13 Remote-Unternehmen teilen ihre bevorzugten Tools für die Zusammenarbeit [Expert Roundup]

Veröffentlicht: 2020-12-16

Die Fernarbeit hat in den letzten Jahren in vielen Branchen zugenommen. Es hat viele Vorteile: Komfort, Zeit- und Geldersparnis, Steigerung der Produktivität, mehr Konzentration und Flexibilität. Für 65% der Arbeitnehmer ist die Arbeit von zu Hause aus ein Grund, ihren Job noch mehr zu mögen. Laut der FlexJobs-Umfrage ist Telearbeit die gefragteste Art flexibler Arbeitsvereinbarungen (80%), gefolgt von flexiblen Zeitplänen (71%).

Für Geschäftsinhaber im Jahr 2020 kann die vollständige oder teilweise Umstellung Ihres Unternehmens auf einen Remote-Modus aus noch mehr Gründen zu einer Überlebensstrategie werden. Jetzt ist es nicht nur eine clevere Möglichkeit, Kosten zu senken, multinationale Unternehmen zu gründen und mit ausländischen Partnern zusammenzuarbeiten. Fernarbeit ist auch eine Möglichkeit, Ihr Team anzupassen und ihm die erforderliche soziale Distanz zur Bewältigung der globalen Pandemie zu bieten.

Glücklicherweise gibt es genügend Tools und Plattformen, die einen nahtlosen Online-Betrieb und eine arbeitsbezogene Kommunikation ermöglichen. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter verwalten, ist es wichtig zu wissen, welche Produktivitäts- und Online-Tools für die Zusammenarbeit verwendet werden sollen und wie sie Ihnen bei der Verwaltung Ihres Unternehmens von überall aus helfen.

Wir haben 13 Remote-Unternehmen gebeten, ihre bevorzugten Tools für die Zusammenarbeit zu teilen, die Sie für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen können.

Jonathan Holloway, keine Prüfung

Als zu 100% entferntes Unternehmen verlassen wir uns bei der Zusammenarbeit stark auf die Produktsuite von Google . Google Sheets und Google Docs sind für uns riesig. Ihre Suite bietet alles, was wir brauchen, vom Video-Chat über Telefonkonferenzen bis hin zur Dateifreigabe und Dokumentenkollaboration.

Wir haben in der Vergangenheit andere Produkte wie Slack, Trello und Airtable ausprobiert. Wir haben festgestellt, dass es am einfachsten ist, einen Ort zu haben, an dem wir alle unsere Anforderungen erfüllen können, anstatt eine Handvoll verschiedener Dienste verwalten zu müssen.

Wir sind seit 2013 im Geschäft und haben uns 2015 vollständig entfernt. Wir sind ein Makler für digitale Lebensversicherungen. Wir fanden es für höhere Remote-Verkäufer einfacher, qualifizierte Talente in unserer Region zu finden. Seitdem haben wir beschlossen, dass es nicht notwendig ist, Leute in ein Büro zu bringen. Dies ist der größte Vorteil, den Sie Ihren Mitarbeitern bieten können.

Jonathan Holloway

Jonathan ist Mitbegründer von No Exam, einem Makler für digitale Lebensversicherungen.

Katie Horgan, Giving Assistant

Wir denken ständig darüber nach, wie wir uns mit unseren Remote-Mitarbeitern verbinden können. Unsere beiden wichtigsten Tools sind Slack und Google Hangouts, da sie jeweils einen anderen Zweck erfüllen.

Wir verwenden dedizierte Slack-Kanäle für Instant Messaging an unsere Fernbedienungen, zu denen das gesamte Unternehmen eingeladen ist.

Für Video-Chats verwenden wir nach Möglichkeit Google Hangouts.

Katie Horgan

Katie ist Mitbegründerin und Vizepräsidentin für Geschäftsentwicklung beim Certified B Corp- und Shopping-Prämienprogramm GivingAssistant.org. Sie ist spezialisiert auf die Identifizierung, Entwicklung und Einführung neuer Ideen auf dem Markt.

