كيفية زيادة الإنتاجية في مساحة عمل بعيدة عالية التعاون

إذا اشتريت شيئًا من خلال روابطنا ، فقد نربح أموالًا من شركائنا التابعين. يتعلم أكثر.

في هذا العصر الرقمي ، حيث يهيمن جيل الألفية على مساحات العمل وعقلية حبهم للتجول ، يأخذ مصطلح "التعاون" معاني جديدة.

ربما تكون على دراية بأن العمل الحر والعمل عن بعد هو اتجاه صاعد بين جيل الألفية. في حين أنه من الرائع أن تكون قادرًا على العمل معًا من مواقع بعيدة (حتى غريبة) منتشرة في جميع أنحاء العالم من خلال التعاون عبر الإنترنت ، وإن لم يتم ذلك بشكل صحيح ، يمكن أن يكون للإنتاجية أثر سلبي.

في هذه الأيام من Six Sigma و Kanban ، يأخذ المديرون (وأصحاب العمل عمومًا) الإنتاجية على محمل الجد. ولماذا لا يفعلون ذلك؟ المنافسة بين الشركات والشركات في كل صناعة اليوم سخيفة. علاوة على ذلك ، في الوقت الحاضر ، يميل كل من أرباب العمل والموظفين إلى إعطاء "التوازن بين العمل والحياة" أولوية عالية جدًا. لذلك ، سيرغب أصحاب العمل بالتأكيد في تحقيق أقصى استفادة من موظفيهم وتحسين إنتاجيتهم إلى أقصى حد.

كانت الإنتاجية في أماكن العمل التقليدية دالة للعديد من العوامل المتنوعة ، مثل:

• تصميم المكتب: مكتب الموظف هو مساحة العمل الأساسية الخاصة بهم ويجب تصميمه بعناية ، بطريقة تسهل التواصل بالإضافة إلى السماح ببعض الخصوصية. الحيلة هي تحقيق التوازن الصحيح بين الاثنين.
• بيئة المكتب: يلعب التصميم العام للمكتب أيضًا دورًا رئيسيًا في إنتاجية الموظف. إنه يؤثر على أكثر من مجرد بيئة عمل بسيطة ويمكن أن يكون له تأثير عميق على الصحة العامة للموظف ورفاهيته. لذا ، فإن الحصول على إضاءة وتهوية وتكييف كافيين أمر مهم مثل وجود غرف اجتماعات وممرات وصالات مصممة تصميماً جيداً.
• التخصيص: يُعتقد أن تخصيص مساحتك يمكن أن يزيد من ارتباطك العاطفي بعملك. قد تساعد العناصر الشخصية الصغيرة غير المزدحمة مثل الألعاب المكتبية وإطارات الصور وما إلى ذلك في جعل الموظف يشعر وكأنه في المنزل وتحسين التركيز ، وبالتالي زيادة الإنتاجية.
• ثقافة العمل: إن خلق ثقافة شركة إيجابية يرتبط ارتباطاً مباشراً بمستوى إنتاجية العمال. هذه ببساطة حقيقة لا يمكن إنكارها ولكن غالبًا ما يتم تجاهلها من قبل الشركات الكبيرة. ثقافة العمل الإيجابية هي ثقافة تعزز الشعور بالانتماء بين الموظفين ، وتشجعهم على أخذ فترات راحة متكررة لإعادة الشحن ، وتعزز التعاون المفتوح بين الفرق المختلفة.
• أدوات البرمجيات: تعد جودة أدوات البرمجيات (والموارد بشكل عام) المتاحة للعمال عاملاً حاسماً يؤثر على مستوى إنتاجيتهم ومخرجاتهم.

هذه ليست سوى بعض من العديد من العوامل التي تؤثر على إنتاجية الموظفين العاملين في مكتب الشركة العادي.

ومع ذلك ، عندما نتحدث عن مكان عمل بعيد ، مثل مكتب منزلي أو منزل شاطئي في جزر الباهاما ، فإن الموظف هو المسؤول عن تصميم مكاتبهم وبيئة العمل. بعد ذلك ، سيتم تخصيص مساحة العمل (افتراضيًا) وتحسينها وفقًا لرغباتهم ، وبالتالي ، لم تعد هذه العوامل التي يمكن التحكم فيها والتي تؤثر على إنتاجيتهم. في واقع الأمر ، تشير دراسة أجرتها جامعة مينيسوتا عام 2017 إلى أن "العباقرة المبدعين" يفضلون مساحة عمل مزدحمة ومزدحمة.

