12 Tipps zum Aufbau und zur Verbesserung des Zeitmanagements im Team

Obwohl es Hunderte von Artikeln und Veröffentlichungen zum Thema Zeitmanagement gibt, befassen sich viele von ihnen mit dem Einzelnen. Und obwohl wir unsere Zeiterfassung für uns selbst verbessern können, bedeutet dies nicht unbedingt, dass wir genauso gut abschneiden werden, wenn wir als Team Zeit erfassen müssen. Es erfordert eine etwas andere Denkweise und Herangehensweise.

Um Ihnen dabei zu helfen, die Zeit innerhalb eines Teams zu erfassen und zu verwalten, oder wenn Sie sich einfach verbessern möchten, finden Sie hier einige Tipps für den Anfang.

Warum ist Zeitmanagement im Team wichtig?

Zuerst sollten wir kurz überblicken, wie ein richtiges Teammanagement den gesamten Arbeitsablauf und die Beziehungen zwischen den Teams unterstützt.

Reduziert Stress

Experten haben oft davor gewarnt, dass schlechtes Zeitmanagement tatsächlich zu Stress führt. Und es geht nicht nur um verpasste Fristen oder Überstunden.

Wenn Menschen ihre Zeit schlecht einteilen und ihre Aufgaben nicht priorisieren können, führt dies unweigerlich dazu, dass sie sich überfordert fühlen. Überwältigung verursacht Nervosität, Angst, wichtige Informationen oder Aufgaben zu verpassen, Situationen zu überhören oder falsch zu lesen usw. Zusammen können sie das Gehirn einer Person in den „Panikmodus“ versetzen und entweder Fehler machen oder unter Druck zusammenbrechen.

Und innerhalb eines Teams reagieren unterschiedliche Menschen unterschiedlich auf Stress durch schlechtes Zeitmanagement. Dies kann zu Konflikten zwischen den Teams führen, da Person A Person B vorwerfen kann, zu entspannt zu sein, oder Person B kann Person A vorwerfen, zu neurotisch zu sein.

Ein gutes Zeitmanagement auf Teamebene kann also die Teamdynamik deutlich verbessern und einen Teil des Arbeitsstresses lindern, dem sie täglich ausgesetzt sind.

Hält alle auf dem Laufenden

Transparenz ist auch heute noch ein großes Thema. Trotz all der Apps und Dienste, die uns dabei helfen, jederzeit den Überblick zu behalten, was jeder tut, tappen wir immer noch im Dunkeln, wenn es um den Teil der Arbeit unserer Kollegen geht. Und natürlich ist die Kommunikation über den Aufgabenfortschritt für die Gesundheit eines Teams und des Projekts selbst von entscheidender Bedeutung.

Ein Vorteil des Zeitmanagements im Team besteht darin, dass die Transparenz steigt. Wenn alle verfolgen, woran sie gerade arbeiten und was auf dem Teller ihrer Kollegen liegt, wird die Priorisierung einfacher. Es gibt weniger Anstupsen und Stochern im Gruppenchat, um über den Fortschritt zu berichten, und sicherlich weniger Meetings.

Lässt alle wissen, wie das Projekt läuft

Sobald das Team beginnt, seine Zeit gemeinsam zu erfassen, können Sie mit der Zeit das Gesamtbild klarer sehen. Es wird einfacher, den Projektfortschritt zu verfolgen, und außerdem entfällt die Notwendigkeit, nach dem aktuellen Stand zu fragen. Es ist viel einfacher, Berichte zu erstellen und Besprechungen abzuhalten.

Die Teammitglieder bekommen eine Vorstellung davon, wie sich ihr Zeitmanagement auf das Gesamtprojekt auswirkt. Das sehen auch ihre Kollegen und können rechtzeitig auf eventuelle Probleme eingehen.

Verbessert die Zusammenarbeit

Menschen neigen eher dazu, sich gegenseitig zu helfen, wenn sie im selben sprichwörtlichen Boot sitzen. Wenn ein Team seine Zeit erfasst und lernt, sie gemeinsam zu managen, ist es wahrscheinlicher, dass sie ihre Tipps teilen und sich gegenseitig stärken, wenn Fehler passieren.

