8 Grundlagen eines effektiven Eventmanagements

Kein Zweifel - die Durchführung einer Veranstaltung ist auf so vielen Ebenen ein riesiges Unterfangen. Es gibt einfach zu viele Dinge, um die man sich kümmern muss:

• Gastronomie
• Tagungsort
• Druckt
• Buchung
• Plus eine ganze Reihe von Dingen, die mir nur bewusst sind

Doch was ich bin mir dessen bewusst ist , dass eine gute Veranstaltung eine richtige Online - Präsenz muss. Eine großartige Veranstaltung vor Ort durchzuführen ist eine Sache, aber es ist genauso wichtig, sich um das Online-Management und -Marketing zu kümmern.

Es gehören immer zwei dazu!

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie etwas über die Grundlagen eines effektiven Eventmanagements und Marketings.

Wie wertvoll sind Event-Marketing und -Management für Marken?

Der Erfolg einer Veranstaltung hängt hauptsächlich von drei Dingen ab:

• Auf den Ruf des Veranstalters, der gleichbedeutend mit dem Wert ist, den eine Veranstaltung bietet
• Bei Anwesenheit und Interesse erzeugt es
• Zur Organisation

Während der erste etwas in Stein gemeißelt ist, da er im Laufe der Zeit gebaut wurde, jahrelange Erfahrung und jede Menge Fachwissen erfordert, bieten die letzten beiden etwas mehr Raum für Anpassungen.

Marketing-Events im Web und die Generierung von Online-Buzz sowie eine gute Organisation tragen zum Erfolg Ihrer Veranstaltung bei. Warum ist Event Marketing genau wichtig?

• Es bringt Teilnehmer
• Es bringt Sponsoren
• Es bringt Lautsprecher
• Es stärkt den Ruf Ihrer Marke
• Es erhöht den Umsatz
• Es fördert Ihre Beziehung zu Kunden
• Es bietet Belichtung
• Es werden Verbindungen hergestellt
• Es werden Backlinks generiert
• Es erhöht Ihre Social-Media-Reichweite

Eventorganisation und -management sind ebenso wichtig wie Eventmarketing oder der Ruf des Veranstalters. Eine gute Pflege der Veranstaltungswebsite, des Zahlungssystems oder der Umfragen hilft dabei, das Beste aus der Veranstaltung herauszuholen, da sie den Wert einer Veranstaltung sicherstellt.

Event Management Fallstricke zu vermeiden

Event-Marketing unterscheidet sich nicht von anderen Bereichen des Lebens - es gibt viele Dinge, die schief gehen können. Im Folgenden finden Sie sechs Herausforderungen, denen sich jeder Veranstalter stellen muss.

1. Übersehen der Event-Management- und Registrierungssoftware.

Diese Art von Software ist ein Muss, da sie Zeit und Geld spart. Die Position des Veranstaltungskoordinators ist ziemlich nervenaufreibend und wurde als der stressigste Job da draußen bezeichnet. Gute Eventmanagement- und Registrierungssoftware spart nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Nerven.

Mit einer soliden Software müssen Sie sich keine Sorgen machen, ob Einladungen gesendet wurden, ob das Registrierungsformular funktioniert und so weiter. Mit der richtigen Software können Sie ruhig bleiben und den Teilnehmern den höchsten Erfahrungsstandard bieten.

Es ist gut, eine komplexe Software zu verwenden, die mindestens einige Bereiche des Veranstaltungsmanagements abdeckt, z. B. ein Registrierungssystem, Zahlungen, Einladungen usw. Dann ist die Verwaltung eines Ereignisses einfacher, da viele verschiedene Aspekte des Ereignisses zur Hand sind.

Eines der Tools, die ich empfehlen kann, ist CONREGO. Es ist eine Event-Management- und Registrierungssoftware, die viele andere Bereiche einer Veranstaltung abdeckt.

2. Kein Plan.

Eine Marketingstrategie für eine Veranstaltung ist ein Muss. In einem gut durchdachten Event-Marketing-Plan sollten Event-Ziele, Budget, Mittel zu deren Erreichung und Mittel zur Bewertung angegeben werden.

Hier ist ein großartiger Beitrag zum Erstellen eines von Whova.

3. Schlechtes Timing.

Die Umsetzung der Event-Marketing-Strategie sollte lange vor dem Event beginnen.

