Wie und warum man die Mitarbeiterproduktivität misst und analysiert

Veröffentlicht: 2021-11-04

Die Messung der Mitarbeiterproduktivität kann die Arbeitsweise eines Unternehmens entscheidend verändern. Es beeinflusst sowohl die Mikroarbeitsebene (Mitarbeiter) als auch die Makroarbeitsebene (Unternehmen) positiv. Wir möchten Ihnen einen ausführlichen Leitfaden anbieten, der sich mit folgenden Themen befasst:

  • Die Bedeutung der Messung der Mitarbeiterproduktivität
  • Welche Methoden und Metriken zu verwenden sind und
  • Wie die Methoden je nach Unternehmen variieren

Inhaltsverzeichnis:

  • Was ist Produktivität im Geschäft?
    • Wo das Wasser trüb wird
    • Manuelle Arbeit vs. Wissensarbeit
  • So messen Sie die Produktivität
    • Allgemein verwendete Methoden
    • Methode der geleisteten Stunden
    • Durch Objektive messen
  • Was beeinflusst die Mitarbeiterproduktivität in einem Unternehmen?
  • Warum Sie die Mitarbeiterproduktivität messen sollten
  • Abschließend

Wie und warum man die Mitarbeiterproduktivität misst und analysiert

Was ist Produktivität im Geschäft?

Produktivität kann leicht mit Effizienz in der Produktion verwechselt werden.

Die Produktion ist die Menge des Outputs basierend auf dem Input. Die Berechnung, wie viel Output Sie auf der Grundlage der investierten Zeit, Ressourcen und des Geldes erhalten, ist also keine Produktivität.

Produktivität ist, wie effizient die Ressourcen, das Geld und die Zeit verwendet werden, um den Output zu produzieren. Als Grundlage für die Messung der Mitarbeiterproduktivität gilt folgende Formel:

Output/Input = Produktivität

Eingang

Input ist die Anzahl der Einheiten (Arbeit, Arbeitsstunden, Energie, Geld), die in die Herstellung eines Artikels oder die Bereitstellung einer Dienstleistung investiert werden.

Je nach Branche kann die Eingabe alles sein:

  • Kilowatt Leistung (mit Betriebsmaschinen)
  • Geleistete Stunden (Jobs, bei denen die Gehaltsabrechnung pro Stunde berechnet wird)
  • Volumen (Pfund oder Kilogramm)

Ausgabe

Output ist die Anzahl der produzierten Artikel/Waren oder erbrachten Dienstleistungen, basierend auf der Menge des Inputs.

Ein Designer investiert beispielsweise drei Stunden Arbeit, um fünf Entwürfe für ein Firmenlogo zu erstellen.

Nach der Formel kommt es auf:

5 Entwürfe/3 Std. Arbeit = 1,6 Entwürfe pro Stunde

Oder Sie können die Produktivität basierend darauf berechnen, wie viel ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum pro Stunde verdient:

Waren im Wert von 120.500 USD/1.730 Stunden = 69,65 USD (70 USD) pro Stunde

Oder wie viel jeder einzelne Mitarbeiter zum Output beiträgt. Sie würden das gleiche Einkommen verwenden, teilen Sie es einfach durch die Anzahl der Mitarbeiter:

Waren im Wert von 120.500 USD/45 Mitarbeiter = 2.677 USD pro Mitarbeiter

Obwohl die Formel selbst einfach ist, bedarf sie einer gewissen Erweiterung, wenn wir sie auf den modernen Arbeitsplatz anwenden. Und hier ist der Grund.

Wo das Wasser trüb wird

Die Messung der Produktivität ist nie so einfach wie die Verwendung des Output/Input-Modells.

Frederick Winslow Taylor, ein Maschinenbauingenieur des 19. Jahrhunderts, begann, die Produktivität zu analysieren, seit er selbst ein Arbeiter war.

Er betrachtete Produktivität als Fortschritt der eigenen Fähigkeiten. Zum Beispiel ein Fischer auf einem Boot, der mit einem Netz Fische fängt. Erstens würde Taylor jeden Schritt des Prozesses beobachten und analysieren und diejenigen finden, die eliminiert werden könnten. So genannte „Zeitfresser“. Diese unnötigen Schritte wegzulassen und nur die wesentlichen zu belassen, hilft dem Fischer, unbelasteter und produktiver zu sein.

Zweitens würde er argumentieren, dass wir einen Weg finden können, seine Werkzeuge neu zu gestalten – das Boot reparieren oder ein besseres finden, ein stabileres Netz besorgen usw. Und der Fischer wäre sicherlich noch produktiver. Wie Peter F. Drucker in seinem Aufsatz erklärt, haben wir diese Methode historisch gesehen seit Hunderten von Jahren funktioniert. Das Eliminieren unnötiger Schritte und das Verbessern der Werkzeuge der Arbeiter erhöht die Produktivität. Und es geht auch jetzt noch weiter: Vergleichen Sie einfach PCs von 1995 mit denen von 2020 – und was die PCs von heute für den durchschnittlichen Arbeiter leisten können.

