Warum und wie man Leistungsstandards in einer Organisation schafft (plus Beispiele)

Jeder Job hat seine eigene Beschreibung dessen, was bei der Arbeit in dieser Position zu tun ist . Darüber hinaus gibt es Leistungsstandards. Sie beweisen, wie man diese Aufgaben erfüllt , um den Job gut zu machen.

Wenn Sie also Ihre Mitarbeiter bewerten, vergleichen Sie deren Leistung mit vorgegebenen Standards – Leistungsstandards. Stellen Sie sicher, dass diese Standards auf bestimmten Positionen basieren und nicht auf Einzelpersonen.

Dieser Artikel führt Sie durch alle Details zu Leistungsstandards, wie zum Beispiel:

• der Zweck von Leistungsstandards,
• die drei Leistungsstufen,
• was bei der Festlegung von Leistungsstandards zu beachten ist,
• wie man einen Leistungsstandard erstellt und
• Beispiele für Leistungsstandards.

Was ist der Zweck von Leistungsstandards?

Bevor wir den Zweck von Leistungsstandards untersuchen, gehen wir einen Schritt zurück und definieren Leistungsmanagement.

Performance Management ist der Kommunikationsprozess zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern.

Dieser Prozess beinhaltet auch, den Arbeitern Feedback zu geben. Um zu wissen, wie sie ihre Arbeit erfolgreich ausführen können, müssen die Mitarbeiter zunächst die Leistungsstandards für diese Position kennen.

Das Ziel von Leistungsstandards besteht darin, sicherzustellen, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer hinsichtlich der Joberwartungen auf der gleichen Seite sind. Aus diesem Grund müssen Führungskräfte ihren neuen Mitarbeitern die Leistungsstandards im ersten Monat der Beschäftigung mitteilen.

Leistungsstandards statten die Mitarbeiter auch mit spezifischen Leistungsaussichten für jede Fähigkeit aus.

Darüber hinaus fördern Leistungsstandards die Kommunikation zwischen Managern/Arbeitgebern und Arbeitnehmern.

Führungskräfte orientieren sich bei Bewertungen an Leistungsstandards. Dann vergleichen sie die Leistung der Mitarbeiter mit diesem festen Muster. Auf diese Weise gibt es eine gleiche Bewertung für alle Mitarbeiter in der gleichen Position.

In Bezug auf Leistungsstandards sind alle Arbeitnehmer gleich und sollten gleich behandelt werden. Laut der US Equal Employment Opportunity Commission müssen sowohl Arbeitnehmer mit als auch ohne Behinderung „die gleichen Produktionsstandards erfüllen, ob quantitativ oder qualitativ“.

Leistungsstandards sollten sein:

• Spezifisch,
• erreichbar,
• einfach zu verstehen,
• für die Stelle relevant und
• einfach zu messen.

Nachdem ein Arbeitgeber oder eine Führungskraft die Mitarbeiter bewertet hat, können ihre Erwartungen sein:

1. Erfüllt – wenn ein Mitarbeiter eine angemessene Leistung gezeigt hat,
2. Übertroffen – wenn die Leistung überdurchschnittlich ist und
3. Nicht erfüllt – wenn die Leistung unter den Leistungsstandards liegt.

Bei ungenügender Leistung muss der Arbeitgeber oder Vorgesetzte daher einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) erstellen. Der Zweck dieses Dokuments besteht darin, einem Mitarbeiter zu helfen, seine Leistung zu verbessern.

Der PIP findet in der letzten Phase des Leistungsmanagementzyklus statt – der Überprüfungsphase. Kurz gesagt, dies ist die Phase, in der Führungskräfte die Leistung der Mitarbeiter durch Bewertungen verfolgen. Wir haben bereits erwähnt, dass dieser Zyklus mit der Festlegung von Leistungsstandards beginnt.

Heute umfasst das Leistungsmanagement drei Ebenen innerhalb der Organisation.

Welche drei Leistungsstufen gibt es?