Greg Mercer, Dschungelspäher

Bis zum letzten Jahr waren wir ein völlig entferntes Team, und selbst jetzt ist nur etwa die Hälfte des Teams in Büros (mit Sitz in Austin, Vancouver und Shenzhen).

Als Team nutzen wir Slack , Zoom , Airtable und Google Drive in hohem Maße . Wir verwenden Slack für unsere schnelle und tägliche Kommunikation sowie für die Feier von Geburtstagen, Erfolgen oder zufälligen Scherzen. Wir verwenden Zoom für alle Besprechungen, die wir haben. Airtable wird verwendet, um Einzel- und Teamaufgaben sowie die Fortschritte zu verfolgen, die bei einem bestimmten Projekt erzielt wurden. Für die Dateifreigabe ist Google Drive am einfachsten zu teilen und gleichzeitig zusammenzuarbeiten, wie wir es häufig als Team tun.

Greg Mercer

Greg ist der Gründer und CEO von Jungle Scout. Greg begann als Amazon-Verkäufer und erkannte schnell, wie schwierig es war, Produktrecherchen durchzuführen. Deshalb startete er Jungle Scout, eine Produktforschungssoftware, die anderen Amazon-Verkäufern hilft, ihr Geschäft zu starten und auszubauen.

Rhiannon Payne, Sea Foam Media

Um interne Geschäfts- und Verkaufsprozesse reibungslos zu gestalten, verwenden wir die folgenden Tools:

Trello (Projekt- und Aufgabenverwaltung)
Locker (interne Kommunikation)
Telegramm (externe Client-Kommunikation)
Google Dokumente
Qwilr ( Kundenvorschläge )
HelloSign (Verträge)
MailChimp (E-Mail-Kampagnen)

Trello ist hier das echte MVP, weil es uns ermöglicht, agil und skalierbar zu bleiben, da es so einfach und dennoch hochgradig anpassbar ist. Mein Projektmanager und ich haben im vergangenen Jahr viel Zeit damit verbracht, A / B verschiedene Strategien zu testen, um das Beste aus Trello herauszuholen. Wir haben jetzt unsere Prozesse gut gewählt, sind aber immer offen für neue Optimierungsideen Dinge weiter.

Ich habe auch Trello-Boards speziell angepasst, um meinen Verkaufstrichter zu verwalten, da sich ständig viele neue Kundenkontakte und Partnerschaftsmöglichkeiten ergeben. Es hilft auch, dass Trello kostenlos verwendet werden kann. Da wir bereits viel für andere Tools wie Premium Slack ausgeben, haben monatliche Kosteneinsparungen einen großen Einfluss.

Für jemanden, der gerade erst mit Trello anfängt, kann es manchmal einschüchternd sein, weil es so anpassbar ist. Ich empfehle, YouTube-Tutorial-Videos anzusehen, in denen erläutert wird, wie Sie Boards, Listen, Karten und Checklisten für Ihr Team einrichten. Sie können auch Boards verwenden, um Ihre kreativen Ideen zu verbessern und Listen mit persönlichen Aufgaben zu führen!

Rhiannon Payne

Seit 2012 baue und verwalte ich entfernte, verteilte Teams mit bis zu 50 Mitarbeitern. Das ist meine Leidenschaft. Derzeit schreibe ich ein Buch über The New Distributed Workforce, das am 1. Juni veröffentlicht wird. Letztes Jahr habe ich auf Konferenzen in Amsterdam und San Francisco über dieses Thema gesprochen und dieses Jahr werde ich Vorträge / Panels zu diesem Thema bei den Vereinten Nationen, SF und UK halten.

David Alexander, Labyrinth

Als Webentwickler und digitaler Vermarkter, der mit einem Team von Freiberuflern und Kunden auf der ganzen Welt zusammenarbeitet, ist es für uns von entscheidender Bedeutung, Tools für die Zusammenarbeit zu verwenden, um sicherzustellen, dass unsere Arbeit so effizient wie möglich ausgeführt werden kann.

Unser bevorzugtes Tool ist Asana , da es eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche bietet und so einfach ist, neue Kollegen und Kunden zu gewinnen.

