Freitagsfunde: 6 Ideen für den ultimativen Empfang nach der Veranstaltung

Mehrtägige Konferenzen. Ganztägige Networking-Meetings. Wirtschaftssymposien. Heute enden diese Veranstaltungen nicht nach den üblichen Panels, Fragen und Antworten, neuen Produkt-Rollouts und technischen Demonstrationen.

After-Partys und Empfänge nach der Veranstaltung sind zu einer üblichen Erweiterung vieler Veranstaltungen geworden und bieten Marken die Möglichkeit, bei den Teilnehmern einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Die Organisation von Versammlungen nach der Veranstaltung erfordert all Ihre Fähigkeiten in der Veranstaltungsplanung, mit einer leichten Verschiebung der Prioritäten und Aufgaben, um die Angelegenheit von der Hauptveranstaltung zu unterscheiden. Hier sind 6 Tipps, die Ihnen helfen, den Empfang nach der Party oder nach der Veranstaltung zu gestalten, an dem alle teilnehmen möchten.

Wie man eine After-Party plant, die ein Riesenerfolg ist

1. Schließe After-Party-Locations früh ab

Wenn Sie den Post-Event-Empfang für ein Unternehmen zum Abschluss einer Messe oder Konferenz planen, denken Sie daran, dass Sie eines von vielen Unternehmen mit derselben Idee sind. Es ist wichtig, frühzeitig mit der Recherche und den Verhandlungen zu beginnen, wenn Sie den heißesten Veranstaltungsort in der Nähe der Konferenz buchen möchten. Erkunden Sie die Sourcing-Sites für Veranstaltungsorte wie das CVENT-Lieferantennetzwerk, um Top-Locations in der Nähe des Konferenzorts zu finden.

Auch wenn Sie die Hauptveranstaltung planen, erstellen Sie für die Afterparty eine separate Datei in Ihrer Veranstaltungsplanungssoftware. Die Planungszeitpläne für die Veranstaltungen werden unterschiedlich sein, und die Trennung der After-Party hilft Ihnen und Ihrem Team, organisiert zu bleiben. Beginnen Sie so schnell wie möglich mit dem Schreiben und Versenden Ihrer RFPs an Veranstaltungsorte, Caterer und Unterhaltungsunternehmen, damit Sie schnell zum Abschluss von Verträgen übergehen können – hoffentlich mit Ihren besten Entscheidungen.

Idealerweise veranstalten Sie die After-Party an einem anderen Ort als die Hauptveranstaltung, um für Begeisterung zu sorgen, den Gästen die Stadt außerhalb des Konferenzzentrums zu erleben und als besonderes Angebot hervorzuheben. Wählen Sie einfach keinen Veranstaltungsort, der schwer zu erreichen ist, und seien Sie sich über die einfachsten Wege klar, oder Sie riskieren No-Shows.

Es hat Vorteile, den Empfang nach der Veranstaltung in einem Veranstaltungsraum innerhalb des Konferenzzentrums oder direkt nebenan abzuhalten. Sie können die Aufmerksamkeit der Gäste während des Hauptteils der Konferenz auf die Partylocation lenken, Logistik ist normalerweise kein Problem, und wenn Sie ein Planer sind, der an einer größeren Veranstaltung arbeitet, erhalten Sie möglicherweise einen ermäßigten Preis. Wenn Sie es innerhalb des Veranstaltungsortes abhalten, ist es wichtig, bei der Dekoration kreativ zu werden, um die After-Party vom Hauptevent zu unterscheiden.

2. Machen Sie Post-Event-Partys zu einer Zone ohne Druck

Ob eintägige Veranstaltung, mehrtägige Konferenz oder ein einwöchiges Filmfestival – Großveranstaltungen zehren für Teilnehmer und Moderatoren. Sie führen möglicherweise ein neues Produkt ein oder vernetzen sich mit Kollegen in ihrer Branche. Firmensymposien können Back-to-Back-Klassen beinhalten, die einen nachhaltigen Fokus erfordern.