Solange Sie eine gesunde Lernumgebung schaffen, wird Ihr Team durch Lernzeitmanagement viel besser.

So verbessern Sie das Zeitmanagement am Arbeitsplatz

1. Verfolgen Sie die Zeit, um zu sehen, wo Sie sich befinden

Sie können damit beginnen, das Zeitmanagement Ihres Teams zu verbessern, indem Sie es dazu bringen, die Zeit individuell zu erfassen. Jeder sollte anfangen, für seinen eigenen Zeitaufwand verantwortlich zu sein, bevor er wirklich zum Zeitmanagement des gesamten Teams beitragen kann.

In Clockify – einer Zeitmanagement-App für Teams – kann ein Teammanager beispielsweise Projekte und wichtige Meilensteine ​​für seinen Fortschritt festlegen. Von da an, wenn jedes Teammitglied die Zeit verfolgt, die für Aufgaben aufgewendet wird, die zu jedem Meilenstein beitragen, wird der Timer dies widerspiegeln.

Um zu sehen, wie Clockify einen gut dokumentierten Projektfortschritt machen kann, können Sie hier gehen. Es enthält eine schrittweise Einrichtung des Arbeitsbereichs, des Projekts und des Fortschrittsberichts Ihres Teams, wenn es um das Zeitmanagement geht.

Es ist auch ratsam, die Zeit für etwa zwei Wochen oder sogar einen Monat zu erfassen, um mehr über die Zeiterfassungsgewohnheiten Ihres Teams zu erfahren und wie es seine Zeit verbringt. Nur so erhalten Sie auch genauere Informationen darüber, wie die einzelnen Mitglieder ihre Zeit am liebsten einteilen und wie sich dies im gesamten Team widerspiegelt. Anhand dieser gesammelten Daten können Sie Änderungen und Verbesserungen vornehmen.

2. Erstellen Sie eine Workload-Übersicht

Im zweiten Schritt ist es gut, sich mit den Aufgaben jedes Teammitglieds im Rahmen seiner Stellenbeschreibung vertraut zu machen. Wie viele untergeordnete Aufgaben haben sie, welche sind ihr größter Zeitaufwand und für welche benötigen sie am wenigsten Zeit? Zusätzliche Aufgaben, die Arbeitsbelastung beinhalten, aber oft übersehen werden:

• Feedback geben,
• Ausbildung neuer Mitarbeiter,
• Präsentationen machen,
• Organisation von Treffen,
• Kundenkommunikation,
• E-Mail usw.

Beginnen Sie damit, zuerst das Fett in diesen Bereichen zu entfernen. Wenn sowohl Sie als auch der Mitarbeiter feststellen, dass bestimmte unwichtige Aufgaben mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen, streichen Sie sie einfach.

Nehmen Sie zum Beispiel Besprechungen.

Oft nehmen Sie an Meetings teil, deren Thema mindestens ein Drittel der Anwesenden nicht interessiert. Ihre Zeit und Energie wird damit verschwendet, Daten und Gespräche abzuhören, die sie nicht betreffen. Gleiches gilt für E-Mail-Ketten oder Chatroom-Diskussionen.

Schließlich ist die Zusammenarbeit zwar ein Vorteil leistungsstarker Teams, aber halten Sie Ausschau nach Teammitgliedern, die mehr Arbeit von anderen übernehmen. Wenn sie den ganzen Tag damit verbringen, kleine Feuer zu löschen, und dann ihre Arbeit in Überstunden machen, besteht ein großes Ungleichgewicht in der Arbeitsbelastung und muss so schnell wie möglich behoben werden.

