Wednesday Wisdom: Wie man ein unvergessliches Eventkonzept entwirft

Erstellen Sie durch eine Kombination aus Strategie und Kreativität ein Veranstaltungskonzept, über das die Teilnehmer monatelang sprechen werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie genau das tun können, zusammen mit vielen inspirierenden Beispielen und Ideen.

Aber zuerst, was ist Event-Design?

Eventdesign ist das Erscheinungsbild und die Haptik einer Veranstaltung. Dinge wie Dekoration, Veranstaltungsort-Layouts und Thema spielen alle eine Rolle bei der Gestaltung einer Veranstaltung.

Und was ist Event-Styling?

Event-Styling bezieht sich auf alle visuellen Aspekte einer Veranstaltung, einschließlich Dinge wie Beleuchtung, Blumen und Tischdecken. Wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, ist ein Event-Stylist dafür verantwortlich, diese Funktionen zum Leben zu erwecken. Normalerweise folgen sie der Vision des Eventdesigners und tun ihr Bestes, um sicherzustellen, dass ihre Arbeit auch den Wünschen des Kunden entspricht.

Die Hauptunterschiede zwischen Event-Design und Event-Styling bestehen darin, dass sich Event-Designer darauf konzentrieren, eine Gesamtästhetik einer Veranstaltung zu schaffen und sich hauptsächlich an Big Picture-Ideen halten. Und ein Event-Stylist hingegen kreiert und führt die Details dieser Vision aus. Ihre Aufgabe besteht oft darin, nicht nur den Veranstaltungsort, sondern auch das Essen und sogar die vorgestellten Teilnehmer (wie Brautpartys oder Gastdozenten) oder manchmal auch das Personal zu gestalten.

Der Unterschied zwischen einem Veranstaltungsthema und einem Veranstaltungskonzept

Ein Eventthema ist die große Idee hinter dem gesamten Shindig. Es beinhaltet oft den Gesamtton, die Struktur und die Ziele der Veranstaltung. Ein Eventkonzept klingt ähnlich, ist aber eindeutig einzigartig. Ein Veranstaltungskonzept sind definitionsgemäß die Veranstaltungsdetails und -elemente, die die praktischen Aspekte der Veranstaltung selbst ausmachen.

Wenn sich der Eventdesigner beispielsweise für ein Luau-Thema entscheidet, ist es die Aufgabe des Event-Stylisten herauszufinden, welche Aktivitäten stattfinden, welche Dekorationselemente sie benötigen und im Grunde alles andere, was Sie wissen müssen, um die Veranstaltung tatsächlich durchzuführen Veranstaltung.

Alles zusammenbinden: Eventdesigner verbringen mehr Zeit damit, das allgemeine Eventthema zu erfinden, während sich Eventstylisten auf das Eventkonzept konzentrieren (dh das Thema zum Leben erwecken).

So entwerfen Sie ein Event-Theme in 4 einfachen Schritten

Unabhängig davon, welche Art von Veranstaltung (Unternehmen, Privat usw.) Sie planen, befolgen Sie jeden dieser hilfreichen Schritte.

1. Haben Sie konkrete und detaillierte Veranstaltungsziele sowie ein System zur Messung des Veranstaltungs-ROI.

Dies ist die Grundlage, auf der alle Entscheidungen zu Veranstaltungsthemen basieren. Ansonsten wählst du einfach zufällige Event-Themen aus, die lustig klingen. Stellen Sie stattdessen sicher, dass Sie und Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden auf dem gleichen Stand sind, warum diese Veranstaltung überhaupt wichtig ist.

Konferenzen wie die MozCon zielen darauf ab, Vermarkter über das Neueste in den Bereichen SEO, mobile und andere Arten digitaler Werbung zu informieren. Die Veranstaltung festigt den Status der Marke als Experte für digitales Marketing und steigert gleichzeitig den Verkauf ihrer SEO-Tools und -Software. Um dieses Ziel zu unterstützen, ist das von der MozCon gewählte Veranstaltungsthema eine technisch versierte, energiegeladene Party (die mindestens einen früheren Teilnehmer dazu auffordert, sie mit dem Fahren auf dem Space Mountain bei Disney zu vergleichen).

Auch Ihr Veranstaltungsthema sollte eine klare Vision haben: etwas, das gleichzeitig zur Marke, den Veranstaltungszielen und dem Geschmack des Publikums passt.