Performance Management kann sich auf die gesamte Organisation oder ihre Abteilungen konzentrieren. Außerdem kann es die Leistung einzelner Mitarbeiter hervorheben. Somit kann es drei Ebenen des Leistungsmanagements geben:

1. strategisches Leistungsmanagement,
2. operatives Leistungsmanagement und
3. individuelles Leistungsmanagement.

Strategisches Leistungsmanagement

Der Zweck dieser Stufe besteht darin, die allgemeinen Unternehmensziele zu erreichen. Somit ist dies der höchste Rang bei der Verwendung von Leistungsmanagementstandards in der Organisation.

Um diese Ziele zu erreichen, ist die Unternehmensleitung bestrebt, diese Fragen zu beantworten:

• Hat dieses Unternehmen eine Strategie, um seine Ziele zu erreichen? Wenn ja, setzt das Unternehmen diese Strategie um?
• Bringt die Organisation die erwarteten Ergebnisse?

Operatives Leistungsmanagement

Hier geht es darum, operative Ziele zu erreichen. Diese Ebene konzentriert sich auf Prozesse innerhalb der Organisation, wie z. B. Projekte oder Aktivitäten. Daher ist es die Absicht herauszufinden, ob diese spezifischen Projekte/Aktivitäten funktionieren.

Um diese Ziele zu erreichen, muss die Unternehmensleitung folgende Fragen beantworten:

• Erfüllt jede Abteilung oder jedes Projekt ihre Ziele?
• Sind die operativen Aktivitäten auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet? Wenn ja, wie fördern diese Aktivitäten die Unternehmensstrategie?
• Sind Projekte oder Aktivitäten effizient genug oder sollten sie geändert werden?

Individuelles Leistungsmanagement

Schließlich betont diese Ebene die Leistung jedes einzelnen Mitarbeiters im Unternehmen. Dieser Prozess beginnt mit der Festlegung von Arbeitszielen und -standards, der Überprüfung der Mitarbeiterleistung und der Verbesserung der Lernfähigkeiten jedes Mitarbeiters.

Um diese Ziele zu erreichen, muss die Unternehmensleitung Antworten auf diese Fragen erhalten:

• Wie arbeiten Einzelpersonen?
• Wie können sie ihre Leistung steigern?

Bei der Überprüfung der Arbeit eines Mitarbeiters sind Leistungsstandards Ihr Bezugspunkt. Diese Standards sind von entscheidender Bedeutung, da sie verschiedene Leistungsbereiche analysieren. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie die Leistungsstandards richtig bestimmen und was dabei zu beachten ist.

Was ist bei der Festlegung von Leistungsstandards zu beachten?

Um sicherzustellen, dass Standards für eine bestimmte Position geeignet sind, sollten Sie folgende vier Punkte beachten:

1. Standards müssen motivierend sein.
2. Standards sollten weder zu einfach noch zu schwer zu erreichen sein.
3. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie ihre Leistung analysieren.
4. Legen Sie eine Probezeit fest.

Standards müssen motivierend sein

Motivierende Leistungsstandards werden die Mitarbeiter inspirieren, ihre Arbeit besser zu machen. Außerdem, wenn sie ihren Fortschritt innerhalb eines Projekts sehen können, wird dies auch ihre treibende Kraft sein. Daher wird es wahrscheinlicher sein, dass sie ein außergewöhnliches Leistungsniveau erreichen.

Als Führungskraft können Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, ihre Arbeitszeiten zu verfolgen. Auch für Ihre Mitarbeiter ist die Mitarbeiterzeiterfassung von Vorteil, da sie ihren Projektfortschritt überprüfen können. So erfahren sie, welchen Teil des Projekts sie abgeschlossen haben und was noch zu tun ist. Darüber hinaus werden die Arbeitnehmer weiterhin ihre Aufgaben so gut wie möglich erledigen.

Standards sollten nicht zu einfach und nicht zu schwer zu erreichen sein

Wenn Leistungsstandards zu einfache Aufgaben enthalten, sind sie zu einfach zu erreichen. Mitarbeiter werden also nicht motiviert, weil sie nicht herausgefordert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Andererseits sollten Leistungsstandards nicht zu kompliziert sein. Wenn dies der Fall ist, werden die Arbeiter Schwierigkeiten haben, fast jeden Auftrag zu erfüllen. Daher kann ihre Leistungsfähigkeit sinken.

