So verfolgen Sie Projekte und Aufgaben für Ihre Kunden
Veröffentlicht: 2021-11-04Jüngste Zeiterfassungsstatistiken zeigen, dass die US-Wirtschaft allein durch nicht erfasste Arbeitsaktivitäten bis zu 7,4 Milliarden US-Dollar pro Arbeitstag verliert.
Das ist eine Menge Geld, das durch die ordnungsgemäße Verfolgung und Verwaltung Ihres Projekts von Ihrem Kunden hätte gespart werden können – insbesondere, wenn Sie freiberuflich tätig sind oder in einer Agentur arbeiten.
Aber was genau sollten Sie für Ihre Projekte und Aufgaben verfolgen? Und wie sollten Sie den Prozess angehen?
In diesem Blogbeitrag behandeln wir:
- Wie Sie Ihre Projekte und Aufgaben richtig einrichten können, um deren Nachverfolgung zu erleichtern.
- Wie Sie die für die Arbeit an den Projekten und Aufgaben aufgewendete Zeit nachverfolgen können.
- Wie Sie Ihren Fortschritt und Ihre Leistung bei den Aufgaben und Projekten verfolgen können.
- Wie Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Aktivitäten verfolgen und unterscheiden können.
- Wie Sie Schätzungen und Fristen verfolgen können.
Inhaltsverzeichnis
- Warum sollten Sie Projekte und Aufgaben verfolgen?
- So richten Sie Projekte und Aufgaben ein und verfolgen sie
- Projektskizzen einrichten und verfolgen
- So erstellen Sie eine Projektskizze
- So verfolgen Sie eine Projektskizze
- Einrichten und Nachverfolgen von Zeit und Fortschritt bei Projekten und Aufgaben
- So unterteilen Sie ein Projekt in Aufgaben
- So erfassen Sie die Zeit für Projekte und Aufgaben
- So verfolgen Sie den Fortschritt von Projekten und Aufgaben
- Auswahl eines Abrechnungsansatzes und Verfolgung seiner Effizienz
- So entscheiden Sie, welchen Abrechnungsansatz Sie verwenden möchten
- So verfolgen Sie die Effizienz Ihres Abrechnungsansatzes
- Einrichten eines Abrechnungsansatzes und Nachverfolgen seiner Genauigkeit
- So gehen Sie bei der Abrechnung nach Stunden oder einer Pauschale vor
- So verfolgen Sie die Genauigkeit Ihres Abrechnungsansatzes
- Einrichten und Nachverfolgen von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben
- Wie man zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben unterscheidet
- So verfolgen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Aufgaben
- Einrichten und Nachverfolgen von Schätzungen für Aufgaben und Projekte
- So definieren Sie Schätzungen für Aufgaben und Projekte
- So verfolgen Sie Schätzungen für Aufgaben und Projekte
- Einrichten und Nachverfolgen von Projekt- und Aufgabenfristen
- So definieren Sie Projekt- und Aufgabenfristen
- So verfolgen Sie Projekt- und Aufgabenfristen
- Projektskizzen einrichten und verfolgen
- Einpacken
Warum sollten Sie Projekte und Aufgaben verfolgen?
Gemäß der 3. Ausgabe des Project Management Body of Knowledge ist ein Projekt ein „temporäres Unterfangen mit einem Anfang und einem Ende und es muss verwendet werden, um ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu schaffen“.
Im Projektmanagement besteht jedes Projekt aus einer Reihe von Aufgaben, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder vor einer Frist erledigen müssen, um das Produkt fertigzustellen, die Dienstleistung vollständig zu erbringen oder das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Wenn man bedenkt, dass ein Projekt ein „temporäres Unterfangen“ ist, das aus Aufgaben besteht, die in einem „vorgegebenen Zeitraum“ erledigt werden müssen, sind beide per Definition leicht nachvollziehbar.
Und die Verfolgung von Projekten und Aufgaben hat mehrere greifbare Vorteile:
- Es hilft sowohl Ihnen als auch dem Kunden zu verstehen, ob das Projekt termingerecht abgeschlossen wird.
- Es hilft sowohl Ihnen als auch dem Kunden zu verstehen, ob das Projekt innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.
- Sie erhalten einen klaren Projektüberblick, den Sie später analysieren können, um zu sehen, ob ähnliche Projekte in Zukunft für Sie rentabel wären.
- Sie erhalten die Dokumentation, die Ihnen hilft zu verstehen, ob und wie Sie in Zukunft bei ähnlichen Projekten besser abschneiden können.
