تشارك 13 شركة عن بُعد أدوات التعاون المفضلة لديهم [تقرير إخباري عن الخبراء]

نشرت: 2020-12-16

تزايد العمل عن بعد في السنوات الأخيرة في العديد من الصناعات. لديها الكثير من الفوائد: الراحة وتوفير الوقت والمال وزيادة الإنتاجية والسماح بمزيد من التركيز والمرونة. بالنسبة لـ 65٪ من العمال ، فإن العمل من المنزل هو سبب للإعجاب بعملهم أكثر. وفقًا لاستطلاع FlexJobs ، يعد العمل عن بُعد هو النوع الأكثر طلبًا لترتيب العمل المرن (80٪) ، يليه جداول العمل المرنة (71٪).

ومع ذلك ، بالنسبة لأصحاب الأعمال في عام 2020 ، قد يصبح تحويل شركتك إلى الوضع البعيد - كليًا أو جزئيًا - استراتيجية بقاء لأسباب أكثر. الآن هي ليست فقط طريقة ذكية لخفض التكاليف ، وإطلاق عمليات متعددة الجنسيات ، والعمل مع شركاء أجانب. العمل عن بعد هو أيضًا وسيلة للتكيف وتزويد فريقك بالمسافة الاجتماعية المطلوبة للتعامل مع الوباء العالمي.

لحسن الحظ ، هناك ما يكفي من الأدوات والأنظمة الأساسية التي تتيح عمليات سلسة عبر الإنترنت والتواصل المتعلق بالعمل. عندما تدير موظفين عن بُعد ، من المهم معرفة أدوات الإنتاجية وأدوات التعاون عبر الإنترنت التي يجب استخدامها وكيف ستساعدك في إدارة شركتك من أي مكان.

لقد طلبنا من 13 شركة بعيدة مشاركة أدوات التعاون المفضلة لديهم والتي يمكنك وضعها في الاعتبار لعملك.

جوناثان هولواي ، لا يوجد امتحان

بصفتنا شركة تعمل عن بُعد بنسبة 100٪ ، فإننا نعتمد بشدة على مجموعة منتجات Google للتعاون. تعد أوراق Google و Google docs ضخمة بالنسبة لنا. يحتوي جناحهم على كل ما نحتاجه ، من الدردشة المرئية إلى المكالمات الجماعية إلى مشاركة الملفات والتعاون في المستندات.

لقد جربنا منتجات أخرى في الماضي مثل Slack و Trello و Airtable. وجدنا أنه من الأسهل أن يكون لديك مكان واحد نذهب إليه لتلبية جميع احتياجاتنا ، بدلاً من الاضطرار إلى إدارة مجموعة من الخدمات المختلفة.

نعمل في مجال الأعمال التجارية منذ عام 2013 ، وبدأنا العمل عن بُعد بالكامل في عام 2015. نحن شركة وساطة رقمية للتأمين على الحياة. وجدنا أنه من الأسهل بالنسبة إلى مندوبي المبيعات الأعلى عن بُعد ، حيث كنا نكافح للعثور على المواهب المؤهلة في منطقتنا. منذ ذلك الحين ، قررنا أن مطالبة الناس بالحضور إلى المكتب ليست ضرورية. إنها الميزة الأولى التي يمكنك تقديمها للموظفين.

كاتي هورغان ، مساعد العطاء

نحن نفكر باستمرار في طرق للتواصل مع القوى العاملة لدينا عن بعد. إن أهم أداتين لدينا هما Slack و Google Hangouts حيث يخدم كل منهما غرضًا مختلفًا.

نحن نستخدم قنوات Slack المخصصة للمراسلة الفورية إلى أجهزة التحكم عن بُعد الخاصة بنا والتي تمت دعوة الشركة بأكملها للانضمام إليها.

لمحادثات الفيديو ، نستخدم Google Hangouts كلما أمكن ذلك.

جريج ميرسر ، Jungle Scout

حتى العام الماضي ، كنا فريقًا بعيدًا تمامًا ، وحتى الآن يوجد حوالي نصف الفريق فقط في مكاتب (مقرها في أوستن وفانكوفر وشنتشن).

