Montagsmotivation: E-Mail-Outreach-Vorlagen und Tipps für die Eventplanung, die tatsächlich funktionieren

Sind Sie bereit, E-Mail zu verwenden, um Ihre Veranstaltungsplanung mit großartigen Kunden zu erweitern, die noch mehr großartige Budgets haben? Diese Tipps und Beispiele für erfahrene Veranstaltungsplaner sollen Ihnen einen besseren Einblick in den Aufbau von Beziehungen, das Gewinnen von Verträgen und das Networking im Internet geben.

20 Best-Practice-Tipps für die E-Mail-Veranstaltungsplanung

Verwenden Sie diese Strategien, um die Öffnungs- und Antwortraten beim ersten Versuch zu maximieren und zu verhindern, dass Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse für die Veranstaltungsplanung als Spam gekennzeichnet wird.

Kurzer Tipp, bevor wir beginnen: Beachten Sie, dass wir E-Mail-Adresse und nicht Konto gesagt haben? Selbst wenn Sie Ihren Event-Planer-Firmennamen zu einem anderen Anbieter übertragen würden, würden Sie immer noch Probleme haben, Ihre normalen, alltäglichen Kontakte und – Gott bewahre – Ihre bestehenden Kunden zu erreichen. Aber solange Sie die hier aufgeführten Vorsichtsmaßnahmen treffen, ist alles in Ordnung.

1. Wärmen Sie Ihr Konto auf, indem Sie für die ersten 10-20 E-Mails völlig einzigartige Nachrichten erstellen.

Andernfalls besteht die Gefahr, dass Ihr E-Mail-Konto als Spam gekennzeichnet wird. Sie können jedoch immer noch Zeit sparen, indem Sie für jede eine Vorlage verwenden. Stellen Sie einfach sicher, dass jeder Satz, den Sie in die Vorlage schreiben, für den Empfänger einzigartig ist und dass Sie die Tageszeit variieren, zu der Sie jeden senden.

2. Vermeiden Sie den Spam-Filter, indem Sie die Menge der ausgehenden E-Mails, die Sie im Laufe der Zeit versenden, langsam steigern.

Konten mit ungewöhnlichem Verhalten (z. B. das gleichzeitige Versenden von Dutzenden von E-Mails pro Tag) werden ziemlich schnell geschlossen. Halten Sie Ihren E-Mail-Anbieter zufrieden, indem Sie jeden Tag nur ein oder zwei E-Mails pro Tag senden. Erhöhen Sie es jede zweite Woche um zwei oder drei Nachrichten pro Tag, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben.

3. Fügen Sie immer einen Link zu Ihrem digitalen Kalender hinzu, damit potenzielle Kunden einen direkten Termin mit Ihnen vereinbaren können.

Wenn Sie noch keine haben, die Sie bereits lieben, probieren Sie eine dieser hoch bewerteten Terminplanungs-Apps aus.

4. E-Mail-Betreffzeilen sollten immer Konversation und weniger als 10 Wörter umfassen.

Die Qualität Ihrer Betreffzeile bestimmt, ob Ihre E-Mail geöffnet oder in den Papierkorb verschoben wird. Kurze, süße und persönliche Texte helfen dem Leser zu versichern, dass Sie eine Person sind und kein Computerprogramm.

5. Verwenden Sie E-Mail-Prospecting-Tools, um zu viele Bounce-Backs zu vermeiden.

Wenn Sie viele E-Mails senden, die (aus welchen Gründen auch immer) zurückprallen, kann dies auch dazu führen, dass Ihre E-Mail-Adresse gesperrt wird. Führen Sie also jeden Kontakt über eine App wie VoilaNorbert oder Hunter.io aus, bevor Sie auf Senden klicken. Sie können sogar eine andere Adresse vorschlagen, die aktueller ist.

6. Beschränken Sie sich nicht darauf, zu welcher Tageszeit Sie E-Mails senden sollen – konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, konsistent zu sein.

Ja, Sie haben möglicherweise mehr Glück, jemanden zu erreichen und eine Antwort zu erhalten, wenn Sie ihm am Dienstagmorgen oder Mittwochnachmittag eine E-Mail senden. Die Daten zu diesen Behauptungen berücksichtigen jedoch nicht die Planungsgewohnheiten einzelner Berufe, Unterschiede nach Branchen oder die durchschnittliche Altersspanne des Empfängers. Machen Sie es sich also einfach zur Gewohnheit, Kontakt aufzunehmen, egal wann Sie es tun müssen.

7. Planen Sie für jede gesendete Nachricht mindestens einmal ein Follow-up ein.

Und wenn Sie sich besonders ehrgeizig fühlen, wäre eine Drip-Kampagne noch besser.