Aber wie finden Sie die richtige Balance zwischen diesen beiden? Stellen Sie sicher, dass Leistungsstandards gewagt genug sein sollten. Auf diese Weise müssen die Arbeiter nach einer idealen Strategie suchen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Wenn sie erfolgreich sind, werden die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie auf die Erreichung ihrer Ziele hinarbeiten. So werden sie von ihrem Job begeisterter sein.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie ihre Leistung analysieren

Bei einem neuen Mitarbeiter muss ein Vorgesetzter einen Mitarbeiter über Leistungsstandards informieren, die seine Position regeln. Ebenso müssen alle anderen Arbeitnehmer wissen, dass das Unternehmen ihre Leistung bewertet.

Daher muss ein Manager in Bezug auf Leistungsstandards transparent sein. Das ganze Jahr über sollten Führungskräfte die Mitarbeiter an diese Maßnahmen erinnern. Wenn Arbeitnehmer eine Erklärung für einen Teil der Norm benötigen, sollten die Vorgesetzten ihnen eine Klarstellung geben.

Probezeit einrichten

Als Führungskraft müssen Sie nicht selbst Leistungsmaßstäbe setzen. Lassen Sie sich von den HR-Mitarbeitern beim Aufschreiben dieser Maßnahmen helfen.

Neben dem HR-Team können Sie auch Ihre Teammitglieder einbeziehen. Dieser Schritt ist entscheidend, da Ihre Mitarbeiter möglicherweise Bedenken hinsichtlich der aktuellen Maßnahmen haben. Passen Sie in diesem Fall diese Teile des Leistungsstandards an.

Dann sollten Sie mit dem Testen dieser neuen Maßnahmen beginnen, indem Sie eine Probezeit festlegen, die sechs bis acht Wochen dauern kann. Auf diese Weise erhalten Sie direktes Feedback von Ihren Mitarbeitern. Fragen Sie nach Ablauf der Probezeit Ihre Mitarbeiter, ob diese Standards für sie geeignet sind. Auch hier sollten Sie bei aktuellen Problemen die Maßnahmen leicht ändern.

Die Einbeziehung Ihrer Mitarbeiter in die Erstellung von Leistungsstandards stärkt das Vertrauen zwischen Ihnen und ihnen. Darüber hinaus fühlen sich Arbeitnehmer, wenn sie an einem solchen Prozess teilnehmen, als geschätzte Mitglieder des Unternehmens. Außerdem erhöht dies die Produktivität der Mitarbeiter.

Wir haben einige allgemeine Überlegungen zum Erstellen eines Leistungsstandards behandelt. Werfen wir nun einen Blick auf einige praktische Regeln zum Schreiben dieser Maßnahmen.

Wie erstellt man einen Leistungsstandard?

Nehmen wir an, Sie und Ihr Team möchten für mehrere Positionen innerhalb des Teams einen neuen Leistungsstandard schaffen. Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, wie Sie anfangen sollen und welche Anforderungen Sie erfüllen sollten, finden Sie hier ein paar einfache Schritte, um diesen Vorgang zu vereinfachen.

Konzentrieren Sie sich auf die Position, nicht auf den Einzelnen

Denken Sie daran, dass es sich bei den Maßnahmen, die Sie schreiben, um eine Position und nicht um eine Person handeln sollte. Wenn also vier Mitarbeiter dieselbe Position haben, sollten die Leistungsstandards für sie gleich sein.

Wenn mehr als ein Mitarbeiter dieselbe Aufgabe ausführt, sollten die Standards für die Durchführung dieser speziellen Aufgabe identisch sein. Diese Regel gilt auch dann, wenn diese Arbeitnehmer in unterschiedlichen Positionen innerhalb des Unternehmens tätig sind.

Entscheiden Sie, welche Aufgaben in den Standard aufgenommen werden sollen

Sie sollten nicht jede Aufgabe in die Leistungsmessungen einbeziehen. Bestimmen Sie, welche Aufgaben für jede Position am wichtigsten sind. Schreiben Sie dann Leistungsstandards nur für diese Aufgaben.