2. Lernen Sie Ihr Publikum kennen.

Der beste Weg, um Ihre Zielgruppe für eine Veranstaltung zu identifizieren, besteht darin, alle Daten zu analysieren, die Sie möglicherweise über Teilnehmer von früheren Veranstaltungen haben. Umfragen, Ticketverkaufsraten und sogar Social-Media-Shares können Ihnen helfen, Hinweise auf ihre Vorlieben und Abneigungen zu finden. Suchen Sie nach Mustern und erstellen Sie eine Liste mit Elementen, die Sie in dieses neue Veranstaltungskonzept einbringen möchten.

Wenn Sie keine Teilnehmerdaten von vergangenen Veranstaltungen haben, können Sie jederzeit Folgendes versuchen:

• Analyse der wichtigsten demografischen Merkmale Ihrer Konkurrenz
• Auf der Suche nach Ideen bei anderen ähnlichen Branchenveranstaltungen
• Und das Versenden einer Umfrage an Social Media- oder Newsletter-Follower.

3. Sammeln Sie Informationen über Ihre potenziellen Teilnehmer, um ihre Interessen, Vorlieben und persönlichen Ziele besser zu verstehen.

Daten sind Ihr bester Freund. Betrachten Sie Zahlen und Muster für jede verfügbare Ressource. Verwenden Sie Webanalysen, Ticketverkaufsleistung und Teilnehmerumfragen, um einen besseren Einblick in die Wünsche und Bedürfnisse Ihres Publikums zu erhalten.

Einer der neuesten Marketingtrends für 2019 und darüber hinaus ist die mitarbeitergeführte Planung. Dieser Ansatz basiert auf dem Feedback des Publikums, um Eventbudgets, Messaging und sogar die Art von Events zu bestimmen, die sie veranstalten.

Im Vergleich zu den alten Denkweisen (als man jeden Dollar und jede Aktivität vor dem ersten Quartal eines neuen Jahres plante, versetzte man Veranstaltungsorganisatoren im ganzen Land während der Weihnachtszeit in Raserei) war diese Idee, mit dem Strom zu schwimmen und es dem Publikum zu ermöglichen, praktisch Entscheidungen zu treffen du bist ziemlich radikal.

4. Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der Ihre Ziele unterstützt und auf Ihr Zielpublikum ausgerichtet ist.

Ihr Veranstaltungsort bestimmt den größten Teil davon, wie Ihre Veranstaltung aussehen und sich anfühlen wird, sodass Sie Ihre Themenauswahl ganz einfach eingrenzen können. In den letzten Jahren gab es sogar eine wachsende Nachfrage nach nicht traditionellen Veranstaltungsorten. Wenn Ihr Veranstaltungsthema beispielsweise Paralegals ist, die Hilfe beim Aufbau von Teambeziehungen benötigen, können Sie einen Escape Room oder einen Indoor-Volleyballplatz für Ihren Veranstaltungsort auswählen, der ihnen hilft, Beziehungen außerhalb des Büros aufzubauen.

So entwerfen Sie ein Veranstaltungskonzept in 3 einfachen Schritten

Nachdem wir nun alle Unklarheiten über alle relevanten Begriffe ausgeräumt und unsere Zehen in den Event-Design-Prozess eingetaucht haben, ist es an der Zeit, die Best Practices für die Erstellung von Event-Konzepten kennenzulernen. Nutzen Sie diese Ideen, um sich inspirieren zu lassen und Ihre Teilnehmer zu begeistern!

1. Die Reisekarte der Teilnehmer

Schlüpfen Sie in die Rolle Ihres Publikums und betrachten Sie Ihr Veranstaltungskonzept mit den Augen der Teilnehmer. Wenn Sie eine Teilnehmer-Reisekarte erstellen, können Sie herausfinden, warum Teilnehmer motiviert sind, daran teilzunehmen, wie sie sie am wahrscheinlichsten entdecken und wie Sie Ihr Veranstaltungskonzept nutzen können, um die Teilnahme zu steigern. Manchmal muss ein potenzieller Teilnehmer nur auf den Registrierungsbutton klicken, um ein neues Veranstaltungskonzept zu erstellen.

2. Wahl des Veranstaltungsschwerpunkts

Diese Hauptattraktion wird das Zentrum aller anderen Ideen, Tricks und Strategien für Ihr Eventkonzept bilden. Sobald dies eingerichtet ist, haben Sie mehr als die Hälfte der harten Arbeit geleistet, die erforderlich ist, um ein großartiges Veranstaltungskonzept auf die Beine zu stellen.

3. Einbeziehung von Partnern und Sponsoren

Kommunizieren Sie gut mit Partnern und Sponsoren, indem Sie die Veranstaltung aus ihrer Perspektive betrachten und verstehen, welche Informationen für sie am relevantesten sind. Ein Konferenzsponsor wird sich beispielsweise mehr um seine Banner und Beschilderung kümmern als um den von Ihnen ausgewählten Caterer.

