Motivation am Montag: 24 Trends und Tipps zur Planung von Unternehmensveranstaltungen, um den ROI zu steigern

Veröffentlicht: 2021-08-08

Erfahrene Planer kennen alle Best Practices für Firmenveranstaltungen, aber nach einer Weile besteht die Herausforderung darin, sich von der Masse abzuheben. Wie können Sie Ihre Konferenz, Markenaktivierung oder andere Firmenveranstaltung in einem Meer von Doppelgängern anders gestalten? Und noch wichtiger: Wie können Sie die Teilnehmer überraschen und begeistern und gleichzeitig Ihren Event-ROI maximieren?

Um diese Fragen zu beantworten, werfen wir einen Blick darauf, wie Sie einige der neuesten Trends der Branche auf frische und innovative Weise nutzen können. Und stellen Sie eine narrensichere Checkliste für Firmenveranstaltungen bereit, die die paar wesentlichen Elemente enthält, die dazu neigen, aus dem Fokus zu geraten.

10 interessante Trends bei der Planung von Firmenveranstaltungen

Hier erfahren Sie, was weltweit angesagt ist und wie Sie mit diesen Ideen Ihre Firmenveranstaltung aufwerten können.

Vereine für Veranstaltungsplanung

1. Fördern Sie die Burnout-Prävention für Sie und Ihre Kongressgäste.

Burnout verursacht mehr als 60 % der arbeitsbedingten Fehlzeiten. Diese unsichtbare Krankheit wirkt sich nicht nur auf den Ticketverkauf aus, sie ist auch weitgehend unbeachtet geblieben – bis jetzt. Nutzen Sie Ihr Event-Promotion-Marketing, um zukünftige Teilnehmer über die Ernsthaftigkeit des Problems aufzuklären und die Schritte zu unternehmen, um vor, während und nach der Tagung oder dem Seminar gesunde Gewohnheiten beizubehalten.

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2. Überprüfen Sie noch einmal, ob die Raumluftqualität des Messegeländes kürzlich getestet wurde.

Die Luft, die wir atmen, spielt eine große Rolle für unsere Gesundheit und Produktivität, also stellen Sie sicher, dass Sie diesen oft übersehenen Checklistenschritt zu Ihrer Veranstaltungsinspektion hinzufügen. Wenn Sie es vorziehen, sie nicht nach kürzlich durchgeführten Tests zu fragen, können Sie selbst eine Bewertung vornehmen.

  1. Gehen Sie mit geschlossenen Augen durch den Veranstaltungsort und achten Sie darauf, was Sie riechen können.
  2. Achten Sie auf allgemeine Anzeichen von Sauberkeit (z. B. Schimmel im Badezimmer ist ein wichtiger Hinweis auf schlechte Pflege).
  3. Fragen Sie danach, wie oft Teppichbereiche gründlich gereinigt werden.
  4. Und schließlich werfen Sie einen Blick in einen der Depotschränke – wenn Sie Chemikalien in der Nähe von Lüftungssystemen sehen, sollten Sie alternative Orte in Betracht ziehen.

3. Fügen Sie Ihrem Check-in-Prozess Gesichtserkennung oder Fotos hinzu.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Firmenveranstaltung ein personalisiertes Erlebnis hat. Check-in-Apps können Ihnen helfen, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, sobald die Gäste die Tür betreten. Verwenden Sie eine App, um Fotografen zu benachrichtigen, wenn wichtige Gäste ankommen, damit schnelle Fotos gemacht werden können, oder um das Catering zu benachrichtigen, um gleich eine Vorspeise zu probieren.

4. Stellen Sie Ihren ADA-Gästen Roboterassistenten zur Verfügung.

Unabhängig von Ihrem Budget gibt es viele Möglichkeiten, Ihre Veranstaltung für ADA-Gäste noch beeindruckender zu machen, indem Sie einfach Ihren eigenen Roboter mieten, um unter anderem bei Aufgaben wie der Co-Moderation von Panels, der Übersetzung mehrerer Sprachen und der Bereitstellung von Text-in-Sprache-Unterstützung zu helfen Dinge.

5. Verwenden Sie Sprachassistenten, um den Teilnehmern bei Produkteinführungsveranstaltungen personalisierte Empfehlungen zu geben.

Dieser Weinladen in NYC bat seine Alexa, den Veranstaltungsgästen personalisierte Whisky-Empfehlungen zu geben. Auch wenn der Merchandise-Verkauf bei Ihrer nächsten Veranstaltung nicht im Vordergrund steht, gibt es viele clevere Möglichkeiten, Sprachassistenten für geschäftliche Veranstaltungen einzusetzen.