Je länger es Online-Buzz generiert, desto mehr Bekanntheit und Interesse gewinnt es. Auf lange Sicht macht es eine Veranstaltung noch erfolgreicher, da sich beispielsweise mehr Sponsoren für eine Teilnahme entscheiden oder mehr Menschen von der Veranstaltung erfahren und sich für den Kauf von Tickets entscheiden.

4. Fehlende Metriken zum Verfolgen.

Unternehmen neigen dazu, Tracking-Kennzahlen zu übersehen, insbesondere solche, die mit sozialen Medien verbunden sind.

Diese Situation beruht hauptsächlich auf zwei Tatsachen: Unternehmen wissen nicht, welche Metriken sie verfolgen können und wie sie dies tun können.

Die Wahrheit ist, dass es eine Vielzahl von Social-Media-Metriken gibt, die mit der Social-Media-Leistung eines Ereignisses verbunden sind - sei es die Anzahl der Interaktionen (Likes, Kommentare, Freigaben), die Social-Media-Reichweite von Social-Media-Gesprächen oder die Anzahl der Social-Media-Gespräche über eine Veranstaltung.

5. Fehlender Event-Hashtag.

Ohne einen speziellen Event-Hashtag können wir nicht über Event-Marketing in sozialen Medien sprechen.

Es sieht nicht nur cool aus, unterstützt Ihren Markenruf, sondern bietet, was noch wichtiger ist, die Möglichkeit, alle zugehörigen Online-Konversationen zu sammeln und ihre Auswirkungen unter einem Hashtag zu messen.

6. Mangelndes Engagement in sozialen Medien während der Veranstaltung.

Da eine Veranstaltung online präsent ist, muss sie nicht nur vor, sondern auch während und nach der Veranstaltung gepflegt werden.

Das Erreichen und Interagieren mit Menschen, die online über die Veranstaltung sprechen, stärkt die Beziehungen zum Publikum und ist ein Beweis für Respekt und Wertschätzung gegenüber dem Verbraucher. Es ist super wichtig, sich mit Ihrem Publikum zu verbinden!

Dies sind nur einige Herausforderungen, denen sich ein Veranstalter stellen muss. Lassen Sie uns nun über ein paar Grundlagen sprechen, um die sich alle Eventmanager kümmern müssen.

Die Grundlagen

1. Event-Website / Event-Landingpage.

Eine Event-Website oder eine Landing Page ist wahrscheinlich einer der beliebtesten, wenn nicht sogar der beliebteste Ort, den ein potenzieller Teilnehmer besuchen kann.

Laut Unbounce ist eine Zielseite „eine dedizierte, kampagnenspezifische Webseite, die Besucher dazu bringt, ein einzelnes Marketingziel zu erreichen oder zum Handeln aufzurufen.“ - Bei einer Event-Landingpage besteht das Ziel darin, Besucher in Teilnehmer umzuwandeln.

Der erste Eindruck ist am wichtigsten. Vor diesem Hintergrund sollte eine Event-Landingpage mit größter Sorgfalt in Bezug auf Stil, Elemente, Informationen, Kopie und Erscheinungsbild erstellt werden.

Es gibt auch einige wichtige Informationen, die eine Ereignis-Landingpage enthalten sollte:

• Anmeldeformular
• Konferenzprogramm und Veranstaltungsort (eine Karte ist mehr als willkommen!)
• Sprecher
• Informationen zum Veranstalter
• Teilnahmebedingungen

Eine Event-Landingpage sollte der Augapfel des Event-Managers sein. Glücklicherweise gibt es viele Tools, mit denen Sie eine vollständig professionelle und funktionsfähige Event-Landingpage erstellen können.

Mit ihrer Hilfe können wir Event-Landing-Pages ohne Beteiligung von Programmierern erstellen. Und was auch wichtig ist, wir können das Design jederzeit frei anpassen und Änderungen vornehmen.

CONREGO ist eine ziemlich großartige Software zur Registrierung und Verwaltung von Veranstaltungen, die ich aufrichtig für die Gestaltung einer Zielseite für Veranstaltungen empfehlen kann.

Das Entwerfen einer Event-Landingpage in solchen Tools ist sehr einfach und intuitiv - sie enthält alle erforderlichen Elemente, aus denen eine Landingpage bestehen muss: CTA-Schaltflächen, Registrierungsformulare, Kopfzeilen, Bildkarussells, Banner, Videoplayer, Karten, Inhaltsfelder und mehr.

CONREGO bietet im Übrigen einen großen Raum für Anpassungen, einschließlich Branding, Stil, Inhalt und Erscheinungsbild, sodass man sie an das Branding eines Events anpassen kann.