- Sie erhalten greifbare Nachweise Ihrer Arbeit, die Sie an den Kunden senden können – dies erhöht die Kundenzufriedenheit und erhöht Ihre Chancen auf pünktliche Bezahlung.
So richten Sie Projekte und Aufgaben ein und verfolgen sie
Bevor Sie mit der Verfolgung Ihrer Projekte und Aufgaben beginnen können, müssen Sie sich zunächst auf eine noch wichtigere Aufgabe begeben – sicherstellen, dass Sie die genannten Projekte und Aufgaben richtig einrichten.
Um es richtig einzurichten, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Erstellen einer Projektskizze
- Aufteilen des Projekts in Aufgaben
- Entscheiden Sie, welchen Abrechnungsansatz Sie verwenden möchten
- Entscheiden Sie, wie Sie die Stunden- oder Pauschalabrechnung angehen
- Entscheiden, welche Aufgaben abrechenbar oder nicht abrechenbar sind
- Definieren von Schätzungen für den Aufgaben- und Projektabschluss
- Definieren der endgültigen Projekt- und Aufgabenfristen
Jeder Schritt hat seine eigenen Elemente, die Sie verfolgen sollten.
1. Projektskizzen einrichten und verfolgen
So erstellen Sie eine Projektskizze ️
Eine klare Projektskizze kann sowohl Ihnen als auch dem Kunden sagen, was Sie mit dem Projekt erreichen können und worauf Sie bei der Arbeit achten sollten.
Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten verstehen, was am Ende des Projekts erreicht werden muss – dh was die Projektziele sind .
Beispiel: Das Ziel des Projekts besteht darin, eine Fitness-App innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und eines vom Kunden genehmigten Budgets zu erstellen und zu warten.
Als Nächstes müssen Sie nach jedem Satz verwandter Aufgaben mehrere Projektmeilensteine festlegen, um wichtige Errungenschaften im Projekt zu lokalisieren und zu verfolgen.
Beispiel: Einer der designbezogenen Projektmeilensteine, die Sie für die Fitness-App verfolgen können, können die verschiedenen Phasen des App-Designs sein:
- MS 1: verschiedene Designkonzepte abgeschlossen
- MS 2: das endgültige Designkonzept genehmigt
- MS 3: genehmigtes Design implementiert
- MS 4: Version startet
Anschließend können Sie die Key Performance Indicators (KPIs) festlegen, mit denen Sie messen, wie gut Sie oder Ihr Team bei der Arbeit abschneiden.
Beispiel: Die KPIs für Ihre Fitness-App können sein:
- KPI 1: die Benutzerbewertung
- KPI 2: die Conversion-Rate
- KPI 3: der Umsatz pro Nutzer
Am Ende können Sie auch die Objectives and Key Results (OKRs) festlegen, die Sie verwenden, um Projektziele und deren Ergebnisse zu definieren und zu verfolgen.
Beispiel: Das Ziel Ihrer Fitness-App kann die KR1: Reduzieren Sie die Anzahl der während des Entwicklungsprozesses gefundenen Fehler um 30% So verfolgen Sie eine Projektskizze️️
Verfolgung von Projektzielen und Meilensteinen
Um die Projektziele im Auge zu behalten, planen und organisieren Sie zunächst die Zeit, die Sie für das Projekt aufwenden, in einem Planer.
Berücksichtigen Sie alle Ressourcen, die Sie benötigen, sei es zusätzliche Teammitglieder oder Ausrüstung oder einfach zusätzliche Zeit, damit Sie das Budget nicht überschreiten. Wenn Sie das Budget fast überschreiten, informieren Sie den Kunden über mögliche Änderungen.
Sie können Projektmeilensteine bestimmten Terminen oder Aufgabengruppen zuordnen. Wenn Sie einen Projektmeilenstein erreicht haben, überprüfen Sie die bevorstehende Arbeitsbelastung. Auf diese Weise können Sie besser verstehen, ob Sie Ihren Arbeitsablauf ändern müssen, um Ihrem aktuellen Arbeitstempo oder Ihrer Arbeitsrichtung gerecht zu werden.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Projektziele und Meilensteine am besten setzen und verfolgen, lesen Sie unseren Blogbeitrag zum Thema Projektzeitpläne:
→ So erstellen Sie eine Projektzeitleiste (+ kostenlose Vorlagen)
Nachverfolgung der wichtigsten Leistungsindikatoren
Wenn es um die von Ihnen gewählten Key Performance Indicators geht , bestimmt deren Typ, wie Sie sie verfolgen können.
