Warum Kundenkommunikation der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit ist

Kommunikation ist in allen Lebensbereichen unabdingbar und dies gilt insbesondere für den Umgang mit Ihren Kunden als Freiberufler. Tatsächlich ist eine gute Kundenkommunikation einer der größten Schlüssel (wenn nicht sogar der größte Schlüssel), um die Ziele Ihrer Projekte erfolgreich zu verwirklichen und einen positiven Ruf für sich selbst in Ihrer Branche aufzubauen.

Als Freiberufler liegen die Qualität Ihrer Arbeit und der Ruf, den Sie für Ihre Leistung gewinnen, ganz in Ihrer Hand.

Sie können Ihren Kunden vermitteln, dass Sie von Ihren Fähigkeiten und der Kontrolle über jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, überzeugt sind, indem Sie sich an ihre Anforderungen halten und bei jedem Schritt mit ihnen kommunizieren.

Eine klare Kundenkommunikation minimiert das Risiko von Missverständnissen, Fehlern und Verzögerungen und beruhigt Ihre Kunden, indem sie Vertrauen in Sie und Ihre Dienstleistungen weckt. Was Sie über gute Kundenkommunikation wissen müssen und warum sie gerade bei freiberuflichen Projekten so wichtig ist, erfahren Sie hier.

Darum ist die Kundenkommunikation wichtig

Es gibt Dutzende von Gründen, warum eine klare Kommunikation mit Ihren Kunden unerlässlich ist, um qualitativ hochwertige Projekte abzuschließen, die deren Erwartungen erfüllen. Richtige Kundenkommunikation:

• Gewährleistet einen reibungslosen und einfachen Prozess von Anfang bis Ende, frei von Missverständnissen, Frustration und unnötigen Verzögerungen.
• Ermöglicht es Ihnen, sich als sachkundiger Profi zu präsentieren, der die Aufgaben, die Sie übernehmen möchten, im Griff hat.
• Hilft Ihnen, die Erwartungen Ihrer Kunden an Sie zu erfüllen und sie wo immer möglich zu erfüllen.
• Legt das Tempo und den Ton für das vorliegende Projekt fest.
• Ermöglicht Ihnen, praktikable Alternativen zu Teilen des geplanten Projekts vorzuschlagen, die möglicherweise nicht das gewünschte Ergebnis erzielen.
• Gibt Ihnen den Ruf, offen, ehrlich und transparent in Bezug auf Ihre Fähigkeiten, Preise, Arbeitsmoral und beruflichen Grenzen zu sein.
• Ermöglicht es Ihnen, Projektziele und KPIs effektiv an alle ausgelagerten Teammitglieder oder VAs (virtuelle Assistenten) zu kommunizieren.
• Ermöglicht es Ihnen, die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Kunden genau einzuschätzen und mit Empathie und Diplomatie umzugehen.
• Gibt Ihnen die Möglichkeit, Warnsignale zu erkennen und Kunden höflich abzulehnen, die während der Realisierung ihres Projekts möglicherweise übermäßig kontrollieren.
• Ermöglicht es Ihnen, genau herauszufinden, wann und wie oft Ihre Kunden möchten, dass Sie sie mit Updates zu einem Projekt kontaktieren.
• Ermöglicht freundliche, angenehme und angenehme Interaktionen und eine starke Arbeitsbeziehung zwischen Ihnen und Ihren Kunden.

Freiberufler wissen, dass es wesentlich einfacher ist, bestehende Kunden zu binden und mit ihnen zusammenzuarbeiten, als neue zu generieren. Die richtige Kundenkommunikation wird Ihnen helfen, Ihre Kunden zu binden, sie zu ermutigen, realistische Erwartungen an Ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten zu entwickeln, und sie mit Ihrer Arbeit zufrieden zu stellen.

Unzureichende Kommunikation könnte Ihre Kunden leider vertreiben und Ihr Unternehmen wieder auf den Punkt bringen.

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10 Tipps für eine erfolgreiche Kundenkommunikation

1. Entwickeln Sie ein Client-Onboarding-Protokoll

Sie können die Erwartungen Ihrer Kunden frühzeitig in Ihren Projekten festlegen und sicherstellen, dass alle Beteiligten klar definierte Ziele und Erwartungen haben, indem Sie einen Kunden-Onboarding-Prozess für Ihr freiberufliches Unternehmen erstellen.