Kommunizieren Sie also nur die wichtigsten und relevantesten Informationen an jede einzelne Partei. Konzentrieren Sie sich auf 3-5 Veranstaltungsbereiche, die die Ziele Ihrer Stakeholder am stärksten beeinflussen. Fragen Sie dann den Stakeholder, welche Bereiche ihn am meisten interessieren. Sie erhalten die benötigten Informationen und Sie stellen sicher, dass jede Entscheidung nur von den relevantesten Parteien getroffen wird.

Der beste Weg, um mit allen drei Entscheidungsträgern (Kunden, Designer und Stakeholder) zu verhandeln, besteht darin, ein Veranstaltungskonzept zu entwickeln, das:

• Hilft jedem, sein Ziel zu erreichen
• Ermöglicht jeder Marke, sich zusammenhängend zu vermischen
• Ist einzigartig genug, um die Aufmerksamkeit aller Zielgruppen auf sich zu ziehen
• Erfüllt die ästhetischen Erwartungen aller Beteiligten

Und nicht zuletzt sollten Sie sich diese 5 Fragen bei der Erstellung eines Veranstaltungskonzepts stellen.

Jetzt ist es an der Zeit, kopfüber in einige der neuesten/größten Trends und Ideen für Veranstaltungskonzepte einzutauchen, mit denen Sie Ihr nächstes Projekt zu einem großen Erfolg machen können.

6 effektive Möglichkeiten, Ihre Teilnehmer mit Ihrem Veranstaltungskonzept zu begeistern

Hier sind einige hochwirksame Ideen für Veranstaltungskonzepte, die die Teilnehmer unterhalten, überraschen und begeistern werden.

1. Speakeasy-Locations

Wir stehen kurz vor dem Eintritt in die Goldenen 20er – wieder! Gibt es einen besseren Weg, um zu feiern, als einige superlustige Themen aus der Zeit zurückzubringen? Dieser Trend zu Veranstaltungskonzepten setzt auf ein abenteuerlustiges Publikum – Menschen, die sich gerne registrieren und nur wenige Stunden vor der Veranstaltung eine Adresse (und natürlich einen geheimen Passcode) erhalten. Von Hochzeitsempfängen bis hin zu Firmenfeiern, diese vielseitige Idee verleiht jeder Veranstaltungsart ein wenig Geheimnis und Faszination.

2. Intellekt-Marathons

Grundsätzlich kann alles, was Sie normalerweise bei einer Veranstaltung tun würden, in einen Marathon umgewandelt werden, wenn Sie es lange genug tun! Zumindest ist das das Motto bei den meisten Tech-Events wie Hackathons und Editathons. Aber eigentlich kann dieses Konzept auf fast jedes andere Veranstaltungsziel zutreffen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Veranstaltungsziel ist es, ein Netzwerk gleichgesinnter Kunden zusammenzubringen, um eine Community von lebenslangen Fans zu bilden. Dazu könnten Sie einen Meet-and-Greet-Athon erstellen, bei dem sich alle Teilnehmer der Konferenz allen anderen vorstellen müssen. Und wir meinen alle . Sie können sogar Ihre Event-App integrieren, um den Prozess zu vereinfachen.

3. Leere Slate-Perioden

Erinnern Sie sich, als wir erwähnt haben, dass Sie Ihr Publikum dieses Jahr einige Ihrer Event-Entscheidungen treffen lassen? Kein Wunder, warum auch Blanko-Slate-Perioden so beliebt sind. Leere Slate-Zeiträume sind ganze Blöcke der Veranstaltungsagenda, die absichtlich leer gelassen wurden. Die Teilnehmer können sich für diese Blöcke anmelden und bei ihrer Ankunft am vorgesehenen Ort in Gruppen arbeiten, um Ideen zu entwickeln, wie sie ihre Zeit verbringen möchten. Moderatoren können helfen, den Ball ins Rollen zu bringen oder die Leute beim Thema zu halten, aber in den meisten Fällen können Ihre Teilnehmer so kreativ sein, wie sie möchten.

Ähnlich wie in der Freistunde für Erwachsene können sie sich direkt austauschen, ihre Zeit nach Belieben verbringen und ihr Netzwerk auf eine Weise erweitern, die die meisten Veranstaltungen nicht zulassen würden.