8. Verwenden Sie in Ihrer offiziellen Einführungs-E-Mail höchstens drei Sätze.

Dies gilt insbesondere, wenn Sie versuchen, vielbeschäftigte Firmenkunden zu kontaktieren, die die Nachricht möglicherweise nur überfliegen. Wenn Sie vermuten, dass sie es eilig haben, achten Sie darauf, den Titel „Eventplaner“ und den CTA fett zu schreiben, um ihn hervorzuheben.

9. Fügen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur mit Ihren Geschäftsdetails und einem Portfolio-Link hinzu.

Wisestamp bietet eine kostenlose Version, die gut aussieht und angepasst werden kann. Fügen Sie Ihr Bild, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und einen Link zu Ihrer Website hinzu.

10. Bitten Sie die Empfänger für Ihren CTA, ein Sondierungsgespräch zu vereinbaren.

Der Sinn Ihrer E-Mail sollte sein, ihre Aufmerksamkeit zu erregen, zu sehen, ob sie Sie brauchen, und (vorausgesetzt, sie tun es) früher als später zum nächsten Schritt.

11. Spiegeln Sie den Ton und den Stil der Firmenwebsite jedes Empfängers in Ihrer eigenen Nachricht wider.

Es ist eine beliebte Verkaufstechnik, die der Person, mit der Sie sprechen, hilft, sich auf Sie zu beziehen, weil es sich anfühlt, als würden Sie die Sprache buchstäblich sprechen.

12. Versuchen Sie, einen Dialog zu führen, kein Verkaufsgespräch.

Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, mit einem einzigen Satz Intro zu beginnen (wer Sie sind, was Sie tun, warum Sie eine Verbindung herstellen wollten) und mit einer bestimmten Frage fortzufahren. Zum Beispiel zu fragen, ob sie jemanden brauchen, der ihre Veranstaltungen plant, ist zu allgemein, aber die Frage, ob sie einen erfahrenen Veranstaltungsplaner brauchen, um eine Strategie für die jährliche Roadshow im nächsten Jahr zu erstellen, beweist, dass Sie an mehr interessiert sind, als nur an jedem Ort neue Geschäfte zu machen kann es finden.

13. Stellen Sie sicher, dass der Text gesprächig und lebensecht klingt.

Jetzt ist nicht die Zeit, übermäßig förmlich oder höflich zu sein. Wenn Sie diese Person in ihrem Büro besuchen würden, was würden Sie ihr sagen? Verwenden Sie dies, um zu bestimmen, wie der Nachrichtentext geschrieben wird.

14. Richten Sie Google Alerts ein, um mit den Personen, denen Sie E-Mails gesendet haben, Schritt zu halten.

Selbst wenn Sie nicht sofort eine Antwort erhalten, können Sie im Laufe der Zeit Beziehungen aufbauen, indem Sie ihnen zu Werbeaktionen, neuen Investmentfonds oder bevorstehenden Produkteinführungen gratulieren, sobald diese angekündigt werden.

15. Wenn Sie einen Link senden möchten, stellen Sie sicher, dass er eingebettet ist.

Es sieht professioneller aus und es ist weniger wahrscheinlich, dass es markiert wird.

16. Überspringen Sie den Seriendruck und geben Sie manuell Namen oder Details in Ihre Nachricht ein.

Eine verkorkste Formatierung hinterlässt einen schlechten Geschmack in allen Mündern. Riskieren Sie nicht, einen potentiellen Kundenkontakt für Eventplanung zu verbrennen, nur weil Sie keine Zeit hatten, „Sarah“ einzugeben.

17. Stellen Sie sicher, dass das, was Sie anbieten, tatsächlich für das Unternehmen oder die Person relevant ist.

Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um den Veranstaltungskalender des Unternehmens für das Jahr zu überprüfen. Oder, wenn Sie sich auf private Veranstaltungen konzentrieren, schauen Sie sich die sozialen Medien im Voraus an, um dem Namen ein Gesicht zu geben.

18. Erstellen Sie für jeden Empfänger einen personalisierten Zielseiten-Pitch.

Dies kann als Ihr eingebetteter Link dienen. Auf der Landingpage können Sie leicht verfolgen, wie effektiv Ihre E-Mails sind, und zusätzliche Details bereitstellen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

19. Verwenden Sie E-Mail-Analysesoftware, um die Klickraten für Betreffzeilen und Links zu verfolgen.

Diese Killer-E-Mail-Tracking-Tools für Eventplaner helfen Ihnen, Ihre Strategie sofort zu verbessern.

