Motivación del lunes: los 14 mejores consejos de rutina diaria para planificadores de eventos

La creciente popularidad de sitios como My Morning Routine (que, por cierto, está lleno de toneladas de excelentes ejemplos que también puede usar como inspiración) demuestra que cada vez más profesionales buscan formas de sistematizar el éxito. O, al menos, comenzar o terminar sus días de una manera que los prepare para lo que está por venir. Las ideas que se enumeran a continuación se crearon para abordar las preocupaciones que la mayoría de los planificadores de eventos tienen en su vida diaria.

14 mejores rutinas diarias para planificadores de eventos

Los hábitos son importantes para el éxito profesional a largo plazo como planificador de eventos porque los trabajos de alto estrés a menudo requieren una cantidad de dedicación, enfoque y compromiso que la mayoría de las otras áreas de la vida no requieren. Las rutinas a continuación se eligieron en función de su practicidad, costo asequible y relevancia, sea cual sea el beneficio que le gustaría aprovechar al máximo.

Rutinas matutinas que los planificadores de eventos deben usar para organizarse y concentrarse

1. Si quieres mejorar tu salud física

¿Listo para seguir los pasos de Steve Jobs, Tony Robbins y Oprah? Luego, eche un vistazo a estas actividades de rutina matutinas sorprendentemente simples que todos han utilizado.

• Haz un poco de ejercicio ligero. Caminar, hacer jardinería e incluso cocinar son formas aceptables de ejercicio ligero, un hábito que los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades es bueno para el corazón a cualquier edad.

• Estire su cuerpo. Pruebe uno (o los diez) de estos fantásticos estiramientos de buenos días para aumentar la energía.

• Bebe algo además de café. Las bebidas matutinas más saludables incluyen té de menta fresca (hecho con agua caliente y hojas frescas de menta orgánica) y caldo de huesos.

2. Si quieres mejorar tu salud mental

La mayoría de los planificadores de eventos buscan activamente nuevas formas de reducir el estrés, afrontar mejor los cambios y sentirse más en control. Estos hábitos saludables te ayudarán a hacer todo eso y más.

• Medita para aclarar tu mente. Si es nuevo en la meditación, intente hacerlo durante 2 minutos y luego auméntelo en intervalos de 5 minutos cada semana hasta que haya alcanzado su objetivo.

• Tómate un tiempo para "mí". Los escandinavos lo llaman gokotta, que significa levantarse más temprano y escuchar el canto de los pájaros. Es un concepto que los estadounidenses han adoptado en respuesta a nuestra cultura tóxica de "siempre encendido". No importa lo que hagas durante este tiempo, siempre que te haga feliz y no esté relacionado con el trabajo.

• Revise sus valores fundamentales. Los valores fundamentales (que pueden incluir cosas como la filantropía y la comunidad) son herramientas fantásticas para la toma de decisiones. Tener de 1 a 3 valores fundamentales puede ayudarlo a descubrir qué hacer sin importar cuán estresante o sombría se vea la situación. Léalos todas las mañanas para que los recuerde a medida que avanza en su negocio.

3. Si quieres dominar tu lista de cosas por hacer

¿Sabía que trabajar más de 40 horas a la semana puede disminuir drásticamente su productividad con el tiempo? Utilice estas tácticas para mantenerse resistente cuando esté hasta las rodillas en la planificación de eventos.

• Programe su día en intervalos de 30 minutos. O si 30 minutos no le va a funcionar, pruebe uno de estos 5 métodos de programación diaria para promover una mejor concentración y productividad.

• Elimina las posibles distracciones. Tres formas rápidas y fáciles de hacer esto ahora mismo incluyen apagar su teléfono (actualice su correo de voz para que los clientes sepan que devolverá su llamada después de una hora específica más adelante en el día), la instalación de una aplicación gratuita de bloqueo de distracciones y, si usted no necesita Internet para lo que está haciendo: desconectar temporalmente su computadora de la red WiFi.

• Revise sus objetivos generales para la semana, el mes y toda su carrera. Utilice una herramienta de establecimiento de objetivos digital como esta, o un gran diario (como esta guía de productividad que convierte sus objetivos en la búsqueda de un héroe, con hermosas ilustraciones y muchos dragones).

4. Si tiene demasiado en su plato

La administración del tiempo se trata de ser realista acerca de su energía, cuánto tiempo realmente toman las cosas y si su plan se ejecutará perfectamente o no cada vez (pista: no será así, así que esté preparado).