Aber was passiert, wenn wir versuchen, die gleiche Methode beispielsweise auf einen Personaler anzuwenden?

Erzielen die neu gestalteten, verbesserten Tools eine bessere Ausgabe?

Sind sie in der Lage, mehr Menschen in einem Büro zu erreichen?

Da stellt sich die Frage – berechnet sich die Produktivität der Personalabteilung daraus, mit wie vielen Mitarbeitern sie täglich sprechen oder wie gut sie ihnen bei ihren Problemen helfen? Was messen wir?

Um die Produktivität genau zu messen und zu verbessern, müssen Sie zunächst feststellen, ob Ihr Unternehmen manuelle Arbeit oder Wissensarbeit leistet.

Manuelle Arbeit vs. Wissensarbeit

Die manuelle Arbeit konzentriert sich hauptsächlich auf die Quantität mit dem Ziel, die Mindestqualitätsanforderungen zu erreichen. Man sieht es vor allem in Fabriken, Fabriken, Fließbändern… jeder Art von Massenproduktion. Dem Arbeiter werden Werkzeuge und das Know-how zur Verfügung gestellt, wobei er bereits bekannte Fähigkeiten einsetzt. Und dieselben Ressourcen, die sie erhalten, bleiben zurück, wenn sie das Unternehmen verlassen.

Bei der Wissensarbeit stehen Quantität und Qualität gleichermaßen im Fokus. Einige Beispiele sind Bildung (die Anzahl der Studenten ist nicht so wichtig wie das Wissen, das sie vermitteln), Gesundheit (Ärzte, Krankenschwestern, Labortechniker) und mehr. Während ihnen Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden, mit denen sie arbeiten können, sind Wissensarbeiter für ihr eigenes Lernen, den Austausch von Fähigkeiten und Innovationen verantwortlich und erhalten mehr Autonomie. Und wenn sie ein Unternehmen verlassen, geht das erworbene Wissen mit.

Und da reine Handarbeit mit einer einfachen Formel wie der obigen gemessen werden kann, enthält Wissensarbeit mehr Faktoren, die angegangen werden müssen. Um diesen Artikel einigermaßen kurz zu halten, werden wir uns nur mit Wissensarbeit befassen.

Was sind dann gute Metriken, um die Mitarbeiterproduktivität zu messen?

So messen Sie die Produktivität

Wie bereits erwähnt, spiegelt sich der Kern der Wissensarbeit in einer Frage wider:

"Was ist die Aufgabe?"

Für einen Projektmanager kann die Aufgabe jeden Tag etwas anderes sein. Eines Tages verbringen sie die meiste Zeit damit, E-Mails zu beantworten, Kunden zu kontaktieren und an Büromeetings teilzunehmen. Am nächsten Tag könnten sie den Projektfortschritt analysieren, Fristen ändern, weitere Schritte mit Abteilungsleitern besprechen und vieles mehr.

Für einen Verkäufer scheint die Aufgabe bereits bekannt zu sein – Produkte zu verkaufen. Sie müssen aber auch Regale auffüllen, das Geld am Ende der Schicht aufrunden, Papierkram für Auffüllungen erledigen, Lieferungen entgegennehmen, aufräumen,…

Um also die Produktivität genau zu messen, behauptet Drucker, es beginne mit der folgenden Frage:

  • Was ist Ihre Aufgabe?
  • Was soll Ihre Aufgabe sein?
  • Welche Rückschläge erschweren Ihre Aufgaben?
  • Welche Schritte sollen entfallen?

Nur wenn ein Mitarbeiter diese Fragen reflektiert, kann er die unnötigen Schritte, die die Produktivität behindern, ablegen. Diese Antworten werden ihnen helfen, Wege zu finden, um bestimmte Probleme zu lösen und die Produktivität zu steigern.

1. Die Methode der Arbeitsproduktivität

Teilweise Arbeitsproduktivität

Diese Methode verwendet die einfachste Produktivitätsformel, die wir oben erwähnt haben – das Verhältnis von Input zu Input.

Es berechnet und zeigt das Verhältnis einer einzelnen Eingabe an, beispielsweise wie viele Stunden es dauert, ein Logo zu entwerfen. Arbeitsstunden sind der häufigste Input, einfach weil sie der Schlüsselaspekt der Wirtschaft und der Mitarbeiterproduktivität sind. Andere Eingaben sind:

  • Arbeitskräfte/Arbeitskräfte
  • Energiekosten
  • Verwendete Materialien
  • Kapital/Finanzen

Unternehmen bevorzugen manchmal die Methode der partiellen Arbeitsproduktivität, da sie einen Input unabhängig vom Kollektiv berechnet, die Daten leicht zu interpretieren, zu verbessern und mit anderen Branchen zu vergleichen sind. So konnte unser Designteamleiter die dreistündige Leistung ihres Designers mit anderen Designern desselben Kalibers vergleichen.

