Was ist eine wiederkehrende Rechnung? + So richten Sie einen für einfaches Geld ein

Eine der größten Herausforderungen bei der Führung eines Unternehmens ist die Schaffung eines effektiven Zahlungssystems. Auf Rechnungen folgen normalerweise endlose Folge-E-Mails und Anrufe an die Kunden. Für kleine Unternehmen, denen es an Bargeldsicherheit und massiven Ressourcen mangelt, kann jede verspätete Zahlung besorgniserregend sein.

Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, den gesamten Abrechnungsprozess zu automatisieren und das Unternehmen im Voraus so zu belasten, dass beide Seiten profitieren? Hier kommt eine wiederkehrende Rechnung ins Spiel.

Es ermöglicht Ihnen, ein System zu erstellen, bei dem in regelmäßigen Abständen eine Rechnung an Ihren Kunden gesendet wird. Diese sind in der Regel für einen vereinbarten Betrag mit ihren Kreditkarten verknüpft, sodass beide Seiten den Überblick behalten.

In diesem Leitfaden sehen wir uns einige Vorteile einer wiederkehrenden Rechnung an und wie Sie das Abrechnungssystem einrichten können. Wir prüfen auch, ob das System für Ihr Unternehmen geeignet ist. Tauchen wir ein!

Was ist eine wiederkehrende Rechnung?

Eine wiederkehrende Rechnung ist eine Rechnung, die Ihren Kunden in regelmäßigen Abständen automatisch zugesandt wird. Diese enthalten die gleichen Rechnungsdetails und eignen sich perfekt für Unternehmen, die in regelmäßigen Abständen den gleichen Service anbieten.

Es hilft Ihnen, ein effizientes System zu erstellen, das Ihren Kunden regelmäßig Rechnungen stellt, ohne lästige Mahnungen und manuelles Versenden der Rechnung.

Unternehmen, die normalerweise wiederkehrende Rechnungen verwenden, sind Mietunternehmen, abonnementbasierte Dienste, Marketingunternehmen und Berater. Es beschränkt sich jedoch nicht nur auf diese Branchen. Jedes Unternehmen, das wenig oder keine Änderungen an seinen Dienstleistungen anbietet, kann wiederkehrende Rechnungen einrichten, um seinen Abrechnungsprozess zu rationalisieren.

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Wenn Sie beispielsweise eine kleine SEO-Agentur besitzen, können Sie Ihren Kunden ein festes Marketingpaket anbieten. Das Paket wird wahrscheinlich monatliche Standardpreise haben. Anstatt jeden Monat eine Rechnung mit den gleichen Details zu erstellen, können Sie einfach eine wiederkehrende Rechnung verwenden, die Ihren Kunden in Rechnung stellt.

Ein Unternehmen kann eine wiederkehrende Rechnung verwenden, nachdem es vom Kunden die Erlaubnis erhalten hat, regelmäßig einen regulären Betrag abzurechnen. Die Belastung läuft dann bis zum Kündigungsdatum des Vertrages oder wenn der Kunde beschließt, den Abrechnungsprozess zu ändern.

Wiederkehrende Rechnungen werden oft automatisiert und hängen von einer Software ab, die die Arbeit für Sie erledigt. Legen Sie einfach die Vorlage mit den Details des Kunden fest und lehnen Sie sich zurück. Sie können wählen, ob Sie die Rechnung jeden Monat automatisch senden oder Änderungen für einmalige Aufträge vornehmen möchten, bevor sie an den Kunden geht.

Eine wiederkehrende Rechnung unterscheidet sich in zweierlei Hinsicht von der Standardrechnung:

Eine, die Details einer Standardrechnung variieren je nach Service. Jede Standardrechnung ist anders und wird nach Erbringung der Leistung erstellt.

Zweitens werden die meisten Details der wiederkehrenden Rechnung im Voraus festgelegt und basieren auf dem Paket, auf das sich der Kunde konzentriert. Die Details einer Standardrechnung werden jedoch nach der Leistung ausgefüllt. In einigen Fällen kann der Kunde sogar eine Revision der Rechnung verlangen.

Eine wiederkehrende Rechnung ist ein Grundnahrungsmittel jedes Kleinunternehmens, das in regelmäßigen Abständen Paketdienste anbietet. Im nächsten Abschnitt werden wir uns einige der Vorteile der Verwendung dieses Abrechnungssystems ansehen.