Die Entwicklung eines Kunden-Willkommenspakets ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Erfahrung, die Ihre Kunden erhalten, unabhängig vom jeweiligen Projekt konsistent, vorhersehbar und zuverlässig ist. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Kunden in Ihrem Portfolio willkommen zu heißen und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, Ihren Prozess in ihrem eigenen Tempo zu erkunden.

Die Übergabe eines Willkommenspakets wird alle häufigen Fragen klären, die Ihre Kunden haben, aber möglicherweise nicht die Zeit oder das Wissen hatten, Sie während Ihrer ersten Projektberatung zu stellen.

2. Bleiben Sie auf jeder Ebene transparent

Transparenz ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung guter Kundenkommunikationspraktiken und zum Aufbau von Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Kunden. Sie sollten bei jedem Schritt der Projekte, an denen Sie arbeiten, ehrlich und transparent bleiben, von der Bereitstellung von Preisleitfäden bis hin zur Bereitstellung von Arbeitszeiten und Lieferterminen für Ihre Kunden.

Seien Sie ehrlich über mögliche Verzögerungen und kommunizieren Sie direkt mit Ihrem Kunden, wenn Sie zusätzliche Zeit oder Ressourcen benötigen, um einen Auftrag abzuschließen.

3. Kommunizieren Sie oft

Ihre Kunden werden ein Update von Ihnen immer zu schätzen wissen, auch wenn sich aus Ihrer Arbeit noch keine wesentlichen Entwicklungen ergeben haben.

Sie können in regelmäßigen Abständen zeitnahe Updates bereitstellen, indem Sie Ihren Kunden mitteilen, dass Sie hart an ihren Projekten arbeiten und auf dem richtigen Weg sind, um den nächsten Meilenstein oder die besprochene Frist zu erreichen. Experten empfehlen, diese Updates einmal pro Woche zu senden.

Versprechen Sie, sie in Zukunft auf dem Laufenden zu halten, und informieren Sie sie wie immer sofort über alle Probleme oder Verzögerungen, auf die Sie stoßen.

4. Verwenden Sie eine ansprechbare Sprache

Vermeiden Sie am besten hochkarätigen Rechts- oder Branchenjargon, wenn Sie mit Ihren Kunden in Kontakt bleiben.

Verwenden Sie stattdessen eine einfache, professionelle Sprache und begrüßen Sie alle Fragen, die sie zu Ihrem Prozess oder Ihrer Korrespondenz haben. Sie sollten darauf achten, die Fragen Ihrer Kunden nach Möglichkeit präventiv vorherzusagen und zu beantworten.

Senden Sie nach Besprechungen mit Ihren Kunden eine Nachricht, in der Sie Ihre Diskussionen zusammenfassen und wertvolle Informationen über die nächste Phase Ihres Projekts liefern.

Sagen Sie ihnen genau, wie Sie vorgehen möchten, und geben Sie ihnen die Möglichkeit, Änderungen der Pläne, die Sie zuvor mit ihnen besprochen haben, im Rahmen des Zumutbaren zu verlangen.

5. Bleiben Sie professionell, aber zuordenbar

Es gibt nur sehr wenige Menschen, die kalte, robotische Interaktionen schätzen. Natürlich müssen Sie im Umgang mit Ihren Kunden jederzeit professionell bleiben, aber arbeiten Sie daran, dass sie sich im Umgang mit Ihnen wohl fühlen.

Bauen Sie eine respektvolle menschliche Verbindung zu ihnen auf und Sie werden besser in der Lage sein, eine für beide Seiten vorteilhafte Arbeitsbeziehung aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

6. Bleiben Sie Ihrer Mission und Ihrem persönlichen Arbeitsstil treu

Ihre Mission als Freelancer sollte in allem, was Sie tun, klar sein, und das gilt auch für die Kundenkommunikation. Ihre schriftliche Korrespondenz mit Ihren Kunden sollte wesentliche Sätze und Begriffe enthalten, die Ihren persönlichen Arbeitsstil und Ihr Ethos widerspiegeln.

Ziehen Sie in Erwägung, in Ihrer Kommunikation Begriffe wie „fortgeschritten“, „personalisiert“, „vertrauenswürdig“ und „modern“ zu verwenden, um Ihre besten Eigenschaften und Fähigkeiten zu vermitteln.

