تحسين المحاسبة الخاصة بك عن طريق استخدام أرقام SKU

تعد المحاسبة والتتبع المالي أمرًا حيويًا للصحة العامة لعملك. ومع ذلك ، من المخيف حساب العدد الهائل من المتغيرات التي تلعب دورًا في تحديد أموالك. كل شيء من المصرفيين الذين تعمل معهم إلى الموظفين الذين توظفهم يؤثر على الربحية. ويمكن لأصغر خطأ محاسبي أن يؤثر بشكل كبير على أرقامك.

يعد تطوير أرقام SKU واستخدامها بانتظام أحد أعظم الأدوات التي يمكن لشركتك الصغيرة أو نشاطك الجانبي الاستفادة منها لتحسين المحاسبة (والربحية).

SKUs مقابل UPCs مقابل الأرقام التسلسلية

قد لا تبدو أرقام SKU مثيرة جدًا للاهتمام أو بالغة الأهمية لمحاسبتك النهائية. ومع ذلك ، بمجرد أن ترى مدى اندماجها بعمق في عمليات عملك ، فسوف تدرك قيمتها.

أولاً ، تحتاج إلى معرفة ما الذي يحدد رقم SKU. SKU تعني "وحدة حفظ المخزون". إنه رمز مكون من أحرف وأرقام وعادة ما يتكون من ستة إلى ثمانية أحرف. تم تصميم هذه الأرقام لتتبع المخزون. يتم استخدامها بكثافة في كل من برامج إدارة المخزون ونقاط البيع (PoS) وكذلك برامج المحاسبة.

في هذه المرحلة ، قد يتم الخلط بينك وبين كيفية اختلاف أرقام SKU عن UPCs (رموز المنتج العالمية) أو الأرقام التسلسلية. UPCs هي أرقام مكونة من 12 رقمًا تعمل على طول الجزء السفلي من الرموز الشريطية في العديد من المنتجات. UPCs ، كما يوحي الاسم ، عالمية ولا يمكن أن تكون فريدة في أي متجر واحد. بمعنى آخر ، ستشترك شركتان تبيعان نفس المنتجات في نفس رمز المنتج العالمي (UPC) لمنتج معين ولكن من المحتمل أن يكون لديهما رمزان مختلفان.

الأرقام التسلسلية فريدة لكل منتج على حدة. يتم استخدامها عادة للإلكترونيات وغيرها من العناصر باهظة الثمن. إذا كان متجرك يبيع 20 جهاز كمبيوتر محمولًا من نفس الطراز والطراز ، فسيكون لديهم جميعًا نفس UPCs و SKU. ولكن ، سيكون لكل من هذه الأجهزة المحمولة العشرين رقم تسلسلي مميز.

مزايا العملية المحاسبية

إذن ، لماذا تعد أرقام SKU جيدة لمحاسبة عملك؟

• تتبع الخسارة

  بالنسبة للمبتدئين ، تعد وحدات SKU واحدة من أفضل الموارد لتتبع الخسارة. نظرًا لأن كل رقم SKU يسمح لك بتتبع منتجاتك الواردة ، وتتبعها بسرعة وسهولة طوال رحلتهم إلى العملاء ، فمن السهل تحديد مكان وكيفية اختفاء منتجاتك.

• القرارات المستندة إلى الجرد

  تعد أخطاء إدارة المخزون أحد أكبر ثلاثة أسباب لخسائر الأرباح في شركات البيع بالتجزئة. ومع ذلك ، فإن وحدات الاحتفاظ بالمخزون تجعل من السهل جدًا تتبع المخزون في كل موقع من مواقعك. يصبح هذا أمرًا بالغ الأهمية كلما زاد عدد المنتجات التي يتعين عليك تتبعها والمزيد من المواقع لديك. بفضل أرقام المخزون الدقيقة من خلال عملية مؤتمتة إلى حد كبير ، سيتمكن فريقك من اتخاذ قرارات تخزين أكثر ذكاءً. ستخسر عددًا أقل من المنتجات ، وسيكون لديك مخزون أكثر موثوقية في كل موقع من مواقعك ، وستكون أقل احتمالية لإجراء مكالمة تطوير سيئة.

