الدليل الكامل للتسجيل

في كثير من الأحيان في عالم المنظمات غير الربحية والعمل الخيري والعطاء ، ينقسم الأشخاص والمنظمات إلى فئتين متميزتين: الجهة المانحة والممنوحة. الممول والمشروع الذي تم تمويله. المنظمة التي تعطي والمنظمات التي تتلقى.

لكن المنح أكثر تعقيدًا من ذلك. يجب أن يتم تصور المنح الدراسية بشكل أقل شبهاً بشارع ذي اتجاهين وأكثر شبهاً بالعديد من سلاسل الشلال.

في كثير من الحالات ، يستدير المستفيدون ويصبحون مانحين للآخرين. في الوقت نفسه ، يجب على المانحين الحصول على تمويلهم من مكان ما - وغالبًا ما يكون من منظمات أكبر مثل الحكومة الفيدرالية.

في هذا المنشور ، سنلقي نظرة فاحصة على كل جانب من جوانب إعادة التسجيل ، من أفضل الممارسات إلى كيفية تطوير برنامج التسجيل الخاص بك وإعادة منح العلاقات. سنستكشف أيضًا كيف يمكن لبرامج إدارة المنح أن تضمن الكفاءة والفعالية حتى عند إعادة منح الأموال عدة مرات.

جدول المحتويات

• ما هو إعادة التسجيل؟
• إيجابيات وسلبيات إعادة الترخيص
• التسجيل والفنون
• دورة حياة التسجيل
• أفضل الممارسات لإعادة التسجيل
• منح البرامج والأدوات

ما هو إعادة التسجيل؟

إعادة التبرير هو الحصول على منحة كبيرة واستخدام الأموال من تلك المنحة لإنشاء وإدارة وتمويل المنح الصغيرة بدورها.

غالبًا ما يكون التسجيل هو الخطوة الوسيطة بين المنظمات الكبيرة جدًا التي تقدم المنح إلى المنظمات الأصغر والمنظمات الأصغر التي تقدم المنح إلى المنظمات على المستوى المحلي أو الشركات الصغيرة أو العائلات أو الأفراد.

يمكن أن يكون أيضًا الخطوة بين تمويل المنظمات وتمويل المنح القائمة على المشاريع والبرامج المحلية والمجتمعية المحددة التي تحتاج إلى دعم.

لماذا توجد إعادة التسجيل؟ قد يكون من الصعب إدارة المنح الكبيرة للغاية ، مثل المنح الفيدرالية للفنون - أو أن كبار المانحين ، مثل الحكومة الفيدرالية ، ليس لديهم ببساطة المنظمة أو النطاق الترددي أو الأقدام على الأرض للحصول على مبالغ تمويل أصغر للمنظمات الأصغر .

من خلال الأهداف الواضحة والشراكات المختارة بعناية والعمليات الفعالة ، يمكن أن تكون إعادة المنح وسيلة فعالة للغاية للمنظمات غير الربحية والمؤسسات الخيرية لزيادة تأثيرها والتركيز على مهامها.

إيجابيات وسلبيات إعادة الترخيص

أكبر ميزة لإعادة التسجيل هي أنها تسمح للأموال بالوصول إلى كيانات أصغر وأكثر تحديدًا ، على مستوى المجتمع.

سيكون من الصعب على مؤسسة أو مؤسسة مانحة كبيرة جدًا أن تحصل على مبالغ صغيرة من المال للعديد من الأفراد أو العائلات أو الشركات الصغيرة. لكن إعادة البرمجة تسمح للعملية بالتشكل بسرعة.

كما يسمح التسجيل للمجتمعات المحلية بتوزيع التمويل على النحو الذي يرونه مناسبًا - وغالبًا ما يكون لدى المجتمعات المحلية فكرة أفضل بكثير عن ماهية احتياجاتهم وكيف يمكن أن يكون لأموالهم التأثير الأكبر والأكثر جدوى.

يمكن أن يكون للتسجيل بعض الفوائد المدهشة الأخرى: في بعض الحالات ، يمكن أن يحمي خصوصية المنظمات الصغيرة أو الأفراد الذين يتلقون التمويل. في حالات أخرى ، يمكن أن يؤدي إعادة التسجيل إلى تسريع عملية تقديم المنح الطارئة بشكل كبير من خلال الحصول بسرعة على الأموال للمسجلين الذين هم على دراية.

أكبر عيب في إعادة منح القرض هو أنه يمكن أن يؤثر سلبًا على كفاءة التمويل.