3. Sprechen Sie mit Ihrem Team

Als Fortsetzung des vorherigen Punktes: Je mehr Sie mit dem Team sprechen, desto einfacher wird es sein, zu erkennen, welche Aspekte des Zeitmanagements Sie untersuchen müssen. Hier sind einige Dinge, auf die Sie sich konzentrieren sollten:

• Überprüfen Sie, was ihre üblichen Aufgaben sind und welche Teile ihrer Arbeit mühsam und anstrengend sein können;
• Fragen Sie sie, wann sie sich am produktivsten/am wenigsten produktiv fühlen;
• Sprechen Sie über Ablenkungen und identifizieren Sie die häufigsten für das Team;
• Entwickeln Sie Strategien, die zu ihrem Workflow und Ansatz passen;
• Treffen Sie sich ab und zu mit ihnen, um zu fragen, wie sich ihr Zeitmanagement verändert hat, oder führen Sie monatliche Umfragen durch.
• Lassen Sie die Teammitglieder analytisch an ihr Zeitmanagement herangehen, ohne Mikromanagement – ​​solange sie ihren Lernfortschritt unter Kontrolle haben, werden die Ergebnisse viel besser sein.

Da Teams von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich sind, unterscheiden sich auch ihre Bedenken und die Ärgernisse im Büro. Wichtig ist, eine gemeinsame Basis zu finden und sie wissen zu lassen, dass sie eine aktive Rolle dabei spielen werden, ein besseres Zeitmanagement zu lernen. Sie erhalten nicht nur ein informatives Handout von HR, das sie unweigerlich in eine Schreibtischschublade stecken und es vergessen.

4. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf das Arbeitszeitmanagement

Ein weiterer nützlicher Weg, um ein besseres Zeitmanagement im Team zu trainieren, ist die Einbeziehung des persönlichen Zeitmanagements. Lassen Sie das Team wissen, dass die Verbesserung ihrer Arbeitsgewohnheiten eine gute Praxis ist, die in ihrem persönlichen Leben von Nutzen sein kann.

Produktivitätscoach Matt East hat den einfachsten Weg vorgestellt, Menschen von den Vorteilen des Zeitmanagements zu überzeugen und sie auf den Weg der Verbesserung zu bringen. Er glaubt , dass die Beantwortung von nur zehn Fragen die Menschen dazu bringen kann , darüber nachzudenken , wie sie ihre Zeit und ihre Aufgaben priorisieren . Wenn Sie die Möglichkeit haben, erstellen Sie ein Handout mit diesen Fragen und lassen Sie das Team ein oder zwei Tage darüber nachdenken. Besprechen Sie dann ihre Antworten, um die Prioritäten des anderen besser zu verstehen und wie Sie sich beim Zeitmanagement im Team auf halbem Weg begegnen können.

1. Wenn ich heute etwas erreichen könnte, was wäre es?
2. Was wäre das zweitwichtigste?
3. Was wäre das drittwichtigste?
4. Was bleibt nach diesen drei Dingen zu tun?
5. Welche Aufgaben kann ich an andere delegieren?
6. An welchen anderen Aufgaben arbeiten andere und benötigen meine Aufmerksamkeit?
7. Welche Aktion bringt mich heute meinen Zielen näher?
8. Was ist die einzige Sache, die ich abschließen könnte, damit ich mich am Ende des Tages produktiv und glücklich fühle?
9. Wie reduziere ich meinen Stress heute?
10. Welche Beziehungen in meinem Leben brauchen heute die meiste Energie? (Arbeitsbeziehung, Familie, Freunde, romantischer Partner usw.)

Während einige Fragen ziemlich einfach sind, sind andere nicht. Vielmehr geben sie einen guten Einblick, wie Menschen ihre Energie verbrauchen, was wiederum ihr Verhältnis zu Zeit und Prioritätensetzung beeinflusst. Wenn jemand einen ganzen Morgen damit verbringt, mit seinem Lebensgefährten zu streiten, ist er wahrscheinlich zu erschöpft, um sich auf eine kollaborative Beziehung mit den Kollegen zu konzentrieren.

Zu wissen, wie man seine emotionale Energie aufwendet, hilft auch beim Zeitmanagement.

5. Verzichten Sie auf mühsame Aufgaben

Versuchen Sie, wenn möglich, mühsame Aufgaben zu vermeiden.