7. Verwenden Sie die richtigen Kommunikationsmedien

Einige Kommunikationskanäle sind für bestimmte Situationen besser geeignet als andere. Sie müssen sich überlegen, wie Sie Ihren Kunden Nachrichten und Updates am besten bereitstellen können. Einige beliebte Kommunikationsmethoden sind E-Mail, Instant Message, Telefonanruf, SMS, persönlicher Brief und Fax.

Der Trick bei der Wahl des richtigen Kommunikationskanals liegt meist in den individuellen Vorlieben Ihres Kunden. Einige Kunden bevorzugen vielleicht ein schnelles Update in Form einer WhatsApp-Nachricht, während andere ein professionelleres Medium wie E-Mail begrüßen würden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, mit welchen Kanälen Ihre Kunden sich am wohlsten fühlen, zögern Sie nicht, sie zu fragen, wann und wie Sie mit Ihnen in Kontakt treten möchten. Dies zeigt, dass Sie sich mit ihnen auf eine Weise verbinden möchten, mit der sie sich auch am wohlsten fühlen.

8. Erstellen Sie personalisierte Kontaktpläne

Apropos Kontaktpflege mit Kunden: Sie können weitere Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie effektiv und regelmäßig mit ihnen kommunizieren, indem Sie einen Kontaktplan mit ihren Beiträgen erstellen.

Setzen Sie sich mit jedem Ihrer Kunden zusammen und fragen Sie ihn, wie oft er Updates und Fortschrittsberichte haben möchte, welche Tageszeiten am besten zu ihm passen und welche Kommunikationswege, wie oben erwähnt, bevorzugt werden.

Möglicherweise müssen Sie Ihre Komfortzone verlassen, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen, wenn sie wöchentlich telefonieren möchten und Sie es vorziehen, per Instant Message zu korrespondieren. Aber auf der positiven Seite könnte dies Ihnen helfen, Ihre zwischenmenschlichen Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und ein entgegenkommenderer Freiberufler zu werden.

9. Lassen Sie Ihre Kunden die Führung übernehmen

Sie sind vielleicht der Experte in diesem Szenario, aber Ihre Kunden bezahlen Sie dafür, eine Aufgabe gemäß ihren Spezifikationen zu erledigen. Dies bedeutet, dass Sie sich bewusst sein müssen, wie Sie Ihr Know-how kommunizieren und wie Sie die von Ihnen übernommenen Projekte kontrollieren. Wenn Sie zu aufdringlich oder durchsetzungsfähig sind, riskieren Sie möglicherweise, Ihre geschätzten Kunden zu vertreiben.

Seien Sie während der Kommunikation präsent und aufmerksam, aber lassen Sie Ihre Kunden größtenteils die Zügel in die Hand nehmen. Unterbrechen Sie nicht, wenn sie sprechen, und erlauben Sie ihnen, Ihnen eine klare Vorstellung davon zu geben, was sie von Ihrer Arbeitsbeziehung erwarten.

Stellen Sie Fragen, wenn Sie das Gefühl haben, dass es etwas gibt, das er erwähnt hat, über das Sie Klarheit wünschen.

10. Behalten Sie Ihre Leistung im Auge

Wenn Sie sich Ziele oder Erwartungen in Bezug auf die Kommunikation setzen, ist es wichtig, dass Sie sich daran halten. Wenn Sie einen virtuellen Assistenten haben, geben Sie ihm Feedback und teilen Sie ihm mit, wie er seine Leistung verbessern kann.

Wenn Sie derjenige sind, der mit Kunden kommuniziert, bewerten Sie Ihre eigenen Strategien und seien Sie ehrlich in Bezug auf die Bereiche, die Sie ansprechen müssen, um Ihre Kommunikationsstrategien zu perfektionieren.

So verbessern Sie Ihre Kundenkommunikation

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Kundenkommunikationsansatz zu optimieren, sollte Ihr erster Schritt zur Lösung dieses Problems darin bestehen, die Probleme zu diagnostizieren, die Sie haben.

Verhindert Ihr Kommunikationsprozess eine klare Kommunikation?
Sind die von Ihnen gewählten Kommunikationskanäle weniger optimal als Sie dachten?
Ist die Kommunikation mit den Kunden, mit denen Sie arbeiten, schwierig?

