Friday Finds: 6 ideas para la mejor recepción posterior al evento

Publicado: 2021-08-08

Conferencias de varios días. Reuniones de networking de un día de duración. Simposios empresariales. Hoy, estos eventos no terminan después de los paneles habituales, preguntas y respuestas, lanzamientos de nuevos productos y demostraciones de tecnología.

Las fiestas y las recepciones posteriores al evento se han convertido en una extensión común de muchos eventos, así como en una oportunidad para que las marcas causen una impresión duradera en los asistentes. La organización de reuniones posteriores al evento requiere todas sus habilidades de planificación de eventos, con un ligero cambio en las prioridades y tareas para diferenciar el evento del evento principal. Aquí presentamos 6 consejos para ayudarlo a diseñar la fiesta posterior o la recepción posterior al evento a la que todos quieren asistir.

Cómo planificar una fiesta posterior a un gran éxito

1. Cierre temprano los lugares después de la fiesta

Si está planificando la recepción posterior al evento para una empresa en la culminación de una feria comercial o conferencia, recuerde que es una de las muchas empresas con la misma idea. Es esencial comenzar su investigación y negociaciones temprano si desea reservar el lugar más popular cerca de la conferencia. Explore los sitios de abastecimiento de lugares para eventos, como la red de proveedores CVENT, para encontrar las mejores ubicaciones cerca del lugar de la conferencia.

Incluso si está planificando el evento principal, cree un archivo separado en su software de planificación de eventos para la fiesta posterior. Los cronogramas de planificación para los eventos serán diferentes, y separar la fiesta posterior ayudará a que usted y su equipo estén organizados. Comience a redactar y enviar sus solicitudes de propuestas a lugares, proveedores de servicios de catering y empresas de entretenimiento lo antes posible para que pueda pasar rápidamente a finalizar los contratos, con suerte, con sus mejores opciones.

Idealmente, realizará la fiesta posterior en un lugar separado del evento principal como una forma de generar entusiasmo, brindar a los invitados una experiencia de la ciudad fuera del centro de conferencias y distinguirla como una oferta extra especial. Simplemente no seleccione un lugar al que sea difícil llegar y tenga claro las formas más fáciles de llegar allí, o corre el riesgo de no presentarse.

Hay beneficios de realizar la recepción posterior al evento en un espacio para eventos dentro del centro de conferencias o justo al lado. Puede dirigir la atención de los invitados al lugar de la fiesta durante la parte principal de la conferencia, la logística no suele ser un problema, y ​​si es un planificador que trabaja en el evento más grande, es posible que obtenga una tarifa con descuento. Si lo lleva a cabo dentro del lugar, es importante ser creativo con la decoración para diferenciar la fiesta posterior del evento principal.

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2.Hacer de las fiestas posteriores al evento una zona sin presión

Ya sea un evento de un día, una conferencia de varios días o un festival de cine de una semana, los eventos importantes están agotando a los asistentes y presentadores. Es posible que estén lanzando un nuevo producto o estableciendo contactos con sus pares en su industria. Los simposios de la empresa pueden incluir clases consecutivas que requieren un enfoque sostenido.

Trate de hacer que sus recepciones posteriores al evento y las fiestas posteriores sean relajadas y divertidas para los invitados. No debe haber presión para establecer contactos, y los invitados deben tomar la iniciativa en la socialización. (Hay un momento y un lugar para hacer contactos y actividades para romper el hielo. Este no es uno de ellos). Asegúrese de que el lugar ofrezca zonas tranquilas y amigables para los introvertidos para conversaciones discretas, además de espacios para fiestas más estridentes.

3. Ofrezca excepcionales exclusivas posteriores al evento

Debe darles a sus invitados una buena razón para que se presenten cuando la conferencia o reunión esté terminando. ¿En qué se diferencia esta fiesta posterior al resto de los almuerzos de networking y los paneles de discusión? Sus opciones aquí variarán según su presupuesto, por supuesto, pero también puede crear el factor sorpresa con un presupuesto limitado. Aquí hay algunas ideas para ofertas únicas por las que la gente se quedará:

  • VIPs . Invite a las luminarias del evento principal como invitados especiales de la fiesta posterior. A los invitados les encantará la oportunidad de compartir el pan con los directores ejecutivos y celebridades del programa del evento.
  • Swag . Crea una oferta de botín relacionada con el evento que solo esté disponible en la fiesta posterior. Este podría ser un código exclusivo para la descarga de una canción, un libro escrito por un orador de la conferencia o una coctelera de marca.
  • Cóctel de especialidad. Solicite al restaurante o la empresa de catering del bar que cree un cóctel original para la ocasión y asigne a la bebida un nombre relacionado con la fiesta posterior.
  • Geofiltros a pedido de Snapchat. Diseña un geofiltro de Snapchat para tu fiesta posterior y crea una cerca geográfica para el lugar. Mantenlo simple, en línea con el tema de tu evento, y date un tiempo de entrega: la aprobación de Snapchat toma un día hábil.
  • Un tema envolvente. Aunque no fue una fiesta posterior, apreciará cómo Smirnoff hizo todo lo posible con un tema de cómic para la Experiencia Smirnoff “Gráfica” de la marca. Crea drama usando un solo color en todo el espacio o creando un tema teatral, como los locos años 20, steampunk o una biblioteca vintage.
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4. Comercialice su recepción posterior al evento para generar entusiasmo