In einer ehemaligen Firma, in der ich gearbeitet habe, war es die Gewohnheit, zwei Junior-Teammitglieder zu beauftragen, während eines Meetings Notizen zu machen. Dann sollten wir diese Notizen vergleichen und einen einzigen Bericht schreiben, der an alle Teilnehmer des Meetings verteilt werden sollte. Wie uns erklärt wurde, diente dies dazu, sicherzustellen, dass alle Informationen abgedeckt waren.

Es gelang ihm jedoch nur, die Arbeit zu verdoppeln – wir verglichen Notizen, dann schickte mir mein Kollege seine Aufzählungspunkte per E-Mail, ich fügte hinzu, was fehlte (oder umgekehrt), und dann formatierte und schickte ich es an alle.

Erst nach einer Stunde konnten wir unsere reguläre Arbeit fortsetzen.

Wir beide wären mit einer Aufgabe beschäftigt, die eine Person erledigen könnte, mit zusätzlichen unnötigen Schritten.

Wenn es also um Aufgaben wie das Schreiben von Berichten, das Erstellen von Notizen, das Ablegen, die Recherche, das Vermessen und andere geht – wenn Sie es nicht eliminieren können, dann vereinfachen Sie es. So oft du kannst, so oft du kannst. Denn je länger die Mitarbeiter mit niederen, unwichtigen Aufgaben beschäftigt sind, desto länger sind sie weg von dem, was sie eigentlich tun sollten.

6. Innovation

In einem Artikel der Harvard Business Review zum Thema kollektive Zeitverwaltung bot die Autorin Leslie Perlow eine aufschlussreiche Idee zur Innovation mit Zeitmanagementtechniken. Sie berichtete über bewährte Praktiken zahlreicher Unternehmen, die eine Auszeit anboten, um zu sehen, wie sich dies auf den Projektfortschritt und den gesamten Arbeitsablauf auswirken würde.

In Unternehmen, die von der „Always-on“-Hustle-Kultur geplagt waren, schätzten die Mitarbeiter eine freie Nacht, um Kraft zu tanken und sich ihrem Privatleben zu widmen. Es half den Menschen, Stress abzubauen.

Unternehmen mit Teams, die dazu neigten, Aufgaben pünktlich und ohne Probleme zu erledigen, sahen diese Auszeit als Belohnung für harte Arbeit an. In ihrem Fall sahen sie es als Anerkennung ihrer Bemühungen.

Und für Unternehmen, deren Teams von Meetings, Ablenkungen zwischen den Teams (und von außen) überfordert waren, konnten die Mitarbeiter außerhalb des geschäftigen Büros Zeit für sich allein haben. Sie fanden es einfacher, Aufgaben zu erledigen oder aufzuholen.

Die Neuheit der Einführung einer freien Nachmittags- oder Vormittagspause während eines Wochentages kann sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte von Vorteil sein. Teams können lernen, besser zusammenzuarbeiten und ihre Zeit in diesen Pausen einzuteilen. Sie können das Gleiche tun, indem Sie beispielsweise am Freitag einen frühen Arbeitstag anbieten, um die Produktivität zu steigern, die normalerweise vor dem Wochenende sinkt. Oder am Mittwoch, der mitten in der Woche liegt und sich wie der längste Tag anfühlt.

7. Sensibilisierung für Fristen

Niemand mag Fristen. Es ist eine Tatsache.

Wenn wir jedoch darüber nachdenken, sind wir alle in dem Moment, in dem wir sie setzen, mit Fristen einverstanden. Wir haben das Gefühl, dass wir die Dinge immer noch unter Kontrolle haben und es schaffen. Der Moment, in dem wir anfangen, die Fristen zu hassen, ist, wenn sie sich unweigerlich nähern und wir das meiste nicht getan haben, was geplant war.

Man kann also mit Sicherheit sagen, dass unsere Beziehung zu Fristen davon abhängt, wie bewusst wir sie sind.