• مواقع العناصر الفردية

  يمكن للمحاسبة أيضًا تحديد الإحصائيات المتقدمة بناءً على مواقع العناصر المختلفة. على سبيل المثال ، يمكنهم معرفة المتاجر التي تطلب أعلى كميات من كل منتج وتحديد مكان فقدان معظم المنتجات. كمكافأة إضافية ، سيجد مديرو المستودعات ومخازن التخزين أنه من الأسهل بكثير تعقب العناصر الفردية. هذا يمكن أن يزيد بشكل كبير من سرعتك وربحيتك.

• دقة التقارير

  أنت تعلم أهمية دقة التقارير ، ويمكن لوحدات SKU أن تجعل هذه التقارير أكثر دقة. نظرًا لأنك ستقوم بمسح العناصر الخاصة بك بانتظام خلال العملية باستخدام أرقام فريدة لكل عنصر ، فلن تقلق كثيرًا بشأن المعلومات المضللة أو الخاطئة. يساعد ذلك في إنشاء توقعات إيرادات أكثر اتساقًا وموثوقية. بالإضافة إلى أنه يتيح اتخاذ قرارات محاسبية أكثر ذكاءً.

• خدمة العملاء والتسويق

  على الرغم من عدم ارتباطه بالمحاسبة بشكل مباشر ، إلا أنه من المهم أيضًا ملاحظة فوائد وحدات الاحتفاظ بالمخزون للتسويق والمبيعات وخدمة العملاء. يمكن أن تساعدك وحدات SKU في معرفة المنتجات التي يتم شراؤها بشكل متكرر (وكيف). يمكن استخدام هذه المعلومات لإنشاء إعلانات مستهدفة. يمكنهم أيضًا تحسين تجربتنا داخل المتجر حيث ستتمكن من تحديد العناصر في المتجر بشكل أسرع أو طلبها من المواقع الصحيحة.

إنشاء أرقام SKU

يمكنك إنشاء وحدات SKU بالطريقة التي تريدها ؛ لا توجد حدود أساسية للتنسيق الذي تستخدمه أو عدد الأحرف التي يجب تضمينها. عند اتخاذ قرار بشأن التنسيق ، تأكد من مراعاة التطبيق الذي تستخدم أرقام SKU من أجله. على سبيل المثال ، إذا كنت تعتقد أن صرافك سيحتاجون إلى الاحتفاظ بوحدات SKU في الذاكرة ، فمن الجيد أن تجعلها قصيرة وسهلة القراءة ولا تنسى. ولكن ، إذا كنت تعمل في الغالب في المستودعات ، ولديك العديد من المنتجات المختلفة ، فقد تكون أرقام SKU الأطول مفيدة.

بمجرد تحديد الطول ، حدد تنسيقًا يسمح لك بتضمين مستوى معين من المعنى في كل قسم من كود SKU الخاص بك. يمكنك تقسيم الكود الخاص بك إلى ثلاثة أقسام - بداية ، ووسط ، ونهاية - وربط كل قسم من هذه الأقسام بعنصر معنى مختلف. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون أول رقمين يمثلان الفئة الواسعة للعنصر ، وتمثل الأرقام الثلاثة الثانية فئة معينة من العنصر ، وتمثل المجموعة الأخيرة من الأرقام نوعًا من الترتيب التسلسلي.

هناك العديد من المهام والتعيينات المختلفة التي يمكنك وضعها في الاعتبار ، بما في ذلك:

• احالة المتجر والموقع. تتبع المنتجات التي تنتمي إلى المتجر أو الموقع أو القسم الذي يتم الاحتفاظ به فيها.
• معرف فئة فرعية. يمكنك أيضًا إنشاء مجموعات من الأرقام التي تحدد فئة فرعية. قد تشمل هذه "الفاكهة" أو "الخضار" ضمن فئة "البقالة".
• معرف التباين. يجب أن تستفيد المجموعة الأخيرة من الأرقام أو الأحرف من الاختلافات الدقيقة بين المنتجات المختلفة ، مثل اللون أو الحجم أو نوع العنصر.

نصائح SKU المتنوعة

لتحقيق أقصى استفادة من أرقام SKU الخاصة بك ، جرب هذه النصائح:

• يمكنك استخدام رموز التخزين التعريفية مرة أخرى.

