Schaffen Sie Ordnung in Ihren täglichen Arbeitsaufgaben mit diesen 10 einfachen Tipps

Veröffentlicht: 2021-11-04

Unseren täglichen Arbeitsplan zu organisieren, geht über die Festlegung strengerer Zeitfenster und deren kämpferisches Einhalten hinaus. Es gibt unzählige Faktoren (einschließlich Ablenkungen), die uns abschrecken können, egal wie diszipliniert wir zu sein versuchen. Es ist an der Zeit, dass wir aufhören, eine Formel zu verwenden, die wir immer wieder gesehen haben, und sie als eine subjektive Sache betrachten. Um wirklich zu lernen, wie man die täglichen Aufgaben organisiert, müssen wir einen für uns maßgeschneiderten Ansatz finden.

Wir haben unser Bestes getan, um zehn Tipps zu recherchieren, die Sie dabei unterstützen, eine Methode zu finden, die am besten zu Ihnen passt. Das bedeutet, dass Sie lernen, Prioritäten zu setzen, mit Fehlern umzugehen und Ihre Zeit wertzuschätzen.

Projekt- und Auftragsauftragsabdeckung 1

Inhaltsverzeichnis:

  1. Erstelle eine Bestellung, die zu DIR passt
  2. Seien Sie realistisch und setzen Sie sich realistische Ziele
  3. Akzeptieren Sie Misserfolge als Teil des Lernprozesses
  4. Passen Sie Ihren Zeitplan an die Zeit an, die Sie haben
  5. Priorisierung lernen
  6. Ablenkungen vorhersagen
  7. Entleere deinen Kopf
  8. Nur das messen, was zählt
  9. Fortschritt verfolgen
  10. Führen Sie Änderungen nach und nach ein

Tipp #1: Erstelle eine Bestellung, die zu DIR passt

Das absolute Wichtigste ist, sich selbst zu kennen.

Es nützt nichts, blind Anweisungen zu befolgen oder von Produktivitätstrainern vorgefertigte Vorlagen und Pläne zu verwenden und herausragende Ergebnisse zu erwarten. Nur weil sie für sie gearbeitet haben, heißt das nicht, dass es für Sie funktioniert.

Wenn Sie morgens mit komplexen Aufgaben zu kämpfen haben, diese aber nachmittags problemlos erledigen können, zwingen Sie sich nicht zu einer „Frühaufsteher“-Routine. Planen Sie stattdessen Ihre täglichen Aufgaben rund um Ihre biologische Uhr.

Dr. Stefan Volk von der University of Sydney Business School ist einer von vielen Forschern, die die komplexen Zusammenhänge zwischen Büroproduktivität und der biologischen Uhr untersuchen. Er behauptet, dass der Rhythmus unseres Körpers den ganzen Tag über mehrere Höhen und Tiefen hat, aber nur eine Periode mit höchster Produktivität. Wenn Sie außerhalb Ihres Chronotyps arbeiten, gibt es keinen Zeitplan der Welt, der Sie produktiver macht. Zum Beispiel:

  • Morgenmenschen können in die Falle tappen, niedere Aufgaben in ihrer wachsamsten Form zu erledigen – E-Mails, Anrufe, Besprechungen, Rezensionen usw. Wenn wichtige Aufgaben eintreffen, haben sie bereits ihre Blütezeit überschritten.
  • Abendtypen zwingen sich so schnell wie möglich zu großen, fokusintensiven Aufgaben, denn es ist ein seit langem bestehendes Missverständnis, dass der Morgen für schwere Arbeit ist. Sie sind am Ende müde und unkonzentriert und natürlich – geben Sie sich selbst die Schuld, wenn die Arbeit nachlässig erledigt wird.

Und der vielleicht berühmteste Verfechter der Chronotypie, Dr. Michael Breus, rät, zuerst Ihren Typ kennenzulernen, um Ihren Arbeitstag voll auszuschöpfen.

Tipp #2: Seien Sie realistisch und setzen Sie sich realistische Ziele

Wir alle haben den gleichen Fehler gemacht, unser Engagement zu überschätzen.