Was Sie tun können, um Ihrem Team zu helfen, seine Prioritäten besser zu verwalten, besteht darin, sich ständig an den Fortschritt und die Fristen des Projekts zu erinnern. Natürlich sollte nichts davon imposant und beängstigend sein. Vielmehr eine informative Grafik auf einem an der Wand montierten Bildschirm oder ein einfacher Meilenstein-Tracker auf einem Whiteboard.

Machen Sie sich auf diese Weise mehr über ihren zeitlichen Rahmen und ihre Grenzen bewusst. Digitale Kanban-Boards und Tracker sind leicht zu ignorieren, wenn die Leute auf ihren eigenen Computern darauf zugreifen müssen. Aber wenn sie ständig an einer Wand in der Nähe präsent sind, ist es weniger wahrscheinlich, dass Fristen jemanden „einschleichen“.

8. Hilfe anbieten

Experten von McKinsey haben dazu einen interessanten Standpunkt vertreten: Zeitmanagement ist heute weniger ein individuelles als vielmehr ein institutionelles Thema. Sie weisen auch darauf hin, dass Menschen, die sich als großartige Zeitmanager sahen, sagten, sie hätten große Unterstützung bei der Planung und Zuteilung von Zeit.

Sie führten ein Beispiel für eine Verwaltungsassistentin an, die die Terminplanung des CEO unterstützte, indem sie die richtigen Fragen stellte: ob sie sich mit bestimmten Kunden getroffen haben, ob sie regelmäßiger bei einem anderen Unternehmen nachfragen sollten, ob bestimmte Prioritäten richtig nach die aktuellen Ziele des Unternehmens usw.

In kleinerem Maßstab kann ein Manager dasselbe für sein Team tun. Sie können sich mit dem Team treffen und sehen, wo ihre Bemühungen und ihre Zeit neu ausgerichtet werden können. Im Laufe der Zeit werden sich die Prioritäten ändern. Vielleicht kann die Entwicklung der Website eines neuen Tools weiter zurückgestellt werden, da neue potenzielle Interessengruppen eine vollständigere Version des Tools wünschen. Oder die Beta-Tests haben gezeigt, dass die tatsächliche Nutzerbasis nicht mittelständische Unternehmen, sondern Freiberufler sind, sodass eine Neubewertung der Marketingstrategie erforderlich ist.

Ändern Sie Ihre Denkweise von der individuellen Zeiterfassung zu einer, die das Projekt, das Produkt und die Bemühungen des Teams widerspiegelt. Manager haben den Luxus, das Gesamtbild zu sehen, und genau deshalb müssen sie das Team durch Veränderungen führen und ihnen helfen, ihre Zeit besser einzuteilen.

9. Legen Sie einige allgemeine Regeln fest

Wie bei jedem Team werden die Menschen zusammenarbeiten, aber auch aufeinanderprallen. Sie werden sich gegenseitig irritieren und Fehler und Missstände in der Arbeitspraxis anderer finden. Und Frustrationen wie diese können zu Situationen führen, die ihr Zeitmanagement und ihre Prioritätensetzung beeinträchtigen können. Dinge wie persönliche Ablenkungen, schlecht kommunizierte Aufgaben und Feedback, mangelnde Transparenz… Sie alle können dazu führen, dass ein Team aus allen Nähten bricht, eine Frustration nach der anderen.

Und während Sie sie im Laufe der Zeit ihre Gewohnheiten ausbügeln lassen können, brauchen Kollegen, damit sie ihre Zeit als Team wirklich verwalten können, eine Reihe von vereinbarten Regeln, die ihre Seelenruhe gewährleisten.

Eine solide Kommunikationsetikette

Führen Sie eine kodifizierte Art ein, Projektthemen, Aufgaben und Fortschritte zu diskutieren. Zum Beispiel:

• Wenn innerhalb der nächsten 24 Stunden etwas zu klären ist, senden Sie eine E-Mail.
• Wenn innerhalb der nächsten ein oder zwei Stunden etwas Ihre Aufmerksamkeit erfordert, senden Sie eine Chat-Nachricht.
• Wenn das Problem dringend ist und nicht warten kann, senden Sie eine SMS oder rufen Sie an.

