Montagsmotivation: Wie man einen unglaublichen Veranstaltungskalender entwirft
Veröffentlicht: 2021-08-08Sie wissen nicht, wie Sie Ihren Veranstaltungskalender besser denn je gestalten können? Hier sind einige Tipps und Tricks, wie Sie jede Veranstaltung saisongerecht gestalten, Kalenderlücken schließen und die absolut besten Tools zum Gestalten eines unglaublichen Veranstaltungskalenders.
Ihre Vorlage für Firmenevents: Welche Events Sie wann veranstalten sollten
Hier erfahren Sie, wie Sie das ganze Jahr über Menschen zusammenbringen, indem Sie verstehen, wie jeder Veranstaltungstyp für die Saison funktioniert.
Saisonale Firmenveranstaltungen
Es gibt einige Veranstaltungsthemen und -stile, die nur zur richtigen Zeit des Jahres umgesetzt werden können. Wenn die Quartiere hoch- oder heruntergefahren werden, kann es für den langfristigen Erfolg sehr hilfreich sein, eine Veranstaltung zu veranstalten, um Ihre Mitarbeiter zu feiern, ihnen zu helfen, sich zu entspannen oder sie alle wieder auf den gleichen Stand zu bringen. Hier sind einige inspirierende Ideen für jede Hauptsaison.
1. Winterveranstaltungen :
In den meisten Ländern der USA wird kaltes Wetter die Wahl der Veranstaltungsorte und -aktivitäten dominieren. Sofern Sie nicht bereit sind, viele Außenheizungen zu mieten, müssen Sie die Dinge wahrscheinlich größtenteils drinnen aufbewahren. Außerdem müssen Sie Reisebeschränkungen in Betracht ziehen – 60.000 Flüge werden in den USA jedes Jahr aufgrund von Minusgraden und Schneestürmen gestrichen. Die Wintermonate könnten also die ideale Zeit sein, um sich auf das lokale Publikum und mitarbeiterorientierte Veranstaltungen zu konzentrieren.
Weihnachtsfeiern, Neujahrsziele und Wohltätigkeitsveranstaltungen sind perfekt für den Winter. Wenn Sie ein Gala- oder Fundraising-Dinner veranstalten möchten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür. Fügen Sie während dieser Saison auch mindestens eine Mitarbeiterbewertung (wie eine Betriebsfeier, ein Mittagessen mit Catering oder ein winterlicher Ausflug) in Ihren Kalender ein.
Versuchen Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte:
- Veranstalten Sie eine Weihnachtsbeleuchtungsparty in Ihrem örtlichen botanischen Garten oder Park.
- Organisieren Sie einen Tag der Freiwilligen (Dinge wie Schneeschaufeln für Senioren oder das Servieren von Essen in Obdachlosenheimen sind sehr beliebte Aktivitäten).
- Laden Sie einen Zielsetzungs- und Produktivitätsexperten zu einem Seminar mit Ihrem Team für das neue Jahr ein.
- Planen Sie Kick-off-Meetings zu Beginn des ersten Quartals ein, um jede Abteilung zu motivieren und zu inspirieren.
- Hier sind einige inspirierende Winter-Event-Themen, die es zu entdecken gilt.
Ein Hinweis zu den Feiertagen – es gibt das ganze Jahr über einige wirklich lustige und skurrile Feiertage, die Sie auch in Events verwandeln können. Sehen Sie sich diese Liste nicht traditioneller Feiertagsbüro-Events an, um noch mehr Ideen zu erhalten.
Machen Sie jedes Ereignis in Ihrem Kalender zu einem Erfolg
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2. Frühlingsereignisse :
Regenschauer, mehr Tageslicht und blühende Blumen machen diese Saison zu etwas ganz Besonderem und können viele unterhaltsame Ereignisse für Ihren Kalender inspirieren. Zu dieser Jahreszeit werden Fachleute aller Branchen durch das wärmere Wetter neu motiviert, die zu Beginn des Jahres gesteckten Ziele weiter zu verfolgen. Das macht Veranstaltungen, die bilden, schulen und viel Kreativität zulassen, zu dieser Jahreszeit besonders effektiv.
Streuen Sie einige dieser Ideen in Ihren Veranstaltungskalender ein:
- Eine Baseball-Bash, bei der Sie Teams zusammenbringen, um zu spielen oder einfach nur gemeinsam Amerikas Lieblingsbeschäftigung zu beobachten. Stellen Sie sicher, dass Sie reichlich Hotdogs, Popcorn und Bier servieren.
- Bringen Sie Ihr Team zusammen, um beim Pflanzen von Bäumen in Ihrer Gemeinde zu helfen.
- Planen Sie Launch-Events für neue Produkte, Produktfunktionen oder Designs.
- Veranstalten Sie eine Cocktail-Soiree für Ihre VIP-Kunden und Kundenbetreuer, um sich zu mischen und zu mischen.