Wenn Sie die wichtigsten auswählen, haben Sie einen kurzen Standard.

Wählen Sie Parameter, die eine Performance erfolgreich machen

Um einen Job erfolgreich auszuführen, müssen Mitarbeiter bestimmte Kriterien erfüllen. Hier sind einige Indikatoren für eine effektive Leistung:

• Präzision,
• pünktliche Erledigung von Arbeitsaufträgen,
• Kundenzufriedenheit,
• Zeichen der Führung zeigen,
• produktiv sein,
• Eigeninitiative zeigen,
• Kreativität zeigen und
• Qualität der Arbeit.

Aber es gibt noch mehr. Ein Mitarbeiter mit einer Leistung, die die Erwartungen übertrifft, wird Eigenschaften aufweisen wie:

• Professionalität,
• ständige Einhaltung professioneller Protokolle,
• ihre Leistung verbessert sich ständig,
• immer ihr Bestes geben,
• akribisch sein,
• mit visionären Ideen und Lösungen und
• eigene Meinung äußern.

Denken Sie an die Fehlerquoten

Leistungsstandards müssen immer klar und spezifisch sein, damit die Mitarbeiter problemlos nach diesen Standards arbeiten können. Wenn Sie die Leistung von Einzelpersonen oder Teams bewerten möchten, können Sie dies auch mit Key Performance Indicators (KPI) tun.

Im Allgemeinen können KPI Ihnen dabei helfen herauszufinden, wie Ihr Unternehmen abschneidet und ob es seine Ziele erreicht. Wie Sie sich vorstellen können, müssen alle Mitarbeiter ihre Leistung an den Unternehmenszielen ausrichten. Außerdem müssen sie ihre Arbeit nach Leistungsstandards erledigen.

Aber was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine minderwertige Leistung zeigt, die unter den akzeptablen Standards liegt? Der oben erwähnte Leistungsverbesserungsplan ist eine der Lösungen.

Bevor Sie mit diesem Plan beginnen, müssen Sie zunächst entscheiden, wie viele Fehler zu viele sind. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter zweimal eine Leistung unterhalb des geeigneten Niveaus haben. Wenn dies jedoch erneut passiert, können Sie ihm/ihr die Bewertung „Verbesserung erforderlich“ geben.

Möglicherweise haben Sie einen anderen Plan zum Festlegen von Fehlerraten. Was auch immer Sie wählen, halten Sie sich einfach an diesen Plan.

Erstellen Sie zuerst Standards für solide Leistung, dann die anderen

Beginnen Sie bei der Erstellung von Leistungsstandards zunächst mit positiven Aspekten. Sie können also damit beginnen, die Qualitäten einer soliden Leistung aufzuschreiben. Fahren Sie dann mit den Eigenschaften der oben erwarteten Leistung fort.

Sobald Sie diese beiden Kategorien haben, konzentrieren Sie sich auf Indikatoren, die unter den soliden Niveaus liegen. Sie können Sätze wie diese verwenden:

1. Ein Mitarbeiter beweist eine solide Leistung, wenn…
2. Ein Mitarbeiter weist eine übererwartete Leistung nach, wenn…
3. Ein Mitarbeiter weist eine unterdurchschnittliche Leistung nach, wenn…

Die ausführliche Erklärung für jeden Satz hängt von der Position des Mitarbeiters ab.

Wenn Sie wissen möchten, wie diese Leistungsstandards in der Praxis aussehen, lesen Sie weiter.

Welche Beispiele für Leistungsstandards gibt es?

Leistungsstandards können je nach Position und Stellenbeschreibung variieren. Allen Leistungsstandards ist nur gemeinsam, dass sie zeigen, wie man seine Arbeit gut machen sollte.

Leistungsstandards für Lehrer

Lassen Sie uns herausfinden, wie die Leistungsstandards für Lehrer aussehen würden.

Wie Sie der obigen Tabelle entnehmen können, gibt es zu jeder Maßnahme eine ausführliche Erklärung. Daher muss jeder neue Lehrer diese Standards im ersten Monat seiner Anstellung überprüfen.

