8 effektive Tipps zur Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmer

Veröffentlicht: 2021-11-28

Selbst in den schlanksten und am engsten geführten Teams kann die Gehaltsabrechnung ein schwieriger Prozess sein. So kann es beispielsweise schwieriger sein, die Privatsphäre der Mitarbeiter strikt zu wahren. Unter- und Überzahlungen sind häufiger und schwerer zu erkennen. Genauigkeit, Standardisierung, Backup-Systeme und andere Anforderungen können übersehen werden und möglicherweise ein zeitaufwändiges Audit auslösen.

In einer kürzlich durchgeführten Umfrage des Gehaltsabrechnungsdienstleisters OnPay unter mehr als 1.000 kleinen Unternehmen gaben Geschäftsinhaber, die die Gehaltsabrechnung manuell durchführen, an, dass sie durchschnittlich 18 Stunden pro Monat damit verbringen, ihre Mitarbeiter zu bezahlen. Trotz dieser Tatsache richten sich die meisten Gehaltsabrechnungsberatungen an größere Unternehmen, sodass Informationen nicht hilfreich sind, wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihr schlankes Team effizienter zu machen.

Hier sind acht Tipps, wie Sie Ihren Gehaltsabrechnungsprozess optimieren und Ihre Aufzeichnungen ordentlich und ordentlich aufbewahren können, um Ihnen jeden Monat und während der Steuersaison Zeit zu sparen:

1. Erstellen und pflegen Sie einen Abrechnungskalender

Wenn Sie nur eine Sache tun möchten, um die Gehaltsabrechnung zu organisieren und zu vereinfachen, machen Sie es diese. Sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden, ist einer der Eckpfeiler sowohl für die Zufriedenheit Ihres Teams als auch für die Kontrolle der Gehaltsabrechnung. Wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich – es spielt keine Rolle, solange Sie ein System haben.

Das Beste daran ist vielleicht, wie einfach und zugänglich das Auffinden und Verwalten eines Gehaltsabrechnungskalenders sein kann. Das National Finance Center bietet vorgefertigte, herunterladbare Kalender für jedermann. Denken Sie nur daran, dass die Gehaltspläne Ihres Unternehmens möglicherweise nicht perfekt mit den Kalendern übereinstimmen, die Sie online finden. Ziehen Sie in Erwägung, Ihre eigenen zu erstellen, um die Praktiken Ihres Unternehmens am besten widerzuspiegeln, ohne den Überblick darüber zu verlieren, wann der nächste Zahltag ist.

2. Lohnsteuerbezogene Steuern automatisieren

Die Automatisierung der Lohnsteuern klingt nach etwas, das Sie nur tun könnten, um die Last der Lohnbuchhaltung zu erleichtern. Es ist tatsächlich viel konsequenter als das.

Die Strafen für versäumte Steuerzahlungen können erheblich sein. Der Versuch, sie alle manuell zu handhaben, verlangt irgendwann nur nach einem Ausrutscher. Wenn Sie nur einen Tag zu spät Steuern zahlen, wird eine Strafe von 2% geahndet. Diese Strafe verfünffacht sich nach 16 Tagen auf 10 %. Fehler wie diese mögen undenkbar klingen, aber die manuelle Zahlung von Steuern hält das Risiko viel zu hoch. Je früher diese Zahlungen an den IRS gesendet werden, desto weniger müssen Sie sich um sie kümmern.

Mehrere führende Lohnabrechnungsanbieter und Softwarepakete bieten als Feature die automatisierte Zahlung von Steuern an. Da Sie es hier mit dem IRS zu tun haben, lesen Sie jedoch sorgfältig das Kleingedruckte. Wenn Ihr Softwarepaket einen Schluckauf hat oder Ihr Gehaltsabrechnungsanbieter einen Hinweis verpasst, wird der IRS nach Ihnen suchen, nicht nach ihnen. Stellen Sie sicher, dass alle Vereinbarungen, die Sie treffen, überprüfbar und garantiert sind und ein Audit überstehen.

3. Klassifizieren Sie alle Arbeiter

Die Gehaltspläne Ihrer Mitarbeiter variieren je nach Einstufung erheblich – ebenso wie die steuerlichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Es mag offensichtlich klingen, aber die Grenzen zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Vollzeitmitarbeiter können ziemlich verschwimmen, insbesondere bei kleinen Unternehmen mit knappem Budget.

Hier draußen gibt es keine einfache Lösung: Sie müssen bei der Bewertung und Klassifizierung jedes Ihrer Mitarbeiter Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen. Sie können den Klassifizierungsleitfaden des IRS verwenden, um zu beurteilen, ob es sich um einen unabhängigen Auftragnehmer oder einen Vollzeitbeschäftigten handelt. Achten Sie nur darauf, alle Ihre Klassifizierungen wieder in Ihr Gehaltsabrechnungssystem zu integrieren – so können keine wichtigen Unterscheidungen durchsickern.

4. Machen Sie die Dateneingabe doppelt?

Große Unternehmen haben ganze Gehaltsabrechnungsteams oder können den gesamten Prozess auslagern – nicht so bei ihren schlankeren Kollegen. Legen Sie den Lohnabrechnungsprozess fest, der für Sie am besten geeignet ist, aber haben Sie immer ein zweites Paar Augen, um die Dateneingabe zu beobachten. Eine zusätzliche Null könnte Ihnen auf der ganzen Linie endlose Kopfschmerzen bereiten.

Geben Sie die Zahlen zweimal ein, führen Sie sie aus und knacken Sie sie, um sicherzustellen, dass nichts dergleichen passiert. Um dies einfacher und weniger zeitintensiv zu gestalten, sollten Sie es unbedingt in Ihr monatliches Plan-Review-Meeting aufnehmen. Dies kann sicherstellen, dass Sie die Daten besser im Blick haben und Zeit haben, um sie vollständig durchzuarbeiten.

weniger Berechnungen mit LivePlan

5. Finden Sie die richtige Software, aber verwenden Sie sie nicht als Krücke

Gehaltsabrechnungssoftware ist wahrscheinlich der erste Ort, an den Sie denken, wenn Sie nach einer schnellen Möglichkeit suchen, den Gehaltsabrechnungsprozess zu rationalisieren, und das aus gutem Grund. Die meisten Softwaresysteme sind einfach zu bedienen, kosteneffektiv und geben Ihrem Unternehmen Zeit und Energie, um das zu tun, was es am besten kann.

Abgesehen davon kann eine übermäßige Abhängigkeit von Gehaltsabrechnungssoftware eine Reihe neuer Probleme mit sich bringen. Wenn Sie einfach die Zahlen einstecken und die Software tuckern lassen, können Sie mit den finanziellen Vorgängen Ihrer Gehaltsabrechnung nicht vertraut sein. Sie können auch die Datenzusammenstellung für potenzielle Audits erheblich erschweren. Wenn die Gehaltsabrechnungssoftware für Sie funktioniert, verwenden Sie sie – lassen Sie sich nur nicht von ihr benutzen.

Sollten Sie sich entscheiden, in Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zu investieren, ist dies nicht der richtige Ort zum Sparen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine fortlaufende Position für diese Ausgabe budgetieren, dass Sie mit ihren Funktionen vertraut sind und dass Sie noch einmal überprüft haben, ob sie mit allen Altsystemen Ihres Unternehmens kompatibel ist.

Dies könnte auch ein guter Zeitpunkt sein, um über den Tellerrand hinauszudenken. Welche anderen Bereiche Ihres Unternehmens könnten von einem höherwertigen Softwarepaket für die Gehaltsabrechnung profitieren? Kann das Paket, das Sie in Betracht ziehen, die Abrechnung, Fakturierung und andere Finanzprozesse abwickeln? Es ist einfach, einen Tunnelblick zu erwerben, um ein Problem zu beheben, aber treten Sie ein wenig zurück und nehmen Sie einen breiteren Blickwinkel ein.

6. Kenne das Gesetz

Dieser ist gegeben. Die Regeln und Vorschriften rund um das Gesetz zur Gehaltsabrechnung können etwas kompliziert sein und unterscheiden sich oft von Staat zu Staat. Sie sollten sicherstellen, dass das Gehaltsabrechnungssystem Ihres Unternehmens von Anfang an gesetzeskonform ist, und der Leitfaden der American Payroll Association zu den bundesstaatlichen Gehaltsabrechnungsgesetzen kann Ihnen dabei helfen. Wenn Sie sich in all den Regeln festgefahren fühlen, zögern Sie nicht, einen Experten zu kontaktieren – besser jetzt herauszufinden, als später Konsequenzen zu tragen.

7. Ernennen Sie einen Gehaltsabrechnungsmanager

„Payroll Manager“ wird in den meisten Unternehmen im Allgemeinen als Vollzeitstelle angesehen. Eine, die es erfordert, alle Vor- und Nachteile der Gehaltskomplexität eines großen Unternehmens zu durchsuchen. Für schlanke Teams sind die Verantwortlichkeiten nicht annähernd so anspruchsvoll, aber genauso wichtig.

Wenn ein Mitglied Ihres Teams Erfahrung in den Bereichen Rechnungswesen, Personalwesen oder Unternehmensfinanzen hat, sollten Sie sie bitten, einige Aufgaben im Bereich der Gehaltsabrechnung zu übernehmen. In Verbindung mit einem guten Softwaresystem stellen diese Aufgaben bei entsprechender Unterstützung kaum eine große Herausforderung für sie dar. Selbst wenn Sie mehr als einen Mitarbeiter zur Unterstützung benötigen, kann die Überwachung des gesamten Prozesses durch einen Mitarbeiter die Arbeit erheblich effizienter machen, als zu versuchen, alles zusammenzuarbeiten.

8. Bewahren Sie alle Aufzeichnungen auf

Das Führen von Gehaltsabrechnungen ist nicht nur eine Empfehlung, sondern eine gesetzliche Verpflichtung. Patriot Software berichtet, dass Unternehmen Aufzeichnungen über Lohnsteuern für bis zu 4 Jahre, Gehaltsabrechnungen für 3 und Gehaltsfeststellungsaufzeichnungen für 2 Jahre aufbewahren müssen, um die IRS-Richtlinien und die FLSA einzuhalten. Während Software einiges davon für Sie erledigen kann, ist es am besten, auch Ihre eigenen physischen und digitalen Aufzeichnungen zu führen, um die Wahrscheinlichkeit eines Verlustes zu minimieren.

Lohnabrechnung frühzeitig angehen

Die Gehaltsabrechnung bereitet immer Kopfschmerzen, aber die frühzeitige Befolgung der richtigen Ratschläge kann den Schlag später mildern. Kleine Unternehmen haben ohnehin genug auf dem Teller; Wenn Sie die Gehaltsabrechnung einfach halten, können Sie verhindern, dass etwas anderes hinzugefügt wird.