Verbessern Sie Ihre Buchhaltung durch die Verwendung von SKU-Nummern

Ihre Buchhaltung und Finanzverfolgung sind für die allgemeine Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Es ist jedoch einschüchternd, die bloße Anzahl von Variablen zu berechnen, die bei der Bestimmung Ihrer Finanzen eine Rolle spielen. Alles, von den Bankern, mit denen Sie zusammenarbeiten, bis hin zu den Mitarbeitern, die Sie einstellen, beeinflusst die Rentabilität. Und der kleinste Buchhaltungsfehler kann sich erheblich auf Ihre Zahlen auswirken.

Die Entwicklung und regelmäßige Verwendung von SKU-Nummern ist eines der besten Werkzeuge, die Ihr kleines Unternehmen oder Ihre Nebentätigkeit nutzen kann, um die Buchhaltung (und die Rentabilität) zu verbessern.

SKUs vs. UPCs vs. Seriennummern

SKU-Nummern erscheinen möglicherweise nicht sehr interessant oder sehr wichtig für Ihre Bilanz. Sobald Sie jedoch sehen, wie tief sie in Ihre Geschäftsabläufe integriert sind, werden Sie ihren Wert erkennen.

Zuerst müssen Sie wissen, was eine SKU-Nummer definiert. SKU steht für „Stock Keeping Unit“. Es ist ein Code aus Buchstaben und Zahlen und ist normalerweise sechs bis acht Zeichen lang. Diese Nummern dienen dazu, den Bestand zu verfolgen. Sie werden sowohl in der Warenwirtschafts- und Point-of-Sale-Software (PoS) als auch in der Buchhaltungssoftware stark verwendet.

An dieser Stelle sind Sie möglicherweise verwirrt, wie sich SKU-Nummern von UPCs (universelle Produktcodes) oder Seriennummern unterscheiden. UPCs sind 12-stellige Nummern, die am unteren Rand von Barcodes auf verschiedenen Produkten verlaufen. UPCs sind, wie der Name schon sagt, universell und können nicht für einen Shop eindeutig sein. Mit anderen Worten, zwei Unternehmen, die dieselben Produkte verkaufen, teilen sich denselben UPC für ein bestimmtes Produkt, haben jedoch wahrscheinlich zwei verschiedene SKUs.

Seriennummern sind für jedes einzelne Produkt eindeutig. Sie werden normalerweise für Elektronik und andere wichtige Artikel verwendet. Wenn Ihr Geschäft 20 Laptops der gleichen Marke und des gleichen Modells verkauft, haben sie alle die gleichen UPCs und SKUs. Aber jeder dieser 20 Laptops hat eine eigene Seriennummer.

Vorteile für den Abrechnungsprozess

Warum sind SKU-Nummern also gut für die Buchhaltung Ihres Unternehmens?

• Verlustverfolgung

  Für den Anfang sind SKUs eine Ihrer besten Ressourcen für die Verlustverfolgung. Da Sie mit jeder SKU-Nummer Ihre eingehenden Produkte verfolgen und sie während ihrer gesamten Reise zu den Kunden schnell und einfach verfolgen können, können Sie leicht feststellen, wo und wie Ihre Produkte verschwinden.

• Bestandsbasierte Entscheidungen

  Fehler in der Bestandsführung sind eine der drei größten Ursachen für Gewinnverluste im Einzelhandel. SKUs machen es jedoch viel einfacher, den Bestand an jedem Ihrer Standorte zu verfolgen. Dies wird umso wichtiger, je mehr Produkte Sie verfolgen müssen und je mehr Standorte Sie haben. Mit genauen Inventarnummern durch einen weitgehend automatisierten Prozess kann Ihr Team intelligentere Lagerentscheidungen treffen. Sie verlieren weniger Produkte, haben an jedem Ihrer Standorte einen zuverlässigeren Bestand und sind weniger wahrscheinlich, dass Sie einen schlechten Entwicklungsaufruf tätigen.

