Tipps Dienstag: 27 kreative Möglichkeiten, Event-VIPs zu beeindrucken

Veröffentlicht: 2021-08-08

Erfahrene Eventplaner wissen, dass VIPs oft eine Sonderbehandlung bekommen, dass die Messlatte für tolle Erlebnisse ziemlich hoch liegt. Die gute Nachricht ist, dass es viele kreative Möglichkeiten gibt, Ihre Event-VIPs zu beeindrucken und zu verwalten, während Sie Ihr Budget einhalten. Hier erkunden wir einige VIP-Geschenk-, Erlebnis- und Marketingideen, um Ihre nächste Veranstaltung zu inspirieren.

Entdecken Sie VIP-Management-Ideen

Vom Check-in bis zum Follow-up haben wir jede Phase Ihrer Event-Timeline mit diesen Ideen abgedeckt, um VIPs bei jedem Schritt zu beeindrucken.

1. Gönnen Sie VIPs einen privaten Concierge-Service.

Wenn es um VIP-Concierge-Service bei Veranstaltungen geht, sind die Möglichkeiten endlos. Von der Übergabe zusätzlicher Event-Goodies vor dem Eröffnungstag bis hin zur Buchung von Tennisplätzen für den Spaß nach der Veranstaltung – dem, was Sie VIPs anbieten können, sind wirklich keine Grenzen gesetzt.

2. Bieten Sie kostenlose Aufbewahrung von persönlichen Gegenständen vor Ort an.

Möglicherweise müssen Sie zusätzliches Veranstaltungspersonal einstellen, um Ihre Sachen einzuchecken und die Dinge im Auge zu behalten. Aber solange Sie den Platz haben, um alles zu organisieren und die Werkzeuge (ein Schloss für die Tür, Tickets mit abreißbaren Stummeln und Kleiderbügel) dafür zu haben, sollte dieser Tipp das gesamte Veranstaltungserlebnis für VIPs komfortabler und bequemer machen.

3. Hosten Sie eine Spa-Lounge.

Es gibt viele mobile Spa-Dienste (wie diesen), die auftauchen, wann und wo Sie ihnen sagen, dass sie sich um den Rest kümmern sollen. Wenn Sie einen bestimmten Salon oder eine bestimmte Marke im Sinn haben, können Sie sich jederzeit über eine Partnerschaft mit ihnen in Verbindung setzen. Diese Option eignet sich am besten für lokale Veranstaltungen, bei denen die Wahrscheinlichkeit größer ist, dass Gäste, die den Service genossen haben, auch nach der Veranstaltung noch anwesend sind und ihr Geschäft wieder genießen können.

4. Verteilen Sie Ladegeräte für tragbare elektronische Geräte.

Wenn Sie mit Ihrem Event-Branding etwas Einfaches ausgeben möchten, sollten Sie eine anpassbare Powerbank verwenden. Oder wenn Sie etwas Besonderes (und Markenloses) anbieten möchten, ziehen Sie in Betracht, eines dieser besten tragbaren Ladegeräte an Ihre Event-VIPs zu verteilen.

5. Mieten Sie Nickerchen.

Unternehmen wie Google und die NASA fördern bereits mit ihren Schlafkapseln im Büro das Power-Napping. Warum gönnen Sie Ihren VIPs nicht den gleichen Luxus? Während Vermietungen Ihr Veranstaltungsbudget belasten können, können Sie auch versuchen, einen eigenen Ruheraum mit Fußmatten, gedimmter Beleuchtung und einem Diffusor für ätherische Öle einzurichten.

Schaffen Sie ein unvergessliches VIP-Erlebnis

Kostenlos starten

6. Fügen Sie ihren Goodie Bags Massage- oder Gesichtsgutscheine hinzu.

Wenn Sie eine Spa-Geschenkkarte als Geschenk zum Mitnehmen hinzufügen möchten, können Sie sie in großen Mengen auf GiftCards.com kaufen. Wenn Sie eine besonders große Gästeliste haben, geben Sie ihnen stattdessen ein oder zwei Luxusprodukte für das Gesicht oder den Körper in Reisegröße.

