3 Schritte zum Verwalten Ihrer Inhaltsbibliothek wie ein Bibliothekar

Veröffentlicht: 2020-12-22

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Wenn es einen Fanclub für Bibliothekare gäbe, wäre ich ein kartentragendes Mitglied. In den letzten Jahren haben mir Bibliothekare mehr über Content Management beigebracht als jede andere Gruppe von Fachleuten. Wir Vermarkter ertrinken praktisch in Inhalten, und Bibliothekare sind Experten darin, Inhalte organisiert und auffindbar zu machen.

Wir passen perfekt zusammen.

Ich bin besessen von den Herausforderungen der Content-Organisation. Ich stelle fest, dass die Bibliothekar-Methodik wesentlich ist, um eine Inhaltsbibliothek nützlich zu machen, unabhängig davon, ob Sie ein Digital Asset Management-System oder etwas anderes verwenden. Lass mich dir zeigen warum.

Auf der diesjährigen Intelligent Content Conference durfte ich eine gemeinsame Präsentation mit Jen Hurley, Director Marketing Operations bei Clear Channel Outdoor, halten. Jen hat einen Master in Bibliotheks- und Informationswissenschaft. In unserem Vortrag habe ich drei Prinzipien herausgearbeitet, die für die Verwaltung Ihrer Inhaltsbibliothek wie eines Bibliothekars wesentlich sind.

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1. Ihr Missionsfilter bestimmt, was es wert ist, gespeichert zu werden

Meiner Meinung nach ist das Schlimmste beim Fotografieren auf einem Smartphone das Löschen aller Duds. Vielleicht machst du 20 Bilder hintereinander von deinem Baby, weil du nicht weißt, welches gut sein wird. Skalieren Sie dieses Problem jetzt auf ein Unternehmen, das in Dutzenden von Märkten Tausende von Bildern pro Monat erstellt. Was behältst du? Wer ist für die Entscheidung verantwortlich?

Bibliothekare wie Jen entscheiden anhand der Mission eines Unternehmens, was es wert ist, aufbewahrt zu werden. Nehmen wir an, Ihre Mission ist es, die Freude am Basteln zu Hause zu verbreiten. Das ist dein Missionsfilter. Welche Bilder könnten Ihnen helfen, diese Botschaft zu verbreiten? Welches würde nicht?

Inhaltsbibliothekare entscheiden anhand einer Unternehmensmission, was es wert ist, gespeichert zu werden, sagt @JakeAthey. #contentstrategy Click To Tweet

Während dies offensichtlich klingt, speichern die meisten Unternehmen jedes Bild ohne Frage. Wenn Sie organisiert werden möchten, warum sollten Sie keine Zeit damit verschwenden, Inhalte zu markieren und zu speichern, die Sie absolut positiv nutzen? Warum sollten Sie in Ihrer Inhaltsbibliothek falsch positive Ergebnisse erzielen? Das Ausüben des Missionsfilters ist der erste Schritt, um zu verstehen, welche Inhalte Sie haben und warum Sie sie haben.

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2. Standardisieren Sie Ihre Sprache jetzt, um Inhalte später auffindbar zu machen

Bibliothekare werden darin geschult, Vokabeln zu erstellen und Taxonomien zu unterwerfen. Hier ist ein Beispiel von Clear Channel Outdoor:

Suchkanal-Metadaten

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Ein paar Dinge sind erwähnenswert. Überprüfen Sie zunächst die gesamte Metadatenstruktur auf der linken Seite. Es stellt sicher, dass alles mit einem standardisierten Satz von Attributen in das DAM-System gelangt. Es gibt Metadatenfelder für die Aufnahme eines Fotos und sogar die Art des Publikums, die angeben, ob das Foto einen multikulturellen Wert hat. Solche Tags überraschen viele Vermarkter.

Metadaten sollten die Inhaltsstrategie widerspiegeln. Wenn die Verwendung multikultureller Aufnahmen für das Marketingteam und sein Publikum von Bedeutung ist, spart ein multikulturelles Metadaten-Tag Zeit bei der Suche nach Inhalten. Metadatenfelder geben an, wie Benutzer entscheiden, ob sie ein Bild verwenden oder nicht.

Das Keyword-Diagramm zeigt die Branchensprache, die Jens Team zu Metadaten hinzufügt. In der linken Spalte befindet sich "Kategorietaxonomie" und in der rechten Spalte "Scope Notes". Das Team arbeitet anhand dieser Liste, wenn Keywords bei Clear Channel Outdoor markiert werden (gemäß den erforderlichen Metadatenfeldern). Jen macht die harte Arbeit, Wörter mit Themen zu gruppieren, damit Vermarkter, Verkäufer, Agenturen usw. finden können, was sie brauchen. Das Vokabular wird mindestens wöchentlich aktualisiert, wenn Jens Team neue Wörter und Ausdrücke entdeckt.

