Wie man mit der richtigen Form des Issue Managements eine Krise vermeidet

Veröffentlicht: 2021-05-24

Ein Problem ist eine Ursache, die Ihr Projekt aus verschiedenen Gründen stören kann und verhindert, dass das Projekt weiterhin das beabsichtigte Ergebnis erzielt. Dies kann jederzeit und jedem passieren, und hier kommt Issue Management ins Spiel. Es hilft Ihnen, sich auf Situationen vorzubereiten, die Sie nicht erwarten, und lehrt Sie, wie Sie damit umgehen.

Einige dieser Probleme lassen sich nicht ganz so einfach beseitigen, aber wenn Sie richtig handeln, können Sie den Schaden begrenzen. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie als Projektmanager stärker werden können.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist der Unterschied zwischen einem Problem und einer Krise?
  2. Projektmanager-Checkliste: Handelt es sich um eine Krise?
  3. Wie spüren Sie Probleme auf?
  4. Wie können Sie einen Issue-Management-Prozess anwenden?
    1. Behalten Sie alles im Auge
    2. Risikomanagement
    3. Kommunikation ist unerlässlich
    4. Die Dinge können immer aus dem Ruder laufen
  5. Fazit

Was ist der Unterschied zwischen einem Problem und einer Krise?

Verwechseln Sie ein Problem nicht mit einer Krise. Probleme sind in der Tat Vorläufer von Krisen. Probleme können aufgrund mangelnder Kommunikation oder falscher Entscheidungen außer Kontrolle geraten. Seien Sie bei der Verwendung dieser Begriffe sehr bewusst, denn das Wort Krise löst schnell Panik aus, die bei Ihren Mitarbeitern möglicherweise nicht gut ankommt.

Eine Krise wird vom Unternehmen sofort erlebt und wird langfristig zu spüren sein. Ein Thema hingegen kann in den Hintergrund treten, sodass Sie nicht das ganze Team einbeziehen müssen .

Woher wissen Sie also, wann es ein Problem oder eine Krise gibt? Bringen Sie alle Mitarbeiter zusammen und diskutieren Sie ihre Meinungen. Da dies offensichtlich subjektiv ist, besteht die Gefahr einer Überreaktion. Wenn dies öffentlich gemacht wird, besteht die Gefahr, dass es in die Hände der Medien gelangt und die ganze Situation in die Luft jagt. Der Ruf Ihres Unternehmens ist getrübt und potenzielle Kunden werden Sie meiden. Beachten Sie, dass schlechte Presse fast immer zu einer Krise führt.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Plastikkrise in Delhaize. Das Unternehmen startete eine Kampagne mit Bausteinen, doch die Kunden waren empört über die überflüssigen Plastikverpackungen. Über die sozialen Medien kamen negative Reaktionen und Delhaize wurde klar, dass sie keine andere Wahl hatten, als sofort zu reagieren.

Über das Wochenende fanden sie einen Weg, sowohl mit Mitarbeitern als auch mit Kunden zu kommunizieren. Sie räumten ein, dass ein Fehler gemacht wurde, aber das Unternehmen nahm bald die notwendigen Anpassungen vor. Eine wichtige Lehre, die jeder daraus ziehen kann, ist, dass man effektiv und schnell kommunizieren muss und dass die Botschaft nicht immer perfekt sein muss.

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Projektmanager-Checkliste: Handelt es sich um eine Krise?

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie es mit einem Problem oder einer Krise zu tun haben? Unterscheiden Sie anhand der folgenden Checkliste. Obwohl eine Krise schwer zu beheben sein mag, kann die Lösung von Problemen mit dem richtigen Ansatz tatsächlich eine einfache Aufgabe sein.

  • Ist das Thema emotional verbunden? Beispiele könnten sein, ob es um Kinder, Tierleid, Rassismus, Entwicklungshilfe usw. geht.
  • Für wie plausibel halten die Stakeholder den Zusammenhang des Themas mit Ihrem Unternehmen? (Kann sich die Öffentlichkeit vorstellen, dass das Thema mit Ihrem Unternehmen zusammenhängt?) Beispiele könnten Social-Media-Plattformen sein, die für ihren Umgang mit Datenschutz kritisiert werden, oder Unternehmen, die vorgeben, nachhaltig zu sein.
  • Ist das Thema in den Medien gut darstellbar? Ein Beispiel könnten frauenunfreundliche Werbekampagnen von Suit Supply oder Themen sein, die bereits in den Medien hervorgehoben wurden, wie Steuern, Energiepreise usw.
  • Was ist der Zusammenhang mit anderen Themen/Krisen? Zum Beispiel ein Skandal um die sexuelle Belästigung von Harvey Weinstein. Später wurden viele Menschen der gleichen Taten beschuldigt.
  • Welchen Einfluss hat der Bote? Beispiele für einflussreiche Interessengruppen sind NGOs, Test-Achats oder Gewerkschaften.
  • Wie dynamisch ist das Thema? Das beste Beispiel dafür, dass ein Thema dynamisch wird, sind Demonstranten. In einer Woche können 100 Teilnehmer an einer Demonstration teilnehmen und ein paar Wochen danach können Tausende von Demonstranten an verschiedenen Orten sein.
  • Wie isoliert sind Sie als Unternehmen von dem Thema? Ein Beispiel ist, dass es in bestimmten Branchen aus wohlüberlegten Gründen zu Entlassungen kommen kann (Automobilindustrie). Da der Sektor ein gemeinsames Problem hat, wäre es am besten, über einen Verband oder eine Vereinigung zu kommunizieren.
  • Ist das Problem einfach zu lösen? Ein Beispiel ist das bereits erwähnte Verpackungsproblem bei Delhaize. Indem man zusammensitzt und schnell handelt, lassen sich Probleme leicht lösen.

