3 Tipps zum Erstellen barrierefreier und ADA-konformer PDFs

Das Portable Document Format (PDF) ist ein Grundnahrungsmittel für Unternehmen, die maßgeschneiderte Inhalte für ein breites Publikum freigeben möchten, ohne eine Website zu erstellen oder ein Vermögen an Druckkosten in die Höhe zu treiben.

Einem Standard-PDF fehlen jedoch möglicherweise wichtige Barrierefreiheitsfunktionen, die viele Benutzer benötigen, um den Inhalt einer PDF-Datei vollständig zu verstehen.

Bei etwa 300 Millionen farbenblinden Menschen auf der ganzen Welt und weiteren 250 Millionen Menschen mit Sehbehinderung könnten PDFs für einen Großteil Ihrer potenziellen Leserschaft ineffektiv oder völlig nutzlos sein. Aus diesem Grund sollte Ihre Organisation die empfohlenen Best Practices befolgen, um Ihre PDF-Dokumente barrierefrei zu machen.

PDF-Barrierefreiheit ist der Prozess, Ihre PDF-Dateien „für jedermann zugänglich zu machen und allen Benutzern den Zugriff auf dieselben Informationen zu ermöglichen, unabhängig von ihren Beeinträchtigungen oder der von ihnen verwendeten Methode“, so Dax Castro . Castro, ein Adobe-zertifizierter PDF Accessibility Trainer und Mitglied der International Association of Accessibility Professionals, hat in seiner Adobe MAX- Präsentation 2020 einige seiner Tipps zum Erstellen barrierefreier PDFs erläutert , die Sie hier ansehen können .

Wenn Sie wenig Zeit haben, lesen Sie weiter, um einen schnellen Überblick über seine bewährten Vorschläge zu erhalten, wie PDFs den Barrierefreiheitsstandards wie PDF/UA und WCAG entsprechen , damit jeder den Inhalt Ihrer PDFs vollständig verstehen und verstehen kann.

1. Verwenden Sie Tools für Compliance-Variationen

Der Einstieg in die PDF-Barrierefreiheit ist nicht der intuitivste Prozess, aber Dax hat einen Rahmen für die Arbeit an Compliance skizziert.

1. Überprüfen Sie den Inhalt mit einem automatisierten Tool.
2. Führen Sie eine manuelle Überprüfung durch.
3. Mit einem Screenreader testen

Für automatisierte Tools schlug Dax Folgendes vor:

• Die Acrobat-Barrierefreiheitsprüfung : Für diejenigen, die ihre PDFs in Acrobat erstellen, gibt es ein integriertes Tool, mit dem Sie sicherstellen können, dass Sie die Barrierefreiheitsstandards erfüllen. Zum Beispiel erhalten Sie ein Häkchen oder ein X neben etwas, das bestanden bzw. nicht bestanden wurde. Dax schlägt vor, den Checker als Ausgangspunkt und nicht als letzten Check zu verwenden.

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• PAC 3 : Dax merkt an PAC 3 ist „ein großartiger PDF/UA-Checker, und er ist kostenlos.“ Das Tool zeigt Ihnen auch Screenshots an, wo Ihr Dokument nicht konform ist.

Nach der manuellen Überprüfung sollten PDF-Ersteller mit einem Screenreader-Tool testen – und nicht mit einem Text-to-Speech-Tool ( dieser Tipp war Dax' letzter CTA für seine Präsentation – wenn Sie sich also an etwas aus diesem Artikel erinnern, denken Sie daran! ). Konkret hob Dax diese Tools als die am häufigsten verwendeten Optionen hervor:

• Apple Voiceover : Apple Voiceover macht Inhalte auf iPhones, iPads und Macs besser zugänglich, da die Funktion ohne Aufpreis in alle Apple-Produkte integriert ist.

• NVDA : Für PC-Benutzer ist NVDA ein kostenloser Screenreader, den Dax als „etwas einfacher“, aber „etwas beliebter“ als JAWS beschreibt.
• JAWS : Auch für PC-Benutzer ist JAWS ein kostenpflichtiges, aber „robusteres“ Bildschirmlesetool im Vergleich zu NVDA.

2. Kennen Sie Ihre Barrierefreiheit

Barrierefreiheit in einem PDF sind alle Merkmale des Dokuments, die jemand mit einer Sehbehinderung möglicherweise nicht lesen oder verstehen kann – selbst mit Hilfe eines Screenreaders oder eines Barrierefreiheitstools.