Vorteile einer wiederkehrenden Rechnung

Eine wiederkehrende Rechnung hilft Ihnen, Ihren Buchhaltungsprozess zu rationalisieren. Lassen Sie uns einen Blick auf einige der Vorteile der Verwendung dieses Systems werfen.

1. Verbessert den Cashflow

Eine wiederkehrende Rechnung sorgt in regelmäßigen Abständen für Einnahmen. Ihr Cashflow wird monatlich kontinuierlich gesteigert, damit Sie Kosten und Ausgaben aufgrund der wiederkehrenden Einnahmen decken können.

Wenn Sie den Geldbetrag kennen, der einfließen wird, können Sie auch genaue Cashflow-Prognosen erstellen. Das heißt nicht, dass wiederkehrende Rechnungen die einzige Grundlage für Ihre Cashflow-Prognosen sein sollten. Es hilft Ihnen jedoch zu wissen, wie viel Geld Sie jeden Monat einzahlen können.

Sobald Sie herausgefunden haben, wie viel Sie jeden Monat verdienen können, werden auch die Planungskosten überschaubarer. Ein garantiertes monatliches Einkommen kann Ihnen dabei helfen, fundierte Geschäftsentscheidungen darüber zu treffen, wo und wie Sie Ihre Ausgaben planen.

2. Beschleunigen Sie Ihre Zahlungen

Eine der größten Hürden für kleine Unternehmen besteht darin, Zahlungen pünktlich zu erhalten. Eine wiederkehrende Rechnung kann Ihnen dabei helfen, die endlosen E-Mails und Follow-ups zu umgehen. Da die meisten wiederkehrenden Zahlungen im Voraus festgelegt werden, hat der Kunde eine bessere Vorstellung davon, wann die Zahlung fällig ist, und kann besser planen.

Durch das Versenden von Rechnungen in regelmäßigen Abständen können Sie eine Zahlungsroutine fördern. Wenn Kunden wissen, wann sie zahlen sollen, kann dies ihnen helfen, ihre Zahlungspläne besser zu planen.

Sobald eine Routine etabliert ist, wird es wahrscheinlich weniger Zahlungsausfälle geben. Es hilft Ihnen, umständliche Follow-ups zu vermeiden und spart Zeit. Für den Kunden muss er nicht daran denken, die Zahlung zu leisten und Verzugsgebühren zu vermeiden. Eine Win-Win-Situation!

Darüber hinaus können Sie bei einigen wiederkehrenden Rechnungen auch eine Verknüpfung mit der Kreditkarte des Kunden herstellen. Dies trägt dazu bei, den Zahlungsprozess für beide Parteien bequemer zu gestalten.

3. Spart Zeit

Eine wiederkehrende Rechnung hilft Ihnen in zweierlei Hinsicht, Zeit zu sparen. Erstens verbringen Sie weniger Zeit damit, Zahlungen nachzujagen. Zweitens hilft es Ihnen zu vermeiden, jeden Monat eine Rechnung von Grund auf neu zu erstellen.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Rechnungen so einstellen, dass sie automatisch gesendet werden, oder den Entwurf berichtigen, helfen Sie dabei, Doppelarbeit zu vermeiden. Es hilft Ihnen auch, Ressourcen für andere Aktivitäten freizugeben.

Es ist zwar nicht zeitaufwändig, jeden Monat eine neue Rechnung zu erstellen, belastet jedoch Ihre Ressourcen. Dies gilt insbesondere für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen. Die Zeit kann besser für andere Funktionen wie Marketing und Vertrieb genutzt werden.

4. Machen Sie weniger Fehler

Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung erstellen, laufen Sie Gefahr, einen Fehler zu machen. Durch die Schaffung eines automatisierten Rechnungsstellungssystems können Sie weniger Fehler machen.

Verwenden Sie eine Online-Rechnungssoftware, um eine Rechnungsvorlage zu erstellen, den Zeitplan festzulegen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Es hilft Ihnen, einen automatisierten Prozess zu erstellen, der wenig bis gar keinen Raum für menschliche Fehler lässt.

Sie können alle Änderungen überprüfen, wenn sich die Bestellung ändert, die Hauptrechnung jedoch unverändert bleibt. Das bedeutet weniger Fehler und keine Doppelarbeit mehr.

5. Kundenbeziehungen verbessern

Im Laufe der Zeit führen pünktliche Rechnungen und weniger Zahlungsnachfolgen zu einer besseren Beziehung zu Ihrem Kunden. Es kann umständlich sein, die Zahlung nachzuverfolgen, insbesondere bei langjährigen Kunden.