Asana bietet alle wesentlichen Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Kalender, Checklisten, die wir wiederverwenden können, und Fortschrittsberichte. Sie ist jedoch auch erweiterbar, sodass wir den Workflow so anpassen können, dass er benutzerdefinierte Felder, Aufgabenabhängigkeiten und andere Funktionen enthält, die auch häufig für uns erforderlich sind arbeiten Sie nach besten Kräften.

Die Anzahl der Unternehmen, mit denen ich in Kontakt komme und die immer noch auf interne E-Mails als Hauptkommunikationsmittel im Team angewiesen sind, ist erstaunlich und ich weise ständig auf eine grundlegende Ineffizienz hin, die behoben werden sollte.

Die Antwort? Verwenden von Projektmanagement- und Zusammenarbeitstools, um eine detailliertere Konversation über bestimmte Details zu ermöglichen, anstatt langwierige E-Mails, in denen die Details häufig verloren gehen.

Es gibt viele großartige Tools, aber für uns erfüllt Asana alle Kriterien, aber wir verwenden auch Integrationen wie Google Drive , Evernote und andere externe Dienste, die mit Asana zusammenarbeiten können.

David Alexander

David ist ein digitaler Vermarkter und „Web-Typ“ mit über einem Jahrzehnt Erfahrung, der KMU und Einzelpersonen dabei hilft, Technologie nicht nur zum Überleben, sondern auch zum Gedeihen im neuen digitalen Ökosystem einzusetzen. Er dokumentiert auch seine Experimente, Misserfolge und interessanten Werkzeuge bei Mazepress. Er ist ein totaler Nerd, der im Alter von 13 Jahren mit dem Programmieren begonnen hat, aber um ehrlich zu sein, bevorzugt er die Künste. David war auch ein Verfechter von Kryptowährungen, Dezentralisierung und Blockchain-Technologie.

Greg Dorban, Hauptbuch Bennett

Ledger Bennett ist eine preisgekrönte, multinationale B2B-Marketingagentur, die globale Unternehmen und Scale-up-Unternehmen bedient. Wir haben eine Remote-Arbeits- und Kooperationskultur aufgebaut, um Ihren Kunden einen besseren Service zu bieten. Mit vier Standorten (2 in Großbritannien und 2 in den USA) sowie der Arbeit in Kundenbüros, an entfernten Standorten und von zu Hause aus haben wir an einem bestimmten Tag regelmäßig 50% der Mitarbeiter an einzelnen Standorten.

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, die Zusammenarbeit, den fachlichen Input zum richtigen Zeitpunkt und die Sichtbarkeit für alle Beteiligten an einem Projekt zu fördern. Als Dienstleistungsunternehmen und nicht als Standardprodukt wird dies durch verschiedene Standorte mit einem Zeitunterschied von 8 Stunden noch verstärkt.

Wir verwenden eine Reihe von Tools, um dies zu erreichen. Intern verwenden wir Asana für die Aufgabenzuweisung und Synergist für die Kapazitätsplanung. Wir verwenden auch eine Kombination aus Slack , WhatsApp und Skype (unabhängig davon, was unser Kunde verwendet), um die Zusammenarbeit nicht nur intern, sondern auch extern mit Kunden zu verbessern.

Der mit Abstand wichtigste Teil ist jedoch unsere Richtlinie zu obligatorischen Videokameras bei allen Anrufen. Wir sind ständig in Skype-Gruppen und bei Videoanrufen. Selbst das Hinterlassen von Video-Voicemails ist nur eine kurze Aufgabe. Diese persönliche Sichtbarkeit ist nicht nur wichtig, um unsere Kultur als ein Unternehmensteam unabhängig vom Standort aufzubauen, sondern hilft auch dabei, die Nuancen dessen, was wir erreichen wollen, effektiver zu kommunizieren.

Der allgemeine Vorteil besteht darin, dass die Arbeit schneller abgewickelt werden kann, da die Arbeitstage effektiv verdoppelt werden und eine nahezu 24-Stunden-Abdeckung und ein breiterer Schmelztiegel an Erfahrung und Wissen möglich sind, als dies an einem Standort möglich ist.