6. Integrieren Sie eine telefonfreie Sitzung in Ihre Veranstaltungsagenda.

Wir alle wissen, dass übermäßige Bildschirmzeit unserer körperlichen und geistigen Gesundheit schadet. Bleiben Sie also immer einen Schritt voraus, indem Sie mindestens eine Aktivität hinzufügen, bei der Geräte ausgeschaltet und weggeräumt werden müssen.

7. Verwenden Sie gemeinsame Esstische, um die Zerstäubung bei Firmenveranstaltungen abzuwehren.

Der Aufstieg des Individuums hat die Geselligkeit, das Networking und die Teamarbeit bei Firmenveranstaltungen schwieriger gemacht. Auch wenn Sie dieses kulturelle Phänomen nicht mit nur einem Seminar besiegen können, können Sie Social Eating nutzen, um Ihre Event-Community zu vernetzen. Und stellen Sie sicher, dass Sie ein Sitzordnungstool verwenden, um Ihr Layout zu arrangieren.

8. Überprüfen Sie die Vielfalt Ihrer Veranstaltungsteilnehmerliste nach der Hälfte des Ticketverkaufs.

Veranstaltungen und Marketingkampagnen sind jetzt Zeugen der Auswirkungen des postdemografischen Konsumismus, bei dem potenzielle Teilnehmer mehr auf Inklusivität bedacht sind, als sich mit Gleichgesinnten zu umgeben. Wenn Sie feststellen, dass Ihr Ticketverkauf stark von einer Gruppe als der anderen abweicht, passen Sie Ihre Marketingstrategie an und fügen Sie potenzielle Teilnehmer hinzu, die von der Erfahrung profitieren würden, aber noch nicht auf den Kauf eines Tickets eingegangen sind.

9. Ersetzen Sie Ihre Kongress-VIP-Lounge durch eine Bibliothek.

Treten Sie in die Fußstapfen großer Marken wie Lululemon und fügen Sie Ihrer Veranstaltung einen Kickback-Bereich in der Bibliothek hinzu. Es fördert die Gemeinschaft, verleiht ansonsten sterilen Kongresssälen eine gemütliche Note und bietet Ihren Veranstaltungsteilnehmern ein wirklich entspannendes Erlebnis.

10. Fügen Sie den Erste-Hilfe-Einrichtungen Ihrer Veranstaltung psychiatrische Stationen hinzu.

Da sich die Ansichten der Gesellschaft zur psychischen Gesundheit ändern, sollten sich auch unsere Veranstaltungen ändern. Stimmen Sie sich mit Ihrem Veranstaltungsort ab, um zu sehen, ob ein zugelassener Psychologe zur Verfügung steht, der Dienstleistungen bei Ihrer nächsten Firmenveranstaltung anbietet.

Nachdem wir nun einige Trends hervorgehoben haben, die Sie Ihrer Event-Checkliste hinzufügen können, sprechen wir über Möglichkeiten, Ihren ROI zu maximieren, wenn wir schon dabei sind.

Bessere Planung von Firmenevents, kein Stress

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9 Checklisten-Tipps für Firmenveranstaltungen, die Ihren ROI maximieren

Holen Sie mit diesen kreativen Ideen das Beste aus Ihrer Veranstaltung heraus.

Trends bei der Planung von Firmenveranstaltungen

1. Erstellen Sie eine Liste der eingeladenen Medien für Messegäste.

Stände und Verkäufer werden die Möglichkeit, sich entsprechend vorzubereiten, sehr zu schätzen wissen. Und Ihre regelmäßigen Teilnehmer möchten möglicherweise auch Verbindungen zu Vertriebsmitarbeitern für ihre eigenen zukünftigen Marketingbemühungen herstellen.

2. Bewerben Sie Ihren eigenen originellen Leitfaden zum Design von Messeständen für Anfänger.

Machen Sie diesen hochwertigen Inhalt geschützt und sammeln Sie zusätzliche E-Mail-Adressen, die Sie für das Event-Marketing verwenden können.

3. Machen Sie die gemeinsame Nutzung von Daten zu einem Vorteil für Marken, die Stände auf Ihrer Veranstaltung hosten.

Leads sind großartig, aber Einblicke in das Verhalten von Ticketinhabern und ausverkaufte Aktivitäten werden den Teilnehmern helfen, im nächsten Jahr noch bessere Stände zu schaffen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Ihre Veranstaltungsdatenfreigabe DSGVO-konform ist.

4. Integrieren Sie Fotokabinen in Ihre Inbound-Funnel-Strategie.

Bitten Sie Ihre Teilnehmer einfach, eine kurze Umfrage auszufüllen, die sie als Lead kategorisiert, während sie anstehen.

5. Stellen Sie kuratierte und personalisierte Event-Erlebnisse für VIPs bereit.

Bei der Kuratierung eines großartigen Veranstaltungserlebnisses geht es darum, die Erwartungen Ihres Publikums zu verstehen und dann einen Weg zu finden, etwas zu bieten, das entweder höherwertiger, bequemer oder besonders einprägsam ist.