Gleichzeitig zeigt es jedoch nicht die Produktivität im Kontext der gesamten Leistung, was zu irreführenden Ergebnissen führen kann.

Multifaktorielle Arbeitsproduktivität

Diese Produktivitätsmethode berechnet den Output im Verhältnis zu Arbeit und Kapital, da diese beiden normalerweise als die wichtigsten Inputs behandelt werden.

Output/(Arbeitseinsatz (Arbeitsstunden) + Kapitaleinsatz ($ investiert)) = Multifaktorproduktivität

Multifaktorproduktivität hilft Ihnen, den Output unter Berücksichtigung wichtigerer Inputs zu identifizieren. So wird auch auf nationaler Ebene die Produktivität berechnet. Andere Eingaben werden jedoch immer noch ausgelassen, sodass Sie sich nie ein genaues Bild von der Gesamtproduktivität des Unternehmens machen können.

Gesamtarbeitsproduktivität

Schließlich bezieht die Gesamtarbeitsproduktivität alle oben genannten Inputs in die Formel ein:

Gesamtoutput/Alle Inputs (Materialien + Arbeitsstunden + Energie + Kapital + sonstige Ausgaben) = Gesamtfaktorproduktivität

Der Gesamtoutput bei dieser Methode betrifft alle materiellen Werte des Outputs, nicht nur den Geldwert oder die Anzahl der Artikel/Produkte/Dienstleistungen. Es enthält:

  1. Anzahl Fertigprodukte
  2. Dividenden
  3. Interesse und
  4. Anderes Einkommen

Diese Methode ist ausgezeichnet, wenn ein Unternehmen seine Gesamtproduktivität sehen muss, aber es erweist sich zum einen als schwierig zu berechnen und kann auch nicht genau bestimmen, wie sehr sich jeder einzelne Input auf die Produktivität auswirkt. Für genauere Messwerte müsste man also zusätzliche Daten sammeln.

2. Die Arbeitszeitmethode

Die Arbeitszeit scheint die gebräuchlichste Eingabeeinheit bei der Berechnung der Mitarbeiterproduktivität zu sein. Der moderne Arbeitsplatz erfordert, dass Arbeitnehmer Aufgaben übernehmen, die nicht unbedingt im Mittelpunkt ihrer Stellenbeschreibung stehen. Erinnern Sie sich an das Designer-Beispiel?

Zu ihren weiteren Aufgaben gehören in ihrem Fall die Teilnahme an Brainstorming-Sitzungen, Stand-up-Meetings, das Beantworten von E-Mails, die Überwachung der Fortschritte neuer Recruiter usw. Sie recherchieren und gestalten nicht nur die Unternehmenswebsite und Illustrationen. Und je höher sie aufsteigen, die Verantwortlichkeiten verschieben sich.

Die Messung der geleisteten Arbeitsstunden scheint daher die zuverlässigste Methode zu sein, da die Mitarbeiter auch pro Stunde bezahlt werden.

Die Arbeitszeitmethode hat drei Unterkategorien: produktive Stunden , Einheiten pro Stunde und Stunden pro Einheit.

Produktive Stunden

Produktivität nur anhand von produktiven Stunden zu messen bedeutet, dass Sie sich nur auf die Zeit konzentrieren, die Mitarbeiter für die ihnen übertragenen Aufgaben aufwenden. Die einzige Möglichkeit, diese Informationen genau zu erfassen, besteht darin, ein Zeiterfassungssystem zu verwenden.

Sie führen eine unternehmensweite Zeiterfassungssoftware ein und lassen die Leute beginnen, sich für jede wichtige Aufgabe zu Zeit zu nehmen. Bei bestimmten Produkten wie Clockify können sie jede Aufgabe einer geeigneten Kategorie zuordnen (Bugfixes, Jira, Meetings, Berichterstellung usw.). Und Sie können diese Bezeichnungen filtern, um zu sehen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben aufgewendet wurde und wie viel Zeit für Aufgaben aufgewendet wurde, die nicht zum Projektfortschritt beitragen.

Tagging-System

Das Tagging-System in Clockify zeigt an, welche Aufgaben die meiste oder die wenigste Zeit bekommen.

Tagging-Aufgaben können wirklich detaillierte Produktivitätsberichte liefern, solange sie genau verwendet werden. Anleitungen zum Thema finden Sie hier:

  • Kategorisieren von Zeiteinträgen

Einheiten pro Stunde

Um die Produktivitätsformel verwenden zu können, sollten wir wiederum entscheiden, was wir als Input und Output verwenden.

