Performance Management: Tipps zur Schaffung eines effektiven Rahmens für Ihre Organisation

Veröffentlicht: 2021-11-04

Das Performance Management hat sich in den letzten zehn Jahren stark verändert. Und da sich das Gesicht des modernen Arbeitsplatzes auch heute noch verändert, ändert sich auch die Art und Weise, wie wir die Leistung der Mitarbeiter betrachten. Viele Unternehmen haben die jährlichen Leistungsbeurteilungen aufgegeben und sich für ein kontinuierliches Leistungsmanagement entschieden. Sie sind stärker auf die Zufriedenheit und das Wachstum des Einzelnen im Unternehmen ausgerichtet und vorteilhaft für Manager, die ihr Bestes geben möchten, um die Fluktuationsraten niedrig zu halten.

Wenn Sie Ihr Performance-Management-System revitalisieren möchten, dann suchen Sie nicht weiter. Im Folgenden haben wir eine Liste von Schritten zusammengestellt, die den Grundstein für ein effektives, mitarbeiterorientiertes Leistungsmanagementsystem legen.

Performance-Management-Abdeckung

Inhaltsverzeichnis:

  • Warum Sie Ihren Performance-Management-Prozess ändern sollten
  • Die Bausteine ​​eines effektiven Managementsystems
    1. Analysieren Sie Ihre aktuellen Praktiken
    2. Erstellen Sie ein Performance-Management-Framework
    3. Halten Sie einen straffen Zeitplan ein
    4. Machen Sie Ihre Bewertungen aussagekräftig
  • Abschließend

Warum Sie Ihren Performance-Management-Prozess ändern sollten

General Electric hat seit den 70er Jahren bis weit in die 00er Jahre die gleiche Leistungsmanagement- und Überprüfungsmethode verwendet. Ihre Personalleiterin Susan Peters erwähnte in einem Interview, dass diese Praktiken eher zu einem Ritual wurden und nicht zu einem Werkzeug, um das Unternehmen voranzubringen. Sie freute sich über ihre Umstrukturierung des Systems, da sie selbst sagte, dass der Arbeitsbereich „millennialer“ werde.

Das jahrzehntealte Performance-Management geht einfach nicht mehr.

Das vielleicht eindrücklichste Beispiel in der Geschäftswelt, der Wechsel von Microsoft zu einem völlig anderen Performance-Management-System, veranlasste viele Unternehmen, diesem Beispiel zu folgen. Unternehmen wie Adobe, Cisco und IBM, um nur einige zu nennen, haben die berüchtigte „Glockenkurve“-Methode zugunsten einer flexibleren Methode aufgegeben, die der modernen Belegschaft gerecht wird.

Und obwohl sie keine bahnbrechenden Veränderungen gesehen haben, stellten sie fest, dass die Mitarbeiter motivierter geworden sind, es weniger Fluktuation gab und die Ergebnisse besser waren.

Im Gegensatz dazu neigten jährliche Überprüfungen zusammen mit schlecht strukturierten Methoden des Leistungsmanagements dazu, Mitarbeiter gegeneinander auszuspielen, Reibung, Stress und hohe Fluktuationsraten zu verursachen.

Die Bausteine ​​eines effektiven Managementsystems

Durch unsere Recherchen haben wir herausgefunden, dass vier bemerkenswerte Elemente in CEO-Interviews, HR-Webinaren und -Berichten sowie in Wirtschaftsjournalen immer wieder wiederholt werden.

  1. Erfahren Sie, was Ihren aktuellen Prozess fehlerhaft macht
  2. Erstellen eines Performance-Management-Frameworks
  3. Behalten Sie den Überblick über das Zeitmanagement und
  4. Aussagekräftiges Feedback durch Bewertungen geben

1. Analysieren Sie Ihre aktuellen Praktiken

Wenn es um die Implementierung einer neuen Performance-Management-Praxis geht, müssen Sie sich zunächst die bisherige Vorgehensweise genau ansehen. Carrie Herzog von der Terra Information Group hielt ein Webinar zum Thema Performance Management ab, in dem sie dies als ersten Schritt für jedes Unternehmen diskutierte.