Es wird viel zu viel Zeit verschwendet, wenn per E-Mail unwichtige Dinge besprochen werden oder wenn dringende Aufgaben übersehen werden, weil der Chat einer Person ständig von verschiedenen Seiten pingt. Auf diese Weise hat jede Benachrichtigung einen festgelegten Zeitrahmen, der dem Empfänger mitteilt, ob er sie jetzt ansprechen soll oder ob sie warten kann.

Dadurch werden Unterbrechungen und Ablenkungen vermieden.

Codes für ununterbrochene Arbeitszeit

Die Mitarbeiter brauchen oft Konzentration, ununterbrochene Zeit. Wenn nicht stundenlang, dann in bestimmten Situationen.

Zum Beispiel kann ein Kundendienstmitarbeiter zum Marketingleiter springen, um nach einer Funktion zu fragen, nach der sich ein Benutzer erkundigt. Wenn der Marketingleiter jedoch gerade eine wichtige E-Mail schreibt, riskiert er, unhöflich zu klingen, wenn er den Kundendienstmitarbeiter abweist. Oder ein Entwickler benötigt Feedback zu einem Fehler im Code, während der andere versucht, seine eigenen Probleme zu beheben, die er gefunden hat.

In solchen Fällen ist es hilfreich, einen universellen „Bitte nicht stören“-Code zu haben. Dies kann alles sein – von roten Haftnotizen auf dem Computerbildschirm bis hin zu echten „Bitte nicht stören“-Schildern auf dem Schreibtisch. Das Team muss sich lediglich auf einen Kodex einigen und die damit verbundenen Grenzen respektieren.

10. Reduzieren Sie spontane Meetings

Nicht jede Entscheidung oder jedes Problem braucht einen Besprechungsraum und stundenlange Diskussionen. Zu viele Meetings pro Woche können das Zeitmanagement der Teams aus dem Gleichgewicht bringen. Vor allem, wenn ein Manager wegen einer unerwarteten Sache, die gerade eingetreten ist, zu einem Meeting ruft.

Wann und wie sollte man eigentlich ein Meeting abhalten?

Nach Erreichen eines bestimmten Meilensteins / einer bestimmten Frist

Dies dient dazu, sicherzustellen, dass Sie noch auf dem richtigen Kurs sind oder Änderungen vorgenommen werden müssen. Wenn Sie jedoch Feedback zu den bisherigen Fortschritten des Teams geben möchten, halten Sie es entweder sehr kurz oder speichern Sie es für E-Mails oder 1:1-Meetings mit Mitgliedern.

Mach dir einen Zeitplan und halte dich daran

Jedes Treffen sollte eine Tagesordnung mit den wichtigsten Punkten haben, die es zu behandeln gilt, sowie eventuelle Folgefragen oder Diskussionen.

Nehmen Sie sich vor jedem Meeting etwas Zeit, um eine Aufzählung von Themen zu erstellen und diese per E-Mail an das gesamte Team zu senden. So sind alle über das Thema des Meetings informiert und können sich entsprechend vorbereiten.

Optimieren Sie das Gespräch

Lassen Sie die Leute die Themen nicht mit Argumenten, Meinungsverschiedenheiten oder unbeschwertem Geplapper entgleisen. Brainstorming ist in Ordnung, solange das Meeting ein solches sein soll. Konzentrieren Sie sich auf das Thema des Meetings, und es wird

Kündigen Sie die Treffen rechtzeitig an

Ungeplante Besprechungen können bei jedem Mitarbeiter zu einer Unterbrechung der Konzentration führen. In einem Moment sitzen sie an ihrem Schreibtisch, arbeiten und im nächsten Moment müssen sie ihre Aufmerksamkeit auf etwas völlig Neues lenken. Und die Zeit, die sie brauchen, um zu ihrer ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren, kann zu sogenannten „Wechselkosten“ führen, die in der agilen Entwicklung bekannt sind. Dies wirkt sich stark auf die Produktivität aus, und in der Folge scheitern Bemühungen im Zeitmanagement.