• Delegue o borre al menos dos tareas de su lista. Si ha estado en su lista de tareas pendientes durante más de un mes, probablemente no fue tan urgente o importante.

• Reprogramar reuniones que no sean urgentes o fechas límite autoimpuestas. Esta es la forma más educada de expresar su correo electrónico si necesita reprogramar una cita.

• Haz algunos ejercicios de respiración. Google ofrece una versión simple pero efectiva de 1 minuto.

5. Si es la semana o el día de su evento

No importa qué tipo de evento esté realizando, estos elementos de rutina ayudarán a prevenir posibles problemas y a estar más preparado.

• Realice una verificación rápida con las partes interesadas y los socios clave. Envíeles a todos un mensaje grupal para hacerles saber que está emocionado por el día de hoy y cómo pueden comunicarse con usted o con su equipo si lo necesitan.

• Consiga su mentalidad correcta. Concéntrese en lo que va bien, ahora en lo que está mal escribiendo una lista de gratitud centrada en los eventos.

• Revise o actualice su lista de verificación de planificación de eventos. Limpie los elementos viejos, haga un balance de lo que aún debe hacerse y actualice a las partes interesadas clave si algo anda mal.

Rutinas diarias de la oficina en casa Planificación de eventos que los propietarios de negocios adoptan para maximizar la productividad

1. Si necesita crear su lista de clientes

El tiempo y la paciencia son la clave, así que sea coherente con estos consejos y estará completamente reservado en poco tiempo.

• Revise los titulares más recientes en sus 3 blogs favoritos de planificación de eventos. Empiece con cualquiera de estos.

• Conéctese con 5 nuevos clientes potenciales en su industria en LinkedIn. Mientras lo hace, asegúrese de unirse a estos grupos para formar relaciones orgánicas antes de enviar esa solicitud.

• Cold email 2 prospectos de planificación de eventos. O adquiera el hábito de aplicar cualquiera de estas estrategias para conseguir clientes corporativos.

2. Si sigues siendo interrumpido

Las interrupciones del trabajo pueden costarle un promedio de hasta 6 horas productivas por día .

• Bloquea el tiempo de trabajo en tu calendario público. Mientras lo hace, considere usar uno de estos consejos para bloquear el tiempo del calendario.
• Pon tu teléfono en tiempo de espera. Si puede, póngalo en un cajón en otra habitación por completo, de modo que si tiene la necesidad de recogerlo, tendrá tiempo de reconsiderar esa decisión mientras camina hacia él para buscarlo.

• Considere ir a un espacio de trabajo compartido. A continuación, le indicamos cómo elegir el mejor.

3. Si se atrasa con frecuencia en los plazos

Todos hemos estado allí. Pero si esto se ha convertido en un hábito suyo, aquí hay algunas formas de solucionarlo lo antes posible.

• Actualice a sus clientes y partes interesadas del evento sobre su progreso. Si ya usa software de eventos, enviar una actualización rápida o darles acceso a su cronograma de eventos a largo plazo debería ayudar a generar confianza.

• Limpia tu calendario. Los planificadores de eventos son perfeccionistas por naturaleza, así que asegúrese de reducir las tareas que no necesitan ser muy detalladas o eliminar las que no es necesario cumplir con la fecha límite de hoy o mañana.

• Dedique 5 minutos a limpiar su espacio de trabajo físico y digital. Esta guía experta lo ayudará a limpiar su tecnología como un profesional.

4. Si tiene una reunión en persona

Cliente nuevo, cliente antiguo, no importa. Estos excelentes hábitos lo ayudarán a prepararse incluso en sus días más ocupados.

• Revise todos los correos electrónicos y mensajes anteriores entre ambos. Un vistazo rápido a sus líneas de asunto debería recordarle todo lo que necesita saber con respecto a quiénes son, lo que ha discutido antes y lo que debe esperar en la reunión de hoy.

• Prepara cualquier papeleo relevante como contratos. Pon cada una de estas 6 cláusulas en tu plantilla para cubrir todas tus bases.

• Programe un tiempo después para hacer una autocomprobación y hacer un seguimiento con los materiales prometidos (o simplemente para dar las gracias). Si mencionaste programar otra reunión o si dijeron que se comunicarían contigo en el futuro, agrega un recordatorio a tu calendario si no tienes noticias de ellos dentro de una semana más o menos.

