So steigern Sie die Produktivität in einem hochgradig kollaborativen Remote-Arbeitsbereich

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In diesem digitalen Zeitalter, in dem Arbeitsplätze von Millennials und ihrer Fernweh-Denkweise dominiert werden, bekommt der Begriff „Kollaboration“ neue Bedeutungen.

Sie wissen wahrscheinlich, dass Freiberuflichkeit und Fernarbeit bei Millennials ein steigender Trend sind. Obwohl es großartig ist, von entfernten (sogar exotischen) Standorten auf der ganzen Welt durch Zusammenarbeit über das Internet zusammenarbeiten zu können, kann die Produktivität, auch wenn es nicht richtig gemacht wird, ihren Tribut fordern.

In Zeiten von Six Sigma und Kanban nehmen Manager (und Arbeitgeber insgesamt) die Produktivität sehr ernst. Und warum sollten sie nicht? Der Wettbewerb zwischen Unternehmen und Unternehmen aller Branchen ist heute lächerlich. Darüber hinaus wird der „Work-Life-Balance“ heute sowohl bei Arbeitgebern als auch bei Arbeitnehmern ein sehr hoher Stellenwert eingeräumt. Arbeitgeber möchten also sicherlich das Beste aus ihren Mitarbeitern herausholen und ihre Produktivität in vollen Zügen optimieren.

Die Produktivität an traditionellen Arbeitsplätzen war eine Funktion vieler unterschiedlicher Faktoren, wie zum Beispiel:

• Schreibtischgestaltung: Der Schreibtisch des Mitarbeiters ist der zentrale Arbeitsplatz und sollte sorgfältig so gestaltet werden, dass er sowohl die Kommunikation erleichtert als auch etwas Privatsphäre bietet. Der Trick besteht darin, die richtige Balance zwischen beiden zu finden.
• Büroumgebung: Auch die allgemeine Gestaltung des Büros spielt eine große Rolle für die Produktivität der Mitarbeiter. Sie beeinflusst mehr als nur die einfache Ergonomie und kann einen tiefgreifenden Einfluss auf die allgemeine Gesundheit und das Wohlbefinden des Mitarbeiters haben. Ausreichende Beleuchtung, Belüftung und Klimatisierung sind daher genauso wichtig wie gut gestaltete Konferenzräume, Flure und Lounges.
• Personalisierung: Es wird angenommen, dass die Personalisierung Ihres Raums Ihre emotionale Verbindung zu Ihrer Arbeit erhöhen kann. Kleine, nicht überladene persönliche Gegenstände wie Schreibtischspielzeug, Bilderrahmen usw. können dazu beitragen, dass sich der Mitarbeiter wie zu Hause fühlt und die Konzentration verbessert, wodurch die Produktivität gesteigert wird.
• Arbeitskultur: Die Schaffung einer positiven Unternehmenskultur ist direkt mit der Produktivität der Mitarbeiter verbunden. Dies ist ganz einfach eine unbestreitbare Tatsache, wird aber von großen Unternehmen immer noch oft übersehen. Eine positive Arbeitskultur fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter, ermutigt sie zu häufigen Erholungspausen und fördert die offene Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams.
• Softwaretools: Die Qualität der Softwaretools (und der Ressourcen im Allgemeinen), die den Arbeitern zur Verfügung stehen, ist ein kritischer Faktor, der ihre Produktivität und Leistung beeinflusst.

Dies sind nur einige der vielen Faktoren, die die Produktivität von Mitarbeitern in einem regulären Firmenbüro beeinflussen.

Wenn wir jedoch über einen Remote-Arbeitsplatz sprechen, wie zum Beispiel ein Home Office oder ein Strandhaus auf den Bahamas, ist der Mitarbeiter der Chef seiner Schreibtischgestaltung und Arbeitsumgebung. Der Arbeitsbereich würde dann (standardmäßig) nach ihren Wünschen personalisiert und optimiert, sodass diese nicht mehr die kontrollierbaren Faktoren ihrer Produktivität bleiben. Tatsächlich legt eine Studie der University of Minnesota aus dem Jahr 2017 nahe, dass „kreative Genies“ einen überladenen, geschäftigen Arbeitsplatz bevorzugen.