7. Erstellen Sie ein komplett separates Event nur für VIPs.

Networking-Dinner vor der Show, private Einzelgespräche mit Gastrednern der Veranstaltung und Cocktailstunden nach der Veranstaltung sind großartige Möglichkeiten, Ihren geschätzten Gästen ein besonderes Erlebnis zu bieten.

8. Bilden Sie eine Netzwerkgruppe für sie in den sozialen Medien.

Verwenden Sie LinkedIn oder eine andere Social-Media-Plattform, die Ihr Publikum bereits besucht, um eine private, nur auf Einladung zugängliche Gruppe zu gründen. Fördern Sie sinnvolle Interaktionen und bieten Sie exklusive, branchenbezogene Inhalte wie kostenlose eBooks zu aktuellen Themen oder spezielle Live-Streams mit Branchen-Influencern.

9. Mieten Sie einen privaten Koch oder Barkeeper für den VIP-Ruhebereich.

Lassen Sie sie köstliche Leckereien servieren, bieten Sie eine schnelle Kochvorführung und mischen Sie sich unter die Menge. Sie müssen keine vollständige Mahlzeit servieren, aber stellen Sie sicher, dass Sie ein Menü planen, das die anderen Speisen und Getränke auf der Hauptveranstaltung ergänzt oder hervorhebt.

10. Verteilen Sie Tickets für die am meisten erwartete Attraktion der Hauptveranstaltung.

Sobald Ihr Veranstaltungsplan fertiggestellt ist, sollte klar sein, welches Headliner-Event am meisten Aufmerksamkeit erregt. Präsentieren Sie Event-VIPs mit Freikarten und den besten Plätzen im Haus. Lassen Sie sie danach bleiben, um eine private Fragerunde mit dem Moderator zu machen.

11. Veranstalten Sie eine kostenlose Kindertagesstätte mit Bastelkursen für Kinder und Snacks.

Experten schlagen vor, dass Firmenveranstaltungen, die eine Kinderbetreuung einschließen möchten, sicherstellen sollten, dass der Rest ihrer Veranstaltung familienfreundliche Werte widerspiegelt. Stellen Sie außerdem zertifizierte CPR- und Erste-Hilfe-Mitarbeiter ein, bieten Sie Themenerlebnisse wie Piraten oder Karneval an und bieten Sie viele organisierte Aktivitäten wie Tanzkurse und Filmzeit an.

12. Gewähren Sie exklusiven Zugang zum Posten von Veranstaltungsvideoinhalten.

Videos wie Vortragszusammenfassungen, Messestand-Highlights und noch nie dagewesene Rednerinterviews können in einer Dankes-E-Mail nach der Veranstaltung an VIPs gesendet werden.

13. Bitten Sie Sponsoren, die Erfahrungen der VIP-Teilnehmer zu verbessern.

Ob es nun darum geht, eine Handvoll VIP-Tickets für besondere besondere Gäste zu finanzieren, einige ihrer Produkte in den VIP-Geschenktüten anzubieten oder Lounge-Bereiche zu finanzieren, Ihre Sponsoren können mit diesem hohen ROI-Publikum zusätzliche Aufmerksamkeit erzielen.

14. Erstellen Sie einen Speakeasy-Vortrag oder eine besondere Gastveranstaltung.

Wer liebt nicht ein großes geheimes Ereignis? Gönnen Sie VIPs eine mysteriöse Party oder ein Erlebnis, von dem nur sie wissen. Stellen Sie sicher, dass es entweder vor Ort an einem geschickt versteckten Ort oder in Laufnähe zu Ihrem Hauptevent stattfindet. Auf diese Weise haben selbst die geschäftigsten unter Ihren VIPs ein Hindernis weniger für die Teilnahme.

