Tech-Donnerstag: Kritische Büro-Layout-Design- und Sitzplan-Tipps für zufriedenere Mitarbeiter

Heutzutage arbeiten mehr Menschen zumindest einen Teil der Woche von zu Hause oder von Coworking Spaces aus. Untersuchungen haben ergeben, dass sich physische Arbeitsplätze auf das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter auswirken. Und das allgegenwärtige Open-Office-Design reduziert laut einer Harvard-Studie aus dem Jahr 2018 sogar die Zusammenarbeit.

Das Bürodesign befindet sich im Wandel und Unternehmen überdenken ihre Bürolayouts, um die Zufriedenheit, das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. Lesen Sie weiter, um 5 Tipps und Tricks zur Auffrischung Ihres Bürodesigns sowie eine Anleitung zur Verwendung der Layout- und Sitzsoftware von Social Tables zur Erstellung von funktionierenden Bürodesigns zu erhalten.

1. Erstellen Sie vielseitige Bürolayouts, die Gemeinschaft und Kreativität fördern

Die Zeiten der hochwandigen Kabinen liegen zum Glück hinter uns. Wenn aber auch offene Grundrisse problematisch sind, wie gestaltet man einen Arbeitsplatz, der einladend ist und Konzentration und Engagement fördert?

Nehmen Sie eine Seite vom Aufstieg der Coworking Spaces und bevorzugen Sie Arbeitsbereiche mit einer Mischung aus Möbelstilen und Arbeitsbereichen im gesamten Raum. Integrieren Sie Bereiche, in denen sich Mitarbeiter in zentralen Gemeinschaftsräumen treffen können, die für Gruppen unterschiedlicher Größe konzipiert sind. An verschiedenen Standorten können Teammitglieder kreative Ideen für ein anstehendes Projekt entwickeln, offene Fragen aus einem Meeting nachfassen oder ein Team dazu bringen, einen Termin einzuhalten.

Gestaltungselemente, die Mitarbeiter zusammenbringen und nicht trennen:

• Große Tische im familiären Stil mit einer Mischung aus Bänken und Stühlen eignen sich hervorragend als Treffpunkt. Platziere sie an beiden Enden eines großen Raums, damit sich bei Bedarf mehr als eine große Gruppe gleichzeitig versammeln kann.
• Ein offener Pausenbereich mit aufgestellter Kücheninsel, umgeben von Barhockern. Schließen Sie Steckdosen und Ladestationen ein, damit die Leute während des Snacks arbeiten und ihre mobilen Geräte aufladen können.
• Bauen Sie eine Kaffeebar in zentraler Lage mit einer Mischung aus langen Tischen und Café-Tischen in der Nähe. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sich Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen manchmal kreuzen.
• Bauen Sie „Komfort“-Arbeitszonen mit Sofas und Clubsesseln ein, die zum Verweilen für Smalltalk und Projektupdates einladen.
• Schaffen Sie einladende Ecken, in denen Mitarbeiter alleine arbeiten können, und wenden Sie sich bei Bedarf an Kollegen in der Nähe.

2. Schaffen Sie Sitzordnungen, die die Zusammenarbeit unterstützen

Eine Studie des Massachusetts Institute of Technology aus dem Jahr 2017 ergab, dass Forscher dreimal häufiger zusammen mit Menschen arbeiten, die in ihrer unmittelbaren Umgebung arbeiten, als mit denen, die 400 Meter entfernt arbeiten. Diese Studie unterstützt die Ergebnisse des Arbeitsplatzforschers und MIT-Professors Thomas Allen, der in den 1970er Jahren die „Allen-Kurve“ entwickelt hat. Seine Forschungen ergaben, dass Menschen, die nahe beieinander arbeiten, dazu neigen, mehr zu interagieren und gemeinsam Ideen zu entwickeln, während die Zusammenarbeit abnimmt, wenn sich die Mitarbeiter weiter voneinander entfernen.