Zum Beispiel hatte ein Unternehmen in vier Monaten 130,00 US-Dollar an Produkten erwirtschaftet. Es dauerte 15 Mitarbeiter, 22 Arbeitstage im Monat und 8 Arbeitsstunden pro Tag.

Die Ausgabe beträgt 130.000 US-Dollar. Die Eingabe sind die kumulierten Stunden, die die Mitarbeiter benötigt haben, um diesen Umsatz zu erzielen. Wir müssen also zuerst die Eingabe berechnen. Die Berechnung wird ungefähr so ​​aussehen:

Produktivitätsberechnung
Unsere definierte Leistung beträgt 130.000, aber um herauszufinden, wie viele Stunden es gedauert hat, das Kapital zu produzieren, müssen wir die Werte aller Faktoren multiplizieren. Das Ergebnis sind 10.560 Stunden, um ein Produkt herzustellen.

Und um den Produktivitätswert zu erhalten, müssen wir die beiden Werte dividieren. Wir können dann sehen, dass 22 Mitarbeiter innerhalb von 4 Monaten 12,3 Einheiten pro Stunde produzieren

Diese Art der Berechnung wird normalerweise von komplexen Fertigungsunternehmen wie Sony , Volkswagen, Siemens, Bosch usw. verwendet.

Einheiten pro Stunde

Und um zu berechnen, wie viele Einheiten Mitarbeiter pro Stunde herstellen, müssen wir einfach die obige Produktivitätsformel umdrehen.

Wenn sie 12,3 Einheiten pro Stunde machen, müssten wir 60 Minuten durch 12,3 teilen.

Produktivität pro ... Berechnung
In der Wissensökonomie ist diese Formel anwendbar, wenn Sie beispielsweise die Anzahl der Verkaufsgespräche jedes Verkäufers pro Stunde berechnen möchten, oder im Telemarketing und im Kundenservice.

Es eignet sich auch für kleinere Fertigungsbetriebe und Aufgaben wie Andocken, Laden, Lebensmittelverarbeitung usw.

Wenn Sie den Rechner selbst ausprobieren möchten, finden Sie ihn hier.

So passen Sie die Produktivitätsformel an

Wir haben gesagt, dass die Wissenswirtschaft mehrere Faktoren hat, die berücksichtigt werden müssen. Mitarbeiter haben nicht „nur diese eine Aufgabe“. Die meisten haben Aufgaben, die nicht vollständig in ihrer Stellenbeschreibung enthalten sind, was sich auf ihre Produktivität auswirkt.

Wie können Sie es also genau berechnen, während Sie die verschiedenen Faktoren berücksichtigen?

Erstellen Sie eine Grundlinie

Um die Ergebnisse analysieren zu können, müssen Sie zunächst eine Baseline erstellen – den Bezugspunkt, an dem Sie Ihre Produktivitätsergebnisse messen.

Das bedeutet, dass Sie Ihre akzeptablen, erwarteten Kosten (wie viel Geld, Energie, Arbeitskraft, Stunden in die Produktion fließen) mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen.

Im Beispiel unseres Designers könnten 1,6 Entwürfe pro Stunde das erwartete Produktivitätsniveau für ihren Vorgesetzten sein – die Grundlinie. Wenn der Ausgangswert jedoch beispielsweise 2 Entwürfe pro Stunde beträgt, könnte der Manager sagen, dass der Designer leistungsschwach ist.

Hier sind die spezifischen Schritte, um die Ausgabe-/Eingabeformel an Ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen:

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihren Input

Entscheiden Sie, welchen Aspekt der Produktivität Sie bewerten möchten. Das bestimmt Ihren Input.

Dies können Arbeitsstunden, produzierte Einheiten, produktive Stunden, Kosten pro Stunde usw. sein.

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihre Ausgabe

Der Output ist das Endergebnis: das Endprodukt. Dies kann ein Marketingprojekt, eine Kundenakquise, ein erfolgreicher Verkauf in einem Monat, ein Umsatz usw. sein.

Schritt 3: Wenden Sie die Formel an

Nachdem Sie die Werte von Input und Output festgelegt haben, verwenden Sie sie einfach in der Grundformel und berechnen Sie das Ergebnis.

Output/Input = Produktivität

Schritt 4: Vergleichen Sie es mit der Basislinie

Wenn Sie die Ergebnisse erhalten, vergleichen Sie sie mit dem, was Sie für ein produktives Niveau halten. Dies kann die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden oder die Menge an Ressourcen/Geld sein, die für die Herstellung eines Teils eines Produkts aufgewendet werden usw.

Abhängig von den Faktoren, die Sie einbeziehen, kann die Berechnung etwas komplexer werden, wie in unseren obigen Beispielen.