Versuchen Sie, Ihre Empfänge und After-Partys nach der Veranstaltung entspannt und unterhaltsam für die Gäste zu gestalten. Es sollte kein Druck zum Netzwerken bestehen, und die Gäste sollten die Führung übernehmen, wenn es darum geht, Kontakte zu knüpfen. (Es gibt eine Zeit und einen Ort, um Eisbrecher und Aktivitäten zu vernetzen. Dies ist keiner von ihnen.) Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort introvertierte Ruhezonen für zurückhaltende Gespräche bietet, zusätzlich zu Räumen für ausgelassenere Partys.

3. Bieten Sie herausragende Exklusivangebote nach der Veranstaltung an

Sie müssen Ihren Gästen einen guten Grund geben, zu erscheinen, wenn die Konferenz oder das Meeting zu Ende geht. Wie unterscheidet sich diese Afterparty von den restlichen Networking Luncheons und Podiumsdiskussionen? Ihre Auswahl hängt hier natürlich von Ihrem Budget ab, aber Sie können den Wow-Faktor auch mit einem begrenzten Budget erzielen. Hier sind einige Ideen für einzigartige Angebote, bei denen die Leute bleiben werden:

• VIPs . Laden Sie Koryphäen der Hauptveranstaltung als besondere Gäste der After-Party ein. Gäste werden die Gelegenheit lieben, mit CEOs und Prominenten aus dem Veranstaltungsprogramm das Brot zu brechen.
• Swag . Erstellen Sie ein Swag-Angebot für das Event, das nur auf der After-Party verfügbar ist. Dies kann ein exklusiver Code für einen Song-Download, ein von einem Konferenzredner verfasstes Buch oder ein Marken-Cocktail-Shaker sein.
• Spezialitäten-Cocktail. Bitten Sie das Restaurant- oder Bar-Catering-Unternehmen, einen originellen Cocktail für den Anlass zu kreieren und dem Getränk einen Namen zu geben, der mit der After-Party verbunden ist.
• Snapchat On-Demand-Geofilter. Entwerfen Sie einen Snapchat-Geofilter für Ihre After-Party und erstellen Sie einen Geofence für den Veranstaltungsort. Halten Sie es einfach, passend zum Thema Ihrer Veranstaltung und geben Sie sich etwas Vorlaufzeit – die Genehmigung von Snapchat dauert einen Werktag.
• Ein immersives Thema. Obwohl es keine After-Party war, werden Sie zu schätzen wissen, wie Smirnoff mit einem Comic-Thema für die „Graphic“ Smirnoff Experience der Marke All-In ging. Schaffen Sie Dramatik, indem Sie eine einzelne Farbe im gesamten Raum verwenden oder ein theatralisches Thema wie die Goldenen 20er, Steampunk oder eine Vintage-Bibliothek erstellen.

4. Vermarkten Sie Ihren Empfang nach der Veranstaltung, um Begeisterung zu wecken

Marketing auf diversen Kanälen gibt Ihnen das „Extra! Extra!" Steigern Sie Ihren Empfangsbedarf nach der Veranstaltung. Sobald Sie Ihren Veranstaltungsort, Ihre Zeit, Ihre Unterhaltung und Ihr Essensangebot festgelegt haben, sollte Ihre Marketingkampagne beginnen. Fassen Sie zusammen, was Ihre Soiree nach der Veranstaltung besonders macht (sei es die Unterhaltung, die Aussicht auf das Dach oder das Degustationsmenü eines lokalen Küchenchefs) und buchstabieren Sie es in einer kühnen und ansprechenden Schrift. Hier sind Marketing-Ideen, die Sie berücksichtigen sollten:

• E-Mail-Kampagnen. Wesentliche Bestandteile sind lebendige Bilder des Veranstaltungsraums und die Vermittlung der leichten Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes von der Hauptkonferenz. Seien Sie bei Formulierungen wie „Fünf Minuten zu Fuß“ oder „Zehn Minuten mit der Mitfahrgelegenheit“ genau.
• Social-Media-Kampagnen. Sie müssen nicht jede Plattform nutzen, aber wählen Sie diejenigen aus, die bei Ihrer Zielgruppe beliebt sind. Facebook ist bekannt für seine Anziehungskraft auf Babyboomer, während Snapchat und Instagram die Plattformen der Generationen Y und Z sind.
• Hashtags nach der Party. Geben Sie Ihrem Empfang nach der Veranstaltung einen erkennbaren Hashtag, damit die Teilnehmer ihre Vorfreude schon im Vorfeld teilen können.
• Geofencing. Dies ist nur bei mehrtägigen Konferenzen und Festivals sinnvoll, bei denen sich viele Teilnehmer für Ihre After-Party während der Veranstaltung entscheiden. Mit Geofencing werden Ihre beworbenen Social-Media-Kampagnen nur auf Mobilgeräten innerhalb des dafür vorgesehenen Bereichs (dh innerhalb des Konferenzzentrums) angezeigt.