2. Registrierungssystem.

Sie haben den Veranstaltungsort gebucht. Sie haben Sprecher bestätigt. Sie haben Ihre Event-Landingpage, Ihren Hashtag und so weiter. Jetzt ist es Zeit zu sehen, wie einige Registrierungsformulare eingehen, nicht wahr?

Können Sie sich heutzutage eine Offline-Event-Registrierung vorstellen? Nun, es ist möglich, aber es könnte ein zu großer Kampf sein. Ein zuverlässiges Online-System zur Registrierung von Veranstaltungen ist ein Muss.

Ereignisregistrierungssysteme unterscheiden sich in Bezug auf Komplexität und Funktionen. In der besten Event-Registrierungssoftware können Sie beispielsweise mehrere Schritte des Registrierungsprozesses erstellen, die umfassend angepasst werden können, darunter:

• Sitzplätze in Konferenzräumen
• Unterkunftsplätze
• Wenn sich Teilnehmer mehrmals mit derselben E-Mail-Adresse registrieren können
• Gruppenanmeldungen
• Einladungen
• Verfügbarkeit der Registrierung
• Layout
• Veranstaltungskalender
• Zusammenfassung
• Bestätigung

Dies kann in CONREGO problemlos durchgeführt werden. Das Tolle an diesem Tool ist, dass die Anpassung, die es bietet, sowohl den Anforderungen kleiner als auch großer Veranstaltungen entspricht.

3. Ereignis-Hashtag.

Wie bereits erwähnt, können wir ohne einen speziellen Event-Hashtag nicht über Event-Marketing sprechen. Es dient hauptsächlich dazu, alle Inhalte, Beiträge und Konversationen in sozialen Medien an einem Ort zu sammeln.

Es gibt jedoch noch mehr - ein dedizierter Event-Hashtag wird nur ein weiteres Tool für Event-Marketing und -Management:

• Es sammelt alle Social-Media-Buzz über die Veranstaltung unter einem Hashtag
• Es verbindet Teilnehmer, Redner und Follower
• Es hilft bei der Kundenbindung während der Veranstaltung
• Es hilft bei der Messung von KPIs für soziale Medien
• Es erhöht die Markenbekanntheit
• Es erhöht die Reichweite von Social Media

Social Media-Überwachungstools bieten interessante Einblicke in die Leistung eines Hashtags. Sie können sie verwenden, um die Auswirkungen Ihrer Veranstaltung auf Social Media zu verfolgen. Abgesehen von ihrer Fähigkeit, alle Online-Erwähnungen vordefinierter Schlüsselwörter zu sammeln, verfügen Social Media-Überwachungstools über enorme Analysefunktionen.

Mithilfe eines Social-Media-Überwachungstools kann das Volumen der Hashtag-Erwähnungen (z. B. wie oft Hashtags auf Twitter verwendet wurden ), die Reichweite dieser Erwähnungen in den sozialen Medien und die Personen, die sie generieren, oder die Anzahl der Interaktionen (Likes, Shares) gemessen werden , Bemerkungen).

Darüber hinaus ermöglichen einige Social-Media-Überwachungstools die Identifizierung der aktivsten Social-Media-Profile, in denen Ihr Hashtag erwähnt wird, oder der einflussreichsten Social-Media-Profile, die dies tun.

Nach der Veranstaltung kann ein Social-Media-Überwachungstool verwendet werden, um alle diese Metriken zusammenzustellen und die Social-Media-Begeisterung für die Veranstaltung zusammenzufassen.

Gleichzeitig kann man den Hashtag eines Wettbewerbsereignisses verfolgen - es ist gut, die Konkurrenten im Auge zu behalten und die Ergebnisse mit ihnen zu vergleichen.

4. Einladungen.

Es ist immer schön, eine Einladung zu der Veranstaltung zu sehen, an der Sie teilnehmen, nicht wahr? Einladungen zu Veranstaltungen sind ein kleiner Baustein für ein großartiges Besuchererlebnis.

Event-Registrierungs- und Verwaltungstools bieten anpassbare Einladungsgeneratoren, mit denen Einladungen erstellt und angepasst werden können.

Sie können sowohl visuell als auch personalisiert mithilfe eindeutiger Codes und Links angepasst werden.

Es ist sogar noch besser, wenn ein Event-Management-Tool über einen PDF-Ersteller verfügt. Dann kann man nicht nur Einladungen erstellen, sondern auch Tickets, Eintrittskarten, Ausweise, Zertifikate und personalisierte Reiseführer. Auch hier sind All-in-One-Tools für das Event-Management großartig!