Das Einrichten einer wiederkehrenden Rechnung hilft Ihnen und dem Kunden, die Zahlungspläne besser zu verwalten. Durch die Verknüpfung der Kreditkarte mit Ihren Zahlungssystemen sind Sie der Zahlung sicher. Es hilft Ihnen, sich auf die Ergebnisse zu konzentrieren, anstatt Zahlungen hinterherzujagen.

Es hilft dem Kunden auch, Sie als Teil seines erweiterten Teams und nicht als Ad-hoc-Lieferanten zu sehen. Durch die Rechnungsstellung in regelmäßigen Abständen neigen Sie dazu, ein Teil ihres Budgets zu werden und eine natürliche Erweiterung ihres Planungsprozesses zu werden.

6. Integrationen und mehrere Gateway-Optionen

Die meisten Abrechnungssoftwares ermöglichen Ihnen auch die Integration mit anderen Systemen wie Customer-Relationship-Management-Plattformen, Buchhaltungssystemen und Zahlungs-Gateways.

Diese ermöglichen Ihnen einen vollständigen Überblick über die Aufzeichnungen für jeden Kunden und fördern die Transparenz. Es ermöglicht Ihrem Team eine bessere Momentaufnahme der Kunden und fördert die Zusammenarbeit.

Die wiederkehrende Abrechnungssoftware ermöglicht Ihnen auch die Auswahl aus mehreren Zahlungsoptionen. Falls ein Gateway ausfällt, können Kunden jederzeit einen anderen Zahlungsmodus wählen. Es gibt ihnen Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, sich vor Störungen und Ausfällen in einem einzigen Zahlungssystem zu schützen.

Die Konsistenz und Genauigkeit eines wiederkehrenden Geräts kann Ihnen helfen, einen reibungslosen Zahlungsplan zu erstellen. Es kommt sowohl dem Kunden als auch Ihnen zugute, da es Zeit spart und unnötige Folgemaßnahmen vermeidet.

Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, wie Sie ein wiederkehrendes Rechnungssystem für Ihre Arbeit einrichten können.

Wie richte ich eine wiederkehrende Rechnung ein?

Um eine wiederkehrende Rechnung einzurichten, müssen Sie die Rechnung zunächst in Ihrer Software erstellen. Während die genauen Schritte von Ihrer gewählten Software abhängen, bleiben die Grundlagen gleich.

Nehmen wir das Beispiel FreshBooks. Der erste Schritt besteht darin, die Rechnung zu erstellen, die dann in eine wiederkehrende Rechnungsvorlage umgewandelt werden kann (Bild unten).

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die wiederkehrende Rechnung zu erstellen:

1. Wählen Sie ein Datum

Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, müssen Sie Datum und Häufigkeit der Rechnung festlegen. Wählen Sie unter dem wiederkehrenden Zeitplan das nächste Ausstellungsdatum, an dem die erste Rechnung erstellt wird.

Das Datum ist in der Regel der letzte oder der Anfang des Monats, je nach Vertrag. Geben Sie dann ein, wie oft die Rechnung erstellt werden soll. Sie können zwischen jährlichen, monatlichen oder wöchentlichen Optionen wählen. Sie können auch alle sechs Wochen einen benutzerdefinierten Bereich festlegen.

Legen Sie dann fest, wie viele Rechnungen Sie benötigen. Es hängt von der Länge Ihres Vertrages ab und reicht von unendlich (längere Verträge) bis zu x Anzahl von Rechnungen (kleinere Projekte).

2. Legen Sie die ausgezählte Arbeit ein

Nachdem Sie das Datum festgelegt haben, fügen Sie die Arbeit hinzu, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll. Hier können Sie Notizen, Säumnisgebühren oder andere für den Kunden relevante Bedingungen hinzufügen.

Die Abrechnungssoftware ermöglicht es Ihnen auch, alle Arbeiten und Ausgaben automatisch hinzuzufügen, die mit diesem bestimmten Kunden verbunden sind. Klicken Sie beim Einrichten der wiederkehrenden Rechnung auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ und wählen Sie dann „Nicht abgerechnete Zeit und Spesen importieren“ (Bild unten).