- Hier sind einige tolle Frühlings-Event-Themen für Partys und Events.
3. Sommerveranstaltungen :
Im Sommer dreht sich alles um energiegeladene Treffen, draußen zu sein und neue Leute kennenzulernen. Das macht Networking-Events und Social Hours in diesen heißen Monaten zu perfekten Kalenderfüllern. Und stellen Sie sicher, dass Sie sich die Liste der Veranstaltungsorte im Freien schnappen, die Sie unbedingt ausprobieren möchten, denn jetzt ist es an der Zeit, sie zu nutzen.
Fügen Sie Ihrem Kalender mit diesen Vorschlägen etwas Sonnenschein hinzu:
- Grillen und Grillabende zur Feier von Teamsiegen sind zu dieser Jahreszeit immer eine gute Idee.
- Gewinnen Sie neue Talente mit Rekrutierungsveranstaltungen und Eiscreme-Socials, die darauf abzielen, neue Absolventen anzuziehen.
- Retreats können Ihrem Team als produktiver Kurzurlaub dienen. Ziehen Sie also einen Wochenendausflug in Betracht, der Arbeit und Freizeit verbindet.
- Hier sind einige Sommer-Event-Themen, die Sie für Ihre nächste Party ausprobieren können.
4. Herbstereignisse :
Die Tage werden wieder kürzer und alle machen den letzten Anstoß, um die Jahresendquoten und -ziele zu erreichen, bevor die Weihnachtszeit beginnt. Wenn der Sommer also nicht Ihre erste Wahl für Karriere- und Bildungsveranstaltungen war, planen Sie sie jetzt. Konzentrieren Sie sich wieder auf aktionsorientierte Aktivitäten und Mitbringsel für diese Veranstaltungen, aber haben Sie keine Angst, auch einige lustige Pläne einzustreuen.
Eine weitere großartige Sache am Herbstteil Ihres Veranstaltungskalenders ist, dass Sie große, wirkungsvolle Veranstaltungen wie Konferenzen oder Messen veranstalten können, da die Familien aus den Sommerferien zurück sind und das Reisen zur Arbeit wieder viel einfacher wird.
Ihre Herbstveranstaltungen sollten wahrscheinlich eines davon beinhalten:
- Etwas, das mit Halloween und/oder Thanksgiving zu tun hat, da diese nichtkonfessionellen Feiertage einem großen Publikum zugänglicher sind und viele lustige Möglichkeiten bieten.
- Dankbarkeitstreffen für Firmenmitarbeiter, die eine kleine zusätzliche Anerkennung verdienen, sind großartig für die Saison.
- Profitieren Sie vom Fußball, der in vollem Gange ist, beim Super Bowl oder bei Partys zum Thema Sport.
- Schauen Sie sich diese großartigen Herbstthemen für Veranstaltungen an.
So passen Sie Ihre Veranstaltung zu jeder Jahreszeit an, um Ihren Kalender zu füllen
Wenn Sie eine Veranstaltung veranstalten, ist das wichtig. Es macht keinen Sinn, kurz vor den Feiertagen ein Kickoff-Meeting zu veranstalten, wenn viele Mitarbeiter sich für Familienaktivitäten, Urlaub und sogar einige Krankheitstage freinehmen. So passen Sie Ihre Veranstaltung der Jahreszeit an:
- Integrieren Sie saisonale Farben (wie Neonfarben für den Sommer und dunklere Farbtöne für den Winter) in alle Ihre Event-Dekorelemente.
- Wählen Sie ein geeignetes, saisonal inspiriertes Thema (wie in den oben vorgeschlagenen Ideen).
- Ergänzen Sie Ihre Speisen- und Getränkekarte mit saisonalen Produkten wie Beeren im Sommer oder Kürbissen im Herbst.
- Denken Sie bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes an den Komfort Ihrer Gäste. Im Winter benötigen Sie beispielsweise einen Veranstaltungsraum, der viel Stauraum für Mäntel bietet, da die Gäste sie sonst in Ecken stapeln oder die ganze Nacht herumtragen müssen.
Welcher Wochentag eignet sich am besten für Ihre Veranstaltung?
Es ist nicht verwunderlich, dass Montagsveranstaltungen oft die niedrigsten Besucherzahlen aufweisen. Eine Veranstaltung gleich zu Beginn der Woche zu veranstalten ist fast nie eine gute Idee, da die meisten Leute erst nach dem Wochenende wieder anfangen zu arbeiten und danach am liebsten nach Hause gehen würden. Aber keine Sorge – Sie können auch unter der Woche Veranstaltungen veranstalten, wenn Sie es vorziehen. Dienstage gelten als am besten für Firmen- oder Bildungsveranstaltungen, während Donnerstag als der neue Samstag für die Ausrichtung von Veranstaltungen gilt. Low-Energy-Events, die sich auf Teambuilding, Networking oder einfach nur Spaß konzentrieren, sind – Sie können es sich wahrscheinlich denken – am besten für Freitagabend und Wochenende.