Wie Herzog aus eigener Erfahrung rät, muss die Personalabteilung den aktuellen Performance-Management-Prozess objektiv betrachten und warum er nicht funktioniert. Sie sollten analysieren:

  • Wie Mitarbeiter ihre Leistungsbewertungen sehen;
  • Wie oft führen Sie diese Überprüfungen durch?
  • Wenn sie archiviert und vergessen werden oder zur weiteren Dokumentation und Verbesserung verwendet werden;
  • Wenn Bewertungen zu Reibungen zwischen Mitarbeitern führen, die einen Nährboden für Wettbewerbsfähigkeit statt Zusammenarbeit bilden;
  • Wie detailliert sind die Berichte;
  • Wie genau Sie dem Prozess Aufmerksamkeit schenken, nicht nur dem Endergebnis der Arbeit eines Mitarbeiters;
  • Beruht Ihre Leistungsbewertung auf Kontrollkästchen oder einem 1-5-Bewertungssystem?

2. Erstellen Sie ein Leistungsmanagement-Framework

Der nächste Schritt in diesem Prozess besteht darin, einen festen Plan zu erstellen, den Sie das ganze Jahr über befolgen werden. Nachfolgend finden Sie eine Liste der wichtigsten Dinge, auf die Sie für ein effektives Leistungsmanagement achten sollten.

Jahresziele setzen

In erster Linie müssen Sie eine zukunftsorientierte Haltung einnehmen.

Fragen Sie sich nach den Unternehmenszielen für das nächste Jahr. Wie kann jede Abteilung, jedes Team und jeder Einzelne in dieser Reihenfolge zum Gesamtbild beitragen? Die Ziele jedes Teams (und später auch des Einzelnen) müssen dann mit denen des gesamten Unternehmens in Einklang gebracht werden.

Denn die Leistung eines Einzelnen soll eine Welle haben, die das Unternehmen voranbringt.

Unternehmen, die einzelne, jährliche Leistungsbeurteilungen verwendet haben, können zu spät sein, um zu erkennen, wie die Arbeit eines Mitarbeiters von den übergeordneten Zielen abweicht. Und in den meisten Fällen geschieht dies, weil es vernachlässigt wird, ihre Fortschritte zu verfolgen und ihre individuellen Ziele rechtzeitig neu auszurichten. Oftmals sind sich die Mitarbeiter der Unternehmensziele und -ziele nicht bewusst!

Mache kleinere Ziele

Der Jahresplan konzentriert sich auf größere Verbesserungsbereiche, aber um Ihr Leistungsmanagement konstant zu halten, benötigen Sie mehr „leicht verdauliche“ Zeitabschnitte.

Je nach Unternehmensziel und Ausrichtung sollten Ihre Tracking-Zeiträume nicht länger als sechs Monate sein. Idealerweise teilen Sie Ihr Jahr in drei oder vier entscheidende Perioden auf, und am Ende jeder Periode findet eine Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters statt.

Es ist eine großartige Möglichkeit, den Fortschritt in kleineren Schritten zu verfolgen. Größere Ziele gehen Sie Schritt für Schritt an und geben den Mitarbeitern oder Teams genügend Zeit zum Lernen und Anpassen.

Erstellen Sie einen Leistungs-(Verbesserungs-)Plan

Der Kern jedes Performance-Management-Prozesses ist sein Plan.

Zusammen mit Ihrer Personalabteilung können Sie einen detaillierteren Quartals- oder Monatsplan erstellen für:

  • Nachzuverfolgende Bereiche (Produktivität, Effizienz, Kommunikation, Pünktlichkeit, Einfallsreichtum usw.);
  • Welche zusätzlichen Learnings können Sie ihnen bieten?
  • Termine für Leistungsmanagementbewertungen;
  • Notfallpläne für den Fall, dass die Ziele für diesen Zeitraum nicht erreicht wurden.

Wir haben diese und weitere Punkte in zwei ausführlichen Artikeln zu Leitfäden zur Leistungsplanung für Einzelpersonen und Teams angesprochen. Hier kannst du sie dir anschauen:

  • → Alles über Leistungspläne
  • → Entwickeln Sie einen Teamleistungsplan in vier Schritten

Nach der Erstellung eines Leistungsplans wird es viel einfacher, die Fortschritte der Mitarbeiter zu überwachen.

