3 consejos para crear archivos PDF accesibles y compatibles con ADA

El formato de documento portátil, o PDF, es un elemento básico para las empresas que desean compartir contenido diseñado a medida con una amplia audiencia sin crear un sitio web o acumular una fortuna en costos de impresión.

Sin embargo, un PDF estándar puede carecer de funciones clave de accesibilidad que muchas personas necesitan para comprender completamente el contenido de un PDF.

Con aproximadamente 300 millones de personas daltónicas en el mundo en la actualidad y 250 millones adicionales de personas con discapacidad visual , los PDF podrían ser ineficaces o totalmente inútiles para una buena cantidad de lectores potenciales. Es por eso que su organización debe seguir las mejores prácticas recomendadas para que sus documentos PDF sean accesibles.

La accesibilidad a PDF es el proceso de hacer que sus archivos PDF sean "accesibles para todos, proporcionando a todos los usuarios acceso a la misma información, independientemente de las deficiencias que puedan tener o el método que puedan usar", según Dax Castro . Castro, un entrenador de accesibilidad de PDF certificado por Adobe y miembro de la Asociación Internacional de Profesionales de Accesibilidad, explicó algunos de sus consejos para crear archivos PDF accesibles durante su presentación de Adobe MAX 2020 , que puede hacer clic aquí para ver .

Si tiene poco tiempo, siga leyendo para obtener una descripción general rápida de sus sugerencias comprobadas para hacer que los PDF cumplan con los estándares de accesibilidad, como PDF / UA y WCAG , para asegurarse de que todos puedan apreciar y comprender completamente el contenido de sus PDF.

1. Utilice herramientas de variación de cumplimiento

Comenzar con la accesibilidad de PDF no es el proceso más intuitivo, pero Dax describió un marco para trabajar hacia el cumplimiento.

1. Verifique el contenido usando una herramienta automatizada.
2. Realice una verificación manual.
3. Prueba con un lector de pantalla

Para herramientas automatizadas, Dax sugirió lo siguiente:

• Verificador de accesibilidad de Acrobat : para aquellos que crean sus archivos PDF en Acrobat, hay una herramienta incorporada para asegurarse de que está en camino de cumplir con los estándares de accesibilidad. Por ejemplo, le dará una marca de verificación o una X junto a algo que pasó o falló, respectivamente. Dax sugiere usar el verificador como punto de partida en lugar de una verificación final, diciendo que "le permite asegurarse de haber alcanzado la mayoría de los elementos importantes".

Fuente de imagen

• PAC 3 : Dax notes PAC 3 es "un gran verificador de PDF / UA y es gratis". La herramienta también le presenta capturas de pantalla donde su documento no es compatible.

Después de la verificación manual, los creadores de PDF deben probar usando una herramienta de lectura de pantalla, no una herramienta de texto a voz ( este consejo fue el CTA final de Dax para su presentación, así que si recuerdas algo de este artículo, ¡recuérdalo! ). Específicamente, Dax destacó estas herramientas como las opciones más utilizadas:

• Apple Voiceover : Apple Voiceover hace que el contenido sea más accesible en iPhones, iPads y Mac, ya que la función está integrada en todos los productos de Apple sin cargo adicional.

• NVDA : para los usuarios de PC, NVDA es un lector de pantalla gratuito que Dax describe como "un poco más básico", pero "un poco más popular" que JAWS.
• JAWS : También para los usuarios de PC, JAWS es una herramienta de lectura de pantalla de pago, pero “más robusta” en comparación con NVDA.

2. Conozca sus barreras de accesibilidad

En un PDF, las barreras de accesibilidad son cualquier característica del documento que alguien con una discapacidad visual no pueda leer o comprender, incluso con la ayuda de un lector de pantalla o una herramienta de accesibilidad.

Al diseñar su PDF, tenga en cuenta todas las prácticas recomendadas de accesibilidad . Específicamente, tenga en cuenta los siguientes atributos de su documento antes de publicarlo.

• El color como diferenciador: ningún contenido de su documento debe hacer referencia al color como un medio de comprensión. Por ejemplo, digamos que incluye un gráfico en su PDF y resalta una celda en azul, y en un párrafo que discute el contenido de la tabla, hace referencia a “la celda en azul” sin hablar con el contenido real de esa celda. Esto sería una violación de las mejores prácticas de accesibilidad a PDF, ya que un lector de pantalla no puede captar el color de la celda.

• Texto como imagen: es tentador usar una imagen de texto en lugar del texto en sí, especialmente para logotipos u otras necesidades de marca. En el caso de que sea absolutamente inevitable, asegúrese de incluir el texto completo dentro de la imagen en el texto alternativo de la imagen.
• Tablas: por conveniencia, puede tomar una captura de pantalla de una tabla que creó en Excel o en Canva e incluirla en su PDF. Si lo hace, la tabla será ilegible para quienes usan lectores de pantalla. En su lugar, asegúrese de crear la tabla en su creador de PDF y etiquetar correctamente su contenido. Dax describe cómo hacer tablas accesibles en InDesign en este video ( haga clic aquí ), y cómo hacer tablas y gráficos accesibles en este video ( haga clic aquí ).

Dax también describe otras áreas a tener en cuenta para fines de accesibilidad, como:

• Fuente.
• Idioma.
• Daltonismo.
• Contraste de color (use herramientas como Color.adobe.com para ver si la relación de contraste cumple con las necesidades de accesibilidad).
• Relaciones estructurales.
• Fórmulas.
• Imágenes.

3. Revise las funciones de accesibilidad de InDesign y Acrobat

Al crear un PDF en Adobe InDesign, existen funciones que permiten a los creadores configurar el documento para cumplir con los estándares de accesibilidad dentro de la herramienta, específicamente antes de que el PDF se cargue en Acrobat. Algunas de estas características incluyen:

• Configuración de títulos y metadatos, que identifican fácilmente información importante del documento, como el autor y el idioma del documento.
• Creación de texto alternativo personalizado para describir con precisión el contenido de una imagen y permitirle establecer texto alternativo de hipervínculo en InDesign en lugar de Acrobat.
• Identificación de filas de encabezado en tablas para facilitar la lectura de datos cuando se abren posteriormente en Acrobat.
• Generación automática de una tabla de contenido, que crea marcadores dentro de un PDF para documentos de mayor extensión.

Acrobat incluye aún más funciones para ayudarlo a cumplir con los estándares de accesibilidad de PDF, como:

• Establezca el indicador PFD / UA, que actúa como un marcador para corregir su documento "al estándar PDF / UA".

• Verifique manualmente el contraste de color y la compatibilidad con daltónicos con el Analizador de Contraste de Color (CCA) incluido, que le alertará si pasa o no pasa el verificador de accesibilidad.
• Elementos sin etiquetar de artefactos que deben ser "artefactos de acuerdo con PDF / UA", como los bordes de las tablas.

Hacer que los archivos PDF sean accesibles

La accesibilidad a PDF sigue siendo un tema importante, pero con pautas claras de WCAG y PDF / UA, junto con un conjunto de herramientas de empresas de software como Adobe, es más fácil de dominar que nunca.

Para obtener más información sobre la accesibilidad de PDF de Dax, haga clic aquí para ver su presentación completa de la presentación de Adobe MAX 2020.