المزيد من التسجيل يعني المزيد من التكاليف الإدارية (من المكلف التقدم بطلب للحصول على منحة ، وإدارة منحة ، وتقرير عن منحة ، وما إلى ذلك) وقليل من الدعم والتمويل للوصول إلى الأشخاص والمنظمات الذين يقومون بالعمل الفعلي.

يمكن أن يتحول الكثير من إعادة التسجيل إلى خدمة كلامية تبعث على الشعور بالرضا بدلاً من منح المال لفعل الخير الفعلي كما كان من المفترض أن يفعل.

يمكننا تضخيم مزايا إعادة التسجيل وتقليل مساوئ إعادة منح الامتيازات من خلال الانخراط في استراتيجيات إعادة التسديد الذكية وأفضل الممارسات الراسخة.

التسجيل والفنون

يوجد منح الامتياز بشكل أساسي في جميع مجالات تقديم المنح ، ولكنه شائع بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بتمويل الفنون والثقافة. ذلك لأن المبادرات الفنية غالبًا ما يتم تمويلها على نطاق واسع جدًا ، ولكن الأموال الفعلية تحتاج إلى أن تتدفق على طول الطريق إلى الفنانين الفرديين والمشاريع الفنية ، على المستوى المحلي الصغير.

على سبيل المثال ، لن يتقدم الفنان المحلي في معظم الحالات للحصول على منحة كبيرة من National Endowment for the Arts (NEA). بدلاً من ذلك ، يمكن استخدام إعادة التسجيل ، في بعض الحالات ، عدة مرات ، كخطوات ملموسة بين الصناديق الفيدرالية والفنان الفردي.

قد تمول NEA برنامج فنون الولاية ، والذي بدوره يمول مركز فنون مجتمعي على مستوى المدينة. قد يقدم برنامج الفنون المحلي هذا بدوره منحًا صغيرة أو منحًا فرعية ، تُمنح للفنانين الفرديين أو استوديوهات التصميم الصغيرة أو الكيانات الصغيرة الأخرى.

الفن والثقافة جزء لا يتجزأ من حياتنا ومجتمعاتنا. غالبًا ما يكون تسجيل الملكية طريقة فعالة لربط الفنانين والمبدعين الأفراد بالدعم والتمويل الذي يحتاجون إليه لجعل مجتمعاتنا أكثر ثراءً وأجمل أماكن للعيش فيها.

دورة حياة التسجيل

تشبه دورة حياة إعادة منح المنح إلى حد كبير دورة حياة المنحة - باستثناء أن هناك المزيد من التكرارات للجزء الأكبر من منتصف العملية حيث يشق التمويل طريقه من المؤسسات والمنظمات الأكبر إلى المنظمات الأصغر والأسر والأفراد.

الخطوات الأربع الأولى من دورة حياة إعادة التسجيل هي نفسها كما في أي عملية منحة:

1. يؤمن المانح التمويل للمنحة.
2. يضع المانح إرشادات وعملية تقديم للمنحة.
3. المستفيدون المحتملون يتقدمون بطلب للحصول على المنحة.
4. يقوم المانح بمراجعة الطلبات ومنح المنحة لمقدم الطلب (المتقدمين) المحدد.

تتضمن الخطوات التالية من العملية فعل إعادة الترخيص. قد تتكرر هذه الخطوات أكثر من مرة إذا تم إعادة منح المنحة عدة مرات:

1. ينشئ المستفيد الأساسي إرشادات وتطبيقًا للمنحة الفرعية.
2. يتقدم الحاصلون على المنحة الثانوية للحصول على المنحة الفرعية.
3. يقوم المستفيد الرئيسي بمراجعة الطلبات ويمنح المنحة الفرعية.

الخطوات النهائية للعملية هي نفسها لكل من المنح والمسجلين:

1. يقوم المانحون بتوجيه وتتبع المستفيد الأساسي والثانوي حيث يستخدم المستفيد الأموال.
2. يقدم المستفيدون الأساسيون والثانويون تقارير عن استخدامهم للأموال وتأثيرها.
3. يحلل المانح المعلومات ويستعد للدورة التالية.

كما ترى ، يستغرق إعادة التسجيل وقتًا أطول من المنح التقليدية ، ويصبح أكثر تحديدًا حيث يتم منح المنح الفرعية. قد تُمنح منحة أعلى لشيء غامض مثل "الفنون" ، بينما قد تُمنح منحة فرعية لشيء أكثر تركيزًا ، مثل نوع معين من المنحوتات ، من قبل امرأة ملونة ، في موقع جغرافي معين .

