Wie man eine Kommunikationsagentur informiert
Veröffentlicht: 2018-05-02Ihr Projekt einer Kommunikationsagentur anzuvertrauen bedeutet nicht, ihr einen Freibrief über alles zu geben. Es braucht einen roten Faden, Schienen, die es leiten, präzise Erwartungen. Das kleinste Missverständnis zwischen dem Unternehmen und seiner Kommunikationsagentur kann die gesamte Kommunikationsstrategie auf die Probe stellen. Manchmal geht es wieder von vorne los. Angesichts seiner wichtigen Rolle ist es wichtig, Ihre Kommunikationsagentur zu informieren, um eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen. Wie machen wir das? Welche Annäherungsmethoden sind die besten? Sortlist ist die perfekte Person, um Sie darüber zu informieren, wie man eine Agentur informiert.
Inhaltsverzeichnis
- Warum einen Brief schreiben?
- Bessere, effektivere und messbare Arbeit
- Spart Zeit und Geld
- Gerechtere Bezahlung
- Die Grundlagen
- Lassen Sie sich schriftlich belehren
- Klar sein
- Definieren Sie konkrete Ziele
- Der Inhalt des Briefings
- Hintergrund
- Ziele
- Ziel
- Antwort gesucht
- Nachricht
- Versprechen
- Messinstrumente
- Medien zum Einsatz
- Einschränkungen
- Praktische Anordnungen
- Unser Rat für ein qualitatives Briefing
- Bringen Sie vorher alle Beteiligten zusammen
- Fassen Sie sich so „kurz“ wie möglich
- Machen Sie am Ende Ihres Briefings eine Zusammenfassung
- Lernen Sie Ihre Agentur kennen
- Überprüfen Sie, ob der Auftrag verstanden wurde
- Reduzieren Sie die Kette der Gesprächspartner auf ein Minimum
- Bleiben Sie in Kontakt mit Ihrer Agentur, um ihre Fragen zu beantworten
- Ein kurzes Fazit
Warum einen Brief schreiben?
Bessere, effektivere und messbare Arbeit
Um ein sichtbares und greifbares Qualitätsergebnis von einer Kommunikationsagentur zu erhalten, ist das Briefing das Referenzinstrument für das Unternehmen. Mit anderen Worten, es ist die Basis jeder erfolgreichen Kommunikationskampagne. Es dient der Kommunikation Ihrer Ideen und der Maßnahmen, die Sie umsetzen möchten . Je klarer und artikulierter die Standpunkte des Unternehmens sind, desto besser kann die Kommunikationsagentur die Probleme erkennen und eine angepasste Marketingstrategie umsetzen.
Spart Zeit und Geld
Eine wiederholte Aktion erzeugt Verluste, die sich für das Unternehmen schnell anhäufen können, sowohl in Bezug auf Kosten als auch auf Zeit. Wenn Ziele und Erwartungen von Anfang an einfach und klar auf Papier definiert werden, kann die Kommunikationsagentur in kurzer Zeit ein relevantes Ergebnis erzielen. Nehmen Sie sich Zeit für ein Briefing und vermeiden Sie anschließende Zeitverschwendung . Außerdem muss das Unternehmen die Weichen stellen und darf nicht impulsiv umdenken . Gute Zusammenarbeit und gegenseitiger Respekt sind der Schlüssel zum Erfolg.
Gerechtere Bezahlung
Die Vergütung einer Kommunikationsagentur hängt zum Teil vom Ergebnis ab. Dieses Prinzip gilt nur , wenn sich beide Parteien über das erwartete Ergebnis einig sind . Daher ist es wichtig, ein Briefing zu erstellen, das die tatsächlichen Leistungsziele festlegt, die außerdem quantifizierbar sein müssen . Gleichzeitig vermeidet es Missverständnisse zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens: Finanzen und Marketing.
Die Grundlagen
Lassen Sie sich schriftlich belehren
Einerseits regt allein die Redaktion das Unternehmen an, die eigenen Erwartungen zu reflektieren . Andererseits ist ein schriftliches Briefing eine gemeinsame Unterstützung für Meetings, den Start und die Nachbereitung des Projekts. Es stellt auch sicher, dass die Beteiligten sich der erwarteten Ergebnisse bewusst sind. In Kombination mit einem mündlichen Briefing ist das schriftliche Briefing natürlich umso effektiver, da die Agentur weitere Details erfragen oder ihren Standpunkt einbringen kann. Das schriftliche Briefing empfiehlt sich umso mehr, wenn das Unternehmen mit mehreren Kommunikationsagenturen zusammenarbeitet. Darüber hinaus können Sie Ihre Entscheidungen mit den Managern des Unternehmens konsolidieren und Änderungen in letzter Minute vermeiden, die von einer Abteilung außerhalb der Abteilung initiiert wurden. Im Vorfeld muss das Mandat die Zustimmung aller Beteiligten haben, bevor es der Agentur vorgelegt wird. Eine Alternative besteht darin, ein Medienkit zu schreiben.