Bibliothekare geben sich im Vorfeld viel Mühe, um Benutzer vor fehlgeschlagenen Suchvorgängen zu schützen.

Laut @JakeAthey geben Bibliothekare eine Menge Vorarbeit in den Wortschatz, um Benutzer vor fehlgeschlagenen Suchvorgängen zu schützen. Klicken Sie zum Twittern

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3. Planen Sie Ihren Content-Lebenszyklus

Im Gegensatz zu Babybildern, an denen ich mich für immer festhalten werde (oder zumindest lange genug, um meine Tochter in Verlegenheit zu bringen), haben Markenbilder einen Lebenszyklus. Warum Sachen werfen oder ins Kühlhaus werfen? Nun, ab einem bestimmten Punkt müssen Sie einige Assets nicht mehr verwenden, weil sie veraltet sind. Bilder auf Lager haben beispielsweise starre Ablaufdaten, und wenn Sie diese verletzen, können Sie in Schwierigkeiten geraten. Bibliothekare übernehmen somit das Kommando über die Lebenszykluspolitik.

In der Regel legt ein Bibliothekar Ablaufdaten für jede Anlageklasse fest. Zum Beispiel können Logos fünf Jahre erhalten, bevor sie überprüft werden müssen. Für Infografiken mit Daten kann der Bibliothekar jedoch ein Ablaufdatum von drei Jahren festlegen. Für eine Startkampagne erstellte Assets verfallen möglicherweise in kürzerer Zeit. Umgekehrt hat ein Bild eines Unternehmens von vor 50 Jahren möglicherweise kein Ablaufdatum. Es ist immergrün und unersetzlich.

Ein Bibliothekar legt normalerweise Ablaufdaten für jede Inhalts-Asset-Klasse fest. @ JakeAthey. #contentstrategy Click To Tweet

Mit dem Zurückziehen von Inhalten soll sichergestellt werden, dass Benutzer relevante, aktuelle Assets nur in Übereinstimmung mit den Bildrechten finden und verwenden. Wenn sich keine schlechten Assets in Ihrem System befinden, kann niemand sie missbrauchen.

ROI eines Bibliothekars

Die Verwaltung Ihrer Inhaltsbibliothek wie ein Bibliothekar ist intensiv, aber zahlt es sich aus? Die Daten sagen ja.

Als wir bei Widen Kunden mit engagierten DAM-Administratoren (dh solchen, die mehr als 50% ihrer Zeit mit DAM verbringen) mit Unternehmen ohne (dh Administratoren, die weniger als 20% ihrer Zeit mit DAM verbringen) verglichen, stellten wir starke Unterschiede fest . In Unternehmen mit einem dedizierten Administrator laden Benutzer mehr als doppelt so viele Assets herunter und verwenden aktive Assets durchschnittlich mehr als doppelt so oft.

Nach meiner Erfahrung wenden alle engagierten DAM-Administratoren (häufig Bibliothekare) die oben genannten Grundsätze an. Die Daten belegen zwar nicht, dass Benutzer in Marketingkampagnen einen höheren ROI erzielen, zeigen jedoch, dass diese Unternehmen mit einem dedizierten Administrator mehr Nutzen pro Asset erzielen. Dies kann bedeuten, dass die Assets besser organisiert sind oder dass der DAM-Administrator Zeit hat, die Benutzer eingehender zu schulen. In jedem Fall ist eine höhere Nutzung pro Asset ein wünschenswertes Ergebnis für ein Marketingteam mit einem begrenzten Budget.

Der Weg des Bibliothekars

In der Vergangenheit habe ich Unternehmen empfohlen, einen Bibliothekar zu beauftragen, um ihre Inhaltsbibliothek einzurichten und zu verwalten, und ich stehe zu diesem Rat. Für viele Unternehmen ist dies jedoch nicht in ihrem Budget enthalten. Wenn dies der Fall ist, bemühen Sie sich, Ihre Inhaltsbibliothek wie ein Bibliothekar zu verwalten. Wenn Sie über einen Missionsfilter, ein standardisiertes Vokabular und Lebenszyklusrichtlinien verfügen, sind Sie dem durchschnittlichen Marketingteam meilenweit voraus.

Möchten Sie Ihre Struktur für die Effektivität des Content-Marketings verbessern? Melden Sie sich für unseren wöchentlichen Newsletter " Content Strategy for Marketers" an , der exklusive Einblicke von Robert Rose, Chief Content Adviser, bietet. Wenn Sie wie viele andere Vermarkter sind, die wir treffen, werden Sie sich jeden Samstag auf seine Gedanken freuen.

Titelbild von Ryan McGuire-Bells Design, Gratisography