Wie oft haben Sie schon gehört, dass jemand sagt, dass er mit Zucker aufhört, nur um drei Tage später einen Schokoriegel kaufen zu sehen? Und wenn man danach gefragt wird, wird die Person defensiv, fühlt sich besiegt und behauptet, entweder aufgegeben zu haben oder nächste Woche neu zu beginnen. Und so wiederholt sich der Zyklus.

Jeder Produktivitätscoach, der sein Geld wert ist, wird Ihnen sagen, dass bestimmte Ziele und leicht verdauliche Aufgaben der richtige Weg sind. Zum Beispiel:

Anstatt von:

Schreiben Sie bis morgen einen 5-seitigen Entwurf ;

Versuchen Sie es mit:

8 – 10 Uhr Recherche zum Thema

11 – 13 Uhr Schreiben Sie die ersten beiden Seiten

13:15 – 15:00 Schreiben Sie die zweiten beiden Seiten

15:30 – 16:30 Schreiben Sie die letzte Seite.

Der Unterschied ist klar. Das erste Beispiel zeigt, wie die meisten von uns Aufgaben in ihren Arbeitsplan schreiben: Wir wissen, was wir bis wann tun müssen. Wir überlassen die Details, um sich selbst zu klären, was letztendlich zu einem unordentlichen, unorganisierten Zeitplan führt.

Zerlegen wir aber die größeren Aufgaben nach ihren Bestandteilen, bringen wir sofort Ordnung ein. Allein der Akt lässt uns berechnen, wie viel Zeit jeder Schritt benötigen wird, was eine unschätzbare Information ist.

Während dieser Berechnung können Sie beispielsweise feststellen, dass Sie keine Zeit für eine geplante Aufgabe haben. Sie können es also sofort delegieren oder auf morgen verschieben. Aber wenn Sie die erste Methode verwendet hätten, würden Sie wahrscheinlich erst dann feststellen, dass für diese Aufgabe keine Zeit ist, wenn es zu spät ist, sie zu delegieren oder zu verschieben.

Einige andere Beispiele:

realistisch-unrealistische-pläne

Tipp 3: Akzeptieren Sie Misserfolge als Teil des Lernprozesses

Bleiben Sie auf der gleichen Spur wie bei den vorherigen Ratschlägen – halten Sie Ihre Erwartungen niedrig.

Auf eine baldige drastische Veränderung zu hoffen, ist von vornherein zu scheitern. Beachten Sie stattdessen Folgendes:

  • In der ersten Woche müssen Sie sich mit dem Zeitplan herumschlagen und die notwendigen Änderungen vornehmen;
  • Am Ende der ersten Woche werden Ihre Fortschritte (sowohl Erfolge als auch Misserfolge) analysiert und der Zeitplan für die nächste Woche geändert.
  • In der zweiten Woche arbeiten Sie nach einem überarbeiteten Zeitplan;
  • Am Ende der zweiten Woche wird erneut der Fortschritt analysiert usw.
  • In der dritten Woche wird es noch mehr Verbesserungen geben und die wichtigsten Änderungen werden sich verfestigen.

Und so wird es von Woche zu Woche gehen. Jedes Mal werden Sie neue Verbesserungsmöglichkeiten sehen. Neue Probleme werden auftauchen, unerwartete Situationen, die sich auf Ihren Zeitplan auswirken (persönliche Probleme, Aufgaben anderer Personen, Ruhetage, verpasste Fristen usw.).

Fangen Sie also an, nachsichtiger mit sich selbst und Ihrem Zeitplan umzugehen. Fehler normalisieren. Andernfalls interpretieren Sie jeden Fehler als Zeichen dafür, dass Sie keine Fortschritte machen, obwohl das Gegenteil der Fall ist.

Tipp 4: Passen Sie Ihren Zeitplan an die Zeit an, die Sie haben

Entgegen der landläufigen Meinung sollten Sie nicht nach Wegen suchen, um „mehr Zeit am Tag“ zu haben.