Während also kollaborative Räume unverzichtbar sind, spielt es auch eine Rolle, wo Sie die Arbeitsplätze der einzelnen Mitarbeiter platzieren, sowie die Ausrichtung Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung. Teams in sich schnell verändernden Branchen wie Marketing und Technologie müssen beispielsweise in einer Umgebung, die die Kommunikation fördert, nahe beieinander sein. Aber forschungsintensive Positionen und Bearbeitungen erfordern möglicherweise eine ruhige Ecke, in der es nur wenige Unterbrechungen gibt. Folgendes sollten Sie bei der Zuweisung von Bürositzen beachten:

• Im Allgemeinen sollten Teammitglieder, die auf Kreativität und häufigen Ideenaustausch angewiesen sind, eng beieinander sitzen, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Zu den Rollen, die von kreativen Clustern profitieren, gehören beispielsweise F&E- und Marketingteams.
• Menschen haben unterschiedliche Möglichkeiten, am produktivsten zu arbeiten. Obwohl es oft die richtige Wahl ist, Teams eng beieinander zu halten, sollten Sie aufpassen, wenn Leistungsträger Ihnen sagen, dass sie am besten abseits des Trubels arbeiten.
• Setzen Sie Ihre Mitarbeiter strategisch ein. Eine Studie der Harvard Business School und des Unternehmens für Unternehmensdienstleistungslösungen Cornerstone OnDemand ergab, dass Produktivität und Arbeitsqualität verbessert wurden, wenn Sie Sitzpläne anordnen, um bestimmte Mitarbeiter zusammenzustellen. Die Studie ergab, dass das Sitzen von Arbeitnehmern mit hoher Produktivität/niedriger Arbeitsqualität in der Nähe von Arbeitnehmern mit geringer Produktivität/hochwertiger Arbeit die Leistung beider Arten von Arbeitnehmern verbesserte. In der Zwischenzeit ergab die Untersuchung, dass es ideal ist, durchschnittliche Leistungsträger nahe beieinander zu platzieren.

3. Schaffen Sie Büroräume, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter unterstützen

Mitarbeiter verbringen rund ein Drittel ihres Lebens am Arbeitsplatz. Wie sie über ihre Arbeit und ihren Arbeitsplatz denken, wirkt sich auf Produktivität, Mitarbeiterbindung und Ihre Fähigkeit aus, die Besten und Klügsten in Ihrer Branche zu gewinnen. So können Ihr Layout und Ihre Ausstattung das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern:

• Es werde Licht. Natürliches Licht wird für Arbeiter immer wichtiger. Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz so, wie es der Platz und Ihre Fenster zulassen, so dass sich die meisten Mitarbeiter in der Nähe natürlicher Lichtquellen befinden.
• Fügen Sie Pflanzen und Grün im gesamten Büro hinzu.
• Schaffen Sie „Aufladeräume“, in denen Mitarbeiter ein Nickerchen machen, meditieren oder ihren Fokus für kurze Zeit von der Arbeit weglenken können.
• Betrachten Sie Schreibtische, die vom Sitzen zum Stehen wechseln.
• Bieten abwechslungsreiche Sitz- und Tischoptionen, um die Bewegung zu fördern. Manchmal hilft ein Tapetenwechsel den Mitarbeitern, die Produktivität aufrechtzuerhalten.

4. Integrieren Sie „ruhige“ und private Arbeitsbereiche, um die Produktivität zu steigern

Mitarbeiter brauchen verlässliche Standorte für konzentrierte Arbeitszeiten. Das Verhältnis von Ruhezonen zu Gemeinschaftsräumen wird wiederum von der Art der Mitarbeiterprojekte abhängen. Datenanalysten, Geschäftsstrategen und Autoren brauchen beispielsweise Platz, um zwischen Brainstorming-Sitzungen und Meetings ohne Unterbrechung in ihre Arbeit eintauchen zu können. Die Arbeit von Personalleitern und Projektleitern ist in der Regel den ganzen Tag über kollaborativ.

Tipps für die Gestaltung eines Bürolayouts, das den Mitarbeitern die nötige Ruhe gibt:

• Gruppenmitarbeiter, die längere Zeiträume der Konzentration benötigen, in der Nähe voneinander.
• Wenn möglich, platzieren Sie Mitarbeiter, die Ruhe brauchen, um eine Ecke oder in einem separaten Raum von kollaborativen Räumen, damit die Gespräche mit Kollegen weniger aufdringlich sind.
• Schaffen Sie schallisolierte Räume für Konferenzen und Verkaufsgespräche. Das Amsterdamer Büro von Google hat niedliche Wohnwagen im Büro für Besprechungen, die den Rest des Büros nicht stören.
• Legen Sie eine Komfortzone (mit Sofas und weichen Stühlen) für Mitarbeiter fest, die Ruhe brauchen, damit sie den ganzen Tag über einen Tapetenwechsel wie ihre kollaborativeren Kollegen genießen können.

