Sieben Herausforderungen Virtuelle Teams stehen jetzt vor der Tür
Veröffentlicht: 2020-12-16Virtuelle Teams stellen derzeit einen erheblichen Prozentsatz der Belegschaft in IT-Unternehmen und werden schnell zu einem integralen Bestandteil der globalen Geschäftslandschaft. Wie jedes aufstrebende Geschäftsmodell stellen virtuelle Teams Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen, die eine Änderung der Managementstrategien fordern.
Eine klare Kommunikation ist bei Geschäftstransaktionen unerlässlich und eine Möglichkeit, starke Kundenbeziehungen aufzubauen. Dies kann jedoch auch Herausforderungen beim Management von virtuellen Offshore-Teams mit unterschiedlicher kultureller und sprachlicher Ausrichtung darstellen, sofern nicht zuvor Kommunikationsrichtlinien festgelegt werden, um die Unterschiede zu beseitigen.
Hier sind die sieben größten Herausforderungen, vor denen die virtuellen Teams derzeit stehen.
1. Sprache und interkulturelle Unterschiede
Remote-Teams stammen aus verschiedenen Teilen der Welt und bringen ihren kulturellen Hintergrund und ihre Orientierung mit. Die kulturellen Perspektiven der Menschen haben großen Einfluss auf ihren Arbeitsstil und ihre Ethik.
Dies kann zu Missverständnissen oder Konflikten führen, wenn Sie in einem multikulturellen Umfeld zusammenarbeiten, z. B. in einem virtuellen Offshore-Team, das mit der internen Gruppe zusammenarbeiten muss.
Hierarchien im Teambetrieb können aufgrund unterschiedlicher kultureller Verständnisse auch zu Gegenwind führen, was zu möglichen Ressentiments führt und die Produktivität beeinträchtigt.
Frauen stehen immer noch vor Hindernissen, wenn sie Teams führen. Männer aus einigen Kulturen lehnen es möglicherweise ab, Anweisungen von weiblichen Teamleitern oder Managern entgegenzunehmen. Außerdem gibt es dann das Sprachproblem. Englisch mag eine gemeinsame Geschäftssprache sein, aber verschiedene Kulturen verwenden es unterschiedlich.
Wie gehe ich mit kulturübergreifenden Problemen um?
Um Ihr multikulturelles virtuelles Team effektiv zu verwalten, investieren Sie nach der Einstellung in ein interkulturelles Training. Lassen Sie alle die kulturellen Merkmale des anderen verstehen, auch wenn dies oberflächlich ist, um Teambindung zu ermöglichen.
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Das Training wird auch den Teamleitern helfen, einzelne Mitglieder mit Respekt zu behandeln und gleichzeitig kulturelle Unterschiede zu berücksichtigen. Legen Sie Richtlinien für die Verwaltung von Leistungserwartungen, Kommunikationskanälen und einen klaren Konfliktlösungsmechanismus fest, um den Teamgeist zu fördern.
Erstellen Sie eine interne Kommunikationsseite oder einen Chat-Kanal, auf dem Teammitglieder ihre Meinungen oder Fragen veröffentlichen können. Je vielfältiger sie sind, desto besser sind sie, wenn sie richtig verbunden sind
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2. Irrelevante Tools und technologische Lücken
Eine große Anzahl von Remote-Mitarbeitern bringt ebenso viele neue Tools auf das System, die die Herausforderung des Datenschutzes für das interne IT-Team darstellen. Manchmal verwenden veraltete und virtuelle Mitarbeiter ohne IT-Genehmigung potenziell schädliche Tools auf dem System, da sie sich nur darum kümmern, dass ihre Arbeit erledigt wird.
Die Verwendung mehrerer Tools und Apps ohne interne Kontrolle kann jedes IT-Unternehmen überfordern, wobei einige unbemerkt bleiben und eine Bedrohung für sensible Daten darstellen. Dies ist möglicherweise nicht absichtlich, sondern eine Folge von Technologielücken auf der ganzen Welt.
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Wie gehe ich mit Werkzeugen und Technologien um?
Um dieser potenziellen Bedrohung entgegenzuwirken und gleichzeitig Ihre Remote-Mitarbeiter zu unterstützen, sollten Sie Richtlinien für die Verwendung von Tools und Apps auf dem Unternehmenssystem festlegen. Erlauben Sie den leitenden Teammitgliedern möglicherweise, alle Tools oder Apps zu genehmigen, die ein Remote-Mitarbeiter möglicherweise verwendet, bevor Sie dies tun.
Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen ein straffes Sicherheitssystem ausarbeiten und es durch zentrales Zugriffs- und Identitätsmanagement für eine bessere Sicherheit vollständig steuern.
Möglicherweise möchten Sie auch in Tools und Hardware investieren und diese Ihren virtuellen Teams zur Verfügung stellen, um eine einheitliche Systemstruktur zu gewährleisten. Durch eine Darlehensvereinbarung mit Arbeitnehmern kann das Unternehmen die richtigen Werkzeuge zu geringen Kosten bereitstellen.