  قد يخبرك الفطرة السليمة أنه بمجرد استخدام رقم SKU معين ، لا يمكنك استخدامه مرة أخرى. بعد كل شيء ، من المفترض أن تكون هذه معرفات فريدة. ما دمت تنتظر بضع سنوات بين العناصر المتداولة ، يجب أن تكون قادرًا على استخدام أرقام SKU القديمة للمنتجات الجديدة. المشكلة الوحيدة التي قد تواجهها هي أن العملاء يعيدون عناصر عمرها عدة سنوات لم تعد موجودة في قاعدة البيانات الخاصة بك.

• ابدأ وحدات SKU بأحرف ، وبالتأكيد ليس صفرًا.

  عند تعيين أرقام SKU ، من الجيد أن تبدأها بأحرف. سيساعد ذلك فريق المحاسبة في انتقاؤها بسهولة في جدول بيانات مليء على الأرجح بأرقام أخرى. أثناء تواجدك فيه ، تأكد من أن أرقام SKU الخاصة بك لا تبدأ بصفر. هذا لأن بعض التطبيقات والبرامج ستخطئ في تفسير الصفر على أنه لا يعني "لا شيء" ، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء.

• العمل من واسع إلى خاص.

  يجب أن تكون بداية رقم SKU الخاص بك هو أوسع فئة من حيث المستوى. يجب أن تعمل الأقسام اللاحقة من الأرقام تدريجيًا لتصبح أكثر تحديدًا. في النهاية ، ينتج عن ذلك الفئة الأكثر تحديدًا والأضيق التي يمكنك التأهل لها.

• تجنب الحروف التي تشبه الأرقام.

  يمكنك فحص بعض وحدات SKU تلقائيًا. يجب على المحاسبين إدخال الآخرين يدويًا أو مراجعتهم في جداول البيانات. وفقًا لذلك ، يمكنك تقليل الأخطاء عن طريق تجنب الأحرف التي تشبه الأرقام على وجه التحديد. على سبيل المثال ، الحرف "I" يشبه الرقم "1" والحرف "O" يبدو مثل الرقم "0".

• تجنب استخدام أرقام الشركة المصنعة.

  لتبسيط الأمر ، يمكنك استخدام أرقام الشركة المصنعة - أو عنصر منها - كأرقام خاصة بك. ومع ذلك ، لا توجد فوائد كثيرة من هذه الاستراتيجية. تذكر أن أرقام SKU يجب أن تكون فريدة لكل عمل تجاري. لذلك ، قد يكون من المربك نسخ SKU من شركة أخرى.

• لا تحزم المعنى في وحدات SKU الخاصة بك.

  في حين أنها فكرة جيدة أن تضفي المعنى على بعض أقسام أرقام SKU الخاصة بك - مثل استخدام "GRC" لـ "البقالة" - إلا أنها فكرة سيئة أن تثقل كاهل وحدات SKU الخاصة بك بالمعنى. ينتج عن هذا غالبًا وحدات SKU التي تحتوي على عدد كبير جدًا من الأرقام مما يؤدي إلى مزيد من الارتباك لموظفي المحاسبة لديك.

• تقصير SKUs للإدخال اليدوي.

  إذا كنت ستدخل وحدات SKU يدويًا ، فحاول تقليل عدد الأحرف المستخدمة. كلما كانت سلسلة الأحرف أقصر في رمز التخزين التعريفي ، كان من الأسهل على الأشخاص تذكرها وقل الوقت الذي يستغرقه الدخول. سيوفر هذا على فريقك الكثير من الوقت والجهد.

يعد استخدام أرقام SKU للتحكم في الأمور المالية لأعمالك أحد أفضل القرارات التي يمكنك اتخاذها لعلامتك التجارية ، خاصة إذا كان لديك مجموعة متنوعة من المنتجات لتتبعها عبر المواقع. يستغرق الأمر وقتًا لإعداد نظام قادر على مسحها وتتبعها وتحليلها. ومع ذلك ، فإن الأمر يستحق العناء.

أعيد نشرها بإذن. الأصل هنا

الصورة: Due.com