Wenn Sie herausfinden, was Ihre Fähigkeit zur klaren Kommunikation behindert, können Sie Strategien entwickeln, um Ihren Ansatz zu verbessern.

Umgang mit anspruchsvollen Kunden

Wenn Sie vermuten, dass Ihre Kunden die Quelle Ihrer Herausforderungen sind, ist es eine gute Idee, potenziell inkompatible Kunden von Anfang an auszusortieren. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Warnsignale zu erkennen und Kunden zu finden, mit denen Sie auf einer harmonischeren Ebene zusammenarbeiten können.

Die Wahrheit ist, dass Kunden, die nicht bereit sind, Ihrem Prozess zu folgen, mit dem Endergebnis Ihrer Bemühungen wahrscheinlich nicht zufrieden sind. Sie können während Ihres Projekts regelmäßig auf Meinungsverschiedenheiten mit ihnen stoßen, und in vielen Fällen sind Sie sich möglicherweise überhaupt nicht auf einen weiteren Weg einig. In diesen Fällen ist es am besten, diese Kunden respektvoll insgesamt abzulehnen.

Behalten Sie vom ersten Tag an feste Grenzen und eine klare Kommunikation mit jedem Kunden, mit dem Sie zusammenarbeiten, ein. Stellen Sie klar, dass Sie bei Ihrem Prozess keine Kompromisse eingehen und über das erforderliche Fachwissen verfügen, um die Aufgabe zufriedenstellend abzuschließen.

Sie sind der Experte, nicht sie!

Wenn Sie sich von einem Kunden an den Ablauf Ihres Prozesses diktieren und Sie von Beginn eines Projekts an kontrollieren lassen, wird dieser Trend mit der Zeit nur noch verschärft.

Üben Sie aktives Zuhören

Sobald Sie die richtigen Kunden ausgewählt haben, müssen Sie deren Anforderungen aktiv zuhören, um eine Arbeit zu erstellen, die die Note schafft. Jeder, der mit Kunden kommuniziert, muss sich auf die Gespräche konzentrieren und sich bei Bedarf Notizen machen.

Um effektiv zu kommunizieren und zu verstehen, was sie von Ihnen erwarten, müssen Sie vollständig in die Gespräche zwischen Kunden und Fachleuten eingebunden sein. Dies trägt wesentlich dazu bei, dass sich Ihr Kunde während Ihrer Interaktionen respektiert und wertgeschätzt fühlt.

Wenn Sie sich während Ihrer ersten Besprechungen Notizen machen, können Sie sich ein klares und genaues Bild davon machen, was Ihr Kunde von Ihnen erreichen möchte.

Bleiben Sie zu jeder Zeit konsistent

Konsistenz ist eine unausgesprochene goldene Regel effektiver Kommunikation.

Ihre erste Kommunikation mit einem Kunden legt den Ton der professionellen Beziehung fest und legt zukünftige Erwartungen für beide Beteiligten fest.

Halten Sie alle zukünftigen Mitteilungen an Ihrem ursprünglichen Tonfall fest, damit sich Ihre Kunden nicht durch Ihre Korrespondenz verwirrt oder irregeführt fühlen. Sie sollten einen regelmäßigen Kommunikationsplan einhalten.

Wenn Sie damit begonnen haben, Ihren Kunden einmal pro Woche zu aktualisieren, sollten Sie diese Aktualisierungshäufigkeit während der gesamten Projektdauer beibehalten. Sie sollten sich mit der Menge an Informationen, die Sie ihnen über den Fortschritt der Aufgabe bieten, wohlfühlen.

Seien Sie höflich und professionell

Dies mag selbstverständlich sein, aber im Umgang mit Ihren Kunden sind gute Manieren und Etikette unerlässlich. Einfache Höflichkeiten wie „Bitte“, „Danke“ und „Freundliche Grüße“ in Ihrer Kundenkommunikation wirken Wunder, um Ihre berufliche Beziehung freundschaftlich zu halten.

Halten Sie die Kundenkommunikation zwischen den Geschäftszeiten (9:00 bis 17:00 Uhr, Montag bis Freitag) aufrecht, sofern nicht anders angegeben.