11. Verwenden Sie bewährte Methoden und Techniken

Heutzutage suchen wir alle nach den besten Strategien, die uns helfen, ein besseres Zeitmanagement zu lernen. Und während sich die Mehrheit auf den Einzelnen bezieht, lassen sich die beiden bekanntesten Techniken auch auf größere Gruppen anwenden. So können die Eisenhower-Matrix und die Zeitblockierung auf die Teamentwicklung angewendet werden.

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist eine gefeierte Methode des Zeitmanagements, die Produktivität und Effizienz durch das Unterrichten der richtigen Prioritätensetzung fördert. Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig und dringend. Und diese Methode beweist, dass richtig priorisierte Aufgaben viel Zeit und Energie sparen können.

Die Matrix wird zwar oft als Mittel des individuellen Zeitmanagements erwähnt, ist aber perfekt an Teams anpassbar.

Es kennt vier Kategorisierungen:

1. Wichtige und dringende Aufgaben – die Deadline von morgen
2. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind – einen Fortschrittsbericht für nächste Woche schreiben
3. Unwichtige und dringende Aufgaben – Einrichten eines Meetings für nächste Woche, um das der Manager in den nächsten fünf Minuten bittet, und
4. Unwichtige und nicht dringende Aufgaben – die Dropbox des Teams mit alten Dateien aufräumen

Zur besseren Übersicht wird die Matrix oft in vier Quadranten wie folgt dargestellt:

So könnte beispielsweise ein Kundensupport-Team eine Eisenhower-Matrix erstellen, die wie folgt aussieht:

Indem Sie den folgenden Schemata folgen, können Sie die Matrix Ihres eigenen Teams relativ einfach formulieren. Und wenn möglich, wäre der beste Ansatz ein Brainstorming-Meeting, bei dem alle Teammitglieder an der Erstellung der Matrix teilnehmen können. Denken Sie daran, dass Mitarbeiter, die in ihrem kollektiven Zeitmanagement mehr Handlungsspielraum erhalten, eher durchhalten und schneller lernen.

Zeitsperre

Zeitblockierung ist die zweite hocheffektive Zeitmanagement-Technik.

Es hilft, die Arbeit den ganzen Tag über im Fluss zu halten, indem Sie Ihren Tag (oder Ihre Woche) im Voraus planen. Wenn Sie die Aufgaben für den Tag auf Papier festlegen, schreiben Sie dann auf, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen würde. Dann tragen Sie diese Aufgaben in einen Zeitplan ein und erstellen auf diese Weise Zeitblöcke.

Sobald Sie mit der Arbeit in Zeitblöcken beginnen, gilt es, die zugewiesene Zeit einzuhalten und zu vermeiden, dass Aufgaben in andere Zeitfenster gelangen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass der Fokus auf eine Sache nach der anderen gerichtet ist und vermeiden Sie, bestimmte Aufgaben vollständig zu vergessen. Es ist tatsächlich ein wirksames Instrument, um Überstunden zu vermeiden.

Und das Einrichten eines zeitblockierten Tages könnte nicht einfacher sein, insbesondere für Teams. Du kannst zum Beispiel die Clockify-Erweiterung mit deinem Google-Kalender verbinden und sobald ein Zeitfenster auftaucht, startest du einfach den Timer und beginnst. Sie müssen Ihren Browser-Tab nicht verlassen oder eine ganz neue App öffnen.

Versuchen Sie, diese Technik an das kollektive Zeitmanagement anzupassen, indem Sie Zeitblöcke für wichtige Aufgaben festlegen, die an diesem Tag erledigt werden müssen. Die Teammitglieder können diese Aufgaben abhaken, wenn sie erledigt sind, und am Ende des Tages haben Sie einen klaren Überblick.

Dies ist auch eine gute Möglichkeit, Probleme mit dem Zeitmanagement individuell zu identifizieren, bevor sie das Team in größerem Umfang betreffen.

12. Einführung von Team-Zeitmanagement-Tools

Wir dürfen nicht vergessen, dass Zeitmanagement auch Hilfe von außen erfordert. Apps, Plattformen, Dienste und Software sind alle dazu da, Einzelpersonen und Teams in Schwierigkeiten zu helfen. Sie werden auch für Analysen, Verbesserungen und sogar als Abkürzungen verwendet, die untergeordnete Aufgaben eliminieren.

