نصائح الثلاثاء: 27 من أهم الحيل في التخطيط لفعاليات توفير الوقت

نشرت: 2021-08-08

كيف يمكن تحسين مخطط الحدث؟ مع بعض النصائح والحيل الرائعة المتعلقة بالتخطيط للأحداث الموفرة للوقت بالطبع! لقد جمعنا 27 من أكثر استراتيجيات الإنتاجية إبداعًا وفعالية والمعروفة لمخطط الأحداث الحديث في قائمة الأفكار هذه التي ستفاجئ عملية الحدث الخاص بك وتلهمها وتعلمها في النهاية.

اختر أسرار تخطيط أحداث جديدة موفرة للوقت

1. لديك قواعد بخصوص حدث اللحظة الأخيرة أو تغييرات العقد.

على الرغم من وجود العديد من الطرق للتعامل مع تغييرات حدث اللحظة الأخيرة ، إلا أن الوقاية هي المفتاح. لذلك في عقدك ، تأكد من تضمين قواعد لما يحدث عند حدوث تغييرات كبيرة خلال 1-3 أشهر ، و 1-4 أسابيع في الخارج ، ويوم 1 أسبوع. تأكد أيضًا من الحصول على نطاق عملك في الكتابة أيضًا.

2. اختبار قيادة الموظفين الجدد في الأحداث الصغيرة.

العمل مع موظفي الحدث هو مهارة في حد ذاته. لا تعين موظفين جددًا لأهم الأحداث الخاصة بك حتى ترى كيف يمكنهم الأداء في وظائف أصغر وأقل كثافة مرة واحدة على الأقل.

3. إرسال مذكرات تذكير بالمواعيد النهائية إلى الشركاء والجهات الراعية والفرق.

الميمات لها تأثير مثبت علميًا على دماغ الإنسان . لذا ، على الرغم من أن الجميع يكرهون سرًا رسائل التذكير الودية الخاصة بك ، فإن إضافة meme يمكن أن يساعد في تنشيط مراكز تكوين الذاكرة في أدمغتنا (لأنه بحكم التعريف ، تقوم الميم بتعيين معنى لصورة لا معنى لها) وتساعد المشاركين على الشعور بإحساس أكبر بمشاركة المجتمع. في (أو على الأقل يمكن التعرف على) المشاركة شبه القبلية التي أدت بهم إلى معرفة هذا الجزء المعين من المعلومات الدقيقة.

4. جعل بائعي الحدث يدفعون الرسوم المتأخرة.

لا شيء يشعل النار في شخص مثل إلقاء أموال جيدة بعيدًا. قم بإعداد بائعي الأحداث الخاصة بك بنفس معايير الرسوم والأرقام المتأخرة التي تستخدمها مع عملائك (لا يهم حجم الرسوم ؛ يجب أن يكون الوجود كافيًا لإثارة الخوف في قلوبهم).

5. استخدم روبوتات المحادثة للتواصل مع الحاضرين في الحدث.

استخدم روبوتات الدردشة قبل الحدث الخاص بك لتأسيس صوت ونبرة علامتك التجارية للحدث ، وتقديم دعم خدمة العملاء ، وجمع البيانات عن جمهورك من خلال أشياء مثل استطلاعات الرأي أو الاستطلاعات.

جرب أفضل برنامج متعدد الإمكانات لتخطيط الأحداث في العالم

ابدأ مجانًا

6. إنشاء مقاطع فيديو لتدريب موظفي الحدث.

في الأسبوع الذي يسبق الحدث ، أرسل رابطًا إلى مجموعة فيديو محمية بكلمة مرور يمكن للموظفين مراجعتها (ويفضل أن يتم إجراء اختبار عليها) والتي تعدهم لليوم المهم. فيما يلي بعض الأفكار لاستخدام مقاطع فيديو تدريب الموظفين التي تقوم بتطبيقها مباشرة على الحدث الخاص بك.

7. قم بتوجيه كل ما تبذلونه من وسائل الإعلام الاجتماعية الحدث الخاص بك في منصة واحدة.

تعمل أدوات مثل Buffer و HootSuite و Everypost على دمج قنوات متعددة في لوحة معلومات واحدة حتى تتمكن من الحصول على نظرة شاملة للمحتوى الذي تقوم بتوزيعه وكيف يتفاعل جمهور الحدث معه دون التبديل بين ستة مواقع.

8. احصل على أداة شاملة لإدارة الأحداث.

يجب أن تساعدك أفضل خيارات برامج إدارة الأحداث على إنجاز مهام مثل: بناء ميزانيتك ، والبحث عن أماكن الفعاليات ، وتصميم مخطط الأرضية أو التخطيط ، والتعاون مع أصحاب المصلحة الرئيسيين ، والمساعدة في تسويق الحدث نفسه.