Beispiel: Sie können die Benutzerbewertung für Ihre App auf Capterra oder einer ähnlichen Website verfolgen .
Sie sollten auch zwischen Ihren Schwachstellen (zB nachlaufende KPIs) und Stärken (zB führenden KPIs) in der Projektarbeit unterscheiden.
Sie können dann versuchen, aus Ihren Frühindikatoren zu lernen (z. B. wie Sie am besten Apps erstellen können, die großartige Benutzerbewertungen anziehen). Sie können aber auch daran arbeiten, Ihre Verzögerungsindikatoren zu verbessern (z. B. wie Sie die Conversion-Rate der von Ihnen erstellten Apps verbessern können).
Speichern Sie am Ende Zusammenfassungen Ihrer Projekt-KPIs für weitere Analysen, Vergleiche und Schlussfolgerungen.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Key Performance Indicators (KPIs) am besten festlegen und verfolgen, lesen Sie unseren Blogbeitrag zu diesem Thema:
→ Key Performance Indicators (KPI): Warum und wie man sie setzt, plus KPIs im Excel-Tutorial
Verfolgungsziele und Schlüsselergebnisse
Wenn es um Ihre gewählten Ziele und Schlüsselergebnisse geht , bestimmt deren Typ auch, wie Sie sie verfolgen können.
Beispiel: Sie können die Reduzierung der Anzahl von Fehlern, die Sie während des Entwicklungsprozesses finden, um 30 % mit einem Bug- und Issue-Tracking-Tool wie Jira verfolgen.
Anschließend können Sie die Daten verknüpfen und Ihre tatsächlichen Ergebnisse mit Ihren erwarteten Key Results vergleichen, um zu sehen, wie erfolgreich Sie sind.
Am Ende können Sie die Zusammenfassungen Ihrer Projekt-OKRs wieder speichern und weiter bearbeiten.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Objectives und Key Results (OKRs) am besten festlegen und verfolgen, lesen Sie unseren Blogbeitrag zu diesem Thema:
→ Objectives and Key Results (OKR): Alles, was Sie wissen müssen
2. Einrichten und Nachverfolgen von Zeit und Fortschritt bei Projekten und Aufgaben
So unterteilen Sie ein Projekt in Aufgaben
Um das Nachverfolgen des Projekts zu erleichtern, müssen Sie es als Nächstes in Aufgaben aufteilen. Die Art des Projekts hilft Ihnen bei der Entscheidung, wie Sie dies am besten tun können:
- Aufgaben = verschiedene Phasen des Projekts
Beispiel: Ein Softwareentwickler kann die verschiedenen Entwicklungsphasen (zB Planung, Analyse, Design, Entwicklung etc.) als Aufgabenstellung nutzen.
- Aufgaben = verschiedene Kategorien des Projekts
Beispiel : Ein professioneller Partyplaner kann verschiedene Kategorien der Partyplanung (zB Catering, Dekoration, Unterhaltung usw.) als Aufgaben verwenden.
- Aufgaben = verschiedene Teile des Projekts
Beispiel : Eine Haushälterin kann verschiedene Räume in einem Haus, das sie reinigt (zB Küche, Schlafzimmer, Bad usw.) als Aufgaben nutzen.
Bei einigen Projekten wird es relativ einfach sein zu entscheiden, ob Sie Projektphasen, Kategorien oder Teile als Aufgaben verwenden sollen. Andere Projekte werden nicht so eindeutig sein. Eine schnelle und einfache Anleitung, wie Sie den Prozess der Aufteilung eines Projekts in Aufgaben am besten anpassen können, finden Sie in unserem Blogbeitrag zu diesem Thema:
→ So unterteilen Sie ein Projekt in Aufgaben
So erfassen Sie die Zeit für Projekte und Aufgaben️
Wenn Sie sich der Zeiterfassung Ihrer Projekte und Aufgaben nähern, müssen Sie zunächst die zu verwendende Zeiterfassungsmethode auswählen. Und Sie müssen darüber nachdenken, wie Sie die genannte Methode am besten in Ihrem Workflow implementieren.
Auswahl der Zeiterfassungsmethode
Es gibt vier verschiedene Zeiterfassungsmethoden, auf die Sie sich verlassen können, um die Zeit zu erfassen, die Sie und/oder Ihr Team mit der Arbeit verbringen:
- Die Papiermethode — Sie messen die Zeit, die Sie mit der Bearbeitung des Projekts und der Aufgaben verbringen, über eine Stoppuhr und schreiben die Ergebnisse mit einem Stift auf .