Ziel dieser Maßnahmen ist es, geeignete Wege zu finden, das Curriculum den Studierenden zu präsentieren. Lehrer können dabei alle verfügbaren Ressourcen nutzen, sodass die Schüler alles mit Leichtigkeit nachvollziehen können. Außerdem müssen Lehrer eine positive Beziehung zu den Eltern oder Erziehungsberechtigten der Schüler pflegen.

Leistungsstandards für Verwaltungsassistenten

Hier ist ein Beispiel für Leistungsstandards für Verwaltungsassistenten.

Zu ihren Leistungsstandards für Verwaltungsassistenten gehören die Überwachung von Supportfunktionen, die Organisation der Korrespondenz sowie die Sicherstellung, dass alle Dateien und Datenbanken gut organisiert und aktualisiert sind. Darüber hinaus müssen Verwaltungsassistenten sicherstellen, dass die Reisevorbereitungen im Rahmen des Budgets liegen und dass die Reisedokumente genaue Informationen enthalten.

Leistungsstandards für Anbieter von technischem Support

Sehen wir uns nun ein Beispiel für Leistungsstandards für Anbieter von technischem Support an.

Wie Sie dieser Tabelle entnehmen können, bestehen die Leistungsstandards für diesen Beruf darin, den technischen Support aufrechtzuerhalten, den Benutzern Empfehlungen zu geben und über die neuesten Trends in diesem Bereich auf dem Laufenden zu bleiben. Der Zweck dieser Maßnahmen besteht darin, sicherzustellen, dass die Anbieter des technischen Supports den Benutzern nur genaue Informationen zur Verfügung stellen. Außerdem müssen Anbieter von technischem Support freundlich und so reaktionsschnell wie möglich agieren.

Leistungsstandards in Verbindung mit den Unternehmenszielen

Jetzt, so Lenny Pollack, Professor of Practice an der Penn State University, kann man Leistungsstandards auch mit Verantwortlichkeiten und Unternehmenszielen verknüpfen.

So ist es beispielsweise eines der Unternehmensziele, den Kundenservice zu verbessern. Nehmen wir als Beispiel für dieses Unternehmen ein Hotel. Die erste Person, die Sie beim Betreten sehen, ist eine Empfangsdame. Natürlich ist es die Aufgabe einer Empfangsdame, Besucher zu begrüßen.

Entscheidend ist jedoch, wie die Empfangsdame die Besucher begrüßt. Um den Kundenservice zu verbessern, muss die Rezeptionistin freundlich sein und Besucher mit einem Lächeln empfangen. Außerdem muss die Rezeptionistin ihnen so viele Informationen über das Hotel geben, wie sie benötigen. Wenn Besucher Bedenken haben, muss die Empfangsdame außerdem einen Weg finden, diese Probleme zu lösen.

Durch die Einhaltung dieser Leistungsstandards wird die Empfangsdame hervorragende Leistungen erbringen und das Unternehmensziel erreichen.

Abschluss

Für Mitarbeiter sind Leistungsstandards eine Richtlinie, wie sie ihre Arbeit richtig erledigen können. Für Führungskräfte sind diese Kennzahlen ein Vergleichspunkt bei der Überprüfung der Mitarbeiterleistung.

Leistungsstandards müssen spezifisch, leicht verständlich und erreichbar sein. So werden die Mitarbeiter motiviert, ihre Leistung an den gesetzten Maßnahmen auszurichten.

Abhängig von der Leistung der Mitarbeiter in der letzten Periode können Führungskräfte ihre Arbeit als solide, übererwartete oder unterdurchschnittliche Leistung bewerten. Es liegt am Manager, zu entscheiden, wo die Grenze bei unbefriedigender Leistung liegt.

In diesem Artikel wurden die wichtigsten Aspekte von Leistungsstandards hervorgehoben. Außerdem haben wir mehrere Beispiele für diese Maßnahmen behandelt. Wann immer Sie Schwierigkeiten haben, Leistungsstandards zu erstellen, können Sie es noch einmal durchgehen.