5 consejos profesionales de PowerPoint para crear la presentación definitiva

Recuerdo bien la presentación, pero por las razones equivocadas.

El orador principal en una conocida conferencia de gestión de proyectos tenía décadas de experiencia, un mensaje claro, una gran presencia en el escenario y una presentación verdaderamente vergonzosa.

Todas las demás diapositivas presentaban imágenes prediseñadas, fotos de archivo o GIF de baile.

No recuerdo el mensaje de su presentación, pero sí recuerdo la lección de lo que no se debe hacer en una presentación de PowerPoint.

Las presentaciones son una poderosa herramienta de comunicación en la caja de herramientas del software de gestión de proyectos.

Pero si está utilizando métodos de diseño anticuados y torpes y necesita algunas ideas sobre cómo llevar sus presentaciones al siguiente nivel, he compilado estos consejos a continuación, del sitio web de Microsoft y del canal de YouTube de Office 365, sobre cómo crear presentaciones cautivadoras, presentaciones profesionales en PowerPoint 2016 en Office 365.

1. Inserte videos de YouTube que llamen la atención

¿Sabías que cada día se ven más de mil millones de horas de video en YouTube? Y Cisco predice que para el año 2021, más del 80% de todo el tráfico de Internet será contenido de video.

Entonces, sea cual sea el tema que esté presentando, probablemente haya un video de calidad en YouTube para respaldar su punto.

¿Por qué hacer que su audiencia se siente a través de texto denso o gráficos aburridos cuando en su lugar puede insertar fácilmente un video? Tu audiencia ya está acostumbrada a consumir contenido de video.

Recuerdo a un presentador que incluía un video del discurso motivacional de John Cleese sobre "La importancia de los errores".

El video ilustró perfectamente la posición del presentador y, como resultado, la presentación se quedó conmigo por todas las razones correctas.

El cómo hacerlo:

• Copie el código de inserción de su video de YouTube.

• • En el menú Insertar de la diapositiva de PowerPoint, haga clic en Video> Video en línea.

Insertar un video de YouTube en Microsoft PowerPoint

• Pegue su código de inserción, o incluso puede buscar un video de YouTube desde PowerPoint.

• Mueva y cambie el tamaño del video dentro de su diapositiva, y obtenga una vista previa para asegurarse de que sea lo que desea.

2. Zoom entre diapositivas a la velocidad de la luz

La forma antigua de navegar por su presentación era hacer clic en ella, en orden, una diapositiva a la vez.

Zoom cambia eso.

Zoom le permite desplazarse por su presentación a diferentes diapositivas en lugar de hacer clic laboriosamente una diapositiva a la vez.

Por ejemplo, digamos que desea volver rápidamente a su primera diapositiva y luego regresar a su lugar en la presentación. Utilice Zoom. O, tiene un GIF animado divertido de Crying Jordan (usado con moderación, por supuesto) en el medio de la presentación que espera que mate a la audiencia y desea volver a llamar. Utilice Zoom. O si desea mostrar una vista de pájaro de todas sus diapositivas a la vez, algo así como una tabla de contenido. Utilice un zoom de resumen.

Una descripción general de la función Zoom en PowerPoint 2016

El cómo hacerlo:

• En el menú Insertar, seleccione Zoom.

• El Zoom de resumen mostrará una descripción general de todas sus diapositivas, el Zoom de diapositivas le permite saltar a una sola diapositiva en cualquier lugar de su presentación y el Zoom de sección le permite mostrar un grupo de diapositivas seleccionadas.

• Una vez que lo tenga, puede ponerse elegante con las herramientas de zoom (en el menú Formato) y personalizar las transiciones y los fondos.

3. Deslumbra a tu audiencia con Morph

A principios de los 90, una nueva técnica de gráficos por computadora conocida como morph hacía que el público se frotara los ojos colectivamente con incredulidad mientras el T-1000 pasaba sin problemas de un charco de mercurio a un humano en "Terminator 2" o cuando "Black Or" de Michael Jackson White ”abrió las mentes al mostrar lo similares que somos en realidad.

En aquel entonces, la transformación era una tecnología multimillonaria reservada para los principales estudios de producción de Hollywood. Pero ahora, la función Morph en PowerPoint le permite usar animaciones para pasar sin problemas de una diapositiva a la siguiente.