- Das Ehrensystem — Sie messen nicht, sondern schätzen lediglich die Zeit, die Sie für die Arbeit an dem Projekt und den Aufgaben aufwenden.
- Die Tabellenkalkulationsmethode – Sie messen die Zeit, die Sie mit der Arbeit an dem Projekt und den Aufgaben verbringen, indem Sie die Stunden und Minuten, die Sie dafür aufgewendet haben, manuell in eine von Ihnen erstellte Tabellenkalkulation oder eine einfache Tabellenkalkulationsvorlage eingeben.
- Methoden der Zeiterfassungssoftware — Sie messen die Zeit, die Sie mit der Arbeit an dem Projekt und den Aufgaben verbringen, indem Sie eine auf die Zeiterfassung spezialisierte App verwenden.
Die ersten 3 aufgeführten Methoden haben jedoch ihre Nachteile.
Heutzutage kann die Papiermethode als etwas unprofessionell, ineffizient und ungenau angesehen werden. In der gleichen Linie setzt das Ehrensystem zu stark auf den Kunden darauf vertrauen , dass Sie die Arbeit , die Sie getan hat Anspruch getan haben, die viel sein, zu fragen - vor allem , wenn Sie neue Kunden zu gewinnen suchen.
Die Tabellenkalkulationsmethode hingegen kann sich für Sie und/oder Ihr Team als problematisch erweisen. Die Tatsache, dass Sie die Zeit manuell eingeben müssen, erhöht nämlich die Wahrscheinlichkeit, dass Sie irgendwann einen kostspieligen Fehler machen. Sowohl die Tabellenkalkulation als auch die Papiermethode können zeitaufwendige Prozesse sein, insbesondere wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten.
Am Ende erweist sich die Zeiterfassungssoftwaremethode aufgrund ihrer Aktualität, professionellen Attraktivität, Geschwindigkeit und Genauigkeit als die beste Option. Sehen wir uns also an, wie Sie eine solche Software am besten verwenden können, um die Projekt- und Aufgabenzeit zu verfolgen.
Implementierung der Zeiterfassungsmethode
Um das Konzept zu verstehen und zu implementieren, werfen wir einen Blick auf unsere eigene Zeiterfassungssoftware Clockify.
Zunächst können Sie innerhalb der App Ihre Projekte, Aufgaben und deren Kunden definieren.
Dann können Sie die Zeiterfassungslösung auswählen, die zu Ihnen passt – Sie können:
- Verfolgen Sie die Zeit während der Arbeit mit einem Timer
- Zeit manuell hinzufügen
- Zeit in eine Arbeitszeittabelle eingeben
Wenn Sie die Zeit mit einem Timer erfassen möchten, müssen Sie nur den „Timer-Modus“ aufrufen, eine Beschreibung für die Aktivität schreiben, an der Sie arbeiten, und das Projekt und die Aufgabe auswählen. Starten Sie dann den Timer und lassen Sie ihn laufen, bis Sie mit der Aktivität fertig sind. Wenn Sie fertig sind, stoppen Sie den Timer und das System fügt den neu erstellten Zeiteintrag zu einer Liste von Zeiteinträgen unten hinzu.
So verfolgen Sie den Fortschritt von Projekten und Aufgaben️
Neben der Erfassung der Zeit, die Sie für die Bearbeitung des Projekts und seiner Aufgaben aufwenden, profitieren Sie auch von der Implementierung eines Fortschrittsverfolgungssystems.
Fortschritt mit Apps verfolgen
Um den Fortschritt zu verfolgen, können Sie ein Kanban-basiertes System wie Trello oder Asana ausprobieren.
Beide Apps basieren auf einem ähnlichen Prinzip:
- Erstelle ein Board, das dein Projekt repräsentiert
- Erstellen Sie mehrere Karten, die Ihre Aufgaben darstellen
- Benennen Sie Spalten so, dass sie den Status aller untergeordneten Aufgaben darstellen (z. B. „Backlog“; „Design“; „To do“; „Doing“; „Code Review“; „Testing“; „Done“)
- Verschieben Sie die Karten/Aufgaben über die Spalten, um ihren Fortschrittsstatus zu symbolisieren (z. B. ist die genannte Aufgabe im „Backlog“, bezogen auf „Design“, fertig „To Do“, aktuell „in Bearbeitung“, aktuell in „Code Review“ , unter „Testen“ oder schon „Fertig“?)