15. Geben Sie beliebten Referenten und Moderatoren der Branche Zugang zu VIP-Annehmlichkeiten.

Möchten sich Ihre VIPs unter die vorgestellten Dozenten mischen? Gibt es einen besseren Weg, organische Networking-Möglichkeiten zu schaffen, indem Sie sie zur Teilnahme an VIP-Annehmlichkeiten einladen! Dies funktioniert besonders gut, wenn Sie eine eigene Lounge, eine Bar oder sogar nur einen Kickback-Bereich mit Geräteladegeräten und WLAN haben.

16. Optimieren Sie den Event-Check-in-Prozess für flüssigere Eingänge.

Wenn Gäste ankommen, verwenden Sie eine Check-in-App oder eine Event-Service-Lösung für einen schnelleren und genaueren Einlass. Stellen Sie sicher, dass die zugewiesenen Fotografen das VIP-Foto aufnehmen, damit sie tagsüber vom Veranstaltungspersonal leicht identifiziert werden können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Check-in-App Benachrichtigungen bietet, die Sie und Ihr Team darüber informieren, wer ankommt und wann sie durch die Tür treten.

17. Starten Sie einen VIP-Newsletter, der exklusive Flash-Verkäufe für Veranstaltungstickets, kostenlose Upgrades und Bonusgeschenke enthält.

Wenn Ihr Publikum bereits gut auf E-Mail-Newsletter-Marketing reagiert, steigern Sie es mit einer speziellen Version, die sich an Premium-Abonnenten richtet.

18. Veranstalten Sie am Morgen der Veranstaltung ein Mini-Haarstyling-Pop-Up.

Richten Sie eine Glamour-Station mit professionellen Stylisten ein und bieten Sie schnelle Föhne für die Damen und Barttrimmen für die Herren an. Sich frisch zu fühlen und gut auszusehen wird VIPs sofort in eine gute Stimmung versetzen und den Ton für den Rest ihres Veranstaltungserlebnisses angeben. Oder stellen Sie zumindest Einweg-Haar-Styling-Tools in den Badezimmern bereit, damit die Gäste bei Bedarf ihre eigenen kleinen Auffrischungen vornehmen können.

19. Nehmen Sie automatisch alle VIPs an Luxuspreis-Werbegeschenken teil.

Denken Sie nur daran, mit ihnen zu kommunizieren und ihnen mitzuteilen, was sie eingegeben haben, den Wert des Eintrags selbst und wie sie benachrichtigt werden, wenn ihr Name gezogen wird. Und wenn sie gewinnen, stellen Sie sicher, dass Sie das Sammeln der Preise so einfach wie möglich gestalten, indem Sie es nach Hause schicken oder etwas anbieten, das digital übertragen werden kann.

20. Vereinbaren Sie einen Bonuskurs, einen Workshop oder eine lokale Tour.

Salsa-Unterricht, Töpferdemo oder Essenstour zu Fuß? Wenn Sie Veranstaltungsteilnehmer haben, die von außerhalb der Stadt anreisen, werden sie die Möglichkeit zu schätzen wissen, eine Pause von der Arbeit mit etwas Gratis und Spaß einzulegen.

21. Planen Sie Einzelgespräche zwischen Event-VIPs und Branchenbeeinflussern.

Wir haben bereits einige Möglichkeiten erwähnt, dies zu tun. Wenn Sie jedoch viele Gäste haben und nicht viel Zeit haben, versuchen Sie es mit einem Event im Speed-Meeting-Stil, bei dem Influencer an Tischen sitzen und VIPs die Möglichkeit haben, sich im Zehn-Minuten-Takt durch den Raum zu drehen.

22. Bieten Sie ihnen ein kostenloses VIP-Upgrade für die Veranstaltung im nächsten Jahr an, wenn sie jetzt Eintrittskarten kaufen.