En otras palabras, Morph es esencialmente una forma más fácil y rápida de hacer algunas de las cosas que puede hacer en la pestaña Animaciones con más trabajo.

Mira este video para ver un ejemplo:

Cómo usar las transiciones Morph en PowerPoint 2016

El cómo hacerlo:

• En la pestaña Transiciones, seleccione Transformación.

• Las dos diapositivas que está conectando deben tener al menos un objeto en común: texto, una forma, una imagen o un gráfico, por ejemplo.

• La forma más sencilla de abordar esto es duplicar una diapositiva, luego alterar el duplicado moviendo objetos, quitando o agregando texto, etc.

• PowerPoint animará automáticamente estos cambios.

• Una vez que domines Morph, echa un vistazo a estas técnicas avanzadas.

4. Utilice el Diseñador para crear diapositivas elegantes

¿Eras el tipo de niño que dibujaba fuera de las líneas en los libros para colorear y creaba sus propias creaciones? Cuando vas a la noche del vino y la pintura, ¿terminas ignorando por completo al instructor para hacer tu propia obra maestra? Si es así, es posible que Designer no sea adecuado para usted.

Si sabe qué texto e imágenes desea incluir, pero no tiene el tiempo ni la capacidad para diseñar el diseño perfecto, Designer hace el trabajo pesado por usted. Piense en ello como un diseñador de interiores de IA para sus diapositivas. Usted agrega el texto y las imágenes, y Designer se los presenta. Como dice la MVP de PowerPoint Heather Ackmann, "instantáneamente te da un cambio de imagen de diapositivas".

No se preocupe: todavía está a cargo, por lo que si no le gusta lo que ve, siempre puede pedirle a Designer que vuelva a intentarlo. El diseñador quiere que seas feliz.

Una introducción a la característica del Diseñador de PowerPoint en PowerPoint 2016

El cómo hacerlo:

• La belleza de Designer es que funciona automáticamente en segundo plano mientras crea su presentación.

• Desde el menú Insertar, simplemente comience a agregar imágenes y gráficos y Designer le hará sugerencias. Designer incluso convertirá sus aburridas listas de viñetas antiguas en gráficos secuenciales.

• Tenga en cuenta que Designer solo funciona cuando está conectado a Internet y utiliza uno de los temas integrados de PowerPoint.

• Debe optar por el Diseñador la primera vez que use PowerPoint, pero siempre puede activarlo a través de la pestaña Diseño o desactivarlo desde Archivo> Opciones> General.

5. Utilice su teléfono inteligente como puntero láser y remoto

¿Cuántas presentaciones ha realizado en las que el presentador ha perdido el hilo de sus pensamientos mientras se inclina y busca a tientas con su computadora portátil tratando de señalar algo o seleccionar una diapositiva diferente?

¿Qué tan impresionado estaría si, en cambio, su presentador sacara su teléfono inteligente y toque con calma la pantalla para hacer avanzar las diapositivas, o apuntaría con indiferencia a la pantalla para resaltar los datos en un gráfico como si fueran James Bond o algo así?

Bueno, ahora usted puede impresionar a todos usando su teléfono como puntero láser y remoto.

Cómo convertir su teléfono inteligente en un puntero láser y control remoto de PowerPoint

El cómo hacerlo:

• Primero, deberá descargar la aplicación PowerPoint gratuita para teléfonos Android, iPhone o Windows.

• A continuación, conecte su teléfono al proyector con un cable HDMI o WiFi (a través de AirPlay o ChromeCast, por ejemplo).

• Ahora, eres un hechicero de PowerPoint.

• En caso de necesidad, incluso puede crear y compartir presentaciones en la aplicación PowerPoint y luego continuar trabajando en ellas una vez que llegue a su computadora.

¿Tiene más consejos de PowerPoint?

Las malas presentaciones de PowerPoint son buenas para reír, pero ¿no estaríamos todos mejor en un mundo lleno de hermosas presentaciones? Utilice estos consejos para contribuir a ese objetivo.

¿Eres un profesional de PowerPoint? Quiero escuchar tus consejos en los comentarios.