5. Beziehen Sie wenn möglich lokales Flair mit ein

Das oben erwähnte Degustationsmenü von einem lokalen Koch, das vom Bauernhof auf den Tisch kommt, würde hier genau das Richtige sein. Das gilt auch für Flüge von einer lokalen Brauerei. Oder eine lokale Wein- und Käseverkostung. Lokale Künstler sind auch eine gute Option.

Der Schlüssel liegt darin, ein Angebot an F&B oder Unterhaltung auszuwählen, das die Veranstaltungsteilnehmer nicht oder zumindest ohne Anstrengung nach Hause bekommen können. Hier sind weitere Optionen zum Erkunden:

• Egal, ob Sie sich für eine akustische Folk-Rock-Band, einen Rapper oder einen Pianisten und Kabarettsänger entscheiden – Veranstaltungen mit Live-Musik haben eine lustige und festliche Qualität.
• Das Gleiche gilt, wenn Sie einen hervorragenden lokalen Magier engagieren, der Tricks durch die Menge ausführen kann, oder Gesichtsbemalungskünstler, die sich an Erwachsene richten.
• Schnapp dir Killer Po'boys für deine Afterparty in New Orleans. Veranstaltungsteilnehmer werden eine weitere Gelegenheit zu schätzen wissen, die lokale Messe zu genießen.
• In Chicago? Bestellen Sie Deep Dish Pizza für Ihre Gäste so nah wie möglich, damit sie noch klebrig ist.
• Mieten Sie einen beliebten regionalen Imbisswagen für Empfänge nach der Veranstaltung in einem Innenhof oder einem anderen Außenbereich.

6. Bitten Sie die Teilnehmer um persönliches Feedback

Warten Sie mit diesen Umfragen nach der Veranstaltung, bis die Veranstaltung oder Konferenz wirklich vorbei ist. Die Leute genießen die Veranstaltung immer noch und werden Hausaufgaben nicht zu schätzen wissen, bevor sie gegangen sind. Eventorganisatoren und -planer sollten jedoch durch die Party zirkulieren, Gespräche mit Gästen führen und durch Echtzeitinteraktionen feststellen, wie Gäste auf die Veranstaltung reagieren.

In vielen Fällen teilen Ihre Gäste spontan mit, wie sie die After-Party genießen – insbesondere diejenigen, die ein positives Erlebnis haben. Aber mittendrin zu sein, lässt Sie auch die Körpersprache und die Energie des Raumes wahrnehmen. Sie werden wissen, dass der Empfang nach der Veranstaltung gut verläuft, wenn das Gespräch fließt und die Leute lächeln und lachen. Behalte den After-Party-Hashtag als weiteren Hinweis auf Engagement, Interesse und Wertschätzung im Auge.

Neben dem Gespür für den Erfolg der Veranstaltung ist dies eine gute Gelegenheit, überhebliche Kurskorrekturen vorzunehmen, oder die Caterer nehmen sich zu viel Zeit, um Champagner- und Häppchen-Tabletts aufzufrischen – Probleme, die Sie sofort beheben können.

Es wird Ihnen auch helfen, Ihre After-Party-Planung für die nächste Runde zu verbessern.

Event-After-Partys erfordern genauso viel Planung wie jede andere Veranstaltung, aber erfolgreiche haben oft eine einzigartige Lebensfreude. Dies macht es zu einer besonderen Freude, sie zu organisieren und sogar zu genießen, wenn die Leute sich zurücklehnen und das Ende der Affäre genießen.

Bereit, eine tolle After-Party zu organisieren? Erfahren Sie, wie Sie mit einer Eventplanungssoftware bei jedem Schritt Zeit sparen können. Oder bleiben Sie über die neuesten Social-Media-Tricks für Veranstaltungsplaner auf dem Laufenden.