3. Messung der Produktivität abseits von Zahlen

Obwohl es sich nicht um eine eigenständige Produktivitätsmessung handelt, kann die Analyse der Produktivität anhand von Zielen weitaus nützlicher sein als bloße Zahlen. Vor allem in der Wissensökonomie.

Aufgrund der zahlreichen Aspekte, die die Produktivität beeinflussen, können wir uns nicht allein auf Zahlen verlassen. Daher sollten Sie zusätzlich zum formelhaften Ansatz eine (oder mehrere) der folgenden Methoden anwenden:

Messen durch Zeitmanagement

Die am weitesten verbreitete Methode zur Messung der Mitarbeiterproduktivität besteht darin, wie gut sie ihre Zeit einteilen. Ob sie sich für bestimmte Aufgaben mehr oder weniger Zeit nehmen, wie viel Zeit für untergeordnete Dinge aufgewendet oder verschwendet wird. Die durchgeführten Studien sind erstaunlich und verraten viel über unsere Gewohnheiten.

Etwas so Einfaches wie ein Stundenzettel kann Ihnen einen guten Überblick über das gesamte Team und die Beiträge jedes Mitarbeiters zur Gesamtproduktion geben.

Prüfbericht

Hier ist ein Beispiel für eine Einzel- und Teamzeittabelle in Clockify und einen generierten Bericht basierend auf den erfassten Zeitmesswerten.

Mit einer digitalen Zeiterfassung können Sie Mitarbeiter einem Projekt zuordnen und sie die Zeit für jede ihrer Aufgaben verfolgen lassen. Sie können sie sogar beschriften, sodass Sie leicht verfolgen können, welcher Aspekt des Projekts sie produktiver macht. Ebenso können Sie sehen, wo sie auf Hürden stoßen, und diese rechtzeitig angehen.

Hier finden Sie einen ausführlichen Leitfaden zum Zeitmanagement für Mitarbeiter, den Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen können.

Messen durch gesetzte Ziele

Zwei Unternehmen derselben Branche können gleichermaßen produktiv und erfolgreich sein, haben aber dennoch völlig unterschiedliche Methoden.

Man kann sich darauf konzentrieren, neue Wege zu gehen, bessere Produkte zu entwickeln und Risiken durch Innovationen einzugehen. Dies hält ihre Kunden beschäftigt und wartet darauf, was als nächstes kommt.

Die andere arbeitet daran, bereits bestehende Benutzererfahrungen zu verbessern, ihre Dienste zu perfektionieren und einem breiteren Publikum zugänglicher zu machen. Moemen Ahmed von Gleeds Construction Consultancy gab ein großartiges Beispiel mit BMW und Toyota :

Beide Unternehmen sind gut etabliert und haben eine lange Erfolgsgeschichte, aber jedes von ihnen verfolgt eine völlig andere Strategie.

Toyota ist ziemlich berühmt für seine „Total Quality“-Strategie, die sich darauf konzentriert, dem breitesten sichtbaren Markt ein Produkt zu bieten, das alle erforderlichen Funktionen in hervorragender Qualität und zu einem für die meisten Verbraucher akzeptablen Preis bietet. Toyota hat diese Art von Strategie vor allem in den 1980er und 1990er Jahren angeführt und Pionierarbeit geleistet und sich als sehr erfolgreich erwiesen, um seine Versprechen an Verbraucher auf der ganzen Welt zu erfüllen.

Auf der anderen Seite ist BMW ein Unternehmen, das bestrebt ist, seinen Kunden High-Tech und zusätzliche Funktionen zu bieten. Die BMW Strategie konzentriert sich darauf, ein erstklassiges Produkt zu liefern, das dem Verbraucher Prestige und ein luxuriöses Erlebnis zu einem relativ hohen Preis bietet. BMW zielt nicht auf einen großen Teil des gesamten Automarktes ab, sondern konzentriert sich nur auf erstklassige Sektoren.

Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter, die sich der übergeordneten Ziele ihres Unternehmens bewusst sind, viel produktiver sind. Sie fühlen sich verbundener und bekommen ein Gefühl für den Sinn und Platz innerhalb der Unternehmensstruktur. Um die Produktivität durch das Setzen von Zielen zu messen, können Sie versuchen:

  • Setzen Sie Meilensteine, die die Organisation näher an das Ziel bringen
  • Setzen Sie kleinere Fristen, erreichbare Zeitblöcke für jede Abteilung
  • Beachten Sie das Workload-Management der Mitarbeiter
  • Treffen mit

Am Ende können Sie die Berechnung der produktiven Stunden verwenden, um zu sehen, wie lange es dauert, den Meilenstein zu erreichen.

Gleiches erreichen Sie jedoch auch ohne Formeln – ist der Meilenstein erreicht, sind Sie auf dem richtigen Weg. Aber wenn dies nicht der Fall ist, können Sie damit beginnen, die Probleme in jeder Abteilung zu identifizieren und Wege zu finden, sie wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

Durch Objektive messen

Mit dieser Methode können Sie sehen, wie die Leistung jedes Mitarbeiters zu den größeren Operationen des Unternehmens beiträgt.