5. Zahlungssystem.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil eines soliden Ereignisses ist das Zahlungssystem. Hier ist kein Platz für Verknüpfungen - es ist zu heikel, eine unzuverlässige Software zu verwenden. Auch hier besteht eine gute Chance, dass ein Event-Management-Tool die Zahlungsabwicklung unterstützt.

Die Berücksichtigung eines All-in-One-Ereignismanagement-Tools ist hier ein guter Aufruf. In einem solchen Fall ist das Zahlungssystem bereits in andere Event-Management-Dienste wie den Zielseitengenerator, das Ticketing-System usw. integriert.

Wenn es um die Buchhaltung geht, sollte ein gutes Zahlungssystem einige wesentliche Merkmale bieten:

• Anpassung der Währungs- und Mehrwertsteuersätze
• Rechnungsnummerierungssystem
• Anpassung des Fälligkeitsdatums auf Proforma-Rechnungen
• Festlegen von Rechnungspositionen durch Aggregieren von Elementen in den Agenta- und Unterbringungsoptionen
• Rechnungsanpassung mit eigenem Logo
• Anpassung der Registrierungsformularfelder
• Verkäufer Details

Nach der Zahlung sollte ein Veranstaltungsteilnehmer eine Zahlungsbestätigung erhalten, daher sind automatisierte Nachrichten hier von entscheidender Bedeutung.

Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Zahlungserinnerung. Wenn sich ein potenzieller Teilnehmer registriert hat, aber noch keine Zahlung geleistet hat, kann er ihn an die Zahlung erinnern.

Ebenso sollte ein Teilnehmer, der nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezahlt hat, eine Stornierungsnachricht erhalten.

Eine der gängigen Praktiken in der Eventbranche sind Rabatte. Dies ist eine Möglichkeit, die Teilnehmer zur Teilnahme zu ermutigen oder die Stammgäste zu belohnen.

Bei Rabatten gibt es viel zu beachten:

• Die Anzahl der Rabattcodes
• Gültigkeitszeiten der Rabattcodes
• Die Anzahl der Verwendungszwecke ist für jeden Code begrenzt
• Tagesordnungspunkte, für die der Rabatt gilt

Wenn Sie nach einer guten Event-Management-Software suchen, die die Zahlungsabwicklung unterstützt, ist CONREGO eine Prüfung wert. Du wirst mir später danken!

6. Social Media Präsenz.

Sobald Sie Ihren Event-Hashtag haben, sollten Sie eine Social-Media-Pinnwand einrichten, die auch als Social-Stream bezeichnet wird.

Eine Social-Media-Wand ist ein aggregierter Echtzeit-Stream von Social-Media-Posts, die auf einem großen Display angezeigt werden. Es eignet sich gut für das Engagement der Teilnehmer während der Konferenz - die Leute lieben es, Fotos und Updates während der Veranstaltungen zu teilen, da dies ein Gefühl der Validierung vermittelt. Es ist auch einfach cool, etwas mit einem Event-Hashtag zu posten und Ihren Beitrag auf einer großen Leinwand zu sehen, wenn Sie wissen, dass andere Leute ihn sehen.

Social Media Wände haben viele andere Vorteile:

• Bewerben Sie einen Event-Hashtag
• Engagement einfahren
• Bewerben Sie Marken-Hashtags
• Erhöhen Sie die Anzahl der Follower

Hier erfahren Sie mehr über die Vorteile von Social Media-Wänden.

Denken Sie daran, dass die Social-Media-Wand die Kundenbindung nur in gewissem Maße fördert - nichts kann Menschen besser einbeziehen als andere Menschen.

Die Interaktion mit den Teilnehmern ist äußerst wichtig, da sie das Kundenerlebnis verbessert - sie fühlen sich vom Veranstalter betreut - und wir wissen, dass Kundenzufriedenheit alles ist.

Die Rolle von Social-Listening-Tools spielt hier eine zentrale Rolle. Ihre wichtigste Supermacht besteht darin, relevante Web- und Social-Media-Erwähnungen in Echtzeit und an einem Ort zu sammeln - im Dashboard eines Tools, in einer E-Mail-Benachrichtigung oder in einer mobilen App.

Natürlich kann man die Social-Media-Plattformen einer Veranstaltung nacheinander durchsuchen und nach Kommentaren und Erwähnungen suchen, aber seien wir ehrlich - es ist ein Kampf, der viel Zeit in Anspruch nimmt.