Wenn Ihre Kunden in verschiedenen Zeitzonen leben, überprüfen Sie die Zeit an ihrem Standort und stellen Sie sicher, dass es ein angemessener Zeitpunkt ist, sie vorher zu kontaktieren. Niemand schätzt einen Weckruf um 3 Uhr morgens, selbst wenn es sich um einen wohlmeinenden Freelancer handelt, der Feedback geben möchte.

Machen Sie keine Annahmen

Sie sollten nie zögern, Ihren Kunden Fragen zu ihren Anforderungen zu stellen, wenn Sie das Gefühl haben, dass es nötig ist. Auch wenn die Antworten offensichtlich erscheinen mögen.

Überprüfen Sie immer, was der Kunde von Ihnen verlangt, bevor Sie weitermachen. Möglicherweise haben Sie unterschiedliche Vorstellungen von Erwartungen und Anforderungen. Dies hilft, die Möglichkeit von Missverständnissen und frustrierenden Projektverzögerungen auszuschließen.

Ebenso müssen Sie jede noch so kleine Frage Ihres Kunden beantworten. Stellen Sie sicher, dass Sie sie fragen, ob Sie ihre Fragen angemessen beantwortet haben, und geben Sie ihnen die Möglichkeit, alle Antworten zu klären, bei denen sie sich nicht sicher sind.

Machen Sie professionelle Vorschläge zu alternativen Ansätzen zu den Vorschlägen des Kunden, wenn Sie der Meinung sind, dass er bessere Ergebnisse erzielen könnte, die seinen Anforderungen entsprechen.

Lassen Sie Ihre Kunden nie hängen

Niemand genießt es, geisterhaft zu werden, aber wenn es um den Umgang mit Kunden geht, ist es ein schwerer beruflicher Fauxpas, nicht zu antworten. Gehen Sie so schnell wie möglich mit Ihren Kunden nach und beantworten Sie ihre Fragen prägnant, respektvoll und detailliert.

Auf diese Weise wissen sie, dass Sie ihr Projekt priorisieren und dass Sie es weiterverfolgen können. Berichten Sie regelmäßig über den Status eines Auftrags, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben, und geben Sie eher Zusicherungen als feste Versprechen ab, es sei denn, Sie sind sicher, dass Sie liefern können.

Bitten Sie Ihre Kunden um Feedback

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, wie effektiv Ihr Ansatz zur Kundenkommunikation ist, fragen Sie Ihre Kunden nach ihrer Meinung.

Sie haben möglicherweise wertvolles Feedback und können nützliche Empfehlungen geben, wie Sie Ihren Kommunikationsstil oder Ihre Kommunikationsfrequenz verbessern können.

Bitten Sie Ihre Kunden, die hinzugefügten Funktionen sofort nach der Implementierung zu überprüfen. Sagen Sie ihnen genau, wo sie das neue Werk finden und wie sie es testen oder bewerten können.

Dies erleichtert es dem Kunden, zu finden und zu verstehen, was er überprüfen muss, und gibt Ihrer zukünftigen Arbeit mit ihm eine klarere Richtung.

Halten Sie die Schlüssel zum Freischalten des Erfolgs fest

Transparenz, Vertrauen und Offenheit sind die Schlüssel für eine erfolgreiche Kundenkommunikation.

Als Freelancer müssen Sie daran arbeiten, Ihre Sprech- und Hörfähigkeiten zu perfektionieren, den Umgang mit Ihren Kunden zu verstehen und Ihren Arbeitsprozess klar zu kommunizieren. Auf diese Weise werden Sie Ihre Kunden zufrieden stellen und deren Erwartungen an Ihre Dienstleistungen erfüllen.

Jeder Kunde und jedes Projekt ist einzigartig. Es wird daher empfohlen, dass Sie Ihren Ansatz an die Vorlieben und Feinheiten der einzelnen Aufgaben und Kunden anpassen, die Sie bearbeiten.

Ehrliche und häufige Kommunikation kann Wunder für Ihr Unternehmen bewirken. Es wird Ihnen helfen, hochbezahlte Kunden zu halten und neue durch Empfehlungen und einen hervorragenden Ruf in der Branche zu gewinnen.

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Nina Sharpe ist Content Champion für verschiedene Outlets und deckt verschiedene Geschäftsthemen ab, von Finanzierungen für Startups bis hin zu Buchhaltungstipps für kleine Unternehmen.
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