Eine zuverlässige Methode ist die Verwendung von Leistungsbewertungen. Sie sind Methoden zur Verfolgung und Beobachtung der gesamten Arbeitsleistung eines Mitarbeiters und können von Anwesenheitsverfolgung bis hin zu Beziehungen zwischen den Büros und Verträglichkeit reichen. Letztendlich gibt es Ihnen eine Vorstellung von der Mitarbeiterproduktivität auf einer empirischeren Ebene.

Die Messungen sind weitgehend deskriptiv, verwenden konkrete Ziele und basieren auf regelmäßigen 1:1-Auswertungen (alle ein, drei oder sechs Monate). Wir haben ein Archiv zur Leistungsverfolgung geschrieben, das unserer Meinung nach bei der Verwendung dieser Methode nützlich sein kann.

  • Warum und wie man Leistungsstandards erstellt (mit Beispielen)
  • Performance Management: Tipps zur Schaffung eines effektiven Rahmens
  • So verfolgen Sie die Mitarbeiterleistung (mit Vorlagen)
  • So berechnen und bewerten Sie die Mitarbeiterleistung
  • Leistungsüberprüfung: 6 gängige Methoden

Messen mit dem 360-Grad-Feedback

Diese Art der Messung beruht auf der Erfassung von Informationen von den Mitarbeitern eines bestimmten Mitarbeiters. Die erste bekannte Anwendung dieser Methode wurde in den 1950er Jahren von der Esso Research and Engineering Company durchgeführt und seitdem zahlreichen Anpassungen und Änderungen unterzogen.

Der Kerngedanke bleibt jedoch der gleiche: Die Produktivität eines Menschen wird von den Menschen bewertet, mit denen er täglich zusammenarbeitet. Und das nicht nur aus den eigenen Abteilungen.

Einige befürchten, dass diese Methode unzuverlässig sein kann. Man kann nie wissen, wie objektiv die Mitarbeiter einer Person sein können, und sie außerdem nur anhand ihrer Arbeitsleistung beurteilen. Glücklicherweise machen wir Fortschritte bei der Behebung dieses Problems, indem wir entsprechende Schulungen für 360-Grad-Feedback anbieten.

Schließlich wird es nur für kleine Unternehmen empfohlen, da ihre Mitarbeiter mehr Kooperations- und Kontaktmöglichkeiten haben.

Es ist wichtig, eine Ausschlussfrist festzulegen, in der Sie beurteilen können, ob die Methode für Sie funktioniert. Darüber hinaus verfolgen Sie die Veränderungen der Markt- und Kundenanforderungen, da sich die wirtschaftliche Landschaft unabhängig von der Branche von Zeit zu Zeit ändert.

Die Neubewertung Ihrer Methoden und deren Anpassung alle sechs Monate bis zu einem Jahr (bei Bedarf auch früher) ist eine gute Möglichkeit, mit Produktivitätsmessungen auf dem Laufenden zu bleiben. Denn wenn die Arbeitskosten gesenkt werden, sich Ihre Zielkunden ändern oder die Ressourcen exponentiell wachsen, wird dies alles einen großen Einfluss darauf haben, wie die Arbeit erledigt wird.

Was beeinflusst die Mitarbeiterproduktivität in einem Unternehmen?

Jetzt werden wir uns einige Abteilungen innerhalb eines Unternehmens (insbesondere die IT) und alle Faktoren ansehen, die für ihre Produktivität verantwortlich sind.

Um Erfahrungen aus erster Hand zu sammeln, haben wir einige Teamleiter von Clockify nach ihren Meinungen zur Messung der Produktivität und ihrer Herangehensweise befragt.

Kundendienst

Als erstes war unsere eigene Leiterin des Kundensupports, Jovana Kandic, dazu, wie sie die Produktivität beobachten und welche Faktoren gemessen und analysiert werden:

jovanak “ Im Allgemeinen wird die Produktivität im Kundensupport an der Anzahl der gelösten Tickets, der ersten Lösungszeit, der ersten Antwortzeit usw. gemessen. Und das betrifft nur die Tickets. Wir betrachten auch die Anzahl der akzeptierten Chatnachrichten, den Prozentsatz verpasster oder abgebrochener Anrufe, die durchschnittliche Reaktionszeit und dergleichen.

Es ist sehr gut messbar, weil wir viele Metriken haben, aber es besteht auch die Gefahr, dass der Kernpunkt in allen Daten verloren geht.

Dies ist ein weiterer Punkt, der für einen empirischeren Ansatz zur Messung der Produktivität spricht, wenn dies möglich ist. Sich zu sehr auf Zahlen zu verlassen, kann den Mitarbeitern schaden, insbesondere wenn externe Faktoren nicht berücksichtigt werden.