Eine weitere nützliche Sache bei Social-Media-Überwachungstools ist, dass sie auch Erwähnungen ohne Social-Media-Handles sammeln und solche Erwähnungen auch vorkommen.

Mit dem richtigen Tool können Sie auf jeden Fall schnell Teilnehmer identifizieren, die über die Veranstaltung sprechen, sich an sie wenden, Kontakte knüpfen und Beziehungen aufbauen.

7. Umfragen.

Einer der größten Probleme besteht darin, Kundenfeedback zu erhalten.

Natürlich teilen Verbraucher ihre Gedanken, Erfahrungen und Meinungen zu Ereignissen mit, aber es könnte noch mehr davon geben - insbesondere wenn wir wissen, dass Feedback für jedes Produkt, jede Dienstleistung oder in diesem Fall für jedes Ereignis sehr, sehr wertvoll ist.

Um das Beste aus den Teilnehmern herauszuholen, empfiehlt es sich, Umfragen zu verwenden. Sie sind eine der besten Möglichkeiten, um Kundenfeedback zu erhalten. Dann können Sie herausfinden, wie die Teilnehmer die Veranstaltung genossen haben oder ob die Veranstaltung ihren Erwartungen und Bedürfnissen entsprach.

Darüber hinaus haben Kunden häufig sehr genaue Verbesserungsvorschläge, die sie kennenlernen und bei zukünftigen Veranstaltungen anwenden können.

Welche Fragen sollte man stellen? Nur für den Anfang:

• Wie bewerten Sie Referenten / Inhalte / Catering / Ort / Agenda?
• Was war das Beste / Schlechteste an der Veranstaltung?
• Was würdest du verbessern?
• Haben Sie Verbesserungsvorschläge?
• Wirst du an der nächsten Ausgabe der Veranstaltung teilnehmen?
• Wirst du die Veranstaltung deinen Freunden empfehlen?

Event-Umfragen sind oft Teil von Event-Management-Systemen wie CONREGO. Im Inneren können ganz einfach Umfragen, Dankesseiten erstellt werden, die mit dem Layout beginnen, den Inhalt beenden, ein bedingtes Registrierungsformular oder Bestätigungen.

8. Ergebnisse.

Sobald sich der Staub nach dem Ereignis gelegt hat, ist es Zeit, sich die Ergebnisse anzusehen.

Die Bewertung eines Ereignisses bedeutet für verschiedene Abteilungen, die an einem Ereignis arbeiten, verschiedene Dinge: Für Vermarkter kann es die Reichweite des Ereignisses in den sozialen Medien messen, für das Management auf C-Ebene können es Einnahmen sein. Was sind deine Ziele?

Vor diesem Hintergrund gibt es viele Bereiche, die bewertet werden können:

• Social Media Buzz
• Umfang der Erwähnungen
• Social Media Reichweite
• Die Anzahl der Veröffentlichungen in Medien
• Zufriedenheit der Teilnehmer
• Einnahmen
• Die Anzahl der Teilnehmer
• Die Anzahl der ausgefüllten Umfragen
• Die Anzahl der Registrierungen und deren Art

Während die Social-Media-Seite der Veranstaltung mithilfe von Überwachungs- und Analysetools für soziale Medien gemessen werden kann, können die mit der Teilnahme verbundenen Statistiken wie Anwesenheit, Zahlungen oder Registrierungstypen von einer Software zur Registrierung und Verwaltung von Veranstaltungen analysiert werden. CONREGO macht hier einen tollen Job. Die Ergebnisse sind ein weiteres Datenelement, das Sie im Tool kennenlernen können.

Deshalb ist das Setzen von Zielen und KPIs vor der Veranstaltung von entscheidender Bedeutung.

Fazit

Event Management und Marketing sind ein gewaltiges Unterfangen, das sowohl online als auch offline einen enormen Aufwand erfordert.

Das Ausführen einer Veranstaltung auf höchstem Niveau kann mit den richtigen Tools einfacher sein. Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, eine All-in-One-Event-Management-Software in Betracht zu ziehen, da sie viele Aspekte der Online-Durchführung einer Veranstaltung abdeckt: Registrierungssystem, Zahlungen, Einladungen oder Analysen.

Gleiches gilt für das Marketing. Ein umfassendes Tool speichert alle wichtigen Daten an einem Ort - es bietet einfachen Zugriff und spart viel Zeit, was wertvoll ist.

Gute Tools sparen Zeit, Geld und vor allem die Nerven eines Veranstalters.