Berücksichtigen Sie beim Entwerfen Ihrer PDF-Datei alle Best Practices für Barrierefreiheit . Beachten Sie insbesondere die folgenden Attribute Ihres Dokuments, bevor Sie es veröffentlichen.

• Farbe als Unterscheidungsmerkmal: Kein Inhalt Ihres Dokuments sollte zum Verständnis auf Farbe verweisen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie fügen ein Diagramm in Ihr PDF ein und markieren eine Zelle in Blau, und in einem Absatz, der den Inhalt der Tabelle behandelt, verweisen Sie auf „die Zelle in Blau“, ohne auf den tatsächlichen Inhalt dieser Zelle zu sprechen. Dies wäre ein Verstoß gegen die Best Practices für die PDF-Barrierefreiheit, da ein Screenreader die Farbe der Zelle nicht erkennen kann.

• Text als Bild: Es ist verlockend, ein Bild von Text anstelle von Text selbst zu verwenden, insbesondere für Logos oder andere markenspezifische Anforderungen. Falls es absolut unvermeidlich ist, stellen Sie sicher, dass Sie den Volltext innerhalb des Bildes in den Bild-Alt-Text einfügen.
• Tabellen: Der Einfachheit halber kannst du einen Screenshot einer Tabelle, die du in Excel oder auf Canva erstellt hast, in dein PDF einfügen. Dadurch wird die Tabelle für Benutzer von Bildschirmleseprogrammen unlesbar. Stellen Sie stattdessen sicher, dass Sie die Tabelle in Ihrem PDF-Maker erstellen und ihren Inhalt richtig mit Tags versehen. Dax beschreibt, wie Sie in diesem Video barrierefreie Tabellen in InDesign erstellen ( hier klicken ) und wie Sie in diesem Video barrierefreie Diagramme und Grafiken erstellen ( hier klicken ).

Dax umreißt auch andere Bereiche, die aus Gründen der Barrierefreiheit zu beachten sind, wie zum Beispiel:

• Schriftart.
• Sprache.
• Farbenblindheit.
• Farbkontrast (verwenden Sie Tools wie Color.adobe.com, um zu sehen, ob das Kontrastverhältnis den Anforderungen an die Barrierefreiheit entspricht).
• Strukturelle Beziehungen.
• Formeln.
• Bilder.

3. Überprüfen Sie die Barrierefreiheitsfunktionen von InDesign und Acrobat

Beim Erstellen einer PDF-Datei in Adobe InDesign gibt es Funktionen, die es Erstellern ermöglichen, das Dokument so einzurichten, dass es die Barrierefreiheitsstandards innerhalb des Tools erfüllt – insbesondere bevor das PDF in Acrobat hochgeladen wird. Einige dieser Funktionen umfassen:

• Festlegen von Titeln und Metadaten, die wichtige Dokumentinformationen wie Autor und Dokumentsprache leicht identifizieren.
• Erstellen von benutzerdefiniertem Alternativtext , um den Inhalt eines Bildes genau zu beschreiben und Ihnen zu ermöglichen, Hyperlink-Alternativtext in InDesign statt in Acrobat festzulegen.
• Identifizieren von Kopfzeilen in Tabellen zum einfachen Lesen von Daten beim späteren Öffnen in Acrobat.
• Automatisches Generieren eines Inhaltsverzeichnisses, das Lesezeichen in einem PDF für längere Dokumente erstellt.

Acrobat bietet noch mehr Funktionen, die Ihnen dabei helfen, die PDF-Barrierefreiheitsstandards zu erfüllen, wie zum Beispiel:

• Setzen Sie das PFD/UA-Flag, das als Markierung dient, um Ihr Dokument „auf den PDF/UA-Standard“ zu sanieren.

• Überprüfen Sie manuell den Farbkontrast und die Farbenblindkompatibilität mit dem mitgelieferten Color Contrast Analyzer (CCA), der Sie auf ein Bestehen oder Nichtbestehen der Barrierefreiheitsprüfung aufmerksam macht.
• Artefakt ungetaggte Elemente , die „gemäß PDF/UA artefaktiert“ werden müssen, wie z. B. Tabellenränder.

PDFs barrierefrei machen

PDF-Barrierefreiheit bleibt ein wichtiges Thema – aber mit klaren Richtlinien von WCAG und PDF/UA, in Verbindung mit einer Suite von Tools von Softwareunternehmen wie Adobe, ist es einfacher denn je, es zu meistern.

Für weitere Einblicke von Dax zur PDF-Barrierefreiheit klicken Sie hier, um seine vollständige Präsentation aus der Adobe MAX-Präsentation 2020 anzusehen .