Fortschritt verfolgen

Während Sie die Leistung der Mitarbeiter anhand ihrer Zeiterfassungsberichte verfolgen oder ihre Effizienz anhand der von ihnen eingehaltenen Fristen beurteilen können, gibt es andere Möglichkeiten, die die Leistung eines Mitarbeiters ausmachen.

Thomas Kolopoulos von Delphi Group schrieb über eine Praxis, die sein Unternehmen verwendet: die Echtzeit-360-Evaluierung . Es beruht auf der Bewertung des Leistungsfortschritts eines Mitarbeiters auch nach seiner Zuverlässigkeit, Kommunikation mit Kollegen, Interaktionen, Konsistenz usw.

Auf diese Weise erhält man einen vollständigen Überblick über die Leistung eines Mitarbeiters in einem viel größeren Maßstab als nur in der Statistik. Durch anonyme Formulare werden Mitarbeiter hin und wieder aufgefordert, ihr Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Mitarbeiter zu beschreiben (deren Kommunikation, Dynamik, Problemlösung etc.). Anschließend werden die gesammelten Daten von der Personalabteilung oder der Führungskraft überprüft und bewertet und im Leistungsmanagementbericht verwendet.

Halten Sie sich an die angegebenen Check-in-Zeiten

Während Sie denken, dass ein Treffen mit einem Mitarbeiter alle drei Monate anstrengend ist, ziehen Sie die Alternative in Betracht.

Eine jährliche Überprüfung würde erfordern, dass Sie Stunden damit verbringen, Daten aus den letzten 11 Monaten zu sammeln und einen allgemeinen Kommentar zur Arbeitsmoral einer Person abzugeben. Hinzu kommt die Tatsache, dass Sie wahrscheinlich mehrere Leistungsbeurteilungen an einem einzigen Tag durchführen müssen – Sie werden mehr Zeit in Meetings verbringen und immer wieder dasselbe tun.

Mit kontinuierlichem Performance-Management verbringen Sie viel weniger Zeit mit der Vorbereitung und die Meetings selbst dauern kürzer. Sie können alle Leistungsüberprüfungen viel schneller und mit kürzerer Vorbereitungszeit abschließen (da Sie ihre Daten regelmäßig verfolgt haben).

Machen Sie einen jährlichen Rückblick

Im Falle eines kontinuierlichen Leistungsmanagements ist eine jährliche Überprüfung viel sinnvoller. In dem hier gezeigten Beispiel haben Sie bis Ende des Jahres drei größere Check-ins mit dem Mitarbeiter (oder dem Team) gemacht. Dadurch erhalten Sie einen detaillierteren Überblick über den Gesamtfortschritt, den sie gemacht haben.

Darüber hinaus hat der Mitarbeiter eine viel klarere Vorstellung davon, worauf Sie sich als Vorgesetzter konzentriert haben, während Sie seinen Fortschritt verfolgen. Sie hatten also genügend Gelegenheiten, Probleme oder Lücken rechtzeitig zu beheben.

3. Halten Sie einen straffen Zeitplan ein

Zeitmanagement ist ein großer Teil jedes guten Leistungsmanagementsystems. Hier ist ein Beispiel für die Faktoren, an denen Sie arbeiten müssen, um ein qualitativ hochwertiges Zeitmanagement auf Abteilungsebene zu etablieren.

Einzelpersonen:

  • Verfolgen Sie die Zeit für ihre eigenen Aufgaben;
  • Notieren Sie sich, für welche Aufgaben sie weniger und mehr Zeit in Anspruch nahmen als erwartet;

(diese werden für spätere Leistungsüberprüfungen und -analysen verwendet, da es sich um wertvolle Erkenntnisse handelt)

  • Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern klar und ohne Barrieren;

(wie Schüchternheit, Introvertiertheit, Diskussionsrunden usw.)

  • Sprechen Sie Ablenkungen an und arbeiten Sie allein oder mit der Hilfe des Vorgesetzten daran;
  • Behalten Sie nahende Fristen im Auge.