Hier können Sie aus drei Optionen wählen – alle nicht in Rechnung gestellten Zeit und Ausgaben, nur nicht in Rechnung gestellte Zeit oder nur nicht in Rechnung gestellte Ausgaben. Legen Sie den Zeitraum für diese Ausgaben fest, und die Software verfolgt automatisch alle Ausgaben und die Zeit, um Ihre Rechnung zu erstellen.

3. Fügen Sie den Gesamtbetrag ein

Als nächstes fügen Sie den Gesamtbetrag ein, der dem Kunden zusteht. Der endgültige Betrag umfasst alle Ausgaben und die Zeit, die während eines bestimmten Zeitraums erfasst wurden.

Hier können Sie auch zusätzliche Gebühren oder geleistete Arbeit hinzufügen. Der Rechnungsbetrag wird auf der wiederkehrenden Rechnungsvorlage angezeigt, wie in der Abbildung oben gezeigt.

4. Fügen Sie den Client hinzu, für den es gilt, und setzen Sie ihn auf „Wiederkehrend“.

Fügen Sie den Kunden hinzu, um Ihre wiederkehrende Rechnung zu starten. Wählen Sie bei den Versandoptionen zwischen „Rechnungen automatisch versenden“ oder „Rechnungsentwürfe erstellen und manuell versenden“. Die zweite Option ist für Rechnungen, für die Sie möglicherweise zusätzliche Arbeit oder Zeit für ein Projekt während des angegebenen Intervalls hinzufügen müssen.

Stellen Sie die Rechnung auf Wiederkehrend ein. Sie können Ihre wiederkehrenden Rechnungsvorlagen ganz einfach anzeigen (wie in der Abbildung oben gezeigt).

Sobald die wiederkehrende Rechnungsvorlage repariert ist, lehnen Sie sich einfach zurück und lassen Sie die Software sich darum kümmern. Obwohl die meisten Softwareprogramme eine Vielzahl von Diensten anbieten, können einige Best Practices Ihnen dabei helfen, dieses Abrechnungssystem optimal zu nutzen.

Im nächsten Abschnitt gehen wir auf einige Tipps ein, die Sie bei der Gestaltung Ihres wiederkehrenden Rechnungssystems beachten sollten.

Best Practices für wiederkehrende Rechnungen

Die meisten wiederkehrenden Softwares verfügen bereits über Standardmaßnahmen, die Ihnen helfen, ein effektives System zu erstellen. Einige Aspekte wie der Rechnungszeitpunkt und der beste Schutz Ihrer Zahlungen können Ihnen jedoch dabei helfen, ein dichtes Zahlungssystem zu schaffen und ein transparentes System zu schaffen, von dem sowohl Sie als auch der Kunde profitieren.

Machen Sie das Beste aus der Software, indem Sie einige Tipps beachten. Diese helfen Ihnen, Ihren Abrechnungszyklus weiter zu optimieren.

1. Timing Ihrer Rechnung

Unternehmen haben unterschiedliche Zahlungszyklen – während einige den Monatsanfang bevorzugen, bezahlen andere ihre Mitarbeiter und Lieferanten oft am Ende des Monats. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Abrechnungszyklus nach dem Standard in Ihrer Region ausrichten.

Da es bei wiederkehrenden Rechnungen darum geht, eine gesunde Zahlungsroutine zu etablieren, wird es Ihrem Unternehmen helfen, Ihre Zahlungen nach ihrem natürlichen Zahlungsschema zu planen. Der Kunde wird Sie wahrscheinlich als Verlängerung seiner internen Zahlungen sehen.

2. Bei wiederkehrender Abrechnung immer eine schriftliche Bestätigung erhalten

Bei der wiederkehrenden Rechnungsstellung werden die Kreditkarteninformationen des Kunden und andere Details verwendet. Stellen Sie darüber hinaus sicher, dass Sie auch die schriftliche Zustimmung des Kunden zur regelmäßigen Abrechnung haben.

Während Ihr Hauptvertrag möglicherweise die Dauer der Abrechnung abdeckt, ist eine schriftliche Vereinbarung zur Verwendung ihrer Finanzinformationen eine gute Möglichkeit, spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Es sollte auch erwähnen, wann Sie das Geld abheben, für wie lange und die vereinbarte Zahlung.

3. Einmalige Aufträge in den Vertrag einarbeiten

Wiederkehrende Rechnungen werden normalerweise für Bundle-Pakete verwendet, aber manchmal können Sie in einem bestimmten Monat auch einmalige Aufträge für den Kunden erledigen.