بالطبع ، هناك دائمًا نصائح وتكتيكات للمساعدة في تصميم مكتب منزلي مثالي يكون مريحًا ولكنه جاد.

لكن الشيء الذي لا يزال كما هو هو البرنامج الذي يستخدمه العمال لأداء المهام الفعلية. عادة ، يتم توحيد أدوات البرامج عبر الشركة ، وبالتالي لا يزال صاحب العمل يلعب دورًا مهمًا في التأثير على إنتاجية الموظفين في هذا الصدد.

ببساطة ، فإن زيادة الإنتاجية في مساحة عمل افتراضية تعاونية للغاية لموظفي الاتصالات عن بُعد ترجع إلى اختيار الشركة للبرامج. ومع ذلك ، بالنسبة لجيل الألفية المتمرس في مجال التكنولوجيا ، يعد البرنامج أكثر من مجرد أداة لإكمال مهمة ما. مثلما يذهب الكثير من التفكير في تصميم مساحة عمل مادية عالية الإنتاجية - الهندسة المعمارية ، والتصميم الداخلي ، والتصميم الإنشائي ، وما إلى ذلك - ينطبق الشيء نفسه على مساحة العمل الافتراضية.

يتطلب الأمر قدرًا كبيرًا من الإبداع والتفكير التصميمي لإنتاج برامج تمنح تجربة مستخدم رائعة (UX) ، وبالتالي تزيد من الإنتاجية. علاوة على ذلك ، فإن البرامج ذات واجهة المستخدم الرائعة (UI) تحفز العمال على فعل المزيد.

لذلك ، دعونا نلقي نظرة سريعة على بعض أدوات التعاون عن بعد التي تبرز حقًا من بين الحشود عندما يتعلق الأمر بتعزيز الإنتاجية باستخدام UI / UX ممتاز. على سبيل المكافأة ، ستكون الأدوات المدرجة مناسبة للجيب ولكنها لا تساوم على الجودة.

أدوات التعاون عن بعد

أدوات للتواصل السريع والنقي

بينما يخدم البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا غرض الاتصال ، هناك عدد لا يحصى من الأدوات والتطبيقات (المجانية والمدفوعة) التي تقدم خدمات اتصال شاملة: المكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو ومشاركة الشاشة والمراسلة الفورية عبر الإنترنت . لكن حفنة منها فقط جديرة بالملاحظة وتعزز الإنتاجية بالفعل بدلاً من زيادة المتاعب.

كما قد تكون خمنت بالفعل ، يحكم Slack الرسوم البيانية هنا. مع الأسعار التنافسية والخطة المجانية المقنعة التي تضم جميع الميزات التي قد تحتاجها ، فلا عجب أن Slack هو المعيار العالمي للمراسلين الفوريين.

تشمل بدائل الجودة الشائعة Google Hangouts و Skype اللذان يمتلكان جميع الميزات ولكنهما يشعران أنهما أدنى قليلاً من Slack من حيث الواجهة والحدس.

أدوات لإدارة المهام التعاونية

قد يكون التواجد في نفس الصفحة أمرًا صعبًا ، خاصة عندما تكون أنت وزملاؤك على بعد آلاف الأميال. لحسن الحظ ، هناك تطبيقات تساعد في تبسيط العمل وتتبع التقدم وتعزيز الإنتاجية والمساءلة عبر الفريق.

Asana هي واحدة من الميزات البارزة لأنها لا تربكك بوابل من الميزات المتقدمة وتقدم فقط جميع الأساسيات - إنشاء التقويمات وتعيين المهام وتحديد الأولويات - في حزمة مصممة بدقة. يعد Trello بديلاً رائعًا يتخذ منهج Kanban لإدارة المشروع ، مع لوحات بديهية وبطاقات السحب والإفلات.

كلاهما صديقان للغاية للميزانية وخطة Trello المجانية أكثر من كافية للشركات الناشئة والشركات الصغيرة.

أدوات التوثيق التعاوني

لا يوجد عمل أو شركة بدون وثائق. على الرغم من أن التوثيق قد يكون مملاً ، إلا أن واجهة المستخدم الجيدة يمكن أن تساعد في جعل الأمور ممتعة وتسريع الأمور.