3. Unterschiedliche Zeitzonen und Reaktionszeiten
Das Arbeiten über Zeitzonen hinweg behindert die ständige Zusammenarbeit, die erforderlich ist, wenn Sie als Team an einem Projekt arbeiten, erheblich. Das virtuelle Team kann bis zu sieben Stunden von der Zentrale entfernt sein, was bedeutet, dass manchmal eine Gruppe arbeitet und die andere im Bett liegt.
Dies erschwert die für die Fortschrittsbewertung und -leitung erforderlichen Konsultationstreffen. Echtzeitkommunikation, die für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung ist, kann nicht effektiv sein, und einige Stunden später werden wichtige Nachrichten empfangen, die möglicherweise übersehen werden.
Behandlung des Zeitzonenproblems
Da Marketingtrends für kleine Unternehmen zu einer webbasierten Präsenz tendieren, ist es wichtig zu lernen, wie man jederzeit mit Zeitzonen umgeht. Um effiziente Arbeitsabläufe zwischen Ihrem Remote-Team und dem Home Office zu gewährleisten, müssen Sie die Geschäftszeiten anpassen und nach Möglichkeit eine Schichtvereinbarung einführen.
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Finden Sie eine günstige Tageszeit, zu der alle Teams online zusammenlaufen müssen, um gemeinsam in Echtzeit aktiv zu werden. Teilen Sie allen Teammitgliedern Zeitpläne und Fristen mit und stellen Sie offene Kanäle bereit, die sie für Klarstellungen oder Einreichungen verwenden können.
Mit einer solchen Struktur wird jeder Arbeiter seine Rolle in einer guten Zeit spielen, unabhängig von seiner Zeitzone. Es ist auch wichtig, dass mindestens eine Person rund um die Uhr im Home Office online ist, um bei Bedarf Unterstützung zu leisten.
4. Mangel an Vertrauen
Misstrauen ist in jeder Arbeitsumgebung schädlich, sei es virtuell oder in einer physischen Umgebung. Es setzt Arbeiter gegeneinander an, anstatt gemeinsam für das gemeinsame Ziel zu arbeiten. In einer virtuellen Umgebung kann dies auf falsche Vorstellungen über diejenigen zurückzuführen sein, die Sie physisch nicht sehen können und die Sie Ihrer Meinung nach als minderwertig beurteilen könnten.
Dies kann eine Folge kultureller Unterschiede sein oder einfach der Gedanke, dass Sie einen besseren Job hätten machen können als der Außenstehende. Der Projektinhaber kann auch Misstrauen entwickeln, insbesondere wenn er Geld für eine Belegschaft ausgibt, für die er keine praktische Kontrolle hat.
So erstellen Sie Vertrauen
Das Vertrauen in das Geschäft kann nicht überbetont werden und kann neben dem Zusammenhalten virtueller Teams auch zur Verbesserung der Teamproduktivität beitragen. Planen Sie als Projektbesitzer Besuche, um mit Ihren ausgelagerten Teams zu interagieren und Misstrauen zu beseitigen.
Diese Besuche sind ebenso wichtig, wenn es sich bei Ihrem Projekt um Webentwicklung handelt, da Einzelgespräche Ihrem Team helfen können, das Konzept und die Erwartungen besser zu verstehen. Sie werden auch die Projektausgaben aus erster Hand bewerten und etwaige Missbrauchsängste beiseite legen.
Legen Sie ein klares Leitbild fest, richten Sie transparente Tools für das Aufgabenmanagement ein und fördern Sie die Zusammenarbeit in Richtung eines gemeinsamen Ziels. Dies wird Ihnen das Vertrauen von Millennials einbringen, die den Großteil der IT-Belegschaft ausmachen.
5. Geringe Produktivität
Virtuelle Teams, die von entfernten Standorten aus arbeiten, neigen dazu, sich zu entspannen oder Aufgaben wegen mangelnder Aufsicht einfach zu verschieben. Das liberale Umfeld könnte ohne geführte Planung zu Faulheit und schlechter Zeitnutzung führen. Die Mitarbeiter können auch die Projektanforderungen überschreiten oder sich auf Aufgaben konzentrieren, die ihnen nicht zugewiesen wurden, und dabei unter Burnout und Frustrationen leiden.
All dies wirkt sich negativ auf die Produktivität in Bezug auf Terminüberschreitungen und unvollständige Aufgaben aus. Mangelnde Aufsicht vor Ort ist eine Herausforderung für die Produktivität, wenn Remote-Mitarbeiter nicht richtig geführt werden.
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Tipps zur Unterstützung der Produktivität
Um die Produktivität in virtuellen Teams zu verbessern, stellen Sie sicher, dass die Aufgaben mit festgelegten Zielen, Zeitplänen und Erwartungen klar definiert sind. Fordern Sie regelmäßige Check-ins, um den Fortschritt und die Rechenschaftspflicht zu beurteilen, auch wenn Sie die Privatsphäre respektieren.
