Wie wir zwei virtuelle Veranstaltungen geplant haben + kostenloses Arbeitsbuch zur Veranstaltungsplanung

Die Organisation einer virtuellen Konferenz ist eine ganz eigene Sache. Es erfordert eine umfassende Planung, mehrere Tabellenkalkulationen und viele Tests, um sicherzustellen, dass die Technologie uns am Tag der Veranstaltung nicht im Stich lässt.

Wie viele andere Organisationen mussten auch wir dieses Jahr unsere persönliche Veranstaltung namens ACCESS in eine virtuelle Veranstaltung umwandeln. Wir veranstalteten zwei Konferenzen, die sich beide auf die Herausforderungen virtueller Umgebungen und Zugänglichkeit konzentrierten.

Unser Ziel mit ACCESS ist es, das Bewusstsein für digitale Zugänglichkeit zu schärfen und Fachleuten die Werkzeuge und Verbindungen zur Verfügung zu stellen, um in einer digitalen Umgebung erfolgreich zu sein.

Heute verraten wir Ihnen, wie wir ACCESS durchgeführt haben, um Ihnen bei der Planung Ihres nächsten virtuellen Events zu helfen.

Persönlich vs. virtuell: Was hat einen höheren ROI?

Es gibt viele Key Performance Indicators (KPIs), mit denen Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltungen messen können. Bei 3Play messen wir basierend auf Registrierung, Anwesenheit, Neukunden und Teilnehmer-Feedback.

Bei virtuellen Veranstaltungen prüfen wir auch das Engagement während der Veranstaltung und nach der Veranstaltung.

Anmeldung & Teilnahme

Nichts ist besser als ein virtuelles Event. Im Vergleich zu unseren persönlichen Veranstaltungen hatten wir 10x mehr Anmeldungen aus über 100 Ländern (normalerweise freuen wir uns, wenn jemand von außerhalb des Staates anreist, um an unserer bescheidenen persönlichen Veranstaltung teilzunehmen).

Außerdem verzeichneten wir von unserer ersten virtuellen Veranstaltung im Mai bis zu unserer Herbstveranstaltung einen 77%igen Anstieg der Anmeldungen. Mehr als die Hälfte der Registranten waren komplett neue Leads.

Wir führen diesen Anstieg der Registranten auf Folgendes zurück:

• Kostenlose Teilnahme : Für registrierte Teilnehmer besteht kein Risiko, sich für eine kostenlose Veranstaltung anzumelden. Unser Ziel ist es, die Barrierefreiheitsbotschaft zu verbreiten und die Marke ACCESS weiter auszubauen.
• Virtuelle Umgebung : Einfach ausgedrückt, bietet eine virtuelle Umgebung den Menschen einen einfacheren Zugang zu Inhalten und eine größere Flexibilität bei der Teilnahme.
• Relevanter Inhalt : Wir haben sichergestellt, dass die behandelten Themen die Herausforderungen ansprechen, mit denen die Menschen derzeit konfrontiert sind.
• Werbestrategie : E-Mail war unsere vorherrschende Kommunikationsform. Wir haben jedoch auch in einschlägigen Foren und in sozialen Medien über die Veranstaltung gepostet und bezahlte Werbung auf Instagram verwendet.
• Veranstaltungsanerkennung : Unsere Frühjahrsveranstaltung war ein Erfolg, was unserer Meinung nach Mundpropaganda für unsere zweite Veranstaltung war.
• Website-Promotion : Wir haben ein Website-Popup erstellt und eine Schaltfläche zur Registrierung für die Veranstaltung auf unserer Homepage hinzugefügt. Dies erhöhte die Bekanntheit der Veranstaltung und die Anmeldezahlen.
• Referentenwerbung : Wir haben den Referenten Trackable-Links gegeben, um die Veranstaltung zu bewerben, und sie in jedem sozialen Beitrag markiert. Dies half auch, Registranten zu gewinnen.

Wie wir unsere Teilnahmequote erhöht haben

Die Steigerung unserer Besucherzahlen war ein wichtiges Ziel unserer zweiten virtuellen Veranstaltung.

Durch den Einsatz von E-Mail, Slack und täglichen Werbegeschenken konnten wir unsere Teilnahmequote für unsere Herbstveranstaltung um 22 % steigern.

Flexibler Zeitplan

Wir haben darauf geachtet, alle Zeitzonen zu berücksichtigen und zwischen den Sitzungen ausreichend Pausen anzubieten. Bei einer virtuellen Veranstaltung konkurrieren Sie mit anderen Meetings, Arbeit und Internet-Ablenkungen; Die Verteilung Ihres Zeitplans stellt sicher, dass die Leute rund um die Veranstaltung planen können.