Stellen Sie sicher, dass Sie dies in Ihre schriftliche Vereinbarung aufnehmen. Hier sind zwei Dinge zu beachten. Erstens verwenden Sie dieselbe Zahlungsmethode. Zweitens wird der einmalige Auftrag zusammen mit den Abonnementdiensten abgerechnet.

Ist eine wiederkehrende Rechnung für Ihr Unternehmen geeignet?

Egal, ob Sie eine E-Commerce-Plattform oder ein Softwareunternehmen sind, ein wiederkehrendes Rechnungssystem eignet sich für alle Unternehmen. Es ist wohl am besten geeignet für Unternehmen, die regelmäßige Dienste anbieten.

Es ist eine großartige Möglichkeit, den Zahlungsprozess zu automatisieren und zu beschleunigen, von dem sowohl Sie als auch der Kunde profitieren. Es hilft ihnen, ihre Ausgaben zu planen und einen Zahlungsplan für ihre Kunden zu erstellen, wodurch sie Verspätungsgebühren und andere Gebühren vermeiden können.

Dies sind einige der Geschäftstypen, die von einem wiederkehrenden Abrechnungssystem erheblich profitieren können:

• Unternehmen, die monatliche Dienste anbieten, wie z. B. eine Agentur für digitales Marketing mit einer festen Anzahl von Beiträgen oder Inhaltszielen.
• Monatliche Wartungsunternehmen, die Support wie die Wartung von Software und Maschinen anbieten.
• Unternehmen, die monatliche Schulungen oder Lernworkshops anbieten. Dies sind in der Regel eine feste Anzahl von Sitzungen, die in regelmäßigen Abständen angeboten werden.
• Softwareunternehmen, die abonnementbasierte Dienste oder Bundles gegen eine Lizenzgebühr oder einen monatlichen Plan anbieten.

Das Beste an wiederkehrenden Rechnungen ist, dass sie flexibel sind und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Wenn Sie beispielsweise ein Saisongeschäft haben oder die Dienste für einen Kunden einstellen, pausieren Sie einfach die wiederkehrende Rechnung und starten Sie sie neu, wenn Sie zurück sind.

Unabhängig davon, ob Sie ein Freiberufler oder ein kleines Unternehmen sind, ein wiederkehrendes Abrechnungssystem ist eine großartige Möglichkeit, um ein gesundes Zahlungsverhalten aufzubauen. Es schützt nicht nur Ihre Zahlungen, sondern hilft Ihnen auch bei der Rechnungsstellung. Es ist ganz einfach, eine wiederkehrende E-Mail gleichzeitig mit einer wiederkehrenden Rechnung zu senden, wenn Sie Kunden über ihre Zahlung benachrichtigen möchten.

Abschließend

Ein wiederkehrendes Abrechnungssystem ist eine großartige Möglichkeit, Zahlungen zu vermeiden und eine gesunde Zahlungsroutine zu schaffen. Es hilft Ihnen, Zeit zu sparen, weniger Fehler zu machen und einen gesunden Cashflow für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Es hilft dem Kunden, seine Ausgaben zu planen, und mit weniger Folgeaufrufen für Zahlungen führt es zu einer besseren Zusammenarbeit mit Ihnen. Da das System eine Vorautorisierung für Zahlungen erfordert, hilft es Ihnen auch, sich Ihrer Zahlungen sicher zu sein.

Abhängig von Ihrer Software können Sie einen Fakturierungsplan erstellen. Erstellen Sie einfach eine Vorlage und lassen Sie die Software die Details ausfüllen. Es wird die Rechnung dann automatisch wie am Schnürchen an Ihre Kunden senden.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine schriftliche Genehmigung für die Verwendung der Finanzdaten des Kunden einholen. Die Planung Ihres Rechnungszeitplans rund um die Zahlungszyklen trägt ebenfalls zur Schaffung eines effektiven Systems bei. Also, worauf wartest Du? Richten Sie Ihr System noch heute ein!

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Jimmy Rodriguez ist der COO von Shift4Shop, einer völlig kostenlosen E-Commerce-Lösung der Enterprise-Klasse. Er hat es sich zum Ziel gesetzt, Internet-Händlern zum Online-Erfolg zu verhelfen, indem er digitale Marketingstrategien und optimierte Einkaufserlebnisse entwickelt, die die Konversionen steigern und die Geschäftsleistung verbessern.
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