Angenommen, Sie veranstalten ein eintägiges Seminar zum Thema Führung im Vertrieb. Während der Blanko-Phase können sich Teilnehmergruppen entscheiden, das bisher Gelernte noch einmal aufzuwärmen oder sich gegenseitig Ratschläge zu geben, was ihre größten Probleme in diesem Bereich sind. Oder sie können an lustigen Teambuilding-Übungen teilnehmen, die auf den Konzepten aufbauen, die in den Vorlesungen des frühen Nachmittags vorgestellt wurden.

4. Nur auf Einladung

Möchten Sie, dass sich jeder Veranstaltungsteilnehmer wie ein VIP fühlt? Dann nutzen Sie dieses trendige Veranstaltungskonzept für Ihr nächstes Get Together. Die Idee ist einfach: Nur wer das goldene (oder per E-Mail versandte) Ticket erhalten hat, kann teilnehmen. Es ist eine großartige Möglichkeit, den wenigen Auserwählten das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein, die Besucherzahlen zu maximieren und die Beziehungen zu Ihren wichtigsten Markenpartnern oder Kunden zu stärken.

5. Mischen Sie Geschäft mit Vergnügen

Heutzutage gibt es viel Wirbel um nicht-traditionelle Firmenveranstaltungen, was erklären würde, warum Unternehmen wie Wanderlust dieses Veranstaltungskonzept als Vorwand nutzen, um gut besuchte Achtsamkeits-Retreats und Live-Konzerte zu veranstalten. Bei diesem Veranstaltungstrend geht es darum, die Arbeit hinter sich zu lassen und die Teilnehmer für Aktivitäten zu begeistern, die sie bereits in ihrer Freizeit gerne machen. Hochwertige Erlebnisse, wie sie Wanderlust programmiert hat, sind aus mehreren Gründen besonders effektiv:

• Manche Berufstätige haben weder die Zeit noch die Möglichkeit, Urlaub zu machen, Freizeitaktivitäten zu genießen oder Hobbies außerhalb des normalen Alltags zu verfolgen. Deshalb wäre dieses Veranstaltungskonzept besonders reizvoll – sie haben viel Spaß, während sie noch technisch bei einer Arbeitsveranstaltung sind.
• Freizeitorientierte Veranstaltungen fördern eine ganzheitliche Gesundheit, können zu mehr Kreativität führen und bieten den Teilnehmern mehr Möglichkeiten, dauerhafte Verbindungen zu knüpfen.
• Sie sind einfacher zu vermarkten – wer möchte nicht eine Kajaktour machen oder einen Freizeitpark besuchen?

6. Überraschungs-Pop-Ups

Mysterien und Intrigen sind ein großes übergreifendes Thema in den Eventkonzept-Trends von 2019, daher ist es sinnvoll, warum diese Art von Erlebnis so gefragt ist. Der Bonus beim Hosten eines Überraschungs-Pop-ups ist die Tatsache, dass es zu jedem Event hinzugefügt werden kann, das Sie bereits in Arbeit haben, egal wie kurzfristig es ist. Und obwohl Sie die Überraschung nicht genau vermarkten können, können Sie die Teilnehmer wissen lassen, wann und wo dieses besondere Mini-Event stattfindet.

Hier sind einige Ideen für Überraschungs-Pop-ups, die Sie in Ihr nächstes Event integrieren können:

• Treffen Sie Branchenstars. Coachella-Besucher, die bei der diesjährigen Veranstaltung beim BMW Pop-up vorbeischauten, wurden mit DJ Khalid begrüßt und begrüßt.
• Reisen in die Vergangenheit. Die Nostalgie für die 80er und 90er Jahre ist stark (wie die neuesten Pokemon-Filme und die Stranger Things-Saison belegen). Unerwartete Erlebnisse, die das Publikum in diese Zeit seines Lebens zurückversetzen, können ein sehr mächtiges Werkzeug sein, um den ROI von Events zu generieren. Zum Beispiel richtete die Filmpremiere von Where the Wild Things Are einen Überraschungsladen mit Sammelartikeln und Fotomotiven ein, die das Kind in jedem ihrer Teilnehmer hervorbrachten.

Alles in allem könnte ein überraschendes Pop-up-Erlebnis genau der Wow-Faktor sein, den Ihr Konzept braucht, um die Veranstaltung zu etwas Besonderem zu machen.

Jetzt sind Sie bereit, unvergessliche Veranstaltungskonzepte und -designs zu erstellen!

Denken Sie, dass Sie inzwischen den Dreh raus haben, Eventkonzepte und -designs zu erstellen? Wenn ja, sollten Sie erfahren, welche wichtigen Event-KPIs zu berücksichtigen sind oder wie die Integration von Eventdaten Ihre größten Event-ROI-Rätsel lösen kann.