كفريق واحد ، نستخدم بشكل كبير Slack و Zoom و Airtable و Google Drive . نستخدم Slack في اتصالاتنا اليومية والسريعة ، بالإضافة إلى طرق الاحتفال بأعياد الميلاد أو الإنجازات أو المزاح العشوائي. نستخدم Zoom لأية اجتماعات لدينا. يتم استخدام Airtable لتتبع المهام الفردية والجماعية ، والتقدم الذي تم إحرازه في مشروع معين. لمشاركة الملفات ، نجد أن Google Drive هو الأسهل للمشاركة والتعاون في وقت واحد ، كما نفعل غالبًا كفريق.

ريانون باين ، ميديا ​​فوم البحر

من أجل الحفاظ على سلاسة عمليات الأعمال والمبيعات الداخلية ، نستخدم الأدوات التالية:

  • Trello (إدارة المشاريع والمهام )
  • سلاك (الاتصال الداخلي)
  • Telegram (اتصال العميل الخارجي)
  • مستندات جوجل
  • Qwilr (عروض العملاء)
  • HelloSign (العقود)
  • MailChimp (حملات البريد الإلكتروني)

Trello هو MVP الحقيقي هنا لأنه يسمح لنا بالبقاء رشيقة وقابلة للتطوير لأنه بسيط للغاية ولكنه قابل للتخصيص بدرجة كبيرة. لقد أمضينا أنا ومدير مشروعي الكثير من الوقت خلال العام الماضي أ / ب في اختبار استراتيجيات مختلفة لتحقيق أقصى استفادة من Trello ، وقد حصلنا الآن على إجراءات جيدة في عملياتنا ، لكننا دائمًا منفتحون على الأفكار الجديدة للتحسين أشياء أخرى.

لقد قمت أيضًا بتخصيص لوحات Trello خصيصًا لمساعدتي في إدارة مسار مبيعاتنا ، حيث لدينا الكثير من العملاء المحتملين الجدد وفرص الشراكة التي تظهر باستمرار. من المفيد أيضًا أن يكون Trello مجانيًا للاستخدام ، ولأننا ننفق الكثير بالفعل على أدوات أخرى مثل Premium Slack ، فإن توفير التكاليف الشهرية يكون له تأثير كبير.

بالنسبة لشخص ما بدأ للتو في استخدام Trello ، فقد يكون الأمر مخيفًا في بعض الأحيان لأنه * * * قابل للتخصيص للغاية. أوصي بمشاهدة مقاطع الفيديو التعليمية على YouTube حول كيفية بدء إعداد اللوحات والقوائم والبطاقات وقوائم المراجعة لفريقك. يمكنك أيضًا استخدام اللوحات فقط لإلقاء عقلك بأفكارك الإبداعية والاحتفاظ بقوائم المهام الشخصية لإنجازها!

ديفيد الكسندر ، Mazepress

بصفتنا مطور ويب ومسوقًا رقميًا يعمل مع فريق من المستقلين والعملاء في جميع أنحاء العالم ، من الضروري بالنسبة لنا استخدام أدوات التعاون لضمان إنجاز عملنا بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

الأداة التي نختارها هي Asana ، نظرًا لواجهة المستخدم سهلة الاستخدام ومدى سهولة ذلك في إعداد زملاء وعملاء جدد.

يوفر Asana جميع الوظائف الأساسية المطلوبة مثل إدارة المهام والتقويمات وقوائم المراجعة التي يمكننا إعادة استخدامها وإعداد تقارير التقدم ولكنها أيضًا قابلة للتمديد حتى نتمكن من تخصيص سير العمل ليشمل الحقول المخصصة وتبعيات المهام والميزات الأخرى التي غالبًا ما تكون مطلوبة لنا أيضًا نعمل بأفضل ما لدينا من قدرات.

إن عدد الشركات التي اتصلت بها والتي لا تزال تعتمد على رسائل البريد الإلكتروني الداخلية كوسيلة رئيسية للتواصل كفريق أمر مذهل وشيء أشير إليه باستمرار على أنه عدم كفاءة أساسي يجب تصحيحه.

الاجابة؟ لاستخدام أدوات إدارة المشروع والتعاون للسماح بمحادثة أكثر دقة حول تفاصيل محددة بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني الطويلة حيث تضيع التفاصيل غالبًا.

هناك الكثير من الأدوات الرائعة ولكن بالنسبة لنا ، تقوم Asana بتحديد جميع المربعات ولكننا نستخدم أيضًا عمليات تكامل مثل Google Drive و Evernote والخدمات الخارجية الأخرى التي يمكن أن تعمل بالتعاون مع Asana.