Natürlich gibt es immer wieder Tipps und Taktiken, um ein ideales Homeoffice zu gestalten, das komfortabel und dennoch seriös ist.

Was jedoch gleich geblieben ist, ist die Software, mit der die Mitarbeiter die eigentlichen Aufgaben ausführen. Typischerweise sind die Softwaretools unternehmensweit standardisiert, sodass der Arbeitgeber in dieser Hinsicht weiterhin eine wichtige Rolle bei der Beeinflussung der Produktivität der Mitarbeiter spielt.

Einfach ausgedrückt hängt die Steigerung der Produktivität in einem stark kollaborativen, virtuellen Arbeitsbereich von Telearbeitern von der Wahl der Software des Unternehmens ab. Und für die technisch versierten Millennials ist Software jedoch mehr als nur ein Werkzeug, um eine Aufgabe zu erledigen. So wie bei der Gestaltung eines hochproduktiven physischen Arbeitsplatzes viele Überlegungen angestellt werden – Architektur, Innenarchitektur, Tragwerksplanung usw. –, gilt dies auch für einen virtuellen Arbeitsplatz.

Es braucht viel Kreativität und Design Thinking, um Software zu entwickeln, die eine großartige User Experience (UX) bietet und wiederum die Produktivität steigert. Darüber hinaus motiviert eine Software mit einer großartigen Benutzeroberfläche (UI) die Mitarbeiter, mehr zu tun.

Werfen wir also einen kurzen Blick auf einige Tools für die Remote-Zusammenarbeit, die sich wirklich von der Masse abheben, wenn es darum geht, die Produktivität mit einer herausragenden UI/UX zu steigern. Als Bonus sind die aufgeführten Tools taschenfreundlich, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

Tools für die Remote-Zusammenarbeit

Tools für eine schnelle und klare Kommunikation

Während das Hin- und Her-E-Mailen der Kommunikation dient, gibt es unzählige Tools und Apps (kostenlos und kostenpflichtig), die All-in-One-Kommunikationsdienste bieten: Sprachanrufe, Videoanrufe, Bildschirmfreigabe und Instant Messaging über das Internet . Aber nur eine Handvoll davon sind bemerkenswert und steigern tatsächlich die Produktivität, anstatt den Aufwand zu erhöhen.

Wie Sie vielleicht schon erraten haben, regiert Slack hier die Charts. Mit wettbewerbsfähigen Preisen und einem überzeugenden kostenlosen Plan mit allen Funktionen, die Sie möglicherweise benötigen, ist es kein Wunder, dass Slack der globale Maßstab für Instant Messenger ist.

Zu den beliebten Qualitätsalternativen gehören Google Hangouts und Skype, die über alle Funktionen verfügen, sich jedoch in Bezug auf die Benutzeroberfläche und Intuitivität Slack etwas unterlegen fühlen.

Tools für kollaboratives Aufgabenmanagement

Auf derselben Seite zu sein kann eine Herausforderung sein, besonders wenn Sie und Ihre Kollegen Tausende von Kilometern entfernt sind. Glücklicherweise gibt es Apps, die dabei helfen, die Arbeit zu rationalisieren, den Fortschritt zu verfolgen und die Produktivität und Verantwortlichkeit im gesamten Team zu fördern.

Asana ist eines der bemerkenswerten, weil es Sie nicht mit einer Flut fortschrittlicher Funktionen überfordert und nur alle Grundlagen – Erstellen von Kalendern, Zuweisen von Aufgaben und Setzen von Prioritäten – in einem übersichtlichen Paket bietet. Trello ist eine großartige Alternative, die einen Kanban-Ansatz für das Projektmanagement verfolgt, mit intuitiven Boards und Drag-and-Drop-Karten.

Beide sind sehr budgetfreundlich und der kostenlose Plan von Trello ist für Start-ups und kleine Unternehmen mehr als ausreichend.

Tools für die kollaborative Dokumentation

Kein Geschäft oder Unternehmen existiert ohne Dokumentation. Obwohl die Dokumentation mühsam sein kann, kann eine gute Benutzeroberfläche dazu beitragen, die Dinge interessant zu machen und die Dinge zu beschleunigen.