Klar sein
Es ist nicht notwendig, ein langes und langweiliges Briefing für eine Kommunikationsagentur zu schreiben, bei dem Sie Gefahr laufen, verwirrt zu werden und dieselben Dinge zu wiederholen . Es genügt, das Wesentliche so einfach und klar wie möglich zu definieren. Wie der Name schon sagt, sollte das Briefing „kurz“ sein . Es sollte nur das enthalten, was relevant ist und wahrscheinlich Kreativität und Interesse wecken wird . Selbstverständlich können weitere Informationen beigefügt werden.
Definieren Sie konkrete Ziele
Durch geschäftsorientierte und quantifizierbare Ziele ist das Briefing leichter verständlich . Um dies zu erreichen, ist es mehr als entscheidend, schwarz auf weiß darzulegen, was das Unternehmen wirklich erwartet, welche Strategie es zu verfolgen glaubt … also kann das Ergebnis nur besser sein
Der Inhalt des Briefings
Hintergrund
Der Kontext hat drei wesentliche Elemente:
- Über das Geschäft – Geben Sie die meisten Informationen über das Geschäft an: Beschreibung, strategische Politik, SWOT-Analyse …
- Der Markt – liefert Informationen über das Wettbewerbsumfeld, das Verbraucherverhalten gegenüber dem Produkt, die ungefähre Anzahl der Kunden, die Kommunikationskanäle und die genutzten Medien, sowohl vom Unternehmen als auch vom Markt…
- Das Produkt – Geben Sie Details zum Produkt an und machen Sie auch Angaben zur Geschichte der Marke (Kommunikationsplan, Umsatzentwicklung und Bewertung früherer Kommunikationspläne in Bezug auf die Qualität).
Ziele
Das schriftliche Agenturbriefing hat zwei Ziele:
Auf Geschäfts- und Marketingebene
- Verkaufszahlen steigern
- Erweitern Sie die Zielgruppe
- Generieren Sie Traffic im Internet
- Erhöhen Sie die Anzahl der Distributoren usw.
Auf Kommunikationsebene
- Markenimage verbessern
- Interesse wecken
- Steigerung der Markenbekanntheit durch Mundpropaganda etc.
Ziel
Beschränken Sie sich nicht auf die üblichen Kriterien (Alter, familiäre und berufliche Situation, geografische Lage, Persönlichkeit etc.). Es ist wichtig, über den Tellerrand zu schauen und zu versuchen, sich in die Lage des Ziels zu versetzen. Was könnte ein bestimmtes Publikum ermutigen oder hindern, das Produkt zu kaufen? Kurz gesagt, das Studium der Psychologie und des Verbraucherverhaltens in Bezug auf ein ähnliches Produkt (Insights) ist notwendig.
Antwort gesucht
Dies sind Aktionen, die von Verbrauchern durchgeführt werden, nachdem sie von der Nachricht oder Werbekampagne erreicht wurden. Diese Reaktion muss ansprechend sein und echte Veränderungen herbeiführen.
Nachricht
Die Werbebotschaft muss klar und eindeutig sein. Es muss seine Spuren bei den Verbrauchern hinterlassen haben.
Versprechen
Die Botschaft muss auf einer schlüssigen und echten Argumentation beruhen, aber auch Emotionen wecken. Daher ist es immer vorzuziehen, einen „historischen“ Teil zu entwerfen, Erfahrungsberichte von zufriedenen Kunden, ein kleines Geschenk oder sogar die Teilnahme eines Prominenten, der Vertrauen in die Marke hat, etc…
Messinstrumente
Das Unternehmen muss im Voraus die Methoden definieren, die verwendet werden, um die Leistung der Kampagne zu messen, den Dienst, der dafür verantwortlich ist, und die Zeit, um fortzufahren. Anschließend wird ein Treffen mit der Kommunikationsagentur organisiert, um die verwendeten Messinstrumente zu erläutern: Verkaufs- oder Umsatzüberwachung, qualitative oder quantitative Tests usw.
Medien zum Einsatz
Abhängig vom Ziel, seinem Verhalten, seinen Gewohnheiten, seinem Lebensstil muss man das am besten geeignete Medium finden, den Ton anschlagen… Das Ziel ist, die richtigen Leute zur richtigen Zeit zu erreichen. Wenn Sie mehrere Medien verwenden, ist es wichtig, über die Rolle der einzelnen nachzudenken.
Einschränkungen
Um nicht in die Rolle der Kommunikationsagentur einzugreifen, muss sich das Unternehmen auf einfache Weisungen beschränken. Um den „Wow“-Effekt zu erzielen, ist es unerlässlich, der Kreativität der Agentur freien Lauf zu lassen.