Starten Sie Ihren Super-Frühbucher-Verkauf, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, das gleiche Paket jetzt noch einmal zu buchen. Mit den diesjährigen großartigen Erfahrungen im Kopf wird der Wert unwiderlegbar sein. Speichern Sie ihre Karteninformationen sicher in Ihrer Event-Verkaufssoftware für einen schnelleren Check-out-Prozess.

23. Stellen Sie eine klare Beschilderung des Veranstaltungsortes und Reiserouten bereit, damit VIPs immer wissen, was los ist und wohin sie gehen müssen.

Dieses oft übersehene Detail dient normalerweise als erster Eindruck für Event-VIPs. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Wegbeschreibung groß, klar und leicht zu erkennen ist, wenn Gäste nicht wissen, wonach sie suchen. Wenn Ihr Veranstaltungsort besonders groß ist, können Sie sogar Golfwagen oder Walking-Escorts anbieten, um sie vom Haupteingang in den VIP-Bereich zu bringen.

24. Personalisiere Swag Bags mit einer handgeschriebenen Dankeskarte und einer Nachricht speziell für sie.

Sie möchten sicherstellen, dass sich Ihre VIPs nicht nur für das, was sie finanziell beitragen können, geschätzt fühlen, weshalb ein einfacher Tipp wie dieser tatsächlich sehr wirkungsvoll ist. Verweisen Sie in der Notiz selbst auf ihre Geschichte mit Ihrer Marke, auf alles, was sie persönlich über die Veranstaltung Ihnen gegenüber oder in sozialen Medien erwähnt haben, und notieren Sie alle persönlichen Veranstaltungsziele, die sie geteilt haben, und wie Ihre VIP-Aktivitäten ihnen helfen werden, sie zu erreichen es.

25. Servieren Sie VIPs spezielle Mahlzeiten.

Und stellen Sie sicher, dass jeder seine Menüpräferenzen und diätetischen Einschränkungen in einem System wie Social Tables gut dokumentiert hat, das Ihnen hilft, Ihre Event-Caterer und Server auf die gleiche Seite zu bringen, ohne einen Takt zu verpassen.

26. Bieten Sie ein professionelles Pop-up-Headshot-Erlebnis.

Schicken Sie VIPs mit einem brandneuen LinkedIn- oder Firmen-Website-Foto nach Hause. Mieten Sie einen professionellen Fotografen und leihen Sie sich einen soliden, universell schmeichelhaften Hintergrund wie strukturiertes Weiß, Hellgrau oder ein künstliches Ziegelmuster. Sie können sogar Ihr Event-Logo einfügen – achten Sie nur darauf, dass es sich in einem Teil des Rahmens befindet, den VIPs später ausschneiden können, wenn sie möchten.

27. Geben Sie VIPs spezielle Parkplätze und Abholbereiche für Mitfahrgelegenheiten.

Eine Sache über VIPs, die Sie wissen müssen, ist, dass Bequemlichkeit eine Prämie ist, die sie alle zu schätzen wissen. Stimmen Sie sich mit einem örtlichen Taxidienst oder der Unternehmensabteilung der beliebtesten Mitfahrgelegenheiten der Region ab, um die entsprechende Beschilderung zu erhalten, einige Gruppenrabattcodes zu erhalten und sicherzustellen, dass für Ihre Veranstaltung mehr Fahrer unterwegs sind als normalerweise.

Verwöhnen Sie Ihre VIP-Gäste mit noch mehr Event-Ideen ganz besonders!

Nutzen Sie eine dieser neuen Social-Media-Plattformen, um Ihre Gäste vor oder nach der Veranstaltung zu begeistern. Oder finden Sie in unserem bevorstehenden Webinar weitere Möglichkeiten, Veranstaltungen mit Prominenten zu verwalten. Und wenn Networking für Ihre VIPs ein großer Anziehungspunkt ist, stellen Sie sicher, dass Sie auch einige dieser Tipps berücksichtigen.

Beeindrucken Sie VIPs mit einem persönlichen Erlebnis, ohne Stress

Jetzt loslegen