Tipps Dienstag: 27 zeitsparende Tricks bei der Eventplanung

Wie kann sich ein Eventplaner verbessern? Natürlich mit einigen zeitsparenden Tipps und Tricks zur Veranstaltungsplanung! Wir haben 27 der kreativsten und effektivsten Produktivitätsstrategien, die dem modernen Veranstaltungsplaner bekannt sind, in dieser Liste von Ideen zusammengestellt, die Ihren Veranstaltungsprozess überraschen, inspirieren und letztendlich beeinflussen werden.

Entdecken Sie neue zeitsparende Eventplanungsgeheimnisse

1. Regeln für Last-Minute-Veranstaltungen oder Vertragsänderungen.

Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, kurzfristige Eventänderungen zu bewältigen, ist Prävention der Schlüssel. Stellen Sie also sicher, dass Sie in Ihrem Vertrag Regeln dafür enthalten, was passiert, wenn wesentliche Änderungen 1-3 Monate, 1-4 Wochen und der Tag von 1 Woche ausfallen. Achten Sie auch darauf, Ihren Arbeitsumfang auch schriftlich festzuhalten.

2. Testen Sie neue Mitarbeiter bei kleineren Veranstaltungen.

Die Arbeit mit Veranstaltungspersonal ist eine Fähigkeit für sich. Stellen Sie keine neuen Mitarbeiter für Ihre wichtigsten Veranstaltungen ein, bis Sie mindestens einmal gesehen haben, wie sie bei kleineren, weniger intensiven Veranstaltungen abschneiden können.

3. Senden Sie Terminerinnerungsmemes an Partner, Sponsoren und Teams.

Meme haben eine wissenschaftlich nachgewiesene Wirkung auf das menschliche Gehirn . Auch wenn alle Ihre freundlichen Erinnerungs-E-Mails insgeheim hassen, kann das Hinzufügen eines Memes dazu beitragen, die gedächtnisbildenden Zentren unseres Gehirns zu aktivieren (denn ein Meme weist per Definition einem ansonsten bedeutungslosen Bild eine Bedeutung zu) und den Teilnehmern helfen, ein größeres Gemeinschaftsgefühl zu empfinden, nachdem sie teilgenommen haben in (oder zumindest erkennen) das fast stammesähnliche Teilen, das dazu führte, dass sie diese spezielle Mikroinformation kennen.

4. Lassen Sie Event-Anbieter Verspätungsgebühren zahlen.

Nichts entfacht ein Feuer unter einer Person, wie gutes Geld wegzuwerfen. Stellen Sie Ihre Event-Anbieter auf die gleichen Parameter und Zahlen für verspätete Gebühren ein, die Sie bei Ihren Kunden verwenden (die Höhe der Gebühr spielt keine Rolle; allein die Existenz sollte ausreichen, um ihnen Angst zu machen).

5. Verwenden Sie Chatbots, um mit Veranstaltungsteilnehmern zu kommunizieren.

Verwenden Sie Chatbots vor Ihrer Veranstaltung, um die Stimme und den Ton Ihrer Veranstaltungsmarke zu etablieren, Kundenservice zu bieten und Daten über Ihr Publikum durch Umfragen oder Umfragen zu sammeln.

6. Erstellen Sie Schulungsvideos für Veranstaltungspersonal.

Senden Sie in der Woche vor der Veranstaltung einen Link zu einem passwortgeschützten Video-Set, das die Mitarbeiter überprüfen (und vorzugsweise befragt werden) können, um sie auf den großen Tag vorzubereiten. Hier sind einige Ideen für die Verwendung von Schulungsvideos für Mitarbeiter, die Sie direkt auf Ihre Veranstaltung anwenden.

7. Leiten Sie alle Ihre Event-Social-Media-Feeds auf eine Plattform.

Tools wie Buffer, HootSuite und Everypost konsolidieren mehrere Kanäle in einem einzigen Dashboard, sodass Sie aus der Vogelperspektive sehen können, welche Inhalte Sie verbreiten und wie Ihr Veranstaltungspublikum darauf reagiert, ohne zwischen einem halben Dutzend Websites hin- und herwechseln zu müssen.

8. Holen Sie sich ein All-in-One-Event-Management-Tool.

Die besten Optionen für Event-Management-Software sollten Ihnen dabei helfen, Aufgaben zu erfüllen, wie: Budget erstellen, nach Veranstaltungsorten suchen, Ihren Grundriss oder Layout entwerfen, mit wichtigen Stakeholdern zusammenarbeiten und die Veranstaltung selbst vermarkten.