20. Bringen Sie branchenspezifisches Wissen ein, das Ihrem potenziellen Kunden zeigt, dass Sie sein Geschäft wirklich verstehen.

Verweisen Sie auf ihren Top-Konkurrenten, eine beliebte Veranstaltung für ihre Branche, einen kürzlich veröffentlichten Blog- oder Social-Media-Beitrag oder einen Nischen-Influencer, dem Sie beide auf LinkedIn folgen, um Ihrer Botschaft eine noch persönlichere Note zu verleihen.

5 spezifische E-Mail-Vorlagen und wie man sie verwendet

Ihre Herangehensweise sollte immer auf der Beziehung basieren, die Sie mit dem Empfänger haben. Aber egal wie gut Sie sich (wenn überhaupt) kennen, es gibt viele Möglichkeiten, ihr Geschäft zu landen.

1. Du hast diese Person noch nie getroffen und sie hat keine Ahnung, wer du bist

Hallo [Vorname],

Mein Name ist [Ihr Name], ich bin ein erfahrener Veranstaltungsplaner, der sich auf [Veranstaltungstyp oder Veranstaltungsnische am relevantesten für den Empfänger] spezialisiert hat. Ich [habe Ihre Website angeschaut/Ihre Rede von dieser Konferenz gesehen/Sie kennen sie auf eine andere Art und Weise] – benötigen Sie oder [Markenname, falls zutreffend] bald Hilfe bei der Planung von [Veranstaltungstyp]?

Wenn ja, folgen Sie bitte diesem Link, um für diese oder nächste Woche ein kurzes 5-minütiges Telefonat mit mir zu vereinbaren, um das Gespräch fortzusetzen.

Vielen Dank,

[Dein Name]

Warum es funktioniert:

Es erklärt, wer Sie sind, was Sie tun, woher Sie sie kennen (auch ohne sie wirklich zu kennen), warum Sie ihnen speziell eine E-Mail senden und welche nächsten Schritte erforderlich sind, um den Ball ins Rollen zu bringen.

Dinge, die man beachten muss:

• Wenn Sie eine persönliche Verbindung zur Marke haben (Sie haben ihr Produkt verwendet, ihr virales Video hat Ihren Tag bereichert, Sie mögen ihren Stil), verwenden Sie dies als Ihr „wie Sie sie kennen“.
• Wenn du einem privaten Event-Kunden eine Nachricht schickst, konzentriere dich darauf, wer dich empfohlen hat und warum du ihn liebst (vielleicht ist es dein Nachbar, dem du gerne zuwinkst, oder ein Freund, der die besten Bananenmuffins backt), um euch beide direkt miteinander zu verbinden das Tor.

2. Du hast dich zufällig auf einer professionellen Veranstaltung kennengelernt

Hallo [Vorname],

Ich bin mir nicht sicher, ob Sie sich von [Event] an mich erinnern, aber ich bin [Vorname], der Eigentümer von [Name der Veranstaltungsplanungsfirma]. Sie haben [siehe Gespräch] erwähnt – brauchen Sie dabei noch Hilfe?

Wenn ja, würde ich mich gerne bald verbinden. Verwenden Sie den Link in meiner Signatur, um einen Termin zu vereinbaren, der für Sie am besten geeignet ist.

Beifall,

[Dein Name]

Warum es funktioniert:

Sich auf eine bestimmte Information über Ihre letzte Begegnung zu beziehen, wird ihnen helfen, sich an Sie zu erinnern. Und selbst wenn sie es nicht tun, ist es immer noch ein guter Weg, um zu beweisen, dass Sie sie tatsächlich getroffen haben und keine hinterhältigen Taktiken an ihnen anwenden.

Dinge, die man beachten muss:

• Stellen Sie sicher, dass das Foto in Ihrer E-Mail-Signatur und in Ihrem Kontoprofil aktuell ist, damit Sie erkennbar sind. Es sei denn, Sie haben Ihr Aussehen seit Ihrer ersten Begegnung grundlegend verändert. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie ein Foto verwenden, das aussieht wie das, dem sie ursprünglich die Hand geschüttelt haben.
• Wenn Ihr erstes Gespräch mehr über das Privatleben als über das Berufsleben war, machen Sie weiter und verfolgen Sie noch das Fußballspiel ihrer Kinder oder ihre kürzliche Haustieradoption. Dann lassen Sie sie wissen, dass Sie sie wegen Veranstaltungsplanungsservices kontaktieren.