• Einzelne Artikelstandorte

  Die Buchhaltung kann auch erweiterte Statistiken basierend auf den Standorten verschiedener Artikel ermitteln. Sie können beispielsweise sehen, welche Geschäfte die meisten Produkte jedes Produkts bestellen und feststellen, wo die meisten Produkte verloren gehen. Als zusätzlichen Bonus fällt es Lagerleitern und Lagerhaltern viel leichter, einzelne Artikel aufzuspüren. Dies kann Ihre Geschwindigkeit und Rentabilität erheblich steigern.

• Berichtsgenauigkeit

  Sie wissen, wie wichtig die Genauigkeit von Berichten ist, und SKUs können diese Berichte viel genauer machen. Da Sie Ihre Artikel während Ihres gesamten Betriebs regelmäßig mit eindeutigen Nummern für jeden Artikel scannen, müssen Sie sich keine Sorgen über irreführende oder fehlerhafte Informationen machen. Dies hilft, konsistentere und zuverlässigere Umsatzprognosen zu erstellen. Außerdem ermöglicht es intelligentere Buchhaltungsentscheidungen.

• Kundenservice und Marketing

  Obwohl dies nicht direkt mit der Buchhaltung verbunden ist, ist es auch wichtig, die Vorteile von SKUs für Marketing und Vertrieb und Kundenservice zu beachten. SKUs können Ihnen helfen zu erfahren, welche Produkte am häufigsten (und wie) gekauft werden. Diese Informationen können verwendet werden, um zielgerichtete Werbung zu erstellen. Sie können auch unser Einkaufserlebnis im Geschäft verbessern, da Sie Artikel im Geschäft schneller finden oder an den richtigen Standorten bestellen können.

SKU-Nummern erstellen

Sie können SKUs beliebig generieren; Es gibt keine grundsätzlichen Beschränkungen hinsichtlich der verwendeten Formatierung oder der Anzahl der einzufügenden Zeichen. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für ein Format die Anwendung, für die Sie SKU-Nummern verwenden. Wenn Sie beispielsweise glauben, dass Ihre Kassierer SKUs auswendig lernen müssen, sollten Sie diese kurz, leicht lesbar und einprägsam halten. Wenn Sie jedoch hauptsächlich in Lagerhäusern arbeiten und viele verschiedene Produkte haben, können längere SKU-Nummern von Vorteil sein.

Wenn Sie sich für die Länge entschieden haben, wählen Sie ein Format aus, das es Ihnen ermöglicht, in jeden Abschnitt Ihres SKU-Codes eine gewisse Bedeutung einzubetten. Sie könnten Ihren Code in drei Abschnitte aufteilen – einen Anfang, eine Mitte und ein Ende – und jedem dieser Abschnitte ein anderes Bedeutungselement zuordnen. Sie können beispielsweise festlegen, dass die ersten beiden Ziffern die allgemeine Kategorie des Artikels darstellen, die zweiten drei Ziffern eine bestimmte Kategorie des Artikels darstellen und die letzte Zifferngruppe eine Art sequentielle Reihenfolge darstellt.

Es gibt viele verschiedene Aufgaben und Bezeichnungen, die Sie in Betracht ziehen könnten, darunter:

• Speicherzuweisung und Standort. Verfolgen Sie, welche Produkte zu welchem ​​Geschäft oder zu dem Standort oder der Abteilung gehören, in der sie aufbewahrt werden.
• Unterkategorie-Kennung. Sie können auch Zahlengruppen erstellen, die eine Unterkategorie identifizieren. Diese können „Obst“ oder „Gemüse“ innerhalb der Kategorie „Lebensmittel“ umfassen.
• Variantenkennung. Der letzte Satz von Zahlen oder Buchstaben sollte subtile Abweichungen zwischen verschiedenen Produkten, wie Farbe, Größe oder Art des Artikels, berücksichtigen.

Verschiedene SKU-Tipps

Probieren Sie diese Tipps aus, um Ihre SKU-Nummern optimal zu nutzen:

• Sie können SKUs wieder verwenden.