Hier sind einige unserer Favoriten:

Clockify

Wir mögen hier voreingenommen sein, aber Clockify ist wirklich ein vielseitiges Werkzeug. Obwohl es sich hauptsächlich um eine Zeiterfassung handelt, kann es Ihnen auch dabei helfen, Arbeitsschätzungen zu erstellen, Projektfortschrittsberichte zu erstellen, den Überblick darüber zu behalten, wer was tut und Zeitverschwendung zu identifizieren.

Es wird schnell zur richtigen Hand für jeden Manager und jedes Team, das sein Zeitmanagement verbessern möchte.

Vorstellung

Notion ist eine Plattform mit einer robusten Liste von Funktionen, die wie mehrere Tools in einem funktioniert. Es ist Dokumentenarchiv, Projektmanagement-Board, Aufgabenübersichtsplattform, integrierter Chat, Wiki und vieles mehr. Es ist ein sehr vielseitiger Arbeitsbereich, der viele Werkzeuge ersetzen kann, die einer einzigen Funktion dienen.

Wenn alle Ihre Informationen und Ihr Fortschritt an einem Ort gespeichert sind, müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, verschiedene Apps zu durchsuchen.

Gekritzel

Als Besprechungsplaner kann Doodle das Leben aller erleichtern. Es ist nicht erforderlich, lange E-Mail-Threads zu erstellen oder darauf zu warten, dass Personen auf Chat-Nachrichten antworten. Die App ermöglicht es Ihnen, ein Meeting und mögliche Zeiten dafür festzulegen, und während Sie den Link weiterleiten, kann jeder im Team auswählen, welcher Zeitpunkt am besten zu ihm passt.

Wisemapping

Wir haben besprochen, wie Meetings am Ende Berichte über besprochene Dinge benötigen können, was oft dazu führt, dass jemand im Team die Zeit damit verbringt, sie abzutippen, anstatt ihre Aufgaben zu erledigen. Nun, Tools wie Wise Mapping machen das überflüssig. Es ist ein kostenloses Open-Source-Tool, mit dem Sie über Ihren Webbrowser Ideen sammeln und Meetings leiten können. Jeder mit einem Einladungslink kann teilnehmen. Die Mindmap kann dann an alle Teilnehmer des Meetings weitergeleitet werden.

Der Wegfall zusätzlicher mühsamer Arbeit ist ein großes Plus für das Zeitmanagement, und Tools wie diese stellen sicher, dass alle Teilnehmer des Meetings in die Diskussionen einbezogen werden.

Otter.ai

Da Meetings auch ein großer Teil unserer Zeitmanagement-Diskussionen waren, können Tools wie Audiorecorder zusätzlich Zeit sparen. Mit Otter.ai können Sie jedes Audio (sei es ein ganzes Meeting, Feedback oder Anweisungen) aufzeichnen und in wenigen Minuten in ein Dokument transkribieren. Sie können also nicht nur das Audio selbst teilen, sondern auch diktieren, was Sie vermitteln müssen, und erhalten am anderen Ende ein automatisch geschriebenes Formular. Das Tool ist auch in Zoom integriert, sodass Sie sogar Videoanrufe aufnehmen können.

Abschluss

Das Team-Zeitmanagement konzentriert sich hauptsächlich darauf, Wege zu finden, um größere Ziele zu priorisieren, klar zu kommunizieren und Lücken im Workflow durch zu komplexe Systeme zu vermeiden. Der Weg, um Teams dazu zu bringen, sich gemeinsam an der Verbesserung ihres Zeitmanagements zu beteiligen, besteht darin, ihnen zu helfen, diese lebenswichtigen Fähigkeiten zu erlernen. Wenn Sie sie bei jedem Schritt in den Prozess einbeziehen, werden sie auch empfänglicher für neue Techniken und Werkzeuge, die Sie einführen möchten.