3. Du bewunderst ihre Arbeit aus der Ferne

Hallo [Vorname],

Ich bin ein großer Fan Ihrer Arbeit für [Firmenname]. Ich liebe die [Dinge, die du liebst] und wie du [ein spezifisches Detail über ihre Arbeit, das beweist, dass du sie tatsächlich verstehst und – wenn du es einarbeiten kannst – ein bisschen Branchenkenntnis zeigst].

Sie suchen einen erfahrenen Eventplaner für das Team? Wenn ja, würde ich mich über die Möglichkeit einer Zusammenarbeit freuen! Bitte lassen Sie es mich so oder so wissen.

Vielen Dank für Ihre Zeit,

[Ihr Vorname]

Warum es funktioniert:

Leere Schmeicheleien sind gesellschaftlich verpönt, aber ein laserfokussiertes Kompliment, das mit einer Demonstration Ihres fortgeschrittenen Wissens in dieser speziellen Nische unterstützt wird, ist die Beherrschung der kalten E-Mail auf Profi-Niveau.

Dinge, die man beachten muss:

• Diese Vorlage eignet sich am besten für Personen, die die Einstellungsentscheidungen für die Marketing- oder Veranstaltungsabteilung treffen.
• Verwenden Sie diesen Ansatz nur, wenn Sie wirklich meinen, was Sie sagen.

4. Du hast jemanden gemeinsam

Hallo [Vorname],

Ich bin ein [enger Freund/Mitarbeiter/eine Art von Beziehung] von [Name der Person]. Sie haben erwähnt, dass Sie nach einem erfahrenen Veranstaltungsplaner für Ihre bevorstehende [Veranstaltungsart] suchen und sagten, wir sollten uns verbinden. Bei Interesse können Sie hier gerne einen kurzen Telefontermin mit mir vereinbaren.

Danke so oder so,

[Ihr Vorname]

Warum es funktioniert:

Mundpropaganda ist die lukrativste Ressource Nummer eins für Freiberufler, daher hat dieser einfache Ansatz eine hohe Erfolgswahrscheinlichkeit. Beginnen Sie damit, wie Sie beide verbunden sind, und verhindern Sie, dass Ihre Nachricht in den Papierkorb verschoben wird, wenn sie die Adresse nicht erkennen, da dies in der E-Mail-Vorschau angezeigt wird.

Dinge, die man beachten muss:

• Sie können auch auf Websites wie LinkedIn oder Facebook auf gegenseitige Verbindungen verweisen.
• Selbst wenn Sie keine einzige gemeinsame Person haben (im physischen oder digitalen Bereich), ziehen Sie aus gemeinsamen Interessen, Hobbys oder Heimatstädten – so ziemlich alles, was Sie gemeinsam haben könnten, reicht aus.

5. Du hast tatsächlich schon einmal mit ihnen zusammengearbeitet, aber es ist schon eine Weile her

Hallo [Vorname],

Erinnerst du dich an mich von [woher ihr euch kennt]? Ich hoffe, es ging Ihnen in der Vergangenheit gut [Zeitrahmen, seit Sie das letzte Mal gesprochen haben]. Jetzt, da ich mehr Erfahrung als Eventplaner habe, möchte ich mein Portfolio erweitern und Wege finden, Menschen, die ich mag, dabei zu unterstützen, ihre Marketing-/Verkaufsziele zu erreichen.

Wenn Sie irgendwelche bevorstehenden Veranstaltungen haben, bei denen ich Sie unterstützen kann (oder auch wenn Sie sich nur informieren möchten), würde ich mich gerne diese oder nächste Woche auf einen Kaffee oder ein Telefongespräch treffen!

Bald chatten,

[Vorname]

Warum es funktioniert:

Diese Vorlage hält den Leser auf die Beziehung konzentriert, indem sie persönliche Themen mit beruflichen Themen in Einklang bringt.

Dinge, die man beachten muss:

• Gehen Sie diese Kommunikation mit der Denkweise an, wie Sie dieser Person am besten dienen können und nichts falsch machen können.
• Jemanden zu erreichen, zu dem Sie den Kontakt verloren haben, kann ein wenig nervenaufreibend sein, aber sie könnten wirklich überrascht und erfreut sein, von Ihnen zu hören, also ist es auf jeden Fall einen Versuch wert.

Sie beherrschen die Kunst der E-Mail-Ansprache für Veranstaltungsplaner!

Wenn Sie immer noch herausfinden, ob es an der Zeit ist, Ihr Eventplanungsgeschäft zu diversifizieren und auszubauen, stellen Sie sicher, dass Sie weiterhin Empfehlungen sammeln, und tauchen Sie vielleicht sogar in einige strategische Partnerschaftsmarketing-Taktiken ein, während Sie entscheiden, was als nächstes zu tun ist.