أفضل الممارسات لإعادة التسجيل

عند إلقاء نظرة أخرى على قوائم الإيجابيات والسلبيات لإعادة التسجيل ، يجب أن تعلم أنه إذا اتبعت أفضل الممارسات والتوصيات لإعادة التسجيل ، يمكنك تقليل العيوب وتضخيم المزايا.

إليك بعض الاستراتيجيات البسيطة والقابلة للتنفيذ والتي تعد أماكن رائعة للبدء.

1. التركيز على الكفاءة

أكبر عيب شامل لإعادة التسجيل هو أنه يستغرق المزيد من الوقت والموارد. يتضمن التسجيل قدرًا أكبر من العمل الإداري ، وهو ما يعني غالبًا المزيد من الأموال للعملية وأموال أقل لمتلقي النقاط النهائية الفعلية.

إن طريقة المعركة ضد هذا العيب تكمن في الكفاءة. على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي استخدام نظام برنامج إدارة المنح مثل Submittable إلى التأكد من عدم إنفاق المزيد من الأموال والوقت على أي شيء غير ضروري ، وأن عملية المنح الخاصة بك مبسطة قدر الإمكان.

2. التعاون في كل خطوة

يتطلب التسجيل التعاون. بحكم التعريف ، تشارك المزيد من المنظمات في إعادة منح الملكية ، لذلك يجب أن تكون خطوط الاتصال وقوة الشراكات قوية لتحقيق أقصى قدر من التأثير وتجنب الموارد الضائعة.

التعاون مهم بشكل خاص خلال:

• تحديد المهام والأهداف. من المهم للغاية أن تكون مهام وأهداف المنظمات المشاركة في إعادة التسليف متوافقة تمامًا وعلى نفس الصفحة ، بحيث تعمل جميع المجموعات لتحقيق نفس النتائج.

• عملية التقديم والاختيار. إن التأكد من أن التعاون والتواصل يحدثان بسرعة وأن الرسائل لا تضيع أثناء عملية التقديم أمر ضروري لتقصير الجدول الزمني لعملية إعادة منح العضوية والتأكد من أن جميع الأطراف المعنية على نفس الصفحة.

• الإبلاغ. يمكن أن يصبح إعداد التقارير زائدة عن الحاجة و / أو معقدًا في حالات إعادة التسجيل. ولكن عندما يعمل التعاون بشكل جيد ، يمكن أن يكون إعادة كتابة التقارير أسهل من إعداد التقارير التقليدية ، نظرًا لوجود العديد من المنظمات التي تعمل معًا.

يعد استخدام برنامج يجعل التعاون أسهل خطوة أولى رائعة لضمان أن التعاون هو جانب مهم من جهود إعادة التسجيل الخاصة بك.

3. ضع الإنصاف أولاً

يمكن أن تعني عملية منح الامتياز ، إذا تم القيام بها بشكل صحيح ، المزيد من العدالة والإنصاف في عملية تقديم المنح.

لماذا ا؟ لأنه في كثير من الأحيان ، تتمتع المنظمات الشعبية المحلية بعلاقة أوثق مع السكان الذين تريد المؤسسات خدمتهم. وقد يكون لديهم ممارسات مطبقة للإدماج والإنصاف قد تكون مفقودة في المستويات العليا.

كما عبرت سارة لوفان من شركة التوقعات عند الحديث عن إعادة منح الامتياز ، "إن المنحة المقدمة إلى منظمة غير ربحية تستخدم اللجان والحوار المجتمعي لإدارة الأموال هي أداة منصفة في مجموعة أدوات تقديم المنح".

الخضوع يضع الإنصاف والشمول أولاً. تعمل العديد من ميزاته على تعزيز التنوع والتضمين أو تقليل التحيز - مثل مستويات الأذونات والحقول المخفية ونماذج تسجيل النقاط والمراجعة عن بُعد.

4. ثق بالفرد

غالبًا ما يتعلق إعادة التبرير بمنح الثقة: للمنظمات الأصغر ، وفي النهاية للفرد الذي يحتاج إلى أموال لتحسين مجتمعه. مع إعادة التبرير تأتي ضرورة الإيمان بالمنظمات والأفراد وتمويل الكيانات الصغيرة التي تواجه مشاكل كبيرة.

سواء كان تسجيلك يشمل الفنون أو التعليم أو العلوم أو بناء المجتمع ، فإن الثقة هي عنصر حيوي لإنجاح برنامج المنح الخاص بك.