Wie spüren Sie Probleme auf?

Nur weil Sie zukünftige Probleme nicht immer vorhersehen können, heißt das nicht, dass Sie sie als Unternehmen nicht vorhersehen können. Bevor ein Projekt beginnt, müssen Sie einen strategischen Plan haben, der einen Abschnitt zur Problemidentifizierung und Problemanalyse enthält.

Sie müssen sorgfältig über die Ziele des Projekts nachdenken und darüber nachdenken, welches Issue-Tracking-System oder welche Issue-Management-Software verwendet wird, um Probleme auszulösen und zu erkennen. Sobald Sie ein Problem identifiziert haben, greifen Sie auf die Liste der Kontaktpersonen zurück, die Sie zuvor in einem detaillierten Problemlösungsprozess geplant hatten. Für diese Aufgabe übernehmen normalerweise der Projektmanager, der Projektsponsor oder der Projektleiter die Kontrolle.

Überlege dir als Nächstes genau, wie du den Konflikt melden wirst. Stellen Sie sicher, dass die Problembeschreibung so detailliert wie möglich ist und die aktuelle Situation richtig widerspiegelt. Schließlich müssen Sie einen Weg finden, um zu überprüfen, ob das Problem effektiv gelöst wurde.

Denken Sie daran, dass Sie über den Konflikt selbst hinausdenken müssen. Was passiert, wenn ein Problem eskaliert und was ist das Worst-Case-Szenario?

Wie können Sie einen Issue-Management-Prozess anwenden?

Behalten Sie alles im Auge

Wenn ein Problem auftritt, pausieren Sie Ihre aktuellen Aktivitäten für eine Weile, damit Sie den Konflikt zuerst lösen und das Projekt so schnell wie möglich fortsetzen können. Im Verlauf eines jeden Projekts ist es entscheidend, dass jedes Mitglied des Projektteams den Fortschritt verfolgt und alle seine Aktionen detailliert protokolliert. Dies macht es einfach, nicht nur mögliche Lösungen zu finden, sondern auch Probleme zu analysieren und zu analysieren, wie die Dinge beim nächsten Mal anders gemacht werden können.

Es ist nicht nur gut für Sie selbst, sondern auch für das Unternehmen. Anhand der gemachten Fehler kann die Organisation oder die Struktur eines Projekts angepasst werden, um im Wiederholungsfall besser reagieren zu können. Erwägen Sie, nach jedem Projekt eine „Lessons Learned-Analyse“ des Projekts zu verfassen.

Risikomanagement

Risikomanagement ist ein Teil des Lebens eines jeden Unternehmens. Was ist besser, als Probleme zu managen oder zu lösen? Um zu verhindern, dass sie überhaupt passieren. Nachdem Sie die Projektziele formuliert haben, schreiben Sie einen Risikomanagementprozess auf. Diese Prozesse dienen dazu, mögliche Risiken für Schäden an Projekten, Schäden, die den Erfolg von Projekten nicht gewährleisten, ungelöste Probleme, die negative Auswirkungen haben können, und alles andere, was auftreten kann, zu identifizieren.

Hinweis: Gutes Problemmanagement bedeutet auch, dass Sie nie einen Fall haben, in dem ein Problem ungelöst bleibt. Um den Risikomanagementprozess anzusprechen und zu vermeiden, dass ein zukünftiges Problem oder eine Krise für das nächste Projekt entsteht, lösen Sie Probleme, sobald sie auftreten.

Kommunikation ist unerlässlich

Stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team weiß, was passiert, insbesondere wenn Probleme auftreten. Bleiben Sie während des gesamten Prozesses miteinander in Kontakt. Einige Teammitglieder haben möglicherweise bereits Erfahrung mit bestimmten Problemen, daher ist es nie unangebracht, um Feedback zu bitten.

Machen Sie Ihren Mitarbeitern bewusst, dass Probleme in jedem Projekt auftreten und dass eine rechtzeitige Erkennung unerlässlich ist. Machen Sie es sich zur Routine, Meetings zu organisieren und hören Sie sich an, was Ihre Kollegen zu sagen haben. Sie können sich sogar Hilfe von externen Stellen wie einem Krisenstab holen.

Die Dinge können immer aus dem Ruder laufen

Jeder Projektleiter begegnet Situationen, in denen externe Hilfe benötigt wird, möglicherweise in anderen Teams. Wenn Sie nicht die richtigen Leute um Hilfe bitten, kann das Problem zu einer Krise werden. Gutes Project Issue Management erkennt, dass die Lösung manchmal woanders zu finden ist. Verwenden Sie alle erforderlichen Mittel, um eine Eskalation des Problems zu verhindern.

Fazit

Jedes Projekt hat seine Probleme. Als Projektleiter liegt es an Ihnen, damit umzugehen und dafür zu sorgen, dass ähnliche Situationen vermieden werden.

Es ist wichtig zu erkennen, dass das Wort Problem und Krise zwei völlig unterschiedliche Konzepte sind. Krisen sind Situationen, aus denen man nicht schnell herauskommt, also seien Sie vorsichtig, wenn Sie diesen Begriff verwenden. Es kann bei Ihren Mitarbeitern Panik auslösen und dies sollte unbedingt vermieden werden.

Denken Sie als Team und wachsen Sie, indem Sie zusammensitzen und diskutieren. Es gibt einen Lichtblick, Probleme können immer gelöst werden. Indem Sie rechtzeitig und richtig reagieren, vermeiden Sie Chaos in der heutigen Arbeitswelt.