Ein Mitarbeiter wird als einzelne Einheit behandelt, die innerhalb eines Tages, einer Woche oder eines Monats ihre eigene Arbeitsbelastung zu erfüllen hat. Die individuellen Zeitmanagementtechniken und -verbesserungen werden ihren Vorlieben überlassen, mit Hilfe und Anleitung des Managers.

Mannschaften:

  • Neben einzelnen Fristen und Aufgaben haben Teams übergreifende Fristen (Meilensteine) und Kriterien zu erfüllen. Diese sollten die Summe aller Einzelaufgaben sein.

(Beispiel: Das Marketing-Team muss in einem Monat 10 neue Blog-Posts erstellen, die unter den Schreibkräften nach ihren individuellen Quoten aufgeteilt werden)

  • Vereinbaren Sie einen Kommunikationscode;

(wenn sie per Chat kommunizieren, per E-Mail, wenn sie eine SMS schreiben oder anrufen sollten oder an den Schreibtisch von jemandem kommen, um Dinge persönlich zu besprechen)

  • Meetings haben ihre eigenen Regeln, die die höchste Effizienz gewährleisten;

(ein Zeitlimit, wie lange ein Meeting dauern kann, wie viele pro Woche, zu welcher Tageszeit, wer daran teilnehmen muss und einen Zeitplan einhalten muss).

  • Überprüfen Sie ihre gemeinsamen Ergebnisse, um Probleme und Erfolge in Bezug auf ihr Zeitmanagement zu identifizieren und Wege zu finden, um bewährte Verfahren zu verbessern oder zu wiederholen.

Teams bestehen aus mehreren Mitarbeitern, aber mit ihnen muss das Zeitmanagement in größerem Umfang angegangen werden. Bestimmte Zeitmanagementpraktiken werden verallgemeinert und vom gesamten Team verwendet, unabhängig von individuellen Vorlieben. Ebenso wählt das Team gemeinsam die gemeinsame Basis in Bezug auf Kommunikation, Überstundenetikette und Arbeitstransparenz. Sie werden nicht die Leistung jedes Einzelnen betrachten, sondern die kollektiven Ergebnisse, die davon abhängen, wie gut die Teammitglieder zusammenarbeiten.

4. Machen Sie Ihre Bewertungen aussagekräftig

Sogar Bewertungen haben ihre eigene Etikette. Moderne Performance-Management-Prozesse empfehlen häufige Einzelgespräche mit Mitarbeitern, um Ziele neu zu bewerten, Fortschritte und weitere Schritte zu besprechen. Natürlich muss Ihr Feedback in diesen Meetings so informativ und nützlich wie möglich sein.

Als kleine Hilfestellung haben wir eine Liste mit Dingen zusammengestellt, die Sie bei diesen Meetings beachten sollten, sowie schriftliches Feedback.

1. Analysieren Sie sowohl Misserfolge als auch Erfolge

Es mag verlockend sein, sich nur auf das Negative zu konzentrieren und wie man daraus lernen kann, aber es kann furchtbar demotivierend sein. Es ist wichtig, auch Erfolge zu analysieren.

Finden Sie heraus, was bestimmte Ergebnisse so erfolgreich gemacht hat, und identifizieren Sie großartige Praktiken. Vielleicht haben sich einige Mitarbeiter als großartige Kommunikatoren erwiesen, sodass ihre Methoden für andere nützlich sein können, oder jemand hat großen Termindruck problemlos bewältigt und Sie möchten seinen Einblick in das Stressmanagement.

Dies sind alles großartige Gelegenheiten, aus Erfolgen zu lernen, genauso wie wir uns unsere Pannen ansehen und sehen, wie wir es besser machen können. Arbeiten Sie daran, bewährte Verfahren zu analysieren, damit Sie herausragende Ergebnisse wiederholen können.