Humanressourcen

Wir haben auch Biljana Rakic, Head of HR bei Clockify, nach ihrer Meinung zum Thema gefragt:

biljanarWir schauen uns quantitative Werte an, zum Beispiel wie viele Mitarbeiter wir in einem Monat zur Beratung und Bewertung angesprochen haben. Aber wir berücksichtigen auch die Gesamtzufriedenheit und wie viele Schulungen und Kurse wir innerhalb eines Jahres anbieten können.

Darüber hinaus überwachen und messen wir den Rekrutierungsprozess – die Anzahl der kontaktierten Kandidaten, die Rücklaufquote und dergleichen. Wir haben auch damit begonnen, Zufriedenheitsumfragen einzubeziehen, bei denen potenzielle Kandidaten die Erfahrung mit dem Personalvertreter bewerten können.“

Programmierer

Schließlich teilte unser leitender Programmierer, Ljubomir Simin, seine zwei Cent darüber, wie er mit Produktivitätskennzahlen umgeht:

ljubomirsNun, auf der einen Seite haben Sie quantifizierbare Metriken – wie die Anzahl der Code-Commits oder Operationen auf GitLab, Quellkontrollaktivitäten (Anzahl der Änderungen, Überprüfungen usw.). Die Daten sind irgendwie synthetisch, bieten aber eine Basislinie.

Auf der anderen Seite gibt es ergebnisorientierte Metriken – hat die Person die Fristen eingehalten, wie viele Fehler gab es usw. Ich persönlich bevorzuge es, die Produktivität anhand größerer Fristen zu messen, wenn es um größere Funktionen geht, die wir implementieren möchten. Kleinere Aufgaben, wie die, die Sie mehrere pro Tag erledigen, haben wirklich nur sehr geringe Auswirkungen. All dies bewerten wir jedoch in irgendeiner Form bei Leistungsüberprüfungen.“

Warum Sie die Mitarbeiterproduktivität messen sollten

Bei all diesen Informationen stellt sich nun die Frage: Lohnt sich die Berechnung der Mitarbeiterproduktivität und die Analyse all dieser Daten wirklich?

Große Vorteile der Produktivitätsmessung

1. Bessere Ressourcennutzung

Wie bereits erwähnt, ist Produktivität das Ergebnis davon, wie gut Ressourcen und Fähigkeiten eingesetzt werden, um einen Output zu produzieren. Wenn Sie wissen, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten, welche Software sie verwenden und wie sie mit Kollegen kommunizieren, können Sie erkennen, wo Ihre Ressourcen zu wenig genutzt werden oder ob Sie etwas Neues einführen müssen.

Sie wissen, ob Sie neue Software bekommen, zusätzliche Schulungen und Kurse anbieten, wenn es zu viele Überstunden gibt usw.

2. Identifiziert unnötige Schritte

Erinnern Sie sich an das Beispiel mit dem Fischer von Anfang an? Bei der Produktivität geht es darum, die Energie der Mitarbeiter zu schonen, damit sie sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren können. Sie sollten es nicht für Aufgaben aufwenden, die eliminiert oder von anderen ausgeführt werden können.

Unbelastete Mitarbeiter sind produktiver, glücklicher und wollen härter arbeiten (aber nicht mehr – nutzen Sie diese Gelegenheit also nicht, um ihre Arbeitsbelastung zu erhöhen!).

3. Reduziert die Kosten auf allen Ebenen

Wenn Sie die Produktivität basierend auf dem Verhältnis von Output zu investiertem Kapital berechnen, können Sie im Laufe der Zeit erkennen, wo Budgetänderungen vorgenommen werden müssen. Manche Prozesse kosten Sie vielleicht mehr als nötig, was Ihnen ohne die im Laufe der Zeit gesammelten Produktivitätsdaten nicht bewusst wäre.

Gleiches gilt für die Kosten für Zeit, Energie und Personal.

4. Hält Sie anpassungsfähig an den Markt

Es ist, als ob man den Finger am Puls des Unternehmens hat. Wenn sich der Markt ändert, ändern sich auch die Strategien Ihres Unternehmens, um mit der Nachfrage, den Wettbewerbern und den Trends Schritt zu halten. Die Mitarbeiter könnten unter Druck und erhöhten oder geänderten Richtlinien leiden.

Wenn Sie ihre Produktivität mit einer etablierten Methode im Auge behalten, können Sie Probleme viel früher signalisieren, bevor dauerhafte Schäden auftreten.

5. Es spiegelt die Systemleistung wider

Wenn Sie sich des Produktivitätsniveaus Ihrer Mitarbeiter bewusst sind, wird dies rechtzeitig zeigen, wie gut Ihr System funktioniert. Änderungen lassen sich einfacher umsetzen, und Sie wissen genau wann, wo und wie, und das ohne Schaden für das Unternehmen. Kein Zeitverlust, keine finanziellen Verluste und weniger stressige Übergänge.