جريج دوربان ، ليدجر بينيت

ليدجر بينيت هي وكالة تسويق B2B متعددة الجنسيات حائزة على جوائز وتخدم المؤسسات العالمية والشركات على نطاق واسع. لقد بنينا ثقافة العمل عن بعد والتعاون لمساعدتنا على تقديم خدمة أفضل لعملائك. من خلال أربعة مواقع (2 المملكة المتحدة و 2 الولايات المتحدة) ، إلى جانب العمل من مكاتب العملاء والمواقع البعيدة والعمل من المنزل ، سيكون لدينا بانتظام 50٪ من الموظفين في مواقع فردية في يوم معين.

من أعظم التحديات التي واجهناها هو تعزيز التعاون والإسهامات المتخصصة في الوقت المناسب وإبراز الرؤية لجميع أصحاب المصلحة في المشروع. كونه شركة خدمية وليست منتجات قياسية ، يتضاعف ذلك من خلال مواقع مختلفة عبر فارق زمني يبلغ 8 ساعات.

نستخدم مجموعة من الأدوات لمساعدتنا على القيام بذلك. داخليًا ، نستخدم Asana لتعيين المهام والتآزر لتخطيط السعة. نستخدم أيضًا مزيجًا من Slack و WhatsApp و Skype (بغض النظر عن استخدام عملائنا) لتحسين التعاون ، ليس فقط داخليًا ، ولكن خارجيًا مع العملاء.

ولكن الجزء الأكثر أهمية هو سياستنا بشأن كاميرات الفيديو الإلزامية في جميع المكالمات. نحن باستمرار في مجموعات Skype وفي مكالمات الفيديو ، حتى أن رسائل البريد الصوتي المرئية تكون قصيرة. هذه الرؤية وجهاً لوجه ليست مهمة فقط لبناء ثقافتنا كفريق واحد للشركة بغض النظر عن الموقع ولكنها تساعد في التواصل بشكل أكثر فاعلية مع الفروق الدقيقة لما نحاول تحقيقه.

الاتجاه الصعودي العام هو القدرة على تحويل العمل بشكل أسرع مع أيام عمل مزدوجة فعالة مما يوفر تغطية على مدار 24 ساعة تقريبًا وبوتقة انصهار أوسع من الخبرة والمعرفة أكثر مما يمكن تحقيقه في مكان واحد.

ناتالي أثناسياديس ، أورمي ميديا

أداتنا المفضلة هي كل ما يقع تحت مظلة G Suite . لدينا خبراء يتعاونون في مشاريع في مناطق زمنية متعددة ، لذا فإن البقاء منظمًا هو مفتاح كفاءتنا.

نستخدم أوراق Google لإدارة المشاريع والحملات ، والمهام لتخصيص الأنشطة للفريق ، ونستخدم Hangouts للتعاون واللحاق بالركب. إنها إلى حد بعيد أفضل أداة نستخدمها ، ولأنها تحت مظلة واحدة ، ليس لدينا 100 علامة تبويب وأدوات مختلفة مفتوحة. يمكننا القيام بكل شيء من علامة تبويب البريد الإلكتروني وأي جداول بيانات خاصة بالحملة.

كريسانتوس حاجبراهيم ، برودوسكور

Prodoscore هي شركة "افتراضية" بالكامل ، يعمل بها موظفون في جميع أنحاء الولايات المتحدة. كما قد تتخيل ، تعتبر أدوات التعاون مهمة جدًا بالنسبة لنا للبقاء على اتصال ومواكبة للسرعة في جميع الأمور ذات الصلة.

لقد اخترنا G-Suite من Google كجناح تعاون لدينا ، والذي نجح بشكل جيد جدًا. إنه ميسور التكلفة ومهني وسهل الاستخدام - التوسع لأننا نحتاج إلى تلبية جميع متطلبات الاتصالات لدينا. أفضل سمة هي أنه لا داعي للقلق مطلقًا بشأن فقد المستندات أو العثور عليها بسرعة ، حتى لو كان شخص آخر هو المؤلف.