2. Verzichten Sie auf allgemeines Feedback

Es ist immer von Vorteil, den Einsatz eines Mitarbeiters anzuerkennen. Denken Sie nur daran, Sätze zu vermeiden wie:

  • „Uns ist aufgefallen, dass Sie in letzter Zeit hart gearbeitet haben“,
  • „Ihre Arbeitsmoral ist gut/großartig/bewundernswert“,

Oder jede andere pauschale Aussage, die tatsächlich zeigt, dass Sie sie nicht beachtet haben. Wenn Sie die Leistung einer Person genau verfolgt haben, sollte es nicht allzu schwierig sein, ein oder zwei Fälle zu finden, in denen sie möglicherweise übertroffen hat. Das Ansprechen auf bestimmte Situationen ist wertvolleres, präziseres Feedback.

3. Formulieren Sie Ihre Kritik

Kritik muss richtig formuliert werden, damit sie ankommt. Wenn Sie sie schlecht vortragen, gibt es nur zwei Möglichkeiten:

  • Der Mitarbeiter wird defensiv, findet Ausreden und beginnt sich noch tiefer einzugraben, beginnt sich unsicher zu fühlen oder
  • Empfindet Kritik als Angriff und wird sie höchstwahrscheinlich abwehren, ohne neue Ratschläge oder Vorschläge anzuwenden.

Arbeiten Sie mit einem HR-Vertreter zusammen, um den besten Weg zu finden, um jeden Mitarbeiter oder das Team als Ganzes anzusprechen. Während Sie direkt und auf den Punkt kommen möchten, kontextualisieren Sie das Thema, fragen Sie nach ihrer Meinung dazu und was sie im Nachhinein anders machen würden. Zeigen Sie ihnen, dass Sie da sind, um zu helfen und nicht zu urteilen.

4. Lösungen und Vorschläge anbieten

Ziel dieser Einzelgespräche ist es, die Leistung eines Mitarbeiters zu besprechen, ob Sie etwas an seinen Zielen und Zielsetzungen ändern müssen und wie er sich in Zukunft verbessern kann.

Das Stichwort ist Diskussion. Es muss eine Zwei-Wege-Kommunikation sein.

Vermeiden Sie es, alle Statistiken, Daten und Bewertungen von anderen Managern und Mitarbeitern zu entsorgen und dann zu fragen, ob die Person Fragen hat. Nehmen Sie sich Zeit, um die Informationen durchzugehen, und machen Sie ab und zu eine Pause, um sie auch sprechen zu lassen. Lassen Sie sie Sie auch alles fragen, was sie wollen.

5. Versuchen Sie, keine „Führungskraft“ zu sein

Behandelt einander so gut es geht auf Augenhöhe. Es kann ein Lernprozess sein, aber je mehr Sie versuchen, desto einfacher wird es. Es kann verlockend sein, Ihre jahrelange Erfahrung zu teilen und mehrere Ratschläge aus Ihrer Führungsposition zu geben.

Dies kann nur zu einer Kluft zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter führen und ihm das Gefühl geben, heruntergefahren zu werden. Konzentriere dich auf sie und ihre Leistung und behalte deine Position und deinen Einfluss beiseite.

6. Stellen Sie Fragen und engagieren Sie sich

Wie bereits erwähnt, halten Sie die Meetings in einer Einbahnstraße.

Reden Sie nicht zu viel und zu lange. Fragen Sie nach Meinungen, wann immer Sie können, und sehen Sie, wie sich die Mitarbeiter im Laufe der Zeit öffnen. Sie möchten eine professionelle Beziehung aufbauen, die auf Vertrauen und offener Kommunikation basiert.

Nur dann sind sie offen für Feedback, neigen eher zur Verbesserung und freuen sich sogar auf die Leistungsbeurteilung. Behalten Sie diese Besprechungen als Unterhaltung und nicht als Informationsmüll.

Abschließend

Leistungsmanagement ist ein mehrstufiger Prozess. Viele Unternehmen haben ihre jährlichen Bewertungen mit einem kontinuierlichen Leistungsmanagement getauscht, das dies anbietet. Und obwohl es sich nach viel Arbeit anhören kann, wird es einfach zu handhaben und zu beherrschen, wenn Sie ein solides Performance-Management-System einsetzen. Alles, was Sie brauchen, ist ein Überblick darüber, was in Ihrem aktuellen Management behoben werden muss, ein neues Leistungsmanagement-Framework oder -Plan, ein solider Zeitplan, den Sie einhalten müssen, und eine gute Etikette zur Leistungsbeurteilung.