5. Si está haciendo malabarismos con la planificación de eventos y otra carrera

Muchos planificadores de eventos principiantes inician sus negocios mientras aún están en la transición de sus trabajos de supervivencia o sus antiguas carreras. Aquí hay algunos consejos de rutina diaria de planificación de eventos que le ayudarán a hacer malabarismos con todo.

• Planifique su horario al menos con una semana de anticipación. Empiece con los elementos no negociables, recuerde incluir algunos descansos en el trabajo y (después de que se haya alejado un poco del borrador) revíselo todo para asegurarse de que parezca realista.

• Consulte con un amigo cercano o un miembro de la familia. Es clave para el manejo del estrés. Pasar tiempo en persona es lo mejor, pero una videollamada también es genial.

• Come un bocadillo saludable y bebe un vaso de agua. Suena bastante obvio, pero es una de las primeras cosas que debe desaparecer cuando comienza a sentirse abrumado. Consulte estos otros consejos sobre cómo realizar dos trabajos sin perder la cabeza.

Rutinas nocturnas que los planificadores de eventos deben implementar para relajarse y reagruparse

1. Si desea mejorar sus habilidades de gestión del tiempo

¡Una onza de prevención!

• Revise cómo fue hoy en comparación con cómo deseaba que fuera. Es posible que se sorprenda de lo que aprenderá sobre usted, sus hábitos y su salud, todo a partir de este pequeño hábito de 5 minutos. A continuación, le mostramos cómo hacer que se adhiera cuando intenta agregarlo a la rutina por primera vez.

• Escribe tu horario para mañana. Aquí hay una guía paso a paso para una programación más eficaz.

• Visualice completando todas las tareas del día siguiente. Aquí hay 7 formas creativas de hacerlo.

2. Si quieres aprender y crecer más en tu carrera

Todo planificador de eventos quiere irrumpir en el siguiente nivel. El tiempo y la coherencia son la clave.

• Lea un artículo o vea un video nuevo sobre la planificación de eventos. Comience con esta gran lista de videos de planificación de eventos.  

• Invite a un planificador de eventos experimentado a tomar una taza de café (o una conversación telefónica de 15 minutos). Hágales una pregunta sobre su trabajo en un evento específico, cómo comenzaron o qué le dirían a su yo más joven sobre la planificación de eventos.

• Revise y critique su propio trabajo de planificación de eventos ese día. No es tan vergonzoso como parece. Si tiene dificultades para analizar honestamente su propio desempeño, pídale a un colega de confianza que le ayude a repasar lo que hizo para ver si hay margen de mejora.

3. Si tiene objetivos generales en los que está trabajando

Cuando se trata de algo más que obtener el próximo cheque de pago, debe considerar el largo plazo.

• Cree o revise sus metas para el año, el trimestre y el mes. A continuación, le mostramos cómo establecer objetivos para su carrera de planificación de eventos en su conjunto.

• Escriba las afirmaciones positivas asociadas con su objetivo. Jack Canfield tiene algunos que puede adaptar para satisfacer sus necesidades.

• Concéntrese en lo increíble que se siente haber logrado ya su objetivo. Esta táctica popularizada por el movimiento de la Ley de Atracción también afecta su comportamiento, por lo que es más probable que tenga éxito.

4. Si tiende a posponer una o dos veces por la mañana

Técnicamente, esta acción interrumpe su sueño REM, pero de nuevo Arianna Huffington nos contó cómo no tuvo éxito hasta después de que comenzó a priorizar el sueño, así que ya está.

• Empaca tu maleta y tu almuerzo. Sí, como cuando estabas en la escuela. Estas ideas de loncheras para adultos son sabrosas, saludables y asequibles.

• Conecte todos los dispositivos electrónicos relacionados con su negocio para cargar. Esto incluye la cámara que usa para la transmisión en vivo, su tableta, teléfono, reloj inteligente y batería de respaldo portátil.

• Utilice un disparador de relajación. Te ayudará a conciliar el sueño más rápido. Utilice cualquiera de estos para obtener un sueño de mejor calidad.

¡Estás a solo un hábito de crear la experiencia laboral que siempre has querido!

Ahora es el momento de avanzar en su próximo calendario de eventos, actualizar sus herramientas de comunicación de eventos y aprender algunas nuevas formas de prevenir el agotamiento.