أولي سميث ، خبير متأكد

بصفتنا شركة بعيدة تمامًا مع فريقنا المنتشر في منتصف الطريق في جميع أنحاء العالم ، نحتاج إلى بعض أدوات التعاون الرائعة عبر الإنترنت لتمكيننا من العمل كفريق فعال. يجب أن يكون موقعي المميز هو تطبيق Slack . تساعدنا هذه الأداة الرائعة من خلال:

  1. تشجيع التعاون - يزيل العديد من الحواجز التي كانت تقليديًا تشكل عقبات أمام الشفافية والتعاون. كمؤسس ومدير تنفيذي ، فإنه يعطيني نظرة ثاقبة لما يعتقده فريقي ، مع عدم التدخل في أدوار كل منهم.
  2. لقد خفضت حركة مرور الويب إلى النصف - يزيل Slack معظم عمليات النقل ذهابًا وإيابًا التي تم استخدامها لملء صندوق البريد الإلكتروني الخاص بي.
  3. لقد سمحت لي بتبسيط العملية الفردية - فهي تمكنني من إعداد اجتماعات فردية بسهولة والعمل كسجل تاريخي لأي محادثة مع أي عضو في الفريق.

Amber Hinds ، Road Warrior Creative

الأداة الأولى التي تتيح لفريقنا التعاون بكفاءة هي Basecamp . أرتجف عندما أفكر في الأيام التي سبقت إدخال أداة إدارة المشروع في عملياتنا ، وسأخشى الاضطرار إلى العودة إليها.

Basecamp هو المحور المركزي لجميع اتصالاتنا داخليًا ومع العملاء ، ويحافظ على كل شيء موثقًا ومُقوَّمًا - فهو يبقينا في الموعد المحدد ومنظمًا ، وهو مفيد جدًا لدرجة أن شريكي وأنا نشارك مشروع Basecamp لإدارة شؤوننا الشخصية الحياة!

هناك أداتان آخرتان مفيدتان لفريقنا البعيد ، وهما G Suite ، والتي تتيح التعاون السهل للمستندات في الوقت الفعلي ، و Zoom ، وهي الطريقة التي نعقد بها اجتماعات الفريق والعملاء وجهًا لوجه.

إلى جانب هذه الأدوات ، قمنا أيضًا ببناء قاعدة المعرفة الداخلية / دليل عمليات الموظفين وإضافته باستمرار ، تم إنشاؤه كموقع WordPress محمي بكلمة مرور. لقد كان توثيق العمليات والمعايير أمرًا حيويًا لنجاحنا وتقليل وقت زيادة العمل عند انضمام موظف جديد.

نظرًا لأننا لا نمتلك رفاهية السماح للموظفين الجدد بمراقبة زملائهم في العمل في أيامهم الأولى ، فإن وجود عمليات موثقة جيدًا أمر حيوي لجذب أعضاء الفريق الجدد بسلاسة. قد لا يدرك العديد من الأشخاص أنه يمكن استخدام WordPress للشبكات الداخلية أو مواقع الويب الأخرى غير العامة ، ولكنها أداة رائعة لجميع أنواع الاستخدامات وكانت مثالية لاحتياجاتنا حيث قمنا ببناء دليل العمليات الخاص بنا.

حمنا أمجد ، ريدستر

نظرًا لكوننا فريقًا عن بُعد ، فإننا نستخدم عددًا من أدوات التعاون لضمان وجود جميع أعضاء فريقنا في نفس الصفحة وأن كل شيء يتماشى مع جدول أعمال الشركة. أدواتنا الأكثر استخدامًا هي محرر مستندات Google للتوثيق و Slack للتواصل و Google Drive لمشاركة الملفات. لكن في الآونة الأخيرة ، بدأنا في استخدام Trello ونحن نحب كيف ساعدت في إدارة سير العمل لدينا ، وتحسين تعاوننا وتعزيز إنتاجيتنا .

نستخدم لوحات وقوائم وبطاقات Trello لتنظيم مشاريعنا وتحديد أولوياتها. يمكنك إعداد قوائم المهام وتفويض المهام وتقديم ملاحظاتك للآخرين. لقد ساعدنا في التخلص من الكثير من رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة ، مما وفر وقتنا للتركيز على أشياء أكثر أهمية. يمكننا أن نرى بسهولة على السبورة ، المشروع الذي يعمل عليه شخص ما والتقدم الذي أحرزه فيه. يساعدنا هذا في البقاء على اطلاع بالأمور والعمل بكفاءة أكبر. علاوة على ذلك ، يمكن دمج Trello مع أدواتنا المفضلة الأخرى مثل Google Drive و Slack و Evernote والتي تعد إضافة ضخمة.

