6 Zoom-Etikette-Erinnerungen für Ihr nächstes Meeting

Veröffentlicht: 2021-01-15

Es mag ein neues Jahr sein, aber im Jahr 2021 werden noch zig Millionen Amerikaner aus der Ferne arbeiten.

Und wie wir alle erraten können, bedeutet dies mehr Meetings auf Zoom , Google Hangouts und anderer Videokonferenzsoftware.

Während Ihr Team im Jahr 2020 wahrscheinlich Stunden (und Stunden) zusammen mit Zoom-Anrufen verbracht hat, gibt es einen Aspekt der Videokonferenzen, der möglicherweise auf der Strecke geblieben ist, als sich die Belegschaft an diese neue Normalität anpasste – die Zoom-Etikette.

In diesem Beitrag werden wir einige wichtige Bestandteile der Zoom-Etikette skizzieren, damit Sie in diesem Jahr so ​​gut vorbereitet, höflich und professionell wie möglich zu Meetings erscheinen können.

Was ist Zoom-Etikette?

Die Zoom-Etikette sorgt für eine professionelle Gelassenheit und ein professionelles Verhalten während eines Zoom- oder Videokonferenzanrufs. Da Zoom-Meetings sich erheblich von ihren persönlichen Gegenstücken unterscheiden können, müssen wir uns an zusätzliche Erwartungen halten, um uns unseren Kollegen am besten präsentieren zu können.

Tipp #1: Schließen Sie andere Apps

Schreibutensilien

Bei persönlichen Besprechungen wird davon ausgegangen, dass wir unsere Laptops schließen, es sei denn, wir teilen Bildschirminhalte mit den Teilnehmern oder machen sich Notizen. Bei Zoom-Meetings ist es jedoch unmöglich, Ihren Laptop zu schließen.

Um jedoch ablenkungsfrei zu bleiben und sicherzustellen, dass Sie dem Meeting Ihre volle Aufmerksamkeit widmen, schließen Sie am besten alle anderen Fenster und Apps außer Zoom (es sei denn, Sie präsentieren oder machen Notizen). Das bedeutet, dass du Slack beenden, deinen E-Mail-Posteingang minimieren und alle geöffneten Messaging-Apps beenden solltest. Wie bei persönlichen Besprechungen warten Ihre Nachrichten danach auf Sie.

Profi-Tipp: Wenn Sie befürchten, dass Kollegen denken, dass Sie während des Arbeitstages nicht an Ihrem Computer sind, versuchen Sie , Ihren Google Kalender in Slack zu integrieren, um Ihren Status automatisch auf „ Abwesend“ zu setzen und Ihre Kollegen wissen zu lassen, dass Sie in einem Meeting sind.

Tipp #2: Schalten Sie Ihren zweiten Monitor aus

Dual-Monitore sind ein perfekter Effizienz-Hack, da sie die Produktivität um bis zu 30 % steigern können .

Sie sind jedoch nicht ideal, wenn es darum geht, sich auf Zoom-Meetings zu konzentrieren.

Wenn dieser zweite Monitor eingeschaltet ist, ist es allzu verlockend, Ihre E-Mails (oder – seien wir ehrlich – Twitter) zu überprüfen und den Fokus auf das Meeting zu verlieren. Um die Erfahrung eines persönlichen Meetings nachzubilden und sich auf den Redner oder die Diskussion zu konzentrieren, trennen Sie Ihren Laptop von Ihrem zweiten Monitor. Andernfalls könnten Ihre Augen versucht sein, zur Seite zu schweifen und Ihre Mitreisenden wissen zu lassen, dass Sie an der Sache weniger interessiert sind.

Webcam mit Frau auf dem Bildschirm

Tipp #3: Lassen Sie Ihre Kamera eingeschaltet

Einer der vielen Vorteile der Remote-Arbeit besteht darin, weniger darauf zu achten, vorzeigbar auszusehen – insbesondere, wenn während Zoom-Meetings die Privatsphäre mit der Schaltfläche „Kamera aus“ nur einen Klick entfernt ist.