Praktische Anordnungen
Das schriftliche Briefing sollte drei praktische Hauptaspekte erwähnen:
- Haushaltsfragen . Das jeder Phase der Kampagne zugeteilte Budget muss von Anfang an vom Unternehmen festgelegt werden, um die Gesamtkosten zu optimieren. Es kann entsprechend dem Ergebnis definiert werden. Es gibt jedoch eine Alternative, die darin besteht, die Kommunikationsagentur nach dem Budget zu fragen, das erforderlich ist, um ein quantifizierbares Ergebnis zu erzielen.
- Die Zeitleiste . Erstellen Sie am besten einen Zeitplan mit den wichtigsten Bezugspunkten, dh Termine für Tests, Lieferung(en), Verteilung an die Medien, Zahlung der Rechnungen. Sie können Dinge wie Fokusmeetings usw. hinzufügen.
- Die Besonderheiten der einzelnen Projekte . Berücksichtigen Sie die rechtlichen, ethischen und administrativen Einschränkungen für bestimmte Kampagnen und insbesondere für bestimmte Arten von Produkten.
Wenn alle Punkte die Zustimmung der Kommunikationsagentur oder zumindest des Hauptgesprächspartners erhalten haben, ist es notwendig, das schriftliche Briefing zu unterzeichnen, um die Maschine zu starten!
Unser Rat für ein qualitatives Briefing
Bringen Sie vorher alle Beteiligten zusammen
Bereits vor der Erstellung des Briefings müssen alle Akteure zusammenkommen, auch die Entscheider im Unternehmen. Auf diese Weise haben Sie möglichst viele Meinungen und Standpunkte und können alle Details besprechen, insbesondere budgetäre Details, die häufig Gegenstand von Meinungsverschiedenheiten zwischen den Managern und der betroffenen Abteilung sind.
Fassen Sie sich so „kurz“ wie möglich
Präzision ist die Grundlage eines guten Briefings. Jeder Aspekt, jeder Abschnitt des Briefings muss ein Maximum an Details enthalten, um Anspielungen und Missverständnisse zu vermeiden.
Machen Sie am Ende Ihres Briefings eine Zusammenfassung
Für eine optimale Praktikabilität sollte das Briefing eine Erinnerung und eine Zusammenfassung der erwarteten Ziele enthalten. Das Ziel ist offensichtlich, Zeit zu sparen, indem vermieden wird, den gesamten Inhalt bei der geringsten Aktion zu durchsuchen.
Lernen Sie Ihre Agentur kennen
Immer wenn die Agentur eine Frage hat oder um Klärung eines Punktes bittet, muss das Unternehmen anwesend sein und die notwendigen Antworten geben, damit die Ergebnisse seinen Erwartungen am besten entsprechen.
Überprüfen Sie, ob der Auftrag verstanden wurde
Der beste Weg, um zu überprüfen, ob das Briefing verstanden wurde, ist ein Treffen (persönlich oder per Videokonferenz). Es bleibt also noch Zeit, Zweifel, Unklarheiten und Verständnisunterschiede zu klären.
Reduzieren Sie die Kette der Gesprächspartner auf ein Minimum
Zu viele Menschen stellen Informationen oft falsch dar. Daher sollten nur die betroffenen Parteien während des kurzen Treffens anwesend sein.
Bleiben Sie in Kontakt mit Ihrer Agentur, um ihre Fragen zu beantworten
Um effektiv zu sein, muss die Agentur genügend Zeit haben, um eine erste Version der Erwartungen des Unternehmens zu erstellen. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, organisieren Sie ein Präsentationstreffen, um Standpunkte auszutauschen und bestimmte Aspekte zu verbessern, die zum Erfolg führen.
Ein kurzes Fazit
Um es kurz zu machen, ein Briefing sollte … kurz sein. Es mag kurz und bündig sein, aber wenn es richtig gemacht wird, kann ein Briefing über das Auf und Ab einer Beziehung zwischen Ihnen und Ihrer Kommunikationsagentur entscheiden.
Obwohl unser Beitrag als Hauptziel ein Briefing für eine Kommunikationsagentur hat, können die meisten unserer Tipps auf alle Briefings angewendet werden, die Sie für jede Art von Agentur entwerfen. Seien Sie so informativ und unkompliziert in Bezug auf Ihre Erwartungen an Ihre Partneragentur, aber berücksichtigen Sie auch deren potenzielle Wünsche und Bedürfnisse. Wenn Sie zusätzliche Anleitung beim Verfassen eines Agenturbriefings benötigen, werfen Sie einen Blick auf unsere PR-Agenturen, die Ihnen gerne helfen! Wenn Sie Ihr Briefing fertig haben, aber eine Kommunikationsagentur benötigen, können wir Ihnen auch dabei helfen.