Wir planten zwei bis drei Sitzungen pro Tag und boten zwischendurch 30-60 Minuten Pausen an. Unsere erste Sitzung war immer um 11 Uhr ET, was es uns ermöglichte, Teilnehmer in Europa unterzubringen. Am Nachmittag boten wir Sitzungen von 14:00 Uhr ET und 15:30-16:30 Uhr ET an.

Um eine größere Flexibilität bei der Planung zu ermöglichen und Zoom-Müdigkeit zu vermeiden, verteilen wir die Veranstaltung auf drei Tage. Wir haben auch versucht, jeden Tag den gleichen Zeitplan einzuhalten.

Zu Kalender und täglichen E-Mails hinzufügen

Zwei Wochen vor der Veranstaltung erlaubten wir den Teilnehmern, Sitzungen zu ihren persönlichen Kalendern hinzuzufügen. Außerdem haben wir eine Woche vor der Veranstaltung Erinnerungs-E-Mails verschickt.

Darüber hinaus haben wir täglich E-Mails mit dem vollständigen Zeitplan und einem Link bereitgestellt, der direkt zum Zoom-Raum führte.

Live- und On-Demand-Sitzungen

Die meisten unserer Sessions fanden live statt, und viele unserer Referenten nutzten dies zu ihrem vollen Vorteil. Wir ermutigten die Teilnahme während der gesamten Sitzungen über den Zoom-Chat und stellten am Ende jeder Sitzung 10-15 Minuten Fragen und Antworten zur Verfügung.

Wir boten auch Mini-On-Demand-Sitzungen an, auf die die Teilnehmer zwischen den Sitzungen zugreifen konnten.

Außerdem haben wir dafür gesorgt, dass jede Sitzung aufgezeichnet wird.

Tägliche Preise und Quiz

Teilnehmer, die an Live-Sitzungen teilnahmen, wurden zufällig ausgewählt, um Amazon-Geschenkkarten zu gewinnen. Wir haben den Wettbewerb in unseren täglichen E-Mails kommuniziert.

Wir haben auch tägliche Quizfragen erstellt, die Materialien aus den Live-Sitzungen behandelten.

Slack-Channel-Werbung

In den ACCESS-Slack-Kanal haben wir eine Zoom-Erweiterung integriert, damit Teilnehmer direkt beitreten können, wenn eine Sitzung bevorsteht. Wir haben darauf geachtet, das @here-Tag zu verwenden, um alle im Kanal zu benachrichtigen.

Unsere Engagement-Strategie

Wenn Sie ein Veranstaltungsplaner sind, kennen Sie wahrscheinlich das Problem, eine Gemeinschaft in einer virtuellen Umgebung zu fördern – es ist nicht dasselbe wie bei einer persönlichen Veranstaltung. Networking ist ein großer Anziehungspunkt für die Teilnahme an Veranstaltungen, also mussten wir kreativ werden.

Um eine „ähnliche“ Netzwerkumgebung zu fördern, haben wir einen veranstaltungsspezifischen Slack-Kanal erstellt, in dem wir Fragen gepostet, Giveaways gemacht, themenspezifische Kanäle hatten und Fragen und Antworten nach der Sitzung mit Referenten hatten. Wir haben dafür gesorgt, dass der Kanal in jeder E-Mail und jeder Live-Sitzung bekannt gemacht wird.

Dies war jedoch keine magische Lösung. Nicht alle Teilnehmer nahmen daran teil und es gab Momente, in denen wir kein Engagement hatten. Was würden wir anders machen? Wir glauben, dass die Suche nach einer Lösung, die die Event-Plattform und den Networking-Kanal integriert, das Engagement dramatisch steigern wird, da die Teilnehmer keine separate Software herunterladen oder den Event-Hub verlassen müssen.

Haben wir neue Kunden konvertiert?

Die Durchführung jeder Veranstaltung, ob persönlich oder virtuell, ist ein riesiges Unterfangen. Hat sich der Aufwand gelohnt? Absolut!

Wir konnten nicht nur die Botschaft zur Barrierefreiheit verbreiten und Herausforderungen angehen, sondern wir konnten unserer Community auch neue 3Playas hinzufügen.

32 % unserer Registranten wurden „neu gewonnen“ und weniger als einen Monat seit der Veranstaltung haben wir 96 neue Kunden gewonnen.

Reden wir über Geld: Wie viel kostet eine virtuelle Veranstaltung?

Im Vergleich zu einer persönlichen Veranstaltung sind virtuelle Veranstaltungen viel günstiger. Zugegeben, wir haben nicht in eine Plattform investiert, obwohl wir dies in Betracht ziehen würden, wenn die Veranstaltung wächst. Außerdem hatten wir aufgrund unserer monatlichen Webinare bereits einen Pro-Zoom-Account.