Wir alle haben 24 Stunden Zeit, nicht mehr und nicht weniger. Burnout ist das direkte Ergebnis von Menschen, die bis auf die Knochen arbeiten und denken, dass strenge, disziplinierte Zeitpläne und die endlose Automatisierung kleiner Aufgaben ihnen irgendwie mehr Zeit geben.

Was Sie tun möchten, ist zu lernen, wie man Prioritäten setzt. Denn auch wenn wir alle die gleichen Stunden am Tag für eine festgelegte Anzahl von Aufgaben haben, sind nicht alle gleich geschaffen.

Einige werden wichtiger sein als andere, während andere vollständig eliminiert werden können.

Und um diese Mentalität richtig zu übernehmen, müssen Sie unseren nächsten Ratschlag ausprobieren.

Tipp #5: Priorisieren lernen

Eine der erfolgreichsten Methoden der Priorisierung ist die Eisenhower-Matrix.

Es ist ein Rahmen, der verwendet wird, um zu bestimmen, welche Aufgaben für das Erreichen Ihrer Ziele am wichtigsten sind und welche Ihren Fortschritt verlangsamen.

Mit der Eisenhower Matrix sortieren Sie Ihre Aufgaben nach vier Kriterien:

  • Dringend und wichtig – sofort erledigen (Notruf, Feuer, Verletzung etc.)
  • Dringend, aber unwichtig – an jemanden delegieren (Meetings einrichten, Rechnungen bezahlen, Hausarbeit usw.)
  • Wichtig, aber nicht dringend – mach es später (langfristige Ziele)
  • Unwichtig und nicht dringend – beseitigen (zeitraubende Tätigkeiten)

Die Aufgabenpriorisierung folgt diesem einfachen Schema:

eisenhower-aufgaben
Diese Grafik und mehr finden Sie in unserer detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung der Eisenhower-Matrix zur Organisation Ihrer täglichen Aufgaben.

Sobald Sie wissen, was Ihre Prioritäten sind, wird es einfacher, einen geordneten Zeitplan zu erstellen. In Kombination mit der Kenntnis Ihres Energieniveaus im Laufe des Tages können Sie die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu Zeiten festlegen, in denen Sie am produktivsten sind.

Tipp #6: Ablenkungen vorhersagen

Wir diskutieren oft verschiedene Möglichkeiten, mit Ablenkungen umzugehen. Aber dieses Mal möchten wir darauf hinweisen, wie wichtig es ist, die Ablenkungen zu kennen und vorherzusagen, bevor sie auftreten.

Es gibt viele alltägliche Vorkommnisse, von denen Sie wissen, dass sie Ihre Zeit in Anspruch nehmen werden. Der beste Weg, sie zu eliminieren, damit sie Ihren Arbeitsplan nicht beeinträchtigen, besteht darin, sich früher darauf vorzubereiten.

Einige Beispiele:

  • Diejenigen, die zu Hause arbeiten, können auf Probleme stoßen, bei denen beispielsweise etwas repariert werden muss (Sanitärstrom), aber der volle Zeitplan lässt wenig bis keine Zeit für den Monteur. Sie können sich auf die Ablenkung vorbereiten, indem Sie sie bitten, zu einem Zeitpunkt zu kommen, an dem Sie weniger wichtige Aufgaben haben oder einen Freund oder ein Familienmitglied anstelle von Ihnen sehen lassen.
  • Manche Menschen werden gebeten, sich außerhalb ihres Arbeitstages Zeit zu nehmen, um Auszubildende zu beaufsichtigen. Eine Möglichkeit, sich auf die Ablenkung vorzubereiten, besteht darin, dem Auszubildenden am Tag zwei Zeitfenster für Fragen zu geben. Tagsüber sammeln sie während der Arbeit Fragen, und wenn es Zeit für ein Treffen ist, können sie alle Fragen stellen. So wird man zu Stoßzeiten nicht am Ärmel gezogen und der Auszubildende hat Zeit, selbst eine Lösung zu finden.
  • Wenn Sie an einem besonders arbeitsreichen Tag ein Meeting abhalten und es nicht delegieren können, können Sie es verkürzen, indem Sie am Ende eine FAQ erstellen. Die häufigsten Fragen antizipieren und sofort beantworten. Dann können Sie für alle ungelösten Probleme ein weiteres, kürzeres Meeting für den nächsten Tag planen.