In Clockify kann Ihr Kunde den Projektfortschritt in Bezug auf die Zeit über einen gemeinsamen Bericht verfolgen. Geben Sie einfach einen Bericht frei, den Sie nach den richtigen Parametern gefiltert haben, kopieren Sie den Link und senden Sie den Link an den Kunden, der dann Änderungen in Echtzeit anzeigen kann.
Fortschrittsverfolgung einfacher machen
Neben der Verwendung einer Kanban-basierten App zur Verfolgung des Projekt- und Aufgabenfortschritts können Sie auch verschiedene Vorlagen verwenden, um den Fortschritt zu beschleunigen :
- Wenn die meisten Ihrer Projekte hinsichtlich der Aufgaben dieselbe Struktur haben (z. B. beinhalten alle Projekte die Aufgaben Analyse, Design, Entwicklung, Inhalt und Verwaltung), ist es ratsam, eine Projektvorlage zu erstellen, die Ihnen hilft, dieselbe zu duplizieren eine Reihe von Aufgaben für jedes neue Projekt, das Sie übernehmen.
- Um Ihre Zeit besser zu organisieren (und dadurch die Projektarbeit zu beschleunigen), können Sie sich mit einer passenden To-Do-Listen-Vorlage daran erinnern, was genau Sie tun müssen.
- Damit Sie genügend Zeit für vorrangige Aufgaben sparen (und die Zeit, die Sie verschwenden) minimieren, können Sie eine geeignete Zeitblockierungsplaner-Vorlage verwenden.
3. Auswahl eines Abrechnungsansatzes und Verfolgung seiner Effizienz
So entscheiden Sie, welchen Abrechnungsansatz Sie verwenden möchten
Nachdem Sie nun Ihre Projektskizze erstellt und Ihre projektbezogenen Aufgaben definiert haben, müssen Sie entscheiden, wie Sie das Projekt und die Aufgaben abrechnen:
Wird die Arbeit stundenweise abgerechnet?
Oder berechnen Sie eine Pauschale?
Wenn Sie nach Stunden abrechnen, wird Ihre Rechnung ausschließlich auf der Grundlage der sauberen Stunden berechnet, die Sie in Ihre Arbeit gesteckt haben.
Wenn Sie eine Pauschale berechnen , berechnen Sie Ihre Rechnung nach dem Umfang der geleisteten Arbeit, unabhängig von der Anzahl der Stunden, die Sie für die Fertigstellung des Projekts benötigen.
Unabhängig von der gewählten Abrechnungsmethode benötigen Sie eine umfassende Liste mit folgenden Informationen:
- Die Aufgaben, die Sie für das Projekt ausgeführt haben.
- Die Zeit, die Sie für die einzelnen Aufgaben und das Projekt insgesamt aufgewendet haben.
- Einige Hinweise, ob die Aufgaben abrechenbar sind oder nicht. Auf diese Weise erhalten Sie bei stundenweiser Abrechnung immer einen klaren Betrag, den Ihre Kunden Ihnen für Ihre Arbeit schulden.
Auf der anderen Seite, wenn Sie eine Pauschalgebühr verlangen, liefern Sie Ihren Kunden immer noch einen Nachweis darüber, woran Sie genau gearbeitet haben (und wofür genau sie bezahlen).
Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, wie Sie Ihre Projektarbeit am besten abrechnen können, lesen Sie unsere vorherigen Artikel:
→ Gehalt vs. Stundenlohn: Vor- und Nachteile
→ Wie wir Clockify verwenden, um Zeit zu verfolgen und Kunden abzurechnen
→ Wie Designagenturen ihre Projekte bewerten
So verfolgen Sie die Effizienz Ihres Abrechnungsansatzes️
Wenn es darum geht, die Effizienz des von Ihnen gewählten Abrechnungsansatzes zu verfolgen, sollten Sie im Zweifelsfall am besten mit den beiden Hauptoptionen herumspielen, die Sie haben.
Versuchen Sie zunächst, einen stündlichen Ansatz oder einen Pauschalpreisansatz zu implementieren. Vielleicht werden Sie irgendwann feststellen, dass der alternative Ansatz zu dem, den Sie ursprünglich gewählt haben, besser zu Ihrer Art von Projekten oder Ihrem Workflow passt.
Oder Sie stellen möglicherweise fest, dass ein Typ Ihrer Projekte besser für einen stündlichen Ansatz geeignet ist, während ein anderer Typ besser für einen Pauschalpreisansatz geeignet ist.
4. Einrichten eines Abrechnungsansatzes und Nachverfolgen seiner Genauigkeit
So gehen Sie bei der Abrechnung nach Stunden oder einer Pauschale vor
Nachdem Sie das für Sie ideale Abrechnungssystem ausgewählt haben, ist es an der Zeit, zu entscheiden, wie Sie den Abrechnungsprozess genau angehen.
Wenn Sie einen bestimmten Preis pro Stunde abrechnen, können Sie vier effiziente Arten von Stundensätzen implementieren:
Ein Stundensatz für alle Projekte. Super wenn:
- Ihr Team arbeitet normalerweise an einer Art von Projekt
- Ihr Team besteht aus einer Art von Fachleuten
- Du arbeitest alleine
Beispiel: Ein freiberufliches Team von zwei Designern ($35), das sich auf Logo-Design spezialisiert hat.
Spezifische Stundensätze pro Teammitglied. Super wenn:
- Ihr Team arbeitet normalerweise an einer Art von Projekt
- Ihr Team besteht aus Fachleuten mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Fachkenntnissen
Beispiel: Ein freiberufliches Team aus einem Designer (40 US-Dollar) und drei Entwicklern (65 US-Dollar), das sich auf die Erstellung von Landingpages für Mode-Websites spezialisiert hat.
Spezifische Stundensätze für bestimmte Projekte. Super wenn:
- Ihr Team arbeitet an verschiedenen Arten von Projekten
- Ihr Team besteht aus einer Art von Fachleuten
Beispiel: Ein freiberufliches Team von drei Entwicklern (65 US-Dollar), die benutzerdefinierte Apps erstellen.
Spezifische Stundensätze für jedes Teammitglied, das an bestimmten Projekten arbeitet. Super wenn:
- Ihr Team arbeitet an verschiedenen Arten von Projekten
- Ihr Team besteht aus Fachleuten mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Fachkenntnissen
Beispiel: Ein freiberufliches Team aus zwei Künstlern (50 USD), vier Entwicklern (70 USD), zwei Designern (55 USD), einem Audiospezialisten (45 USD) und zwei Videospielproduzenten (35 USD), die Strategie- und Puzzlespiele entwickeln.
Wenn Sie alternativ eine Pauschalgebühr berechnen, möchten Sie Ihre Preise wahrscheinlich nach dem Umfang einzelner Projekte richten – die sich um bestimmte Aufgaben oder Aufgabengruppen drehen können.
Beispiel : Ein freiberufliches Team aus einem Designer, zwei Entwicklern und einem Texter, der Websites erstellt, betrachtet jedes Element des Projekts als separate Aufgabe mit eigenem Honorar:
- Einrichtung: $170
- Entwerfen und bauen 3.500 $
- Inhaltserstellung: $550
- Kundenschulung: $700
- Website-Wartung: $600
Weitere Einblicke, wie Sie Ihre Projekte und Aufgaben abrechnen können, finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema:
→ Der definitive Leitfaden zur Projektabrechnung und Rechnungsstellung
So verfolgen Sie die Genauigkeit Ihres Abrechnungsansatzes ️
Wenn es darum geht, die Genauigkeit Ihres Abrechnungsprozesses zu verfolgen, ist eine umfassende Rechnung mit einer sauberen Liste der erledigten Aufgaben immer der Schlüssel. Es wird dem Kunden helfen, den Wert (und später den genauen Preis) Ihrer Arbeit besser zu verstehen.
Natürlich müssen Sie auch sicherstellen, dass Ihre Preise an sich korrekt sind:
- Wenn Sie eine Pauschalgebühr berechnen, stellen Sie sicher, dass die Preise, die Sie dem Kunden anbieten, mit denen übereinstimmen, die Sie auf Ihrer Website angegeben oder für frühere Kunden verwendet haben.
- Wenn Sie zu einem Stundensatz arbeiten, stellen Sie sicher, dass Ihre Berechnungen korrekt sind. Wenn Sie die Zeit in Clockify erfassen , werden Ihre Einnahmen pro Projekt automatisch für jede erfasste Minute berechnet, basierend auf den zuvor eingegebenen Stundensätzen.
5. Einrichten und Nachverfolgen von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben
Wie man zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben unterscheidet
Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Aufgaben Sie direkt in Rechnung stellen? Und welche Aufgaben lassen Sie in der Rechnung aus?
Sie möchten auf jeden Fall primäre, projektspezifische Aufgaben als abrechenbar markieren und Ihrer Rechnung hinzufügen. Softwareentwickler werden beispielsweise alle entwicklungsbezogenen Aufgaben in Rechnung stellen.
Die Softwareentwicklung ist jedoch ein komplexer Prozess, der auch bestimmte sekundäre, wiederkehrende Aufgaben erfordert. Sie müssen wahrscheinlich Team- und Kundenbesprechungen abhalten, mit dem Kunden und den Teammitgliedern per E-Mail oder Chat kommunizieren sowie projektbezogene Daten regelmäßig manipulieren.
Obwohl diese Aufgaben für das Entwicklungsprojekt von entscheidender Bedeutung sind, sollten Sie wahrscheinlich davon absehen, sie als abrechenbar zu kennzeichnen und in Ihrer offiziellen Rechnung 20 separate „Tagesbesprechungen“ hinzuzufügen.
Stattdessen können Sie die Zeit, die Sie für Besprechungen, E-Mails und die Bearbeitung von Daten aufwenden, im Stundensatz widerspiegeln, den Sie für die Entwicklungsaufgaben verwenden – dh Ihre Stundensätze erhöhen.
So verfolgen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Aufgaben ️
Bei der Zeiterfassung in Clockify können Sie angeben, ob Aktivitäten (oder sogar ganze Projekte) abrechenbar oder nicht abrechenbar sind.
Wenn Sie eine Aufgabe als abrechenbar markiert haben, wird ihr Betrag zum Gesamtbetrag für dieses Projekt hinzugefügt.
Wenn Sie eine Aufgabe als nicht abrechenbar markieren, schließen Sie sie alternativ von Ihren direkten Einnahmen aus.
Beispiel: Sie sind ein freiberufliches Team von 5 Personen, die feststellen, dass sie 1 Stunde mit täglichen Besprechungen verbringen, diese Zeit jedoch auf die Hälfte reduzieren könnten – auf diese Weise könnten Sie insgesamt 2,5 Stunden pro Tag oder 12,5 Stunden pro Woche sparen .
Um mehr über abrechenbare und nicht abrechenbare Aufgaben zu erfahren und wie Sie die perfekte Balance zwischen beiden finden, lesen Sie unseren Blogbeitrag zu diesem Thema.
→ Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden: So finden Sie die perfekte Balance
6. Einrichten und Nachverfolgen von Schätzungen für Aufgaben und Projekte
So definieren Sie Schätzungen für Aufgaben und Projekte ️
Einige der wichtigsten Fragen, die Sie für Ihren Kunden beantworten müssen, sind die folgenden:
- Wann wird das Projekt fertig sein?
- Wie viel wird es kosten?
Wenn Sie eine Pauschale berechnen, können Sie Ihre Preisschätzung anhand Ihrer vorgefertigten Preisliste vornehmen. Sie können Ihre Zeitschätzungen dann auf Erfahrungen mit ähnlichen Projekten stützen, die Sie in der Vergangenheit abgeschlossen haben.
Wenn Sie jedoch nach Stunden abrechnen, erhalten Sie durch klare Zeitschätzungen klare Zahlen darüber, wie viel Ihr Kunde erwarten kann.
Beispiel 1: Das freiberufliche Team von zwei Designern (35 US-Dollar), das sich auf Logodesign spezialisiert hat, kann einen Kostenvoranschlag von 700 US-Dollar für eine 20-Stunden-Zeitschätzung anbieten.
Beispiel 2: Das freiberufliche Team aus einem Designer (40 US-Dollar) und drei Entwicklern (65 US-Dollar), das sich auf die Erstellung von Landingpages für Mode-Websites spezialisiert hat, kann einen Kostenvoranschlag von 4.450 US-Dollar für eine 80-Stunden-Zeitschätzung anbieten (z. B. 40 US-Dollar x 30 + 65 US-Dollar x 50).
Beispiel 3: Das freiberufliche Team von drei Entwicklern (65 US-Dollar), die benutzerdefinierte Apps erstellen, kann einen Kostenvoranschlag von 31.200 US-Dollar für eine Zeitschätzung von 480 Stunden anbieten.
Beispiel 4: Das freiberufliche Team aus zwei Künstlern (50 $), vier Entwicklern (70 $), zwei Designern (55 $), einem Audiospezialisten (45 $) und zwei Videospielproduzenten (35 $), die Strategie- und Puzzlespiele entwickeln, kann 54.100 $ zitieren Preisschätzung für eine 1.000-Stunden-Zeitschätzung. (zB 50 $ x 200 + 70 $ x 300 + 55 $ x 200 + 45 $ x 160 + 35 $ x 140)
So verfolgen Sie Schätzungen für Aufgaben und Projekte ️️
Wenn Sie die Zeit in Clockify verfolgen , können Sie Zeitschätzungen für Projekte und Aufgaben einrichten und diese dann mit Ihren Echtzeitergebnissen vergleichen.