Greg Dorban

Greg Dorban hat sich in etwas mehr als 5 Jahren von einem Praktikanten zu einem Geschäftsinhaber bei einer multinationalen Marketingagentur entwickelt. Er leitet die Strategie bei Ledger Bennett und ist ein aktiver Investor in Start-ups, Immobilien und aufstrebende Technologien.

Natalie Athanasiadis, Ormi Media

Unser Lieblingswerkzeug ist alles, was unter den Dach der G-Suite fällt. Wir haben Experten, die an Projekten in mehreren Zeitzonen zusammenarbeiten. Daher ist es der Schlüssel zu unserer Effizienz, organisiert zu bleiben.

Wir verwenden Google Sheets für das Projekt- und Kampagnenmanagement, Aufgaben zur Zuordnung von Aktivitäten zum Team und Hangouts zur Zusammenarbeit und zum Aufholen. Es ist bei weitem das beste Werkzeug, das wir verwenden, und da alles unter einem Dach zusammengefasst ist, sind nicht 100 verschiedene Registerkarten und Werkzeuge geöffnet. Wir können alles über unseren E-Mail-Tab und bestimmte Kampagnen-Tabellen erledigen.

Natalie Athanasiadis

Natalie ist Inhaberin und Head of Growth bei Ormi Media. Sie ist Digital Marketer und SEO-Spezialistin und arbeitet mit Unternehmen weltweit zusammen.

Crisantos Hajibrahim, Prodoscore

Prodoscore ist ein vollständig "virtuelles" Unternehmen mit Mitarbeitern in den USA. Wie Sie sich vorstellen können, sind Tools für die Zusammenarbeit sehr wichtig, damit wir in allen relevanten Angelegenheiten in Verbindung bleiben und auf dem neuesten Stand sind.

Wir haben die G-Suite von Google als unsere Collaboration-Suite ausgewählt, die sehr gut funktioniert hat. Es ist erschwinglich, professionell und einfach zu bedienen - Skalierung, da wir alle unsere Kommunikationsanforderungen erfüllen müssen. Das beste Attribut ist, dass wir uns nie darum kümmern müssen, Dokumente zu verlieren oder schnell zu finden, selbst wenn jemand anderes der Autor war.

Crisantos Hajibrahim

Als hoch motivierter, technologisch versierter Innovator, Unternehmer und Visionär gründete Crisantos zwei Cloud-basierte Unternehmen und hält regelmäßig Vorträge auf Branchenveranstaltungen.

Ollie Smith, ExpertSure

Als ein völlig entferntes Unternehmen, dessen Team auf der ganzen Welt verteilt ist, benötigen wir einige großartige Tools für die Online-Zusammenarbeit, damit wir als effektives Team fungieren können. Mein Highlight muss die Slack- Anwendung sein. Dieses fantastische Tool hilft uns dabei:

Förderung der Zusammenarbeit - Sie beseitigt viele der Hindernisse, die traditionell Hindernisse für Transparenz und Zusammenarbeit waren. Als Gründer und CEO gibt es mir einen Einblick in die Meinung meines Teams, ohne die jeweiligen Rollen zu beeinträchtigen.
Es hat den Web-Verkehr halbiert - Slack eliminiert das meiste Hin und Her, das zum Füllen meines E-Mail-Posteingangs verwendet wurde.
Es hat mir ermöglicht, den Eins-zu-Eins-Prozess zu vereinfachen - es ermöglicht mir, auf einfache Weise Eins-zu-Eins-Besprechungen einzurichten und dient als historische Aufzeichnung aller Gespräche mit einem Teammitglied.

Ollie Smith

Meine unternehmerische Reise begann im zarten Alter von 18 Jahren mit einem Darlehen des Prince Charles Trust für junge Unternehmer. Seit diesen frühen Tagen habe ich mein aktuelles Unternehmen in den letzten 8 Jahren erfolgreich geführt.

Amber Hinds, Road Warrior Creative

Das wichtigste Tool, mit dem unser Team effizient zusammenarbeiten kann, ist zweifellos Basecamp . Ich schaudere, wenn ich an die Tage denke, bevor wir das Projektmanagement-Tool in unsere Prozesse eingeführt haben, und fürchte mich davor, zu ihnen zurückkehren zu müssen.