5. اجعل عملية التقديم سهلة

يتمثل أحد أكبر الاختلافات بين دورة المنح العادية وبرنامج إعادة التسديد في وجود مراحل تقديم متعددة في إعادة التسجيل. وهذا يعني أن العمل الشاق المتمثل في إنشاء التطبيقات والخوض في التطبيقات واختيار التطبيقات يجب أن يتم أكثر من مرة.

الأمر الأكثر صعوبة: أثناء إعادة التسجيل ، عادةً ما تصبح المنح أصغر بكثير وتذهب إلى عدد أكبر من الأشخاص أو العائلات أو المنظمات. هذا يعني أنه يجب قراءة المزيد من التطبيقات وتعقبها.

لهذه الأسباب ، من الأساسي أن يكون لديك برنامج تقديم لجعل جمع طلبات المنح وتقييمها واختيارها موحدًا ومبسطًا.

من جانب مقدم الطلب ، من المهم أن يكون لديك عملية تقديم سهلة التنقل وسريعة ويمكن الوصول إليها.

نظرًا لأن المتقدمين في سيناريوهات إعادة التسجيل هم غالبًا أفراد أو عائلات أو شركات صغيرة ليس لديهم خبرة في طلب المنح (وليس لديهم وقت مخصص لكتابة المنح) ، فمن الأهمية بمكان أن يكون لديك عملية تقديم سهلة الاستخدام وتقلل من مانع للدخول.

تم تصميم "submittable" لجعل التقديم أمرًا سهلاً وسريعًا ، بغض النظر عن معرفتك التقنية أو قدرتك أو خلفيتك. نحن نلبي المعايير الوطنية لإمكانية الوصول ، ونقدم خدمة عملاء عالية الجودة لعملائنا والمقدمين على حد سواء.

6. اتبع البيانات والمال

في حين أن لإعادة منح مزايا وفوائد مميزة ، فمن المؤكد أنها ليست واضحة ومباشرة مثل المنح التقليدية ، والتي تشمل فقط مانح ومتلقي.

عندما يشترك أكثر من مستفيد ومانح واحد ، فقد يصبح من الصعب بشكل متزايد تتبع النتائج ومتابعة الأموال وحساب التأثير. يجب أن يكون لكل طرف مسؤوليات واضحة للغاية تتعلق بإعداد التقارير والتحليل ، حتى تتمكن المنحة من تحقيق أفضل فائدة.

7. استكشاف الخيارات الأخرى

من المهم أن تفهم أن إعادة التسجيل ليس دائمًا أفضل إجابة لتمويلك.

على سبيل المثال ، إذا كانت الكفاءة أو السرعة هي الشغل الشاغل فيما يتعلق بإيصال أموالك إلى نقطة نهاية مجتمعية ، فيجب أن يفكر برنامجك في المنح المباشرة من أجل منع التأخير والوسطاء. من المحتمل أن يكون المنح التقليدي هو الخيار الأفضل لأهدافك.

أو ، إذا كانت المنظمة الوسيطة القادرة والمناسبة غير متوفرة للمشاركة في برنامج إعادة التسجيل الخاص بك ، فمن المحتمل أن يكون الطريق المباشر هو الأفضل. لا يكون التسجيل ناجحًا إلا بقدر نجاح المنظمات التي تعمل كمستفيد ومانح ، وإذا لم تتمكن من العثور على شركاء ومتعاونين مناسبين ، فقد تزيد المنح التقليدية من تأثيرك بشكل أفضل.

منح البرامج والأدوات

تضيف الخطوة الإضافية لإعادة منح العطاء تعقيدًا ، حتى لو كان الأمر يستحق في كثير من الأحيان المزايا المتميزة التي يجلبها. يمكن لبرامج إدارة المنح مثل Submittable أن تبسط عملية إعادة منح الامتيازات بينما تحتوي في نفس الوقت على التكاليف وتجنب أوجه القصور التي تجعل البعض يخجل مما يعد في النهاية ممارسة مؤثرة وحيوية.

سواء كنت مؤسسة كبيرة تمنح منحًا للمنظمات غير الربحية التي تسجل أموالك ، أو ما إذا كنت منظمة أصغر تقدم جوائز مسجلة للعمليات الشعبية أو العائلات أو الأفراد ، قد يساعدك تطبيق Submittable على دفع مهمتك إلى الأمام وإنجاز المزيد.

تعرف على كيفية عملها أو تحدث إلى أحد أعضاء فريقنا لمعرفة المزيد حول كيف يمكن لمنصة إدارة المنح أن تساعدك.