6 recordatorios de etiqueta de Zoom para su próxima reunión

Publicado: 2021-01-15

Puede que sea un año nuevo, pero decenas de millones de estadounidenses seguirán trabajando de forma remota en 2021.

Y como todos podemos adivinar, esto significa más reuniones en Zoom , Google Hangouts y otro software de videoconferencia.

Si bien su equipo probablemente pasó horas (y horas) juntos en llamadas de Zoom en 2020, hay un aspecto de las videoconferencias que podría haberse quedado en el camino a medida que la fuerza laboral se ajustó a esta nueva normalidad: la etiqueta de Zoom.

En esta publicación, describiremos algunos componentes cruciales de la etiqueta de Zoom para que pueda asistir a las reuniones de este año de la manera más preparada, educada y profesional posible.

¿Qué es Zoom Etiquette?

La etiqueta de Zoom es mantener una compostura y un comportamiento profesionales durante una llamada de Zoom o videoconferencia. Dado que las reuniones de Zoom pueden ser sustancialmente diferentes a sus contrapartes en persona, existe un conjunto adicional de expectativas a las que debemos adherirnos para presentarnos mejor a nuestros colegas.

Consejo n. ° 1: cierre otras aplicaciones

utensilios de escritura

Durante las reuniones en persona, es una expectativa que cerremos nuestras computadoras portátiles a menos que estemos compartiendo contenido en pantalla con los asistentes o tomando notas. Sin embargo, con las reuniones de Zoom, cerrar su computadora portátil es imposible.

Sin embargo, para mantenerse libre de distracciones y asegurarse de que está prestando toda su atención a la reunión, lo mejor que puede hacer es cerrar todas las demás ventanas y aplicaciones además de Zoom (a menos que esté presentando o tomando notas). Esto significa que debe salir de Slack, minimizar la bandeja de entrada de su correo electrónico y cerrar cualquier aplicación de mensajería que tenga abierta. Como lo harían durante las reuniones en persona, sus mensajes lo estarán esperando después.

Consejo profesional: si le preocupa que sus compañeros de trabajo piensen que está lejos de su computadora durante la jornada laboral, intente integrar su Calendario de Google con Slack para establecer automáticamente su estado como ausente y dejar que sus colegas sepan que está en una reunión.

Consejo n. ° 2: apague su segundo monitor

Los monitores duales son un truco de eficiencia perfecto, ya que pueden aumentar la productividad hasta en un 30% .

Sin embargo, no son ideales cuando se trata de centrarse en las reuniones de Zoom.

Cuando ese segundo monitor está encendido, es muy tentador revisar su correo electrónico (o, seamos honestos, Twitter) y perder el enfoque en la reunión. Para reproducir la experiencia de una reunión en persona y aumentar su enfoque en el orador o la discusión en cuestión, desconecte su computadora portátil de su segundo monitor. De lo contrario, sus ojos pueden verse tentados a desviarse hacia un lado, dejando que sus compañeros asistentes sepan que no está muy interesado en el asunto en cuestión.

webcam con mujer en la pantalla

Consejo n. ° 3: mantenga la cámara encendida

Una de las muchas ventajas de trabajar de forma remota es hacer menos hincapié en lucir presentable, especialmente cuando durante las reuniones de Zoom, la privacidad está a un clic de distancia con el botón "Cámara apagada".

Sin embargo, ya sea que se trate de una reunión de toda la empresa o de una conversación personal con su gerente, apagar la cámara no siempre da la mejor impresión. Por ejemplo:

  • Los compañeros de trabajo pueden percibirlo como ausente mental o físicamente de una reunión de equipo grande, ya que no hay forma de verificar su presencia o compromiso.
  • Puede parecer impersonal, especialmente si está en un entorno individual o en un grupo pequeño, ya que sus compañeros de trabajo aún confían en un lenguaje corporal y expresiones faciales limitados que pueden observar a través de su cámara. Recuerde, estas reuniones son la única vez que muchos ven a sus compañeros de trabajo, así que no limite su tiempo ya limitado con usted.
  • Presenta un obstáculo de accesibilidad para quienes leen los labios, y aunque la lectura de labios en Zoom no es perfecta tal como está , mantener la cámara encendida puede aclarar algunos conceptos erróneos o malentendidos, ya que la gente puede ver lo que está diciendo.

Consejo n. ° 4: apague el micrófono cuando no esté hablando

Ese perro, niño o sirena de fondo puede ser un verdadero asesino del estado de ánimo durante una reunión de negocios seria.

Si bien estas interrupciones son una inevitabilidad del trabajo remoto, limitarlas es la etiqueta básica de Zoom, y pueden limitarse simplemente silenciándose cuando no esté hablando en una reunión de equipo.

Silenciarse no solo reduce estas interrupciones, sino que también es útil para aquellos que luchan por escuchar claramente a un orador. Considere a aquellos que tienen trabajos de construcción o en la carretera fuera de sus ventanas, o aquellos que tienen problemas de audición y luchan por entender las palabras de un orador incluso sin ruidos de fondo que los distraigan. Con distracciones adicionales, una reunión de Zoom se vuelve aún más difícil.

Consejo profesional: Consejo n. ° 5: respete los horarios de inicio y finalización de la reunión

reloj

En la oficina, es fácil recordar cuándo termina la reunión cuando la persona que espera la sala de conferencias llama a la puerta.

En Zoom, no es tan simple. Si bien nadie espera con impaciencia que termine su discusión para usar su número de identificación de reunión, existe la posibilidad de que las personas en su reunión tengan otro Zoom al que saltar justo después del que está actualmente.

Por eso, asegúrese de respetar los tiempos de inicio y finalización y hable cuando alguien no lo esté haciendo. Un simple "perdón por interrumpir, pero hemos pasado dos minutos, ¿podríamos reagruparnos esta tarde cuando todos estemos libres de nuevo?" podría ahorrarle a alguien un gran dolor de cabeza.

not Consejo profesional: no Si tiene una discusión rica e importante que le gustaría continuar, simplemente pregunte a los asistentes si tienen tiempo para charlar durante 5 a 10 minutos adicionales antes de asumir que sí.

Consejo n. ° 6: use subtítulos en vivo

Computadora

Una última pieza de etiqueta de Zoom es una que es beneficiosa para aquellos que necesitan un nivel adicional de claridad durante la reunión: subtítulos automáticos en vivo .

Ya sea que ayuden a algunos a concentrarse en la reunión o para que alguien con dificultades para oír pueda entender lo que se dice, los subtítulos hacen que las reuniones de Zoom sean más accesibles.

El proceso para configurarlos también es simple: explicamos el proceso para configurar los subtítulos de las reuniones de Zoom en esta publicación de blog .

Recuerda tu etiqueta

Las reuniones y videoconferencias de Zoom están uniendo a esta fuerza de trabajo remota de una manera que mantiene viva la cultura del lugar de trabajo y las amistades en la oficina, pero esto solo puede suceder si recordamos seguir estas reglas simples pero esenciales de la etiqueta de Zoom.

La próxima vez que tenga una videollamada, asegúrese de ceñirse a estos seis recordatorios para una mejor experiencia de Zoom para usted y sus compañeros de trabajo.

Guía definitiva para reuniones de Zoom accesibles: descargue la guía de CTA