Bonus-Tipp: Erfahren Sie in diesem Interview mit der New York Times von Produktivitätsexperte Cal Newport, wie Sie sich bei der Arbeit konzentrieren können.

5. Stellen Sie sich Ihre Sitzordnung im Büro als fließend und nicht als fest vor

Heute beträgt der Zeitrahmen für die Neugestaltung von Büros eher Jahre als Jahrzehnte. Einige Unternehmen ändern sogar alle paar Monate ihre Bürobestuhlung. Kayak nutzt neue Mitarbeiter als Gelegenheit, die Bürositze zu verschieben, während das Spieleunternehmen Valve Mitarbeiter an Orte verlagern lässt, die für neue Projekte mit mobilen Workstations auf Rädern am besten funktionieren.

Auch wenn nicht für jeden Arbeitsplatz rollende Schreibtische möglich sind, sollten Personal- und Büroleiter eine „Change it up“-Mentalität annehmen. Wenn die Anordnung von Schreibtischen und Gemeinschaftstischen die Produktivität beeinträchtigt, sprechen Sie mit den Mitarbeitern über die optimale Einrichtung und nehmen Sie Änderungen vor. Agilität ist für Ihre Dienstleistungen und Ihre Mitarbeiter unerlässlich – Ihre Büroräume sollten diesen Wert widerspiegeln.

So entwerfen Sie in 7 einfachen Schritten einen Sitzplan für ein Büro

Die Verwendung eines Grundriss-Erstellers kann Ihnen helfen, sich Bürodesigns und -renovierungen in Ihrem gesamten Unternehmen vorzustellen – von San Francisco bis Singapur. Mit dem Layout- und Sitzordnungstool können Sie das Design effizienter erstellen und Änderungen vornehmen, als wenn Sie es auf Papier skizzieren. Sie können das Tool verwenden, um die Layouts mehrerer Büros für zukünftige Neugestaltungen zu speichern und während des Designprozesses Ideen und Inspiration mit Ihren Teammitgliedern zu teilen.

Befolgen Sie diese Schritte, um das Grundriss-Tool von Social Tables zu verwenden, um ein Bürolayout zu entwerfen, das Sie stolz mit Ihrem Team teilen können:

Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Ereignis

Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Ereignisse“, gefolgt von „+ Ereignis erstellen“ in der oberen rechten Ecke. Für die Neugestaltung eines Firmensitzes in Chicago nennen Sie Ihre Veranstaltung „Chicago Office Layout“ oder ähnlich. Sie möchten bei Bedarf einfach auf diese Dateien zugreifen können. Fügen Sie ein Ereignisdatum hinzu, das mit der Büroplanung oder der Renovierungszeitachse übereinstimmt.

Schritt 2: Bürolayout erstellen oder hochladen

Wenn Ihr Büro eine einfache rechteckige Form hat, können Sie zu Beginn die Länge und Breite des Raums eingeben. In den meisten Fällen möchten Sie jedoch einen vorhandenen Grundriss des Büros im PDF-, JPG- oder PNG-Format hochladen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Layout alle Ecken, Konferenzräume und Eingangshallen umfasst, damit Sie den Platz optimal nutzen können. Der Büroleiter sollte den Grundriss haben, oder Sie können sich an den Gebäudeleiter wenden, wenn Sie Ihre Büroräume mieten.

Schritt 3: Erstellen Sie ein Vision Board für das Bürodesign

Verwenden Sie den Abschnitt „Dateien hochladen“, um ein Vision Board für das Projekt zu erstellen. Fügen Sie einem Dokument Bilder hinzu und laden Sie das Dokument in die Veranstaltung hoch. Dies ist ein ausgezeichneter Ort, um Bilder von Büromöbeln aufzubewahren, zwischen denen Sie wählen, oder um sich von anderen Büros inspirieren zu lassen.