Während Sie mit dem Projekt fortschreiten, sehen Sie, wie sich die Schätzungsbalken für das Projekt und die Aufgaben füllen. So können Sie erkennen, wann Sie gefährlich kurz davor sind, Ihre Zeitschätzungen und indirekt Ihr Budget zu überschreiten.
7. Einrichten und Nachverfolgen von Projekt- und Aufgabenfristen
So definieren Sie Projekt- und Aufgabenfristen ️
In Bezug auf andere Projekte, an denen Sie arbeiten, die Ressourcen, die Sie für dieses Projekt verwenden, sowie die Anzahl der Aufgaben, die Sie haben werden, müssen Sie klare Projekt- und Aufgabenfristen festlegen.
Die Aufgabenfristen beziehen sich direkt auf die Projektfrist und alle beziehen sich auf die soeben festgelegten Projektschätzungen.
Wenn Sie beispielsweise eine Schätzung von 480 Stunden für den Projektabschluss pro drei Entwickler definiert haben, bedeutet dies, dass Sie etwa einen Monat für den Abschluss benötigen (wenn Sie alle drei 40 Stunden pro Woche am Projekt arbeiten).
Ihr Team kann jedoch gleichzeitig an zwei Projekten arbeiten, die schätzungsweise 480 Stunden dauern, was bedeutet, dass ein Entwickler wahrscheinlich nur 20 Stunden pro Woche am ersten Projekt arbeiten kann. In einem solchen Fall kann eine Frist von zwei Monaten der erste realistische Termin sein, den Sie dem Kunden nennen können.
In diesem Beispiel begannen alle drei Mitglieder des freiberuflichen Entwicklerteams gleichzeitig mit der Arbeit an dem Projekt.
Aber in Wirklichkeit ist es selten so einfach – wegen sogenannter Aufgabenabhängigkeiten .
Aufgabenabhängigkeiten bestimmen, in welcher Reihenfolge Sie an Aufgaben arbeiten können. Und eine Aufgabe kann so von der anderen abhängen, dass Sie Folgendes tun müssen:
- Beenden Sie Aufgabe A, bevor Sie Aufgabe B starten können
- Starten Sie Aufgabe B gleichzeitig mit Aufgabe C
- Beende Aufgabe C, bevor du Aufgabe D beenden kannst
- Starten Sie Aufgabe D, bevor Sie Aufgabe B beenden können
Die aufgelisteten Aufgaben können nun zusammen 480 Arbeitsstunden ausmachen. Aber auch die Art der Aufgabenabhängigkeit (sowie wer mit ihnen beauftragt ist) beeinflusst auch das realistische Enddatum, das Sie Ihrem Kunden anbieten können.
So verfolgen Sie die endgültigen Projekt- und Aufgabenfristen ️️
Wenn Sie Ihren Projekt- und Aufgabenfortschritt in Trello verfolgen, können Sie für jede geplante Karte/Aufgabe separate Fristen definieren.
Anhand dieser individuellen Aufgabenfristen können Sie feststellen, ob die Projektfrist realistisch ist. Wenn Sie Aufgabenfristen immer wieder verpassen, sollten Sie schließlich auch eine Fristverlängerung für das Projekt aushandeln.
Einpacken
Projekte und Aufgaben sind scheinbar komplexe Begriffe mit verschiedenen wichtigen Elementen, die Sie berücksichtigen und verfolgen müssen.
Bei Projektskizzen ist es wichtig, dass Sie die Projektziele, Meilensteine, Key Performance Indicators, Objectives und Key Results verfolgen.
Bei Projekten im Allgemeinen ist es wichtig, dass Sie sie in Aufgaben aufteilen, deren Zeit und Fortschritt Sie leicht verfolgen können. Außerdem sollten Sie Preis- und Zeitschätzungen sowie klare Fristen definieren.
Wenn es um Ihren Abrechnungsansatz geht, sollten Sie seine Genauigkeit und Effizienz verfolgen sowie zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben unterscheiden.
Am Ende mag die Verfolgung der verschiedenen Aspekte von Projekten und Aufgaben wie ein komplexer Prozess erscheinen, aber es ist ziemlich einfach, wenn Sie alles Notwendige definiert und organisiert haben.