El marketing en diversos canales le brinda el “¡Extra! ¡Extra!" aumente sus necesidades de recepción posterior al evento. Una vez que finalice el lugar, el tiempo, el entretenimiento y las ofertas de comida, debe comenzar su campaña de marketing. Resuma lo que hace que su velada posterior al evento sea especial (ya sea el entretenimiento, la vista de la azotea o el menú de degustación de un chef local) y deletree en una fuente llamativa y atractiva. Aquí hay ideas de marketing para considerar:

  • Campañas de correo electrónico. Los componentes esenciales incluyen imágenes vibrantes del espacio del evento y la comunicación de lo fácil que es llegar al lugar desde la conferencia principal. Sea específico con frases como "Cinco minutos a pie" o "Diez minutos en viaje compartido".
  • Campañas en redes sociales. No es necesario utilizar todas las plataformas, pero elija las que sean populares entre su público objetivo. Facebook es bien conocido por su atractivo para los Baby Boomers, mientras que Snapchat e Instagram son las plataformas de las Generaciones Y y Z.
  • Hashtags de after-party. Dale a tu recepción posterior al evento un hashtag reconocible para que los asistentes puedan comenzar a compartir su anticipación en el período previo.
  • Geofencing. Esto solo es útil para conferencias y festivales de varios días en los que muchos asistentes decidirán asistir a su fiesta posterior durante el evento. Con geofencing, sus campañas de redes sociales promocionadas solo aparecerán en dispositivos móviles dentro del área designada (es decir, dentro del centro de conferencias).

5. Incluya sabor local siempre que sea posible

Ese menú de degustación de la granja a la mesa de un chef local mencionado anteriormente encajaría aquí. También lo harían los vuelos desde una cervecería local. O una degustación de vinos y quesos locales. Los artistas locales también son una gran opción.

La clave es elegir una oferta de comida y bebida o entretenimiento que los asistentes al evento no puedan volver a casa, o al menos sin un poco de esfuerzo. Aquí hay más opciones para explorar:

  • Ya sea que opte por una banda de folk-rock acústico, un rapero o un pianista y cantante de cabaret, los eventos con música en vivo adquieren una calidad divertida y festiva.
  • Lo mismo ocurre si contratas a un mago local sobresaliente que pueda realizar trucos entre la multitud, o artistas de pintura facial que atiendan a adultos.
  • Atrapa a Killer Po'boys para tu fiesta posterior en Nueva Orleans. Los asistentes al evento agradecerán una oportunidad más para disfrutar de la feria local.
  • ¿En Chicago? Ordene pizza de plato hondo para sus invitados lo más cerca posible para que siga siendo pegajosa.
  • Contrate un camión de comida regional favorito para las recepciones posteriores al evento que se celebren en un patio u otro espacio al aire libre.

6. Busque comentarios personales de los asistentes.

Espere esas encuestas posteriores al evento hasta que el evento o la conferencia realmente haya terminado. La gente todavía disfruta del evento y no apreciará la tarea antes de irse. Sin embargo, los organizadores y planificadores de eventos deben circular por la fiesta, disfrutar de las conversaciones con los invitados y determinar cómo están respondiendo los invitados al evento a través de interacciones en tiempo real.

En muchos casos, sus invitados compartirán espontáneamente cómo están disfrutando de la fiesta posterior, especialmente aquellos que tienen una experiencia positiva. Pero estar en el centro también te permite captar el lenguaje corporal y la energía de la habitación. Sabrá que la recepción posterior al evento va bien cuando la conversación fluya y la gente esté sonriendo y riendo. Esté atento al hashtag de la fiesta posterior como otra indicación de compromiso, interés y aprecio.

Más allá de hacerse una idea del éxito del evento, esta es una buena oportunidad para corregir el rumbo de los dominadores, o los proveedores de catering se están tomando demasiado tiempo para refrescar bandejas de champán y aperitivos, problemas que puede rectificar de inmediato.

También te ayudará a realizar mejoras en la planificación de tu fiesta posterior a la próxima ronda.

Las fiestas posteriores a los eventos requieren tanta planificación como cualquier otro evento, pero las que tienen éxito a menudo tienen una alegría de vivir única. Esto hace que sea un placer especial organizarlos e incluso disfrutarlos mientras la gente se relaja y disfruta del final de la aventura.

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