Basecamp ist der zentrale Knotenpunkt für unsere gesamte Kommunikation sowohl intern als auch mit Kunden und hält alles dokumentiert und kalandriert - es hält uns im Zeitplan und organisiert und ist so nützlich, dass mein Partner und ich sogar ein Basecamp-Projekt teilen, um unser persönliches zu verwalten Leben!

Zwei weitere nützliche Tools für unser Remote-Team sind die G Suite , die eine einfache Zusammenarbeit von Dokumenten in Echtzeit ermöglicht, und Zoom , mit der wir persönliche Team- und Kundenbesprechungen abhalten.

Neben diesen Tools haben wir auch eine interne Wissensdatenbank / ein Betriebshandbuch für Mitarbeiter erstellt, die als passwortgeschützte WordPress-Site erstellt wurde. Die Dokumentation von Prozessen und Standards war entscheidend für unseren Erfolg und die Minimierung der Anlaufzeit, wenn ein neuer Mitarbeiter an Bord kommt.

Da wir nicht den Luxus haben, neuen Mitarbeitern zu erlauben, ihre Mitarbeiter in den ersten Tagen zu beschatten, ist es wichtig, gut dokumentierte Prozesse zu haben, um neue Teammitglieder reibungslos zu gewinnen. Viele Leute wissen vielleicht nicht, dass WordPress für Intranets oder andere nicht öffentlich zugängliche Websites verwendet werden kann, aber es ist ein großartiges Tool für alle Arten von Anwendungen und war perfekt für unsere Bedürfnisse, als wir unser Betriebshandbuch erstellt haben.

Amber Hinds

Ich bin Creative Director und CEO von Road Warrior Creative, einer Agentur für digitales Marketing, die sich auf Lebensmittelmarken und soziale Organisationen spezialisiert hat.

Hamna Amjad, Ridester

Als Remote-Team verwenden wir eine Reihe von Tools für die Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass alle unsere Teammitglieder auf derselben Seite sind und alles gemäß der Agenda unseres Unternehmens ausgerichtet ist. Unsere am häufigsten verwendeten Tools sind Google Text & Tabellen für die Dokumentation, Slack für die Kommunikation und Google Drive für die Dateifreigabe. Vor kurzem haben wir begonnen, Trello zu verwenden, und wir sind begeistert davon, wie es dazu beigetragen hat, unseren Workflow zu verwalten, unsere Zusammenarbeit zu verbessern und unsere Produktivität zu steigern.

Wir verwenden Trellos Tafeln, Listen und Karten, um unsere Projekte zu organisieren und zu priorisieren. Sie können Aufgabenlisten erstellen, Aufgaben delegieren und Ihr Feedback an andere weitergeben. Es hat uns geholfen, viele hin und her gehende E-Mails zu eliminieren und Zeit zu sparen, um uns auf wichtigere Dinge zu konzentrieren. Wir können leicht an der Tafel sehen, an welchem Projekt jemand arbeitet und wie es voranschreitet. Dies hilft uns, den Überblick zu behalten und effizienter zu arbeiten. Darüber hinaus kann Trello in unsere anderen bevorzugten Tools wie Google Drive, Slack und Evernote integriert werden, was ein großes Plus ist.

Hamna Amjad

Ich bin Community Manager bei Ridester, der monatlich 0,65 Millionen Besucher hat. Ridester wurde in mehreren Top-Publikationen erwähnt, darunter Entrepreneur, Inc, Forbes, Reader's Digest. Ridester ist ein All-Remote-Unternehmen, dessen Mitarbeiter alle aus mehreren Ländern remote arbeiten.

Siddhartha Gupta, Mercer-Mettl

Arbeitsplatz von Facebook

Mit Hilfe von Workplace by Facebook sind Sie nur durch die Entfernung von Ihren Teammitgliedern getrennt und nicht durch Produktivität und Engagement. Oft verpassen die Remote-Mitarbeiter einige unterhaltsame Aktivitäten, aber mit nahtlosen AI-fähigen Funktionen und Prozessen sieht alles super einfach aus. Die Verwendung am Arbeitsplatz macht Spaß, da sie genauso aufregend ist wie jede Social-Media-Plattform.