8 kritische Faktoren, die Sie bei der Gestaltung Ihrer Veranstaltungskalendervorlage berücksichtigen sollten
Mit diesen Eckpunkten sind Sie das ganze Jahr über erfolgreich.
- Spielraum für Event-Timeline-Pannen. Erwägen Sie die Verwendung eines Gantt-Diagramms, um Ihren Veranstaltungskalender als Ganzes besser zu visualisieren.
- Marketing- und Vertriebskooperation für den gesamten Lebenszyklus jeder Veranstaltung. Die Abstimmung Ihres gesamten Teams ist einfach, wenn alle auf dem gleichen Stand sind – stellen Sie einfach sicher, dass Sie regelmäßige Check-in-Meeting- oder Rechenschaftsmodule erstellen, damit alle pünktlich und bei der Arbeit bleiben.
- Weisen Sie Zeit für Aktivitäten vor und nach der Veranstaltung genau zu. Sie fragen sich, wie weit Sie eine spezielle Veranstaltungsplanungszeit planen sollten, bevor oder nachdem sie tatsächlich stattfindet? Experten sagen, dass die magische Zahl für Firmenveranstaltungen normalerweise 6 Monate beträgt.
- Planen Sie Event-Promotions und die damit verbundene Kommunikation. Sie müssen Zeit für Content-Strategie, Erstellung und Verteilung haben. Planen Sie etwa 90-180 Tage vor jedem einzelnen Event ein, damit zu beginnen.
- Fügen Sie Ticket- und Registrierungsziele hinzu. Dies hilft Ihnen dabei, die Zahlen im Auge zu behalten und genauere Ereignis-ROI-Zahlen vorherzusagen.
- Planen Sie Zeit ein, um aufzuholen, wenn Ziele nicht erreicht werden. Aber keine Panik – es gibt viele Last-Minute-Taktiken, um die Besucherzahlen zu erhöhen.
- Berücksichtigen Sie Daten für die Veröffentlichung von gestaffelten Ticketpreisen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie so viele Veranstaltungen planen, dass sich ihre Zeitpläne überschneiden.
- Stellen Sie sicher, dass jedes aufgeführte Ereignis einen Namen, eine Zusammenfassung in maximal 125 Wörtern und durchsuchbare Tags hat. Mitarbeiter sollten immer in der Lage sein, wichtige Veranstaltungsdetails schnell und einfach zu finden.
Verwenden Sie ein hilfreiches Tool zur Erstellung von Veranstaltungskalendern
Cvents Veranstaltungskalender-Software eine großartige All-in-One-Lösung für Vermarkter von Unternehmensveranstaltungen, die mit einer Vielzahl von Abteilungen, Erwartungen und Zielen zusammenarbeiten müssen, um einen Veranstaltungskalender zu erstellen, den jeder lieben wird. Sicher, Sie können einen Veranstaltungskalender über Google erstellen, aber Software wie die von Cvent (oder anderen führenden Veranstaltungsplanungsmarken) bietet die folgenden Vorteile:
- Flexible Suchoptionen für Veranstaltungsteilnehmer, die Gruppenveranstaltungen über einen bestimmten Zeitraum sehen möchten.
- Linkfreigabe für interne Veranstaltungen, wenn keine Registrierung erforderlich ist.
- Massen-E-Mail an potenzielle Teilnehmer zu allen Events gleichzeitig und nicht zu jedem Event einzeln.
- Kalendersynchronisierung mit einem Klick.
- Anpassbares Branding, das Ihre Veranstaltungskalender großartig aussehen lässt und als effektives Marketinginstrument funktioniert.
Jetzt sind Sie bereit, einen aufregenden Veranstaltungskalender zu erstellen!
Wenn es darum geht, Ihren Veranstaltungskalender zu gestalten, zu füllen und zu verwalten, ist es der Schlüssel zum Erfolg, Tipps wie die oben genannten zu kennen. Sie könnten auch daran interessiert sein, mehr über die Planung einer langfristigen Event-Timeline, die Erstellung eines effektiven Event-Marketing-Kalenders oder die mobile Event-Planung zu erfahren.
Erwecken Sie Ihren Veranstaltungskalender mit einfachen Diagrammen zum Leben
Jetzt loslegen
Kurze Tipps zur Gestaltung eines Veranstaltungskalenders:
– Erstellen Sie ein großes Gantt-Diagramm, um alle Ihre Ereigniszeitlinien im Kalender gegeneinander darzustellen, um eine überschaubare Verteilung zu gewährleisten
– Stellen Sie sicher, dass Sie die Verantwortlichkeiten vor und nach der Veranstaltung berücksichtigen
– Nehmen Sie sich Zeit für Ticketaktionen, Preisstaffeln und wichtige Entscheidungspunkte