سيدهارتا جوبتا ، ميرسر ميتل

  • مكان العمل عن طريق Facebook

بمساعدة Workplace by Facebook ، تنفصل عن أعضاء فريقك من خلال المسافة وليس الإنتاجية والمشاركة. غالبًا ما يفقد العمال عن بُعد بعض الأنشطة الممتعة ، ولكن مع الميزات والعمليات السلسة التي تدعم الذكاء الاصطناعي ، يبدو كل شيء في غاية السهولة. مكان العمل ممتع في الاستخدام لأنه مثير مثل أي منصة وسائط اجتماعية.

يمكنك الحصول على تحديثات مستمرة على بوابة موجز الأخبار الخاص بك ، ويمكنك بدء تشغيل فيديو مباشر في أي وقت ، وعقد اجتماعات الفيديو ، والاستفادة من الرسائل الفورية - كل شيء على جميع الأجهزة - سواء كان هاتفًا محمولًا أو كمبيوترًا محمولًا أو جهازًا لوحيًا كإضافة ، يمكنك أيضًا إصلاح أدوات أخرى مثل Office 365 وتتبع العديد من المشكلات أثناء التنقل.

  • ال WhatsApp

غالبًا ما يتم تجاهل مكانته كواحد من المنقذين المحترفين ، وهو WhatsApp. لقد تم التقليل من شأنها ولكن انتشارها وتوافرها يجعلها واحدة من أكثر الأدوات المحبوبة والمعتمدة في جميع أنحاء العالم - يمكنك إنشاء مجموعات عمل لمشاريع مختلفة ، وإرسال رسائل إلى الأشخاص حول تقدم العمل ، ومشاركة الصور ومقاطع الفيديو ، وكذلك عقد اجتماعات فيديو. إنها أبسط أداة تساعد الناس كثيرًا في مساعيهم وارتباطاتهم المهنية.

  • أسانا

إذا كانت حياتك المهنية تعتمد بشكل كبير على العمل القائم على الفريق - تقديم التقارير إلى مدير أو لديك أشخاص يقدمون تقارير إليك - وتحتاج إلى تحديثات مستمرة منهم أثناء العمل عن بُعد - فإن Asana هي الأداة المناسبة لك. له استخدامات متعددة لمساعيك المهنية حيث يمكنك بسهولة التحقق مما يحدث ، وعدد المشاريع التي تم الانتهاء منها ، ومن لا يزال معلقًا من جانبه لإرسال العمل ، وحتى إرفاق والتحقق من المرفقات المختلفة مثل المستندات والرسومات ومقاطع الفيديو- دفعة واحدة.

وليام ليبوفسكي ، تمويل الربع الأول

في First Quarter Finance ، أداة التعاون المفضلة لدينا عبر الإنترنت هي Slack . يستخدم فريقنا من الباحثين والكتاب والمحررين البعيد تمامًا ، Slack باستمرار للتعاون والتواصل. يمكن للمحررين مشاركة المعلومات وتبادل الأفكار مع بعضهم البعض ومع كتابنا أثناء إرسال مسودة خلال عدة جولات من التحرير. كفريق واحد ، يمكننا مناقشة أشياء مثل دليل الأسلوب أو تغييرات السياسة مع إتاحة فرصة متساوية للجميع لمشاركة مدخلاتهم - وهو أمر قد لا يكون ممكنًا من خلال مؤتمر فيديو مكتظ بالسكان أو مكالمة صوتية.

كأداة للتواصل ، يعد Slack جزءًا لا يتجزأ من سير العمل اليومي لدينا ، كما أن فوائد Slack للمؤسسة البعيدة واضحة. عندما ينتشر فريق في جميع أنحاء العالم ، لا يمكننا الدخول إلى مكاتب بعضنا البعض أو التجمع في غرفة اجتماعات لمشاركة المعلومات. يسمح لنا Slack بمعالجة أي مشكلات أو أسئلة بسرعة وكفاءة ، سواء بشكل فردي أو كمجموعة. لا توجد طريقة أسرع للتأكد من أن موظفينا على دراية بالسياسات أو المشاريع الجديدة أسرع من إرسال رسالة Slack إلى كل من يحتاج إلى إعلامه.

ها أنت ذا - أدوات التعاون المفضلة عبر الإنترنت التي تشاركها الشركات البعيدة التي قابلناها. ما هي أدوات التعاون عبر الإنترنت التي تستخدمها لإدارة عملك؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه!