

3. يوفر الوقت

تساعدك الفاتورة المتكررة على توفير الوقت بطريقتين رئيسيتين. أولاً ، تقضي وقتًا أقل في مطاردة المدفوعات. ثانيًا ، يساعدك على تجنب إنشاء فاتورة من الصفر كل شهر.

سواء قمت بتعيين فواتيرك على الإرسال التلقائي أو إجراء تعديلات على المسودة ، فإنك تساعد في تجنب ازدواجية الجهود. كما أنه يساعدك على تحرير الموارد لأنشطة أخرى.

على الرغم من أن إنشاء فاتورة جديدة كل شهر لا يستغرق وقتًا طويلاً ، إلا أنه يفرض ضرائب على مواردك. هذا صحيح ، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة ذات الموارد المحدودة. يمكن الاستفادة من الوقت بشكل أفضل في وظائف أخرى مثل التسويق والمبيعات.

4. إرتكب أخطاء أقل

في كل مرة تقوم فيها بإنشاء فاتورة ، فإنك تخاطر بارتكاب خطأ. يساعدك إنشاء نظام آلي للفوترة على ارتكاب أخطاء أقل.

استخدم برنامج الفاتورة عبر الإنترنت لإنشاء قالب فاتورة وتعيين الجدول وإجراء أي تغييرات إذا لزم الأمر. يساعدك على إنشاء عملية تلقائية ليس فيها مجال للخطأ البشري.

يمكنك مراجعة أي تغييرات إذا تغير الأمر ، لكن الفاتورة الأساسية تظل دون تغيير. إنه يعني أخطاء أقل ولا مزيد من العمل المكرر.

5. تحسين العلاقات مع العملاء

على مدار فترة زمنية ، تُترجم الفواتير في الوقت المناسب ومتابعة الدفع الأقل إلى علاقة أفضل مع عميلك. قد يكون من الصعب متابعة الدفع ، خاصة مع العملاء على المدى الطويل.

يساعدك إعداد الفاتورة المتكررة أنت والعميل على إدارة جداول الدفع بشكل أفضل. بربط بطاقة الائتمان بأنظمة الدفع الخاصة بك ، فأنت متأكد من الدفع. يساعدك على التركيز على المخرجات بدلاً من مطاردة المدفوعات.

كما أنه يساعد العميل على رؤيتك كجزء من فريقه الموسع بدلاً من مورد مخصص. من خلال إصدار الفواتير على فترات منتظمة ، فإنك تميل إلى أن تصبح جزءًا من ميزانيتها وتصبح امتدادًا طبيعيًا لعملية التخطيط الخاصة بهم.

6. تكاملات وخيارات بوابة متعددة

تسمح لك معظم برامج الفوترة أيضًا بالتكامل مع أنظمة أخرى مثل منصات إدارة علاقات العملاء وأنظمة المحاسبة وبوابات الدفع.

تسمح لك هذه بالحصول على نظرة عامة كاملة على السجلات لكل عميل وتعزيز الشفافية. إنه يمكّن فريقك من الحصول على لقطة أفضل للعملاء ويعزز التعاون.

يسمح لك برنامج الفوترة المتكررة أيضًا بالاختيار من بين خيارات دفع متعددة. في حالة فشل إحدى البوابات ، يمكن للعملاء دائمًا اختيار طريقة أخرى للدفع. يمنحهم المرونة ويسمح لك بالحماية من أي خلل وفشل في نظام دفع واحد.

يمكن أن يساعدك تناسق ودقة الجهاز المتكرر في إنشاء جدول دفع سلس. إنه يفيد كلاً من العميل وأنت لأنه يوفر الوقت ويقلل من عمليات المتابعة غير الضرورية.

في القسم التالي ، سننظر في كيفية إعداد نظام فاتورة متكررة لعملك.

كيف تعد فاتورة متكررة؟

لإعداد فاتورة متكررة ، تحتاج أولاً إلى إنشاء الفاتورة في برنامجك. بينما تعتمد الخطوات الدقيقة على البرنامج الذي اخترته ، تظل الأساسيات كما هي.

دعونا نأخذ مثال FreshBooks. تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء الفاتورة ، والتي يمكن تحويلها بعد ذلك إلى قالب فاتورة متكررة (الصورة أدناه).

لإنشاء الفاتورة المتكررة ، اتبع الخطوات التالية:

1. اختر تاريخًا

بعد إنشاء الفاتورة ، تحتاج إلى تعيين تاريخ الفاتورة ووتيرتها. ضمن الجدول المتكرر ، اختر تاريخ الإصدار التالي عند إنشاء الفاتورة الأولى.

عادة ما يكون التاريخ هو الأخير أو بداية الشهر ، حسب عقدك. بعد ذلك ، أدخل عدد المرات التي تريد فيها إنشاء الفاتورة. يمكنك الاختيار من بين الخيارات السنوية أو الشهرية أو الأسبوعية. كما يسمح لك بتعيين نطاق مخصص مثل كل ستة أسابيع.

ثم حدد عدد الفواتير التي ستحتاجها. سيعتمد ذلك على طول العقد الخاص بك ويتراوح من لانهائي (عقود أكثر تمديدًا) إلى x عدد الفواتير (مشاريع أصغر).

2. أدخل العمل المدون

بعد تحديد التاريخ ، قم بإضافة العمل الذي سيتم تحرير فواتير به للعميل. هنا ، يمكنك إضافة ملاحظات أو رسوم متأخرة أو شروط أخرى ذات صلة بالعميل.

يتيح لك برنامج الفوترة أيضًا إضافة جميع الأعمال والمصروفات المرتبطة تلقائيًا بهذا العميل المحدد. أثناء إعداد الفاتورة المتكررة ، انقر فوق الزر "إضافة سطر" ثم اختر "استيراد الوقت والمصاريف غير المفوترة" (الصورة أدناه).

هنا ، يمكنك الاختيار من بين ثلاثة خيارات - جميع الوقت والنفقات غير المفوترة ، أو الوقت غير المفوتر فقط ، أو النفقات غير المفوترة فقط. حدد فترة هذه النفقات ، وسيقوم البرنامج تلقائيًا بتتبع جميع النفقات والوقت لإنشاء فاتورتك.

3. قم بتضمين إجمالي المبالغ المستحقة

بعد ذلك ، قم بتضمين الإجمالي المستحق للعميل. سيتضمن المبلغ النهائي جميع النفقات والوقت المتعقب خلال فترة معينة.

هنا ، يمكنك أيضًا اختيار إضافة أي رسوم إضافية أو العمل المنجز. سيظهر مبلغ الفاتورة في نموذج الفاتورة المتكررة ، كما هو موضح في الصورة أعلاه.

4. أضف العميل الذي ينطبق عليه واضبطه على متكرر

لبدء فاتورتك المتكررة ، أضف العميل. ضمن خيارات التسليم ، اختر بين "إرسال الفواتير تلقائيًا" أو "إنشاء مسودة الفواتير وإرسالها يدويًا". الخيار الثاني هو لتلك الفواتير التي قد تحتاجها لإضافة عمل إضافي أو الوقت الذي تقضيه في مشروع خلال الفترة الزمنية المحددة.

اضبط الفاتورة على متكررة. يمكنك بسهولة عرض قوالب الفواتير المتكررة الخاصة بك (كما هو موضح في الصورة أعلاه).

بمجرد إصلاح نموذج الفاتورة المتكررة ، ما عليك سوى الجلوس واترك البرنامج يعتني به. على الرغم من أن معظم البرامج تقدم مجموعة متنوعة من الخدمات ، إلا أن بعض أفضل الممارسات يمكن أن تساعدك في تحقيق أقصى استفادة من نظام الفوترة هذا.

في القسم التالي ، سنلقي نظرة على بعض النصائح التي يجب وضعها في الاعتبار عند تصميم نظام الفواتير المتكررة.

أفضل الممارسات المتعلقة بالفواتير المتكررة

تحتوي معظم البرامج المتكررة بالفعل على مقاييس قياسية تساعدك في إنشاء نظام فعال. ومع ذلك ، فإن بعض الجوانب مثل موعد إصدار الفواتير وكيفية حماية مدفوعاتك بشكل أفضل يمكن أن تساعدك على إنشاء نظام محكم للمدفوعات وإنشاء نظام شفاف يفيدك أنت والعميل.

حقق أقصى استفادة من البرنامج من خلال وضع بعض النصائح في الاعتبار. ستساعدك هذه على زيادة تبسيط دورة الفواتير الخاصة بك.

1. توقيت فاتورتك

لدى الشركات دورات دفع مختلفة - بينما يفضل البعض بداية الشهر ، غالبًا ما يدفع البعض الآخر لموظفيهم وبائعيهم في نهاية الشهر. تأكد من مواءمة دورة الفواتير الخاصة بك وفقًا للمعايير في منطقتك.

نظرًا لأن الفواتير المتكررة تدور حول إنشاء روتين دفع صحي ، فإن تخطيط مدفوعاتك حول نظام الدفع الطبيعي الخاص بهم سيساعد عملك. من المرجح أن يراك العميل على أنه امتداد لمدفوعاته الداخلية.

2. احصل دائمًا على تأكيد مكتوب للفواتير المتكررة

تستخدم الفواتير المتكررة معلومات بطاقة ائتمان العميل وتفاصيل أخرى. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من حصولك أيضًا على موافقة كتابية من العميل لفواتيرها بانتظام.

على الرغم من أن عقدك الرئيسي قد يغطي مدة الفوترة ، إلا أن وجود اتفاقية مكتوبة بشأن استخدام معلوماتهم المالية يعد وسيلة رائعة لتجنب أي نزاعات لاحقًا.

يجب أن يذكر أيضًا متى ستسحب الأموال ، ومدة الدفع ، والسداد المتفق عليه.

3. العمل في وظائف لمرة واحدة في العقد

تُستخدم الفواتير المتكررة عادةً لحزم الحزم ، ولكن في بعض الأحيان قد ينتهي بك الأمر أيضًا إلى القيام بوظائف لمرة واحدة للعميل في شهر معين.

تأكد من تضمين هذا في اتفاقك المكتوب. هناك شيئان يجب مراعاتهما هنا. أولاً ، هل ستستخدم نفس طريقة الدفع. ثانيًا ، سيتم إصدار فاتورة بالوظيفة لمرة واحدة مع خدمات الاشتراك.

هل الفاتورة المتكررة معدة بشكل مناسب لعملك؟

سواء كنت منصة للتجارة الإلكترونية أو شركة برمجيات ، فإن نظام الفاتورة المتكررة يناسب جميع الشركات. يمكن القول إنه الأفضل للشركات التي تقدم خدمات منتظمة.

إنها طريقة رائعة لأتمتة عملية الدفع وتسريعها وإفادة كل منك أنت والعميل. يساعدهم في تخطيط نفقاتهم ووضع جدول سداد للعميل ، مما يساعدهم على تجنب الرسوم المتأخرة والرسوم الأخرى.

فيما يلي بعض أنواع الأعمال التي يمكن أن تستفيد بشكل كبير من نظام الفوترة المتكررة:

• الشركات التي تقدم خدمات شهرية مثل وكالة التسويق الرقمي مع عدد ثابت من المنشورات أو أهداف المحتوى.
• شركات الصيانة الشهرية التي تقدم الدعم مثل صيانة البرامج والآلات.
• الشركات التي تقدم تدريبًا شهريًا أو ورش عمل تعليمية. عادة ما تكون هذه الجلسات عبارة عن عدد ثابت من الجلسات يتم تقديمها على فترات منتظمة.
• شركات البرمجيات التي تقدم خدمات أو حزمًا قائمة على الاشتراك مقابل رسوم ترخيص أو خطة شهرية.

أفضل جزء في الفواتير المتكررة هو أنها مرنة ويمكن تكييفها وفقًا لاحتياجاتك. على سبيل المثال ، إذا كان لديك نشاط تجاري موسمي أو كنت بصدد إيقاف الخدمات للعميل ، فما عليك سوى إيقاف الفاتورة المتكررة مؤقتًا وإعادة التشغيل عند عودتك.

سواء كنت تعمل لحسابهم الخاص أو كنت شركة صغيرة ، فإن نظام الفوترة المتكررة هو وسيلة رائعة لتأسيس عادة دفع صحية. فهو لا يحمي مدفوعاتك فحسب ، بل يساعدك أيضًا على أن تكون منتظمًا في فواتيرك. من السهل إرسال بريد إلكتروني متكرر في نفس وقت إرسال فاتورة متكررة إذا كنت تريد إخطار العملاء بشأن مدفوعاتهم.

في الختام

يعد نظام الفوترة المتكرر طريقة رائعة لتجنب الركض بعد المدفوعات وإنشاء نظام دفع صحي. يساعدك على توفير الوقت ، وتقليل الأخطاء ، وإنشاء تدفق نقدي صحي لعملك.

يساعد العميل على التخطيط لنفقاته ، ومع عدد أقل من مكالمات المتابعة للمدفوعات ، فإنه يؤدي إلى علاقة عمل أفضل معك. نظرًا لأن النظام يتطلب تفويضًا مسبقًا للمدفوعات ، فإنه يساعدك أيضًا على التأكد من مدفوعاتك.

اعتمادًا على برنامجك ، يمكنك إنشاء جدول فواتير. ما عليك سوى إنشاء نموذج والسماح للبرنامج بملء التفاصيل. سيقوم بعد ذلك بإرسال الفاتورة تلقائيًا إلى عملائك مثل الساعة.

تأكد من حصولك على إذن كتابي لاستخدام التفاصيل المالية للعميل. يساعد تخطيط جدول الفواتير الخاص بك حول دورات الدفع أيضًا في إنشاء نظام فعال. فما تنتظرون؟ قم بإعداد نظامك اليوم!

استمر بالحديث...

يجري أكثر من 10000 منا محادثات يومية في مجموعتنا المجانية على Facebook ونود أن نراك هناك. انضم إلينا!

جيمي رودريغيز هو مدير العمليات في Shift4Shop ، وهو حل تجارة إلكترونية مجاني تمامًا على مستوى المؤسسات. إنه مكرس لمساعدة تجار التجزئة على الإنترنت على النجاح عبر الإنترنت من خلال تطوير استراتيجيات التسويق الرقمي وتجارب التسوق المحسّنة التي تدفع التحويلات وتحسن أداء الأعمال.
اقرأ المزيد من جيمي.