9. Richten Sie SMS von Ihrem Computer ein.

Es ist wirklich ablenkend, E-Mails auf Ihrem Desktop und Nachrichten auf Ihrem Telefon gleichzeitig überwachen zu müssen. Versuchen Sie also, sie alle an einem Ort aufzubewahren. Wenn Sie bereits einen Mac haben, können Sie wahrscheinlich iMessage verwenden. Wenn Sie jedoch einen PC haben oder mit jemandem kommunizieren, der kein Apple-Telefon besitzt, befolgen Sie einfach diese Anweisungen.

10. Zentralisieren Sie die Ereigniskommunikation.

Die durchschnittliche Person verbringt 28 % des gesamten Arbeitstages damit, E-Mails zu senden und zu beantworten. Sparen Sie sich und Ihrem gesamten Team viel Zeit, indem Sie eine einzige Event-Services-Lösung implementieren, bei der Sie alle Dokumente freigeben, Nachrichten-Threads konsolidieren und Echtzeit-Updates zum Projektstatus erhalten können, ohne jemals Ihren Posteingang öffnen zu müssen.

11. Lassen Sie eine Gesichtsanalyse-Software Marktforschung für Sie durchführen.

Die Gesichtserkennung kann verwendet werden, um das manuelle Einchecken von Veranstaltungsgästen zu reduzieren, die Veranstaltungssicherheit zu verbessern, Programmierungs-Heatmaps zu erstellen und neue Leads sauber zu erfassen.

12. Organisieren Sie Ihre To-Do-Liste nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Diese nützliche Grafik mit dem Spitznamen Eisenhower-Matrix kann Ihnen helfen, Ihre To-Do-Liste aufzuräumen und nur die wichtigsten Aufgaben zuerst anzugehen (dh die dringendsten und wichtigsten).

13. Weisen Sie einen informierten Tie-Breaker innerhalb des Unternehmens zu.

Von Zeit zu Zeit kommt es zu Meinungsverschiedenheiten zwischen den Eventbeteiligten, aber die Arbeit an diesen Lösungen kann einen größeren Teil Ihres geplanten Zeitplans einnehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihr designierter Entscheidungsträger alle Details der Situation kennt, eine unvoreingenommene Beobachtung beider Seiten machen kann und unter Druck gut ist.

14. Erstellen Sie einen sehr detaillierten Zeitplan für Ihren Arbeitstag.

Planen Sie Aktivitäten mit 15-Minuten-Blöcken, Denken Sie daran, Pausen einzuplanen, und gruppieren Sie ähnliche Aufgaben in die gleichen Zeitabschnitte.

15. Lehnen Sie Unterbrechungen ab, indem Sie Einzelarbeitszeit in Ihrem öffentlichen Kalender blockieren.

Diese Zeitblockierung hilft sicherzustellen, dass andere Teammitglieder Ihre Grenzen respektieren, während Sie bei der Aufgabe bleiben.

16. Fordern Sie von jedem Ihrer Backup-Anbieter die Anforderungen bezüglich Bestellung, Timing und Dokument an.

Wenn bei Ihren Lieferanten etwas schief geht, handelt es sich wahrscheinlich um ein Last-Minute-Problem. Halten Sie also mindestens 3 Backup-Optionen mit allen relevanten Details in Ihrem Eventplanungsordner für jede Art von Anbieter bereit, die Ihre Veranstaltung benötigt.

17. Führen Sie eine Workflow-Überholung durch.

Nachzuverfolgen, was Sie täglich tun, kann zu einer besseren Work-Life-Balance führen, kann aber auch dazu beitragen, Schwächen in Ihrem aktuellen Prozess zu erkennen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise mehr Verwaltungsaufgaben delegieren oder kürzere Besprechungen durchführen.

18. Ergänze regelmäßig eine Liste potenzieller Redner und Moderatoren für zukünftige Veranstaltungen.

Sammeln Sie Namen von Personen, die in Ihrer Branche einflussreich sind, großartige Dozenten sind oder Interesse an einer öffentlichen Zusammenarbeit mit Ihrer Marke bekundet haben. Wenn es darum geht, Ihre Referenten zu buchen, müssen Sie nicht stundenlang durch LinkedIn und Ihre Kontaktliste stöbern, um jemanden zu finden – beziehen Sie sich einfach auf die Liste!

19. Stellen Sie sich vor, wie Sie Ihren Prozess rationalisieren würden, wenn Ihr aktueller Zeitplan verdoppelt würde.

Diese großartige psychologische Übung zwingt Sie, herauszufinden, wie Sie in der denkbar höchsten Situation mit hohem Druck die Planungsherausforderungen, die mit einer völlig ausgereizten Arbeitsbelastung einhergehen, bewältigen und meistern können. Es ist so ziemlich der beste Weg, das Parkinson-Gesetz zu überwinden.