Bei Zahlungen, die auf abrechnungsfähigen Stunden basieren, möchten Sie möglicherweise Zeiterfassungstools verwenden, um Ihre Remote-Teams im Auge zu behalten. Mithilfe der Zeiterfassung können Sie auch in Zukunft Fristen für ähnliche Aufgaben festlegen. Bitten Sie die Mitarbeiter zur Verbesserung der Effizienz, die regulären Arbeitszeiten innerhalb ihrer Zeitzonen einzuhalten, um Burnout zu vermeiden.
Geplante Gruppen-Check-Ins tragen nicht nur dazu bei, den allgemeinen Fortschrittsstatus zu ermitteln, sondern ermutigen auch die Verzögerten, aufzuholen. Dies macht jedes Mitglied auf seine Rolle aufmerksam und definiert klar, was von ihm oder ihr erwartet wird.
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6. Budgetbeschränkungen
Das Budget ist eine ernsthafte Einschränkung beim Auslagern Ihrer Softwareentwicklungsprojekte. Im Umgang mit Ihrem Home Office sind die Dinge einfach zu handhaben. Unabhängig davon, welche Hardware, Software oder Tools Sie erwerben, bleibt das Eigentum des Unternehmens, das im Büro verwendet werden soll.
Wenn Mitarbeiter abreisen, können eingehende Mitarbeiter dieselben Geräte verwenden, ohne dass neue Verbrauchsmaterialien erforderlich sind. Virtuelle Teams haben ein konstantes Kapital, das Unternehmen suchen, und das ist Talent. Diesen Mitarbeitern fehlen jedoch möglicherweise wichtige Werkzeuge, um das Projekt auszuführen, und es liegt beim Eigentümer, sie für die Effizienz auszurüsten. Dies kann für beide eine Herausforderung sein und ein Ausweg ist notwendig.
Einschränkungen und Chancen ausbalancieren
Wenn Sie mit einzelnen technischen Talenten zu tun haben, müssen Sie möglicherweise die Extrameile gehen und die für sie erforderliche Ausrüstung zu einvernehmlichen Bedingungen kaufen. Sie könnten eine Darlehensklausel in den Vertrag aufnehmen, um den Kauf dieser Tools zu günstigeren Rückzahlungsbedingungen zu erleichtern.
Mit dieser Anordnung können Sie die technischen Daten der gekauften Produkte beeinflussen, um die Kompatibilität mit Ihrem System zu gewährleisten. Wenn sich dies als teuer herausstellt, können Sie alternativ von Tech-Service-Unternehmen auslagern, die diese Mitarbeiter in Tech-Hubs einstellen und unterstützen. Dies bringt auch den Vorteil von Management-Services mit sich, mit denen Sie sich auf andere Aspekte Ihres Geschäfts konzentrieren können.
7. Ablenkungsherausforderungen
Unabhängige virtuelle Teams, die an mehreren Orten arbeiten, stehen vor der Herausforderung von Ablenkungen, die die Leistung beeinträchtigen. Freunde, die für einen Chat vorbeischauen oder Sie mitnehmen, können Ihren Arbeitsplan stören.
Familie innerhalb des Hauses oder Geräusche von außen können eine ständige Ablenkung sein und dies kann Ihren Denkprozess beeinflussen und Ihre Kreativität beeinträchtigen. Die Erstellung einer guten Website, Software oder eines IT-bezogenen Produkts erfordert Zeit und Konzentration und erfordert eine günstige Umgebung.
Unterstützung der Mitarbeiter beim Umgang mit ihrer Umwelt
Vielleicht möchten Sie herausfinden, ob der für Ihr technisches Talent vorgesehene Arbeitsplatz für eine effiziente, zeitnahe und qualitativ hochwertige Arbeit geeignet ist. Besprechen Sie sich mit einem potenziellen Remote-Mitarbeiter, um die von Ihnen erwarteten Standards und Richtlinien für das Projekt zu vereinbaren.
Wenn er oder sie Bedenken hinsichtlich der Eignung seines Arbeitsumfelds äußert, besprechen Sie, wie Sie aus Gründen der Effizienz am besten helfen können.
Beeindrucken Sie das technische Talent, dass er oder sie das Projekt trotz Remote-Arbeit ernst nehmen muss, indem er Disziplin wie in einem Büro beobachtet. Die von Ihnen festgelegten Standards müssen so gestaltet sein, dass während des Projekts Disziplin erzwungen wird.
Fazit
Fernarbeit ist keine Gelegenheitsarbeit, wie viele vielleicht annehmen, sondern ein ernsthafter Hochtalentberuf. Es bringt gleichermaßen große Verantwortung und Stress mit sich. Zeitmanagement und Selbstdisziplin sind sehr wichtig für jemanden, der in virtuellen Teams arbeiten und über Erfolg oder Misserfolg entscheiden möchte.
Tiffany Harper
Gastautor