Es kommt darauf an, Ihren Arbeitsplan für jeden folgenden Tag zu kennen. Jede Aufgabe ist mit einer möglichen Ablenkung verbunden, daher kann es sinnvoller sein, sich im Voraus vorzubereiten, als sie sofort zu verhindern.

Tipp #7: Leeren Sie Ihren Kopf

Beim Thema Ablenkungen sollten wir diskutieren, wie sehr unser Gehirn sie liebt, auch wenn sie schweres Unglück verursachen, wie Killingsworth und Gilbert untersucht haben. In derselben Arbeit wird diskutiert, wie eine große Anzahl der Befragten die Spekulationen bestätigten, dass Gedankenwanderungen und Ablenkungen letztendlich zu Traurigkeit, Nervosität und einem Gefühl der Unzulänglichkeit führen.

Abgesehen davon, dass Sie alle Ihre Benachrichtigungen stumm schalten, können Sie jederzeit Stift und Papier bei sich haben. Wenn Ihre Gedanken beginnen, das morgige Mittagessen zu planen oder das Kaffeetreffen mit einem Freund zu planen, nehmen Sie diesen Stift und schreiben Sie ihn sofort auf. Schreiben Sie Ideen für das Mittagessen oder mögliche Chat-Themen für das Café-Treffen auf.

Denn solange diese Gedanken in deinem Kopf bleiben, werden sie dort schweben und hin und wieder zurückkehren, um dich von der Arbeit wegzuziehen.

Das gleiche gilt, wenn Sie sich an etwas erinnern, das Sie im Laden kaufen müssen, eine E-Mail, die Sie senden müssen, eine Person, die Sie kontaktieren müssen, oder einen Artikel zum Lesen… speichern Sie es für später.

Andernfalls gewöhnt sich Ihr Gehirn daran, dass Sie auf jeden kleinen Alarm eingehen, den es auslöst. Bevor Sie es wissen, haben Sie eine Stunde mit untergeordneten Aufgaben verbracht, die Ihnen an diesem Tag keinen Zweck erfüllen.

Tipp #8: Messen Sie nur, was wichtig ist

Vielleicht kennen Sie das Sprichwort: „Was gemessen wird, wird gemanagt“.

Aber wussten Sie, dass es sich als falsch erwiesen hat? Und sogar der falschen Person zugeschrieben?

Wir lieben es, Zeiterfassungen zu verwenden, um unsere Arbeitskalender zu organisieren. Sie geben uns detaillierte Informationen darüber, wo unsere Zeit geblieben ist, wie unser Tag gelaufen ist und welche Bereiche verbessert werden müssen. Sie helfen bei der korrekten Abrechnung mit Kunden und erstellen sogar Berichte, um den Fortschritt zu verfolgen, während wir besser organisiert werden.

Auf dem Weg zu besseren täglichen Aufgabenlisten kann man jedoch versucht sein, jede Kleinigkeit zu beachten, die passiert. Jede 5-Minuten-Pause, jedes Telefonat, Posteingangsreinigung, Kaffeepause usw. In diesen Fällen wird die Messung jeder einzelnen Pause Sie nicht besser in der Organisation verbessern.

Die wichtigsten Dinge, die Sie verfolgen sollten, sind die Aufgaben, auf die es ankommt. Diejenigen, die Ihre langfristigen Pläne beeinflussen.

Jetzt müssen wir Pausen erfassen, wenn wir feststellen, dass Zeitverschwendung zu einem Problem in unserem Arbeitsplan wird. Aber für alle anderen Absichten und Zwecke wird es kaum Ihren täglichen Arbeitsablauf verbessern, wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie für ein Telefonat mit dem Klempner aufgewendet haben.

Denken Sie daran, welche Aktivitäten tatsächlich nachverfolgt werden müssen, da nicht Ihre gesamte Zeit gleich viel wiegt.