Unsere Rechnung umfasste Referentengebühren, Teilnehmerpreise, Referentengeschenke, bezahlte Suche (auf Instagram) und Live-Untertitel (wir haben eine menschliche Lösung für maximale Genauigkeit verwendet).

Insgesamt haben wir 12x weniger ausgegeben als bei unseren Präsenzveranstaltungen.

Teilnehmer-Feedback

Die Teilnehmer hatten die Möglichkeit, während der gesamten Veranstaltung über die täglichen Quiz und in einer Umfrage nach der Veranstaltung Feedback zu geben.

Das hat den Zuschauern am meisten gefallen:

• Format: „Ich fand es toll, wie es auf mehrere Tage und Zeiten verteilt wurde, es ermöglichte mir, die Sitzungen in meinen Arbeitsplan einzupassen.
• Sowohl On-Demand- als auch Live-Inhalte: „Ich mochte es, die On-Demand-Sitzungen zwischen den Live-Sitzungen zu genießen.“
• Session und Referenten: „Ich schätze es, wie die Sessions alle Expertenebenen berücksichtigt haben.

Ein weiterer großer Gewinn war die vorzeitige Bereitstellung der Folien. Dies ist nicht nur eine gute Zugänglichkeitspraxis, sondern ermöglicht den Teilnehmern auch, Notizen zu machen. Darüber hinaus haben wir darauf geachtet, dass alle Links so gesendet werden, wie sie in der Präsentation erwähnt wurden.

Auf die Frage, wo wir die Veranstaltung verbessern könnten, gaben die Teilnehmer an, dass sie gerne einen Bereich haben würden, um sich mit Anbietern von Barrierefreiheit zu verbinden, Übungssitzungen zu haben, um sich mit der Zoom-Plattform und den Funktionen vertraut zu machen und Teilnahmebescheinigungen zu erhalten.

3 Lektionen aus unserem zweiten virtuellen Event

Wenn Sie daran denken, Ihre eigene virtuelle Konferenz zu veranstalten, hoffen wir, dass diese Erkenntnisse Ihnen die Planung erleichtern.

1. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder mit den von Ihnen verwendeten Plattformen vertraut ist : Obwohl Zoom, Slack und WordPress beliebte Internettools sind, ist nicht jeder mit ihrer Funktionsweise vertraut. Wir haben ein Übersichtsvideo für die Slack-Plattform bereitgestellt, aber nicht auf Zoom oder die Navigation auf der Event-Website eingegangen. Für zukünftige Veranstaltungen möchten wir Tutorials zu allen Tools anbieten, damit sich die Teilnehmer sicher fühlen und bereit sind, das Beste aus ihrer Erfahrung zu machen.
2. Binden Sie Sponsoren ein oder arbeiten Sie mit relevanten Anbietern zusammen : Viele Menschen nehmen an persönlichen Konferenzen teil, um neue Anbieter zu entdecken, die ihnen bei der Lösung ihrer Herausforderungen helfen können. Virtuelle Konferenzen sollten nicht anders sein. Wie wir aus der Teilnehmerumfrage erfahren haben, möchten die Leute neue Anbieter entdecken.
3. Finden Sie einen Weg, sich abzuheben : Im virtuellen Veranstaltungsraum herrscht derzeit viel Konkurrenz. Wie können Sie Ihre Veranstaltung anders gestalten? Unsere zweite Veranstaltung war als umfassender Kurs rund um die Barrierefreiheit von Videos konzipiert – und wir nahmen die Sprache des „Kurses“ auf. Statt Referenten hatten wir Instruktoren. Die Tagesordnung wurde Kursplan genannt. Auf Anfrage stellten wir auch tägliche Quizfragen und Abschlusszertifikate zur Verfügung. Wir glauben, dass dies wesentlich zum Wert der Veranstaltung beigetragen und uns geholfen hat, eine starke Agenda mit unglaublichen Rednern aufzubauen.

ZUGANG 2021

Wir planen bereits unsere nächste Veranstaltung im Februar und hoffen, dass Sie dabei sein können!

Wenn Sie an keiner unserer Veranstaltungen teilnehmen konnten, sehen Sie sich unser ACCESS at Home-Event im Mai an, bei dem es um die Barrierefreiheit in einer virtuellen Umgebung ging, und unseren ACCESS-Herbstkurs, der sich auf die Videobarriere konzentrierte.

Welche Lehren haben Sie aus der Planung Ihrer virtuellen Konferenzen gezogen? Lass es uns in den Kommentaren wissen!