20. Erstellen Sie eine Liste mit Erwartungen und Aufgaben, für die alle Ihre Event-Freiwilligen verantwortlich sind (und teilen Sie sie ihnen im Voraus mit).

Am Tag der Veranstaltung ist es viel zu zeitaufwändig, Fragen zu beantworten und die Freiwilligen der Veranstaltung zu verwalten. Außerdem werden sie es sehr zu schätzen wissen, dass Sie sich auf sie vorbereiten (dies ist eine der besten Möglichkeiten, Ihre Freiwilligen glücklich zu machen).

21. Automatisieren Sie den Ereignis-Check-in-Prozess.

Beschleunigen Sie den Prozess, indem Sie eine großartige Event-Check-in-App auswählen. Suchen Sie nach benutzerfreundlichen Funktionen, die die Schulung Ihres Veranstaltungspersonals im Umgang mit dem Programm weiter verkürzen, wenn Sie eine zusätzliche Produktivitätssteigerung erzielen möchten.

22. Geben Sie Desktop-Bildschirme für Ihr Telefon frei.

Tools wie Chrome to Mobile machen es Ihnen leicht, alle geöffneten Tabs von einem Gerät zum anderen zu synchronisieren. Dies ist hilfreich, wenn Sie auf dem Weg zu einem Meeting sind, zu oder von einem Veranstaltungsort reisen oder diese einfach speichern müssen bestimmte Seiten zum späteren Betrachten.

23. Tauschen Sie Redner aus und organisieren Sie Präsentationen über eine einzige kollaborative Plattform.

E-Mail zu verwenden, um Rednerfragen zu beantworten, Gliederungen zu genehmigen und Fotos oder Biografien zu sammeln, ist nicht effizient. Aus diesem Grund ist es am besten, ein einziges Tool zu verwenden, das alle Ihre Redner in einem digitalen Bereich zusammenführt, den Sie überwachen können.

24. Verwenden Sie einen Website-Builder für die Veranstaltungsregistrierung, anstatt einen von Grund auf neu zu erstellen.

Darüber hinaus erleichtert die Verwendung einer anpassbaren Lösung die Erfassung von Publikumsinformationen, die Aufrechterhaltung eines hohen Sicherheitsniveaus, die Verbesserung Ihrer Veranstaltungsstrategie und bietet mehr als genug zeitsparende Bonusfunktionen, um Ihren neuen Produktivitätsplan vollständig abzurunden.

25. Fügen Sie Ihrer Event-App einen QR-Scanner hinzu.

Die Verwendung von QR-Codes für Veranstaltungen erleichtert das Einchecken von Personen und hilft Ihren Ständen oder Sponsoren, wertvolle, Lead-generierende Veranstaltungsaktivitäten durchzuführen, ohne zusätzliche Anforderungen an Ihren Zeitplan zu stellen.

26. Verwenden Sie Vorlagen, um Veranstaltungsumfragen und Umfragen zu erstellen.

Kombinieren Sie eine mobile Event-Umfrage-App mit Fragen für Teilnehmer-, Sponsor- oder Stakeholder-Event-Umfragen.

27. Lassen Sie Ihren Posteingang mit einem E-Mail-Sortiertool priorisieren.

Wenn Sie Gmail haben, probieren Sie Tools wie Sortd aus. Sie helfen dabei, Ihren Posteingang in eine To-Do-Liste zu verwandeln, indem Sie anpassbare Spalten verwenden, um Aufgaben basierend auf Ihren E-Mails zu organisieren. Wenn Sie einen anderen E-Mail-Anbieter verwenden, suchen Sie nach einer Erweiterung, mit der Sie über die grundlegende Farbcodierung hinausgehen und tatsächlich nützliche Organisationshilfe bieten können.

Noch mehr Geheimnisse der Eventplanung

Wenn Sie als Veranstaltungsplaner noch mehr Möglichkeiten finden möchten, produktiv zu sein, lesen Sie, wie Sie häufig auftretende Probleme und Lösungen bewältigen können, bevor sie auftreten. Sie können auch Zeit sparen, indem Sie diese anpassbare Event-Checkliste verwenden oder Ihre E-Mail-Kommunikationsfähigkeiten auffrischen, bevor Ihr nächstes großes Projekt beginnt, um einen abgerundeten Produktivitätsplan zu erstellen.