Individuelle Vorteile der Produktivitätsmessung

1. Weniger Zeitverschwendung

Die Gründe für Zeitverschwendung können vielfältig sein. Einer der größten Faktoren scheint jedoch immer Social Media, längere Ausfallzeiten in den Pausen, verzögertes Erledigen von Aufgaben und so weiter zu sein. Die Messung der Produktivität kann diese Inaktivitätszonen und deren Häufigkeit aufdecken.

Während Sie bei seltener Zeitverschwendung ein Auge zudrücken können, kann zu viel davon zu starkem Aufschieben führen, was zu eiliger Arbeit und Stress aufgrund bevorstehender Fristen führt. Und die meisten Mitarbeiter sind sich nicht einmal bewusst, wie viel Zeit sie damit verbracht haben, gedankenlos zu surfen!

Wenn Sie ihre Zeit verfolgen und die Berichte analysieren, können Sie diese Daten verwenden, um zu erklären, wie viel sich diese täuschend kurze Ablenkung summiert. Unabhängig davon, ob sie sich dessen bewusst oder nicht bewusst sind, werden die Mitarbeiter achtsamer und gemeinsam können Sie sogar Ziele setzen, um ihre Browserzeit zu verkürzen.

  • So erkennen Sie verschwendete Zeit
  • Die besten Möglichkeiten, die Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu verfolgen

2. Produktivitätssteigerung

Ein etabliertes System zur Analyse der Produktivität optimiert die Arbeitsmoral der Menschen. Da sie wissen, dass ihre Arbeit entsprechend bewertet und belohnt wird, fühlen sie sich eher erfüllt und motiviert, härter zu arbeiten.

Mehr Zufriedenheit bei der Arbeit führt zu weniger Stress und weniger Fluktuation für das Unternehmen.

3. Mehr qualifizierte Mitarbeiter

Wie bereits erwähnt, können die Ergebnisse von Produktivitätsmessungen rechtzeitig auf Lücken im Arbeitsablauf hinweisen und den Grund dafür genau identifizieren. Während viele von ihnen Faktoren sein können, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen (Familienangelegenheiten, Geldprobleme, geistige oder körperliche Gesundheit usw.), fehlt es denen, die Sie sehen und kontrollieren können, an Fähigkeiten oder Anleitung.

Sie können dies beheben, indem Sie eine angemessene Schulung organisieren, bestimmte Fähigkeiten perfektionieren, Lesematerial oder Mentoren bereitstellen, um Wissenslücken zu schließen.

4. Mehr motivierte Mitarbeiter

Durch die Messung der Produktivität können Sie Ihre Mitarbeiter häufiger bewerten. Dies ist eine Gelegenheit, sie an die Ausrichtung des Unternehmens zu erinnern und ihnen ihre Rolle darin mitzuteilen. Auf diese Weise helfen Sie ihnen, berufliche Ideale und Ziele zu entwickeln, die mit denen des Unternehmens übereinstimmen können.

Dadurch fühlen sie sich weniger wie ein Zahnrad in einer Maschine, sondern eher wie ein integraler Bestandteil des Bildes.

Schließlich macht Penny Zenker, Produktivitätscoach und Autorin von The Productivity Zone, ein Argument für die Bestimmung dessen, was Sie als Produktivität bezeichnen, und wie diese Kenntnis einen Plan zur Produktivitätssteigerung ausmachen oder brechen kann. Im Interview spricht sie über Energiemanagement, warum kürzere Fristen besser sein können und wie Produktivitätsmethoden an jeden einzelnen Menschen angepasst werden müssen.

Abschließend

Produktivitätsmessung ist ein Thema, das so viele verschiedene Wege abdeckt. Mit diesem Artikel wollten wir zeigen, wie viele Facetten es hat. Und obwohl die Formeln und Metriken komplex erscheinen können, bleibt die Kernidee unglaublich einfach: Produktivität = Output/Input.

Was wir jedoch aus den hier veröffentlichten Forschungsergebnissen, Papieren und Expertenberichten schließen können, ist, dass das Verlassen auf Daten Ihre Analyse beeinträchtigen kann. Sie benötigen eine Form von persönlichem Input und Feedback von anderen Mitarbeitern, um sich ein vollständiges Bild von der Produktivität einer Person zu machen.

Denn letztendlich wird die Produktivität von vielen Faktoren beeinflusst. Und für welche Sie sich entscheiden, hängt von den eigenen Idealen und Zielen Ihres Unternehmens ab. Wir hoffen, dass dieser Artikel nützliche Einblicke in die allgemeinen (und einige spezifischere) Prinzipien der Produktivitätsmessung liefert. Viel Glück!