9. قم بإعداد الرسائل النصية من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

من المثير للانتباه حقًا أن تضطر إلى مراقبة رسائل البريد الإلكتروني الموجودة على سطح المكتب والرسائل الموجودة على هاتفك في نفس الوقت ، لذا حاول الاحتفاظ بها جميعًا في مكان واحد بدلاً من ذلك. إذا كان لديك جهاز Mac بالفعل ، فيمكنك على الأرجح استخدام iMessage. ولكن إذا كان لديك جهاز كمبيوتر أو كنت تتواصل مع شخص ليس لديه هاتف Apple ، فما عليك سوى اتباع هذه التعليمات.

10. مركزية اتصالات الحدث.

يقضي الشخص العادي 28٪ من يوم العمل بأكمله في إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. يوفر عليك أنت وفريقك بأكمله هذا الجزء الضخم من الوقت من خلال تنفيذ حل خدمات حدث واحد حيث يمكنك جميعًا مشاركة المستندات ودمج سلاسل الرسائل والحصول على تحديثات في الوقت الفعلي لحالات المشروع دون فتح صندوق الوارد الخاص بك.

11. دع برنامج تحليل الوجه يقوم بأبحاث السوق نيابة عنك.

يمكن استخدام التعرف على الوجوه لتقليل عمليات تسجيل وصول الضيف يدويًا ، وتعزيز أمان الحدث ، وإنشاء خرائط حرارية للبرمجة ، والتجمع بدقة على عملاء متوقعين جدد.

12. تنظيم قائمة المهام الخاصة بك على أساس الاستعجال والأهمية.

الملقب ب مصفوفة أيزنهاور، وهذا يمكن رسم مفيدة تساعدك على يرتبوا لتأليف لائحة ومعالجة فقط أهم المهام أولا (أي تلك التي هي على حد سواء عاجلة وهامة).

13. تعيين قاطع التعادل على علم داخل الشركة.

تنشأ الخلافات بين أصحاب المصلحة في الحدث من الآن وبعد ذلك ، ولكن العمل نحو هذه الحلول لديه القدرة على تناول جزء أكبر من الجدول الزمني الذي خططت له. تأكد من أن قائد القرار المعين لديك يعرف كل تفاصيل الموقف ، ويمكنه أن يقوم بمراقبة غير منحازة لكلا الجانبين ، وأنه جيد تحت الضغط.

14. ضع جدولاً مفصلاً للغاية ليوم عملك.

خطط للأنشطة باستخدام كتل مدتها 15 دقيقة ، تذكر جدولة فترات الراحة ، وتجميع المهام المتشابهة في نفس الفترات الزمنية.

15. ارفض المقاطعات عن طريق حظر وقت العمل الفردي في تقويمك العام.

يساعد حظر الوقت بهذه الطريقة على التأكد من أن أعضاء الفريق الآخرين يحترمون حدودك بينما تظل في المهمة.

الدليل: كيفية إنشاء قائمة مراجعة التخطيط لحدث

16. احصل على متطلبات النظام والتوقيت والمستندات من كل من موردي النسخ الاحتياطي.

إذا حدث خطأ ما مع البائعين ، فمن المحتمل أن تكون مشكلة اللحظة الأخيرة. لذلك ، لديك ما لا يقل عن 3 خيارات نسخ احتياطي مع جميع التفاصيل ذات الصلة المتاحة في ملف تخطيط الحدث الخاص بك لكل نوع من البائعين الذين سيحتاجهم الحدث الخاص بك.

17. قم بإجراء إصلاح شامل لسير العمل.

قد يؤدي تتبع ما تفعله يوميًا إلى توازن أفضل بين العمل والحياة ، ولكنه يمكن أن يساعد أيضًا في تحديد نقاط الضعف في عمليتك الحالية. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى تفويض المزيد من المهام الإدارية أو عقد اجتماعات أقصر.

18. أضف باستمرار إلى قائمة المتحدثين والمقدمين المحتملين للأحداث المستقبلية.

اجمع أسماء الأشخاص المؤثرين في مجال عملك ، أو المحاضرين الكبار ، أو الذين أعربوا عن اهتمامهم بالعمل مع علامتك التجارية علنًا. عندما يحين وقت حجز مكبرات الصوت ، لن تضطر إلى قضاء ساعات في البحث في LinkedIn وقائمة جهات الاتصال الخاصة بك للعثور على أي شخص - ما عليك سوى الرجوع إلى القائمة!