Tipp #9: Verfolgen Sie den Fortschritt

Damit eine dauerhafte Veränderung eintritt (und bestehen bleibt), müssen Sie motiviert sein, weiterzumachen. Und der beste Motivator ist zweifellos zu sehen, wie weit Sie gekommen sind. Es liegt uns im Blut, wir können nicht anders – deshalb lieben wir diese Vorher- Nachher- Fitness- und Lifestyle-Fotos.

Der Fortschritt treibt uns an, weil wir sehen, dass es eine Veränderung zum Besseren gegeben hat. Die Anstrengung fühlt sich nicht vergeblich an.

Das gleiche gilt für unsere Produktivität. In der digitalen Künstlergemeinschaft gab es einen kurzen Trend, bei dem man jedes Mal, wenn man etwas zeichnete, das man verbessern wollte, eine auf Papier gezeichnete Lehre ausfüllte. Und am Ende einer Woche, zwei Wochen oder eines Monats haben sie das Fortschrittsblatt ausgefüllt.

Viele Entwickler haben auf ähnliche Weise die Fortschrittsverfolgung gamifiziert. Es gibt zahlreiche Apps, die Ihnen dabei helfen, Ihren täglichen Gewohnheiten nachzukommen und nach einem bestimmten Zeitraum einen Bericht zu erstellen.

Die Investition in eine App zur Fortschrittsverfolgung (oder einfach jeden Tag, an dem Sie es geschafft haben, Ihren Zeitplan zu verfolgen), wird sich positiv auf Ihre Motivation auswirken.

Hier bei Clockify haben wir eine Liste mit 29 besten Zeiterfassungspraktiken zusammengestellt, die detailliert beschreiben, was Sie verfolgen können oder sollten, um den Fortschritt genau zu messen.

Tipp 10: Führen Sie Änderungen schrittweise ein

Welche Änderungen Sie auch immer vornehmen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie sie schrittweise durchführen und über einen bestimmten Zeitraum hinweg ausdehnen. Denken Sie an die Diskussion über das Setzen realistischer Ziele und Erwartungen für sich selbst und wie leicht es ist, überwältigt zu werden.

Beginnen Sie mit einer Gewohnheit, die Sie ausprobieren möchten. Zum Beispiel können Sie nur in der ersten Woche eine der folgenden Optionen integrieren:

  • Verschieben Sie alle Ihre anspruchsvollsten Aufgaben vor 10 Uhr und 14 Uhr vor dem Mittagessen;
  • kürzen Sie Ihre To-Do-Liste auf 5-10 Aufgaben täglich;
  • Sortieren Sie Ihre Prioritäten und passen Sie den Zeitplan daran an usw.

Jeder von ihnen wäre ein guter Anfang für Ihre Produktivitätsverschiebung. Alle drei gleichzeitig zu machen, ist jedoch eine Überforderung. Denn wenn Sie sich auf eine einzelne Änderung konzentrieren, ist es einfacher zu verfolgen und einzuschätzen, ob sie wirklich eine positive Änderung bewirkt oder nicht. Außerdem ist es einfacher, motiviert zu bleiben, wenn weniger Dinge zu beachten sind.

Das wegnehmen

Eine bessere Organisation von Arbeitsaufgaben kann ziemlich schnell erfolgen, aber die Beherrschung der Fertigkeit dauert eine Weile. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, ein Framework oder eine Methode zu finden, die speziell zu Ihnen passt. Und wenn das bedeutet, dass Sie wochenlanges Ausprobieren durchmachen müssen, ist dies eine gute Sache, da es ein schnelles Verwerfen von Ansätzen ermöglicht, die nicht funktionieren. Statt hartnäckig an ihnen kleben, um das Problem zu denken Sie, können Sie andere versuchen, bis Sie die perfekte finden.

Daher ist der beste Rat, diesen Tipps eine Chance zu geben und sie als Leitfaden zu verwenden, um die richtige Methode zu finden und Ihr Arbeitsleben unendlich zu erleichtern.