Egal, ob es sich um ein unternehmensweites Meeting oder ein Einzelgespräch mit Ihrem Vorgesetzten handelt, das Ausschalten der Kamera hinterlässt nicht immer den besten Eindruck. Zum Beispiel:

  • Kollegen können Sie bei einer großen Teambesprechung als geistig oder physisch abwesend wahrnehmen, da es keine Möglichkeit gibt, Ihre Anwesenheit oder Ihr Engagement zu überprüfen.
  • Es kann als unpersönlich rüberkommen – besonders wenn Sie in einer Einzel- oder Kleingruppe sind – da Ihre Kollegen immer noch auf eine begrenzte Körpersprache und Mimik angewiesen sind, die sie durch Ihre Kamera beobachten können. Denken Sie daran, dass diese Besprechungen das einzige Mal sind, an dem viele ihre Kollegen sehen. Begrenzen Sie also nicht ihre ohnehin begrenzte Zeit mit Ihnen.
  • Es stellt eine Barriere bei der Zugänglichkeit für diejenigen dar, die Lippen lesen – und obwohl das Lippenlesen auf Zoom nicht so perfekt ist , kann das eingeschaltete Halten der Kamera einige Missverständnisse oder Missverständnisse aufklären, da die Leute sehen können, was Sie sagen.

Tipp 4: Schalten Sie Ihr Mikrofon aus, wenn Sie nicht sprechen

Dieser Hund, das Kind oder die Sirene im Hintergrund können während eines ernsthaften Geschäftstreffens ein echter Stimmungskiller sein.

Während diese Unterbrechungen bei der Fernarbeit unvermeidlich sind, ist ihre Begrenzung eine grundlegende Zoom-Etikette – und sie können eingeschränkt werden, indem Sie sich einfach selbst stummschalten, wenn Sie nicht in einer Teambesprechung sprechen.

Das Stummschalten reduziert nicht nur diese Unterbrechungen, sondern ist auch hilfreich für diejenigen, die Schwierigkeiten haben, einen Sprecher klar zu hören. Denken Sie an diejenigen, die vor ihren Fenstern Bau- oder Straßenarbeiten haben, oder an diejenigen, die schwerhörig sind und die Worte eines Sprechers auch ohne störende Hintergrundgeräusche nicht verstehen können. Mit zusätzlichen Ablenkungen wird ein Zoom-Meeting noch schwieriger.

Profi-Tipp: Tipp #5: Halten Sie sich an die Start- und Stoppzeiten von Meetings

Uhr

Im Büro können Sie sich leicht daran erinnern, wann Ihre Besprechung beendet ist, wenn die Person, die auf den Konferenzraum wartet, an die Tür klopft.

Bei Zoom ist das nicht so einfach. Während niemand ungeduldig darauf wartet, dass Sie Ihre Diskussion beenden, um Ihre Meeting-ID-Nummer zu verwenden, besteht die Möglichkeit, dass die Teilnehmer in Ihrem Meeting einen weiteren Zoom haben, zu dem sie direkt nach dem, in dem Sie sich gerade befinden, wechseln können.

Achte daher darauf, dass du die Start- und Stoppzeiten respektierst und sprich, wenn jemand dies nicht tut. Ein einfaches „Entschuldigen Sie die Unterbrechung, aber wir sind zwei Minuten zu Ende – könnten wir uns heute Nachmittag neu gruppieren, wenn wir wieder alle frei sind?“ könnte jemandem massive Kopfschmerzen ersparen.

not Profi-Tipp: nicht Wenn Sie eine umfangreiche und wichtige Diskussion führen, die Sie fortsetzen möchten, fragen Sie die Teilnehmer einfach, ob sie die Zeit haben, weitere 5 bis 10 Minuten zu chatten, bevor Sie davon ausgehen, dass sie es tun.

Tipp #6: Verwenden Sie Live-Untertitel

Rechner

Ein letztes Stück der Zoom-Etikette ist eines, das für diejenigen von Vorteil ist, die während des Meetings ein zusätzliches Maß an Klarheit benötigen – automatische Live-Untertitel .

Ob sie dabei helfen, sich auf das Meeting zu konzentrieren oder es so zu machen, dass jemand mit Hörproblemen das Gesagte versteht, Untertitel machen Zoom-Meetings zugänglicher.

Auch beim Einrichten ist der Vorgang einfach – wir erklären den Vorgang zum Einrichten von Zoom-Meeting-Beschriftungen in diesem Blogbeitrag .

Denken Sie an Ihre Etikette

Zoom-Meetings und Videokonferenzen bringen diese Remote-Mitarbeiter auf eine Weise zusammen, die die Arbeitsplatzkultur und Bürofreundschaften am Leben erhält – aber dies kann nur passieren, wenn wir uns daran erinnern, diese einfachen, aber wesentlichen Regeln der Zoom-Etikette zu befolgen.

Wenn Sie das nächste Mal einen Videoanruf haben, stellen Sie sicher, dass Sie sich an diese sechs Erinnerungen halten, um ein besseres Zoom-Erlebnis für Sie und Ihre Kollegen zu erzielen.

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