6. Veranstalten Sie strategisch eine Afterparty mit einer kostenlosen Marke.

Egal, ob Ihre Veranstaltung ein Tag oder eine Woche ist, stellen Sie sicher, dass Sie Aktivitäten nach der Veranstaltung für diejenigen anbieten, die spätere Flüge haben, mit ihren Teams feiern möchten und sich für ein letztes Hurra interessieren könnten.

7. Fügen Sie Ihrer Event-Promotion-Strategie ein Social-Media-Monitoring-Tool hinzu.

Sobald Sie wissen, wo Veranstaltungs-Keywords und -Phrasen am häufigsten online auftauchen, können Sie alle Marketingelemente der Event-Checkliste eliminieren und Ihre Zeit und Ressourcen darauf konzentrieren, wo Ihre Zielgruppe Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit findet.

8. Bauen Sie praktische Produktdemonstrationsbereiche ein.

Wenn Sie oder Ihre Event-Moderatoren ein physisches Produkt anbieten, bieten Sie ihnen einen ausgewiesenen Raum für pädagogische Vorführungen und geben Sie den Besuchern der Veranstaltung exklusiven Zugang zum Testen, bevor sie es kaufen.

9. Fügen Sie eine digitale Option für virtuelle Teilnehmer hinzu.

Live-Streams, herunterladbare Vorlesungsnotizen und spezielle Chat-Gruppen helfen dabei, Teilnehmer außerhalb des Standorts in die Erfahrung einzubeziehen.

Und schließlich sind hier einige Punkte, die Sie möglicherweise versehentlich auf Ihrer aktuellen Checkliste vergessen haben!

Anleitung: So erstellen Sie eine Checkliste für die Eventplanung

Die 5 am häufigsten übersehenen Elemente der Checkliste für die Planung von Firmenveranstaltungen

Sie haben Ihre Liste erstellt, überprüfen Sie sie jetzt zweimal mit diesen freundlichen Erinnerungen.

1. Informieren Sie die Gäste über Allergien und Ernährungseinschränkungen.

Tools wie Social Tables helfen Ihnen, die Präferenzen Ihrer Gäste, Ihre Server und Ihre Caterer über Einschränkungen im Zusammenhang mit Speisen oder Getränken auf einer benutzerfreundlichen, zentralen Plattform auf dem Laufenden zu halten.

2. Erstellen Sie Notfall-Backup-Listen für Lieferanten und Personal.

Stornierungen in letzter Minute, verlorene Gegenstände und abwesende Helfer sind kein Problem, solange Sie für jedes mögliche Szenario 2-3 Ersatzkontakte haben. Überprüfen Sie die Last-Minute-Vertragsrichtlinien jedes Anbieters und teilen Sie ihm mit, dass er für alle Fälle Ihre Backup-Liste erstellt hat. Sie können sogar alle Dokumente, die Sie für die Arbeit benötigen, als PDF ausdrucken oder speichern, falls dies erforderlich ist.

3. Überprüfen Sie die allgemeinen Anweisungen der Navigations-App dreimal.

Stellen Sie sicher, dass Waze, Apple Maps und Google Maps organisch die beste und bequemste Route von Ihren ausgewählten Hotels zum Hauptveranstaltungsort bieten. Dies ist besonders wichtig für ländliche Gebiete, in denen die von Einheimischen verwendeten Nebenstraßen oder Abkürzungen in den vorgeschlagenen Routenoptionen nicht verwendet werden. Wenn sie nicht übereinstimmen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Vorschläge mitteilen und eine geeignete Beschilderung einrichten.

4. Weisen Sie Verkäuferparkplätze zu.

Catering-Vans, Reinigungsteams und Standaufbauten brauchen alle einen Platz zum Entladen, aber wenn sie mit dem Entladen fertig sind, wohin sollen sie gehen? Verwenden Sie klare Beschilderungen und Karten, um den Verkäuferverkehr zu lenken und die Premium-Parkplätze für VIPs und Referenten verfügbar zu halten.

5. Führen Sie einen abschließenden Rundgang durch den Veranstaltungsort durch, als ob Sie ein Teilnehmer wären.

Dinge wie Beschilderung, Temperatur und Sauberkeit werden deutlicher, wenn man den Raum aus ihrer Sicht betrachtet.

Jetzt sind Sie bestens gerüstet, um Ihre Firmenevent-Planung auf die nächste Stufe zu heben!

Sehen Sie sich als Nächstes noch mehr Tipps zur Planung von Unternehmensveranstaltungen an, sehen Sie sich Themen für Unternehmensveranstaltungen an und finden Sie noch mehr Möglichkeiten, Ihre Veranstaltungs-KPIs zu übertreffen. Oder werfen Sie einen Blick auf die Planungssoftware für Firmenveranstaltungen, mit der Sie Zeit sparen.

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