19. تصور كيف يمكنك تبسيط العملية الخاصة بك إذا تم مضاعفة الجدول الزمني الحالي الخاص بك.

يجبرك هذا التمرين النفسي الرائع على اكتشاف كيف يمكنك التعامل مع تحديات الجدولة التي تأتي مع عبء العمل الذي تجاوز الحد الأقصى تمامًا والتغلب عليه في أكثر المواقف ضغطًا التي يمكن تخيلها. إنها أفضل طريقة للتغلب على قانون باركنسون.

إدارة أصول الفنادق

20. ضع قائمة بالتوقعات والمهام التي سيكون جميع المتطوعين في هذا الحدث مسؤولين عنها (وشاركها معهم في وقت مبكر).

في يوم الحدث ، تعد الإجابة عن الأسئلة وإدارة المتطوعين للحدث مضيعة للوقت. بالإضافة إلى ذلك ، سيقدرون حقًا استعدادك لهم (إنها واحدة من أفضل الطرق لإسعاد المتطوعين).

21. أتمتة عملية تسجيل الوصول إلى الحدث.

قم بتسريع العملية عن طريق اختيار تطبيق رائع لتسجيل الوصول. ابحث عن الميزات سهلة الاستخدام التي تقلل من الوقت الذي يستغرقه تدريب موظفي الحدث الخاص بك على كيفية استخدام البرنامج إذا كنت ترغب في حزم لكمة إنتاجية إضافية.

22. مشاركة شاشات سطح المكتب على هاتفك.

تسهل عليك أدوات مثل Chrome to Mobile مزامنة جميع علامات التبويب المفتوحة من جهاز إلى آخر ، وهو أمر مفيد عندما تكون في طريقك إلى اجتماع ، أو تسافر إلى مكان ما أو منه ، أو تحتاج ببساطة إلى حفظ هذه صفحات معينة لعرضها لاحقًا.

23. رانجل المتحدثين وتنظيم العروض من خلال منصة تعاونية واحدة.

استخدام البريد الإلكتروني للإجابة على أسئلة المتحدث ، والموافقة على الخطوط العريضة ، وجمع الصور أو السير غير فعال ، وهذا هو السبب في أنه من الأفضل استخدام أداة واحدة تجمع كل مكبرات الصوت معًا في منطقة رقمية واحدة يمكنك الإشراف عليها.

24. استخدام منشئ موقع ويب لتسجيل الحدث بدلاً من إنشاء واحد من البداية.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن استخدام حل قابل للتخصيص سيجعل من السهل جمع معلومات الجمهور ، والحفاظ على مستويات أمان عالية ، وتعزيز إستراتيجية الحدث الخاص بك ، وتوفير ميزات إضافية لتوفير الوقت بما يكفي لإكمال خطة الإنتاجية الجديدة بشكل كامل.

25. إضافة ماسح ضوئي QR إلى تطبيق الحدث الخاص بك.

سيسهل استخدام رموز QR للأحداث تسجيل الأشخاص وسيساعد أكشاكك أو رعاتك على إجراء أنشطة أحداث قيّمة ومولدة للقيادة دون الحاجة إلى أي مطالب إضافية في جدولك الزمني.

26. استخدام القوالب لإنشاء استطلاعات الرأي واستطلاعات الرأي.

اجمع بين تطبيق استطلاع حدث على الهاتف المحمول مع أسئلة استبيان الحضور أو الراعي أو أصحاب المصلحة.

27. اجعل أداة فرز البريد الإلكتروني تعطي الأولوية لصندوق الوارد الخاص بك.

إذا كان لديك Gmail ، فجرّب أدوات مثل Sortd. إنها تساعد في تحويل بريدك الوارد إلى قائمة مهام ، باستخدام أعمدة قابلة للتخصيص لتنظيم المهام بناءً على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا كنت تستخدم موفر بريد إلكتروني مختلفًا ، فابحث عن امتداد يسمح لك بتجاوز الترميز اللوني الأساسي لتقديم مساعدة تنظيمية مفيدة بالفعل.

المزيد من أسرار تخطيط الأحداث

إذا كنت ترغب في العثور على المزيد من الطرق لتكون منتجًا كمخطط أحداث ، فحاول قراءة كيفية التعامل مع المشكلات الشائعة والحلول قبل ظهورها. يمكنك أيضًا توفير الوقت باستخدام قائمة مراجعة الأحداث القابلة للتخصيص هذه أو تحسين مهارات الاتصال عبر البريد الإلكتروني قبل أن يبدأ مشروعك الكبير التالي في إنشاء خطة إنتاجية مدورة جيدًا.

اجعل الأحداث المذهلة تنبض بالحياة بسرعة

نبدأ الآن