  Der gesunde Menschenverstand sagt Ihnen vielleicht, dass Sie eine bestimmte SKU-Nummer, sobald Sie sie einmal verwendet haben, nie wieder verwenden können. Schließlich sollen diese eindeutige Identifikatoren sein. Solange Sie zwischen den in Umlauf befindlichen Artikeln einige Jahre warten, sollten Sie alte SKU-Nummern für neue Produkte verwenden können. Das einzige Problem, auf das Sie möglicherweise stoßen könnten, sind Kunden, die mehrere Jahre alte Artikel zurücksenden, die sich nicht mehr in Ihrer Datenbank befinden.

• Beginnen Sie SKUs mit Buchstaben und definitiv nicht mit Null.

  Beim Zuweisen von SKU-Nummern empfiehlt es sich, diese mit Buchstaben zu beginnen. Dies wird Ihrem Buchhaltungsteam helfen, sie in einer Tabelle, die wahrscheinlich voller anderer Zahlen ist, leichter herauszusuchen. Stellen Sie sicher, dass Ihre SKU-Nummern nicht mit Null beginnen. Dies liegt daran, dass einige Apps und Software Ihre Null falsch interpretieren, um "nichts" zu bedeuten, was zu Fehlern führt.

• Arbeiten Sie von Breit zu Spezifisch.

  Der Anfang Ihrer SKU-Nummer sollte die umfassendste Kategorie der höchsten Ebene sein. Nachfolgende Nummernabschnitte sollten nach und nach genauer werden. Letztendlich führt dies zu der spezifischsten und engsten Kategorie, die Sie qualifizieren können.

• Vermeiden Sie Buchstaben, die wie Zahlen aussehen.

  Sie können einige SKUs automatisch scannen. Buchhalter müssen andere manuell eingeben oder in Tabellenkalkulationen überprüfen. Dementsprechend können Sie Fehler vermeiden, indem Sie Buchstaben, die wie Zahlen aussehen, gezielt vermeiden. Zum Beispiel sieht der Buchstabe „I“ aus wie die Zahl „1“ und der Buchstabe „O“ sieht aus wie die Zahl „0“.

• Vermeiden Sie die Verwendung von Herstellernummern.

  Der Einfachheit halber können Sie Herstellernummern – oder einen Teil davon – als Ihre eigenen verwenden. Allerdings hat diese Strategie nicht viele Vorteile. Denken Sie daran, dass SKU-Nummern für jedes Unternehmen eindeutig sein sollten. Daher kann es verwirrend sein, SKUs von einem anderen Unternehmen zu duplizieren.

• Packen Sie keine Bedeutung in Ihre SKUs.

  Es ist zwar eine gute Idee, einigen Abschnitten Ihrer SKU-Nummern Bedeutung zu verleihen – wie beispielsweise die Verwendung von „GRC“ für „Lebensmittel“ –, es ist jedoch keine gute Idee, Ihre SKUs mit Bedeutung zu überladen. Dies führt oft zu viel zu vielen SKUs. Dies führt zu mehr Verwirrung bei Ihren Buchhaltungsmitarbeitern.

• Kürzen Sie SKUs für die manuelle Eingabe.

  Wenn Sie Ihre SKUs manuell eingeben, versuchen Sie, die Anzahl der verwendeten Zeichen zu minimieren. Je kürzer die Zeichenfolge in einer SKU ist, desto leichter können sie sich die Leute merken und desto weniger Zeit nimmt die Eingabe in Anspruch. Das erspart Ihrem Team eine Menge Zeit und Ärger.

Die Verwendung von SKU-Nummern zur Kontrolle Ihrer Geschäftsfinanzen ist eine der besten Entscheidungen, die Sie für Ihre Marke treffen können, insbesondere wenn Sie eine Vielzahl von Produkten standortübergreifend verfolgen müssen. Es braucht Zeit, ein System einzurichten, das in der Lage ist, sie zu scannen, zu verfolgen und zu analysieren. Der Aufwand lohnt sich jedoch.

Mit Genehmigung wiederveröffentlicht. Original hier

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