Schritt 4: Erstellen Sie eine Liste der Büromitarbeiter

Erstellen Sie eine Teilnehmerliste für die Büroumgestaltung mit Ihren Mitarbeitern als Gäste. Wählen Sie im Menü links „Speicher“ und dann oben rechts „+ Neu“. Sie können dann alle Mitarbeiter im Büro auf einmal mit einer CSV-Datei hinzufügen oder sie einzeln hinzufügen.

Verwenden Sie den Abschnitt "Notizen", um Details anzugeben, die sich auf die Sitzordnung auswirken, z.

Schritt 5: Entwerfen Sie das Bürolayout

Das ist der lustige Teil! Wählen Sie 'Chicago Office Layout' und wählen Sie das Bild des Stuhls (Objekte) aus dem Menü auf der linken Seite. Entdecken Sie die Optionen und lassen Sie Ihr Bürodesign Gestalt annehmen, indem Sie das gewünschte Objekt auswählen, in das Layout ziehen und an die gewünschte Stelle im Raum klicken. Wählen Sie aus rechteckigen Tischen, Ottomanen, Sofas, Couchtischen, Farnen und mehr. Sie können unterwegs verschieben und verschieben und Versionen speichern, wenn Sie sich über Änderungen nicht sicher sind. Hier sind einige weitere Tipps, um den Designprozess zu leiten:

• Beginnen Sie damit, die Treppen, Türen und Fenster sowie Hindernisse und dauerhafte Einbauten im Raum hinzuzufügen.
• Wählen Sie die Formen der Tische und Stühle aus, die Ihren Vorstellungen für den Raum am nächsten kommen.
• Oder Sie können benutzerdefinierte Objekte erstellen.
• Verwenden Sie „Food & Beverage“-Objekte wie „Bar“, „Beverage Station“ und „Coffee Table“, um gemeinschaftliche Kaffee-, Snack- und Getränkezonen zu erstellen.
• Verwenden Sie 'Audio & Visual', um den Standort von Steckdosen und Beleuchtung sowie von Projektionswänden und Fernsehern für Videokonferenzen zu bestimmen.
• Verwenden Sie 'Admin & Business' und wählen Sie 'Flip Chart' oder 'Staffel', um Whiteboards zu bestimmen.
• Unter 'Möbel' finden Sie die Optionen 'Sofa' und 'Loveseat', die sich perfekt für die Gestaltung komfortabler Kollaborationen oder Ruhezonen eignen.
• Werde kreativ! Wählen Sie 'Kartentisch' unter 'Admin & Business' aus, um einen Bürobereich für Spiel und Spaß festzulegen. Bringen Sie Grün in Ihr Büro, indem Sie aus dem Menü "Pflanzen" auswählen. (Grüne Büros wirken sich auch positiv auf die kognitive Funktion und das Wohlbefinden der Mitarbeiter aus.)

Schritt 6: Erstellen Sie den Sitzplan für das Büro

Ordnen Sie die Mitarbeiter ihren Arbeitsplätzen zu, indem Sie „Objekte“ auswählen und dann die drei horizontalen Punkte unten im Menü auf der linken Seite auswählen. Wählen Sie "Teilnehmer" und die Liste der zuvor erstellten Mitarbeiternamen wird angezeigt. Wählen Sie einen Namen aus und klicken Sie dann auf den Schreibtisch, an dem sie sitzen werden.

Schritt 7: Teilen Sie das Bürolayout und den Sitzplan

Der Grundriss-Ersteller von Social Table macht es einfach, das Bürolayout an Entscheidungsträger und Teammitglieder zu senden. Um das Design zu teilen, erstellen Sie ein gemeinsam nutzbares PDF mithilfe des PDF-Symbols in der oberen rechten Ecke, wenn Sie sich in „Chicago Office Layout“ befinden.

Es ist besonders hilfreich, das Layout zu teilen, wenn Sie ein Büro in einem anderen Staat oder sogar Land entwerfen. Mitarbeiter, die täglich im Raum arbeiten, bemerken möglicherweise Probleme mit der Gestaltung oder Sitzordnung, die Sie aus der Ferne nicht wahrnehmen. Es ist auch eine hilfreiche Möglichkeit, die Begeisterung für das verbesserte Bürolayout zu wecken.

Sind Sie bereit, Ihre Firmenbüros mit Leichtigkeit zu gestalten (und umzugestalten)? Entdecken Sie die Möglichkeiten mit der Event-Layout-Software von Social Tables.

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