Sie erhalten fortlaufende Updates in Ihrem Newsfeed-Portal, können jederzeit ein Live-Video starten, Videokonferenzen durchführen und Instant Messaging nutzen - alles auf allen Geräten - sei es ein Mobiltelefon, ein Laptop oder ein Tablet. Als Add-On können Sie auch andere Tools wie Office 365 reparieren und verschiedene Probleme unterwegs verfolgen.

WhatsApp

WhatsApp wird oft von seinem Status als einer der professionellen Retter ignoriert. Es wird unterschätzt, aber seine Allgegenwart und Verfügbarkeit macht es zu einem der beliebtesten und abhängigsten Tools auf der ganzen Welt. Sie können Arbeitsgruppen für verschiedene Projekte erstellen, Nachrichten über den Arbeitsfortschritt an Personen senden, Bilder und Videos austauschen sowie Videokonferenzen abhalten. Es ist das einfachste Werkzeug, das Menschen bei ihren beruflichen Bemühungen und Engagements sehr hilft.

Asana

Wenn Ihr Berufsleben stark von der teambasierten Arbeit abhängt - Berichterstattung an einen Manager oder wenn Ihnen Mitarbeiter Bericht erstatten - und Sie während der Remote-Arbeit kontinuierliche Aktualisierungen benötigen, ist Asana genau das richtige Werkzeug für Sie. Es hat vielfältige Verwendungsmöglichkeiten für Ihre beruflichen Bemühungen, da Sie leicht überprüfen können, was passiert, wie viele Projekte abgeschlossen wurden, wer noch an der Einreichung der Arbeit anhängig ist, und sogar verschiedene Anhänge wie Dokumente, Grafiken und Videos anhängen und überprüfen können. alles auf einmal.

Siddhartha Gupta

Siddhartha Gupta ist Chief Executive Officer von Mercer-Mettl, einem HR-Technologieunternehmen und führenden Unternehmen für Talentmessung, das es Unternehmen ermöglicht, präzise Personalentscheidungen bei der Rekrutierung, Verwaltung und Schulung von Talenten in verschiedenen Branchen zu treffen.

William Lipovsky, Finanzen des ersten Quartals

Bei First Quarter Finance ist Slack unser bevorzugtes Tool für die Online-Zusammenarbeit. Unser vollständig entferntes Team aus Forschern, Schriftstellern und Redakteuren verwendet Slack ständig für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Die Redakteure können Informationen austauschen und Ideen untereinander und mit unseren Autoren austauschen, während sie einen Entwurf in mehreren Bearbeitungsrunden senden. Als Team können wir Dinge wie Styleguide oder Richtlinienänderungen mit allen diskutieren, denen die gleiche Gelegenheit geboten wird, ihre Beiträge zu teilen - etwas, das durch eine dicht besiedelte Videokonferenz oder einen Sprachanruf möglicherweise nicht möglich ist.

Als Kommunikationsmittel ist Slack ein wesentlicher Bestandteil unseres täglichen Workflows, und die Vorteile von Slack für eine Remote-Organisation liegen auf der Hand. Wenn ein Team auf der ganzen Welt verteilt ist, können wir nicht in die Büros des anderen gehen oder uns in einem Konferenzraum versammeln, um Informationen auszutauschen. Mit Slack können wir Probleme oder Fragen schnell und effizient beantworten, entweder einzeln oder als Gruppe. Es gibt keinen schnelleren Weg, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter über neue Richtlinien oder Projekte auf dem Laufenden sind, als eine Slack-Nachricht an alle zu senden, die benachrichtigt werden müssen.

William Lipovsky

William Lipovsky begann im Alter von 10 Jahren, an der Börse zu investieren. Als er mit 21 das College abschloss, schrieb er einen Scheck, um Kredite in Höhe von 16.500 USD zurückzuzahlen. William